CTIシステムは無料で使える？失敗しない選定ポイントやメリット・デメリットを紹介

CTIシステムは、電話業務の効率化に欠かせない技術です。

「電話業務を効率化したいけど、初期費用も抑えたい」そのようにお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし「無料」という理由でシステムを選ぶと、自社の悩みを解決できない場合もあります。

そこでこの記事では、無料CTIシステムのメリットやデメリットを解説します。CTIシステムの選び方やおすすめのシステムも紹介しますので、ぜひご覧ください。

「電話業務を効率化したい」とお考えの方には、カイクラがおすすめです。着信時にポップアップされる顧客情報には、名前や電話番号だけではなくこれまでの対応履歴も表示されるので、顧客を待たせない対応が実現します。

カイクラの特徴や導入メリットなどは下記の資料にまとめましたので、ダウンロードのうえご確認ください。

CTIシステムとは電話とPCをつなぎ電話業務を効率化する技術

CTI（Computer Telephony Integration）とは、電話やFAXをコンピュータと統合する技術です。電話とコンピュータを連携させることで、以下が可能となり電話業務の効率化が実現します。

• 通話内容の録音
• 顧客情報の表示
• 自動音声応答　など

電話業務を効率化できるCTIシステムは、コールセンターや予約受付をおこなうホテルなど、業界・業種で幅広く導入されています。

CTIシステムの種類や導入して実現することに関して詳しく知りたい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

CTIシステムには、無料で利用できるものがあります。ここからは、無料で利用できるCTIシステムを紹介します。

無料で利用できるCTIシステム2つ

無料で利用できる主なCTIシステムは、以下の2つです。

1. Fullfree
2. Bitrix24

ここからは、それぞれのシステムの特徴を紹介します。

【無料システム1】Fullfree

Fullfreeは、ダウンロードして自由に使える顧客管理ソフトです。

データベースソフトなので、Microsoft ExcelのようなUI（操作画面）が特徴です。Fullfree内で、計算も帳票管理もおこなえます。ただ「Microsoft ExcelのようなUI」と形容した通り、項目ごとに表で情報を管理するため、顧客ごとの対応履歴を一目で把握できるようなUIではありません。

受注対応など、電話対応中に計算が必要になる業務の効率化に向いているシステムです。

ツール名	Fullfree
特徴	表ベースのデータベースソフト システム内で計算や帳票管理ができる 受注業務の効率化に適している

【無料システム2】Bitrix24

Bitrix24は、CRMやタスク管理なども兼ねそろえたシステムです。

ノートパソコンとヘッドセットさえあれば、追加のソフトウェアやハードウェアは不要で通話が可能ですが、「着信時の顧客情報ポップアップ機能」などは搭載されていません。

CRMとの連携も可能で、基本的な機能は無料で利用できます。しかし、無料では24GB、5ユーザーまでしか使用できません。社員の人数が6名以上の場合は、有料プランとなります。

ツール名	Bitrix24
特徴	CRMやタスク管理も兼ね備えたシステム ポップアップ機能はなし 5ユーザーまで無料

【番外編】無料体験ができるシステムの利用もおすすめ

ここまでは無料で使用できるシステムを紹介しました。

実は有料のシステムでも、一定期間無料で使用できるシステムがあります。たとえば、電話番号に顧客情報や対応履歴を紐づけて一元管理できるカイクラなら、30日間の無料体験が可能です。

実務で使って使用感を確認できるので、導入後に「このようなはずではなかった」などの期待値のズレも防止できます。無料体験後に契約となったら初期費用は50%オフになるので、気になった方はお気軽にお問い合わせください。
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「無料のCTIシステムは導入しやすい」などのメリットがありますが、有料のシステムと比べると機能面で物足りない場合も多くあります。

ここからは、無料CTIのメリットとデメリットを紹介します。

無料のCTIシステムを利用するメリット2つとデメリット3つ

無料のCTIシステムを利用するメリットとデメリットは以下です。

「無料だから」と導入した後に「必要な機能がなかった」とならないためにも、メリットとデメリットを把握することは大切です。それでは、ひとつずつ紹介します。

【メリット1】コストを抑えられる

無料CTIシステムを導入する最大のメリットは、コストを抑えられることです。無料で導入できるため、導入・運用のコストは一切かかりません。

備えられている機能や利用可能な人数、保存できる容量などを十分に把握し、職場のニーズにマッチした無料CTIシステムがあれば、コストを抑えて電話業務の改善ができます。

「社員数が少ない」「シンプルな機能のみでよい」など、無料CTIシステムでも悩みが解決できる場合には、大きなメリットとなります。

【メリット2】気軽に試せる

導入のコストをかけずに「職場の課題解決にCTIシステムの導入が効果的か」を気軽に試せることも、無料CTIシステムのメリットです。

しかし「気軽に試せる」という意味では、無料体験できる有料のシステムにも同様のメリットがあります。もし有料システムを気軽に試したいのであれば「無料期間が終わった後の機器返品時など、費用負担はあるか」という点も確認しましょう。

