新入社員向け！ビジネスマナーチェックリストの項目と活用術を紹介！

「新入社員に何を教えればいいのか」「自分のマナーは失礼ではないか」
そんな時に役立つのが、具体的な項目が並んだチェックリストです。

ビジネスマナーは範囲が広いため、リストを使って一つずつ確認していくことが、最短でマナーを身につける近道となります。

とはいえ、ゼロからチェック項目や基準を作るのは手間がかかります。本記事では、新入社員研修でそのまま使えるビジネスマナーチェック項目を6ジャンルに整理しました。研修資料の作成にお役立てください。

新入社員が苦手意識を持ちやすいことの一つに、電話対応があります。カイクラでは、基本的なビジネスマナーだけではなく、電話対応の流れなどの詳細をまとめた汎用的に使えるビジネスマナー資料を無料で配布しています。

ビジネス電話の対応に関する資料作成のたたき台としても使えますので、研修資料を一から作る時間が取れない方にもおすすめです。以下よりダウンロードのうえご活用ください。

ビジネスマナー研修にチェックリストを導入する3つのメリット

新入社員教育にチェックリストが必要な理由は、主に次の3つです。

1. 指導内容のバラつきを防げる
2. 研修担当者の負担を軽減し効率化につながる
3. 新入社員が自身の課題を見える化できる

いずれも研修をスムーズにおこなううえで重要なポイントですので、順に確認していきましょう。

1.指導内容のバラつきを防げる

チェックリストで教える内容や基準を統一することにより、指導内容のバラつきを抑えられます。

たとえば、感覚に頼りがちな項目も、以下のように基準を文章で定義しておくと誰が教えても同じ説明が可能です。

• あいさつの声量
• メール返信の目安時間
• 電話の取り次ぎ手順 など

その結果、「あの先輩はOKと言ったのに、別の先輩にはNGと言われた」と不公平感が生まれにくくなり、新入社員の混乱も防げます。

2.研修担当者の負担を軽減し効率化につながる

運用面でのメリットとして挙げられるのが、資料作成の負担軽減です。

共通のチェックリストがあれば、研修担当者が毎回一から教材や評価シートを作る必要がありません。その分、教える時間やフィードバックの質に集中できるため、育成の効率が高まります。

チェック結果は、評価シートや面談資料としても活用できます。同じフォーマットを毎年・複数部署で使い回せる点も、運用面でのメリットです。

3.新入社員が自身の課題を見える化できる

チェックリストは担当者のためだけではなく、新入社員本人の成長を促す仕組みとしても機能します。チェックリストがあると、新入社員自身が「何ができていて、何が足りないのか」を客観的に把握できるからです。

研修では、抽象的な指摘だけをしても、行動改善につながりません。そこで、チェックリストを使えば強みと弱みを具体的にセルフチェックできるため、自主的な振り返りや改善行動を促しやすくなります。

では実際に、新入社員が現場で迷わず行動できるようなチェック項目リストをみていきましょう。

新入社員向けビジネスマナーチェック項目リスト

ここからは、研修でそのまま使えるチェック項目例を紹介します。部署や職種によって優先度は異なるため、まずは全体像を押さえたうえで、自社ルールにあわせて取捨選択しながら運用することをおすすめします。

1. 身だしなみ・あいさつ編
2. 言葉遣い編
3. コミュニケーション編
4. 訪問・来客対応編
5. テレワーク・Web会議編
6. SNS・情報セキュリティ編

新人が現場で迷わず行動できるようにするためには、基本マナーを基準化して共有することが重要です。では、順にみていきましょう。

1.身だしなみ・あいさつ編

身だしなみやあいさつは、社会人としての第一印象を決める基本です。

新入社員のなかには身だしなみとおしゃれを混同している方もいます。「身だしなみは相手を不快にさせないためのマナーである」という視点を持ち、社内の基準を共有しましょう。

□	チェック項目	チェック内容
□	清潔感	髪型・爪・髭・メイク・香り（香水・柔軟剤）に清潔感があるか
□	服装	スーツ・制服のサイズ感は適切か、シワ・汚れ・ほつれがないか 場面に合った服装を選べているか
□	あいさつ	相手の目を見てあいさつできているか 聞き取りやすい声量か
□	お辞儀	会釈・敬礼・最敬礼を、シーンに応じて使い分けられているか 「語先後礼（言葉が先・お辞儀が後）」を守れているか
□	時間厳守	始業時間や待ち合わせの「5分前行動」ができているか 納期や期限を守り、遅れそうな場合は事前に連絡できているか