無料もしくは無料体験のついているCTIシステムを導入し実務で試すことで、課題に対する有用性を判断できます。

【デメリット1】使用できる機能が限られる

無料CTIシステムは、有料のシステムと比較すると、使用できる機能が限られている場合がほとんどです。

着信時に顧客情報が表示されるポップアップ機能の搭載がなかったり、システムを利用できるユーザー数に制限があったりなど、以下のような課題改善に対し「物足りない」と感じる恐れもあります。

• 状況把握に時間がかかり、保留で顧客を待たせる時間が長い
• 顧客から状況を聞いても担当者がわからず、担当者への取次ができない
• 1日に数百件の電話を対応する必要があるので少しでも負担を減らしたい　など

無料CTIシステムは使用できる人数・保存できる容量も少ないことから、大人数での職場では使用ができない場合もあります。

無料CTIシステムを導入するときは、必要な機能・人数・容量などがニーズを満たしているかを見極めることが大切です。

【デメリット2】連携できる外部システムが少ない

無料CTIシステムでは連携できる外部システムが少ないため「チームでの情報共有や顧客データの有効活用が難しい」というデメリットがあります。

各システムを連携せずにデータを個別に管理している場合、データ確認に時間がかかるだけではなく、データの重複や不整合が発生し、情報の正確性や信頼性が低下する恐れもあります。

またシステムごとに管理・運用が必要となるため、全体のコストが増加する可能性があることも予想されるデメリットです。

無料CTIシステムを導入してコストを抑えたつもりが「連携できる外部システムが少ないため逆にコストがかかった」となる可能性があることを、抑えておきましょう。

【デメリット3】セキュリティやサポートが充実していないケースがある

無料CTIシステムの場合、セキュリティやサポート体制が充実していないケースがあります。

顧客情報や対応履歴は個人情報にあたるため、セキュリティ対策が不十分なシステムを利用した際に懸念されるのは、情報漏えいのリスクです。

無料のCTIシステムを提供している企業のなかには、国が認定しているプライバシーマーク（個人情報の適切な取り扱いを行っている事業者に対して付与される認証制度）を取得していないことが多いため、ビジネスでの利用には不安が残ります。

またシステムのトラブルがあった場合にすぐ相談できるサポートの有無も、有料と無料の大きな違いです。

より安全かつ効率的に電話業務の改善をすすめる場合は、有料のCTIシステムを検討することをおすすめします。ここからは、CTIシステムを選ぶときのポイントを紹介します。

失敗しない！CTIシステムを選ぶときのポイント4つ

CTIシステムを選ぶときのポイントは、以下の4つです。

1. 自社の課題解決に必要な機能が備わっているか
2. クラウド型・オンプレミス型どちらのタイプであるか
3. 自社が導入している外部システムと連携できるか
4. セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか

失敗しないシステム導入には、どれも重要なポイントです。それでは順番に紹介します。

【ポイント1】自社の課題解決に必要な機能が備わっているか

CTIシステムには、コールセンターのように顧客からの電話に対応する業務に必要な機能が備わったインバウンド向けと、テレフォンアポインターのように顧客へ電話をかける業務に必要な機能が備わったアウトバウンド向けの2種類があります。

インバウンドとアウトバウンドでは、搭載されている機能が異なります。

	主な機能
インバウンド向け	ポップアップ: 着信時もしくは受電時に、顧客情報を自動的に画面に表示する機能 通話録音: 通話内容を録音し、品質管理やトレーニングに活用する機能 自動着信分配（ACD）: 着信した電話を、自動的に適切なオペレーターに割り当てる機能 インタラクティブ音声応答（IVR）: 音声ガイダンスによる自動応答システム　など
アウトバウンド向け	自動ダイヤル: あらかじめ用意された電話番号リストに基づいて、自動的に架電する機能。 プレディクティブダイヤル: オペレーターの稼働率を最適化しながら自動架電する機能 アポイントメント管理: 電話での商談や訪問の日程を管理し、スケジュールをはい、承知しました。続きを以下に記載いたします： 最適化する機能。 キャンペーン管理: マーケティングキャンペーンの進捗状況を管理し、効果を測定する機能　など

システム選定の前に、自社の業務内容と課題を洗い出して、必要な機能を明確にしましょう。また使用できる容量に関しても、システムやプランによって大きく異なります。

不明点があれば、システムの資料請求や担当者への問い合わせをおこない相談しましょう。

【ポイント2】クラウド型・オンプレミス型どちらのタイプであるか

CTIシステムには、クラウド型・オンプレミス型の2種類があります。それぞれの違いは、以下です。

種類	特徴
クラウド型	【特徴】 インターネット上で提供されるサービスを利用する 【メリット】 導入費用を抑えられる オンライン上であれば場所・デバイスを問わず利用可能 保守・運用を任せられる 【デメリット】 カスタマイズ性が低い オフラインで使用できない
オンプレミス型	【特徴】 自社でインフラ構築および運用をおこなう 【メリット】 自在にカスタマイズできる オフラインでも使用可能 クラウド型よりもセキュリティ性が高い 【デメリット】 導入費用が高い 保守・運用は自社で行わなければいけない

「機能を自在にカスタマイズしたい」企業には、オンプレミス型が向いているでしょう。

一方で、「導入コストを抑えたい」「場所・デバイスを問わずに顧客情報を使用したい」場合にも、クラウド型がおすすめです。

クラウド型では、外出先からも顧客と社員の通話内容やデータを確認できるので「商談前にもう一度過去履歴を確認したい」「外出先だけど早急にクレームへの対応をしたい」などの柔軟な使い方ができます。

【ポイント3】自社が導入している外部システムと連携できるか

自社が導入している外部システムと連携できるかも重要なポイントです。CRMやSFAなど既存のシステムとの連携することで、さらなる業務の効率化が期待できます。

たとえば、CRM（顧客管理システム）と連携できない場合、オペレーターは手動で顧客情報を検索しなければいけません。一方でCRMと連携できるCTIシステムであれば、顧客情報のポップアップ表示やボタンひとつで顧客情報を呼び出せる機能があり、必要な情報をすばやく手にすることができます。

外部システムとの連携は、効率化だけではなく以下のようなメリットもあります。

• データの整合性が保たれ、情報の正確性や信頼性が向上する
• 業務の自動化や効率化が進み、人的コストや維持管理コストの削減が期待できる
• 過去履歴を確認しながら対応できるため、顧客一人ひとりにあわせたきめ細やかな対応ができる　など

CTIと既存システムの連携はメリットが大きいので、連携可能なシステムを選定することが必須です。

【ポイント4】セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか

ビジネスユースの場合、顧客との通話データが漏えいしないよう、万全なセキュリティ対策を実施しているシステムの選定も重要です。

また、「導入したCTIシステムが活用されず、運用に至らない」などのケースを減らすため、以下のサポートがあるシステムをおすすめします。

• 契約者専用の問い合わせ窓口の設置
• 管理者の方・社内のユーザーに向けた使用方法を説明するオンライン講座　など

CTIシステムの機能を最大限活用するために、従業員への操作方法の教育・急なトラブルの対応などのサポート体制の有無を事前に確認しましょう。

ここまで、CTIシステムを選ぶポイントに関して紹介しました。ここからは「とはいえ、どのシステムがいいの？」という方に向けて、コストだけではなく機能性も高いおすすめのシステムを紹介します。

コストパフォーマンスと機能性を重視するなら「カイクラ」がおすすめ

電話業務を効率化し、業務負担の改善や顧客満足度向上をめざす場合は、カイクラがおすすめです。

• 比較的低コストで導入できる
• 電話業務の課題解決につながる数多くの便利機能を備えている
• 複数の他ツールや既存システムとの連携できる
• 万全なセキュリティとサポート体制をもつ

CTIとCRMの両方の機能を兼ね備えているカイクラは、他社のCTIシステムと比較しても、リーズナブルな価格で導入できるシステムです。

1拠点単位で利用できるため、拠点が増えなければ従業員の数が増えても同じ料金で利用できます。

カイクラには、電話業務の改善が期待できる機能が搭載されているので、電話業務の効率化が期待できます。

カイクラの主な機能は以下です。

• 電話番号に紐づいた顧客情報の一元管理
• 着信時に顧客情報のポップアップ表示機能
• 固定電話・スマートフォンでの自動通話録音
• AIでの文字起こしによる通話内容の要約　など

多くの機能のなかでもとくに便利なのが、電話番号に紐づいた顧客情報の一元管理です。電話番号に顧客情報や過去の対応履歴を紐づけて管理できるため、必要な情報をすばやく取得でき、担当者が不在時でも顧客を待たせない対応ができます。

またsalesforceやkintoneなど数多くの既存システムとの連携できるため、新たに別システムを導入する必要がなく、顧客データの有効活用・コミュニケーションの効率化が実現可能です。

プライバシーマークの取得や、通信暗号化やIPアドレス制限など、セキュリティ対策も万全なので、ビジネスでも安心して利用できます。

2,600社以上の利用実績を活かしたサポートが受けられるカイクラの詳細は、以下からダウンロードいただけます。
ダウンロードは無料ですので、気になる方はぜひご覧ください。

まとめ：CTIシステムは、コストと同時に課題を解決できる機能を考慮しよう!

無料で利用できるCTIシステムは、小規模な職場や気軽にCTIシステムを試したい場合におすすめです。一方で、無料のCTIシステムには、機能面や利用できる人数の制限、セキュリティやサポート面での不安もあります。

無料CTIシステムのメリットとデメリットを把握したうえで、自社にあったCTIシステムを選定しましょう。

コストパフォーマンスが高く、電話業務の課題を解決できるシステムをお探しの場合は、 CTIとCRMのいいところを兼ね備えたカイクラがおすすめです。

利用社数2,600社の実績があり、セキュリティ対策も万全なカイクラの詳細は、以下からご確認いただけます。高いコストパフォーマンスで、さまざまな便利機能・他システムの連携を実現できるシステムをお探しの方は、ぜひご覧ください。