ビジネスにおけるあいさつは、信頼関係を築く第一歩です。自分から率先しておこなうことで、相手に安心感を与えられます。

新人がつまずきやすい「あいさつのNG例」や、評価されやすい所作に関しては以下の記事にまとめています。あわせてご一読ください。

2.言葉遣い編

次は、対面・電話・メールなどあらゆる場面で印象を左右する言葉遣いのチェック項目です。まずは、毎日使う頻度の高い敬語から指導していきましょう。

□	チェック項目	チェック内容
□	敬語の使い分け	尊敬語・謙譲語・丁寧語の大まかな区別ができているか 二重敬語や崩れた敬語など、不自然な敬語表現を使っていないか
□	若者言葉・バイト敬語	「〜っす」「マジで」などの若者言葉が出ていないか 「こちら○○になります」「〜のほう」など、崩れた敬語・不自然な敬語を使っていないか
□	一人称	一人称は「僕・自分」ではなく「私（わたくし）」を使えているか
□	社内・社外の使い分け	上司・同僚・社外の相手など、立場によって言葉遣いを調整できているか 社外の人に対して、自社の上司や同僚を「呼び捨て」で呼べているか

とくに押さえるべき敬語は、以下の3つの使い分けです。

以下の記事では、間違えやすい言い回しを紹介しています。研修資料作りの参考にもお役立てください。

3.コミュニケーション編

円滑なコミュニケーションは、組織で仕事を進めるうえで欠かせません。とくに日々の業務で差がつきやすい報連相や、電話・メールなどの実務コミュニケーションを確認します。

□	チェック項目	チェック内容
□	報告のタイミング	業務完了時だけではなく、進捗報告ができているか トラブルやミスなどの悪い情報ほど早く必要な相手に報告できているか
□	報告の仕方	報告は結論ファーストで簡潔に伝えているか
□	報告の手段	誰にどのように伝えるか、使い分けができているか（口頭・メール・チャットなど）
□	電話の取り方	3コール以内に電話に出ているか 会社名と自分の名前を正しく名乗れているか 相手の社名・名前を復唱確認し、メモを取っているか 保留・取り次ぎ・折り返しの対応が社内ルールに沿っているか
□	電話のかけ方	用件・相手先・担当者を事前に確認し、冒頭で「会社名＋自分の名前＋用件」を簡潔に伝えられているか 電話をかける時間帯に配慮しているか
□	ビジネスメール	TO・CC・BCCを正しく使い分けているか 件名で用件が一目でわかるように書けているか 本文は適度に改行され、読みやすい構成になっているか 送信前に宛先・本文・添付ファイルを見直しているか
□	テキストコミュニケーション	チャットや社内ツールでのレスポンスが遅すぎないか 絵文字・スタンプの使い方が自社ルールに合っているか

電話対応に苦手意識を持つ新入社員は少なくありません。カイクラでは、電話対応指導に使える台本やチェックリストをまとめた「電話対応マニュアル」を用意しています。研修の参考としてお役立てください。

4.訪問・来客対応編

続いて、社外の方と接する場面で役立つマナーをまとめます。訪問・来客対応は、細かな所作ひとつで会社の印象を左右する重要なポイントです。

□	チェック項目	チェック内容
□	訪問準備	アポイントの日時・場所・ルートを事前に確認しているか 5〜10分前到着を心がけているか 資料に不備はないか
□	受付	受付での名乗り方が適切か
□	名刺交換	名刺交換の基本的な順番を理解しているか（訪問者側・役職の序列など） 相手より低い位置で名刺を差し出し、両手で受け取れているか 受け取った名刺を、相手の座る位置にあわせてテーブル上に並べているか
□	来客対応	来客を出迎えるときのあいさつ・名乗り方が適切か 会議室への案内、上座への誘導、飲み物の出し方などが適切か

上記のマナーは、新人のうちに身につけておきたい基本でもあります。このようなビジネスマナーについて、さらに詳しく伝えたいという方は以下の資料もご覧ください。

5.テレワーク・Web会議編

テレワークが普及した今、Web会議のマナーも欠かせません。オンライン環境でも、対面と同じくらいの信頼感や安心感を与えられるかがポイントです。

□	チェック項目	チェック内容
□	Web会議	背景に生活感や私物・機密情報が映り込んでいないか 周囲の雑音対策ができているか（イヤホン・マイク・ドアの閉鎖など） 事前に回線・接続テストを行っているか
□	Web会議での振る舞い	発言していないときはマイクをミュートにしているか うなずきや相づちでリアクションを見せているか

画面越しでは表情や声の印象が伝わりにくいため、対面以上の配慮が求められます。

6.SNS・情報セキュリティ編

最後に、トラブルが起きると影響が大きいSNS利用や情報管理の観点を整理します。

□	チェック項目	チェック内容
□	SNS利用	業務で知り得た情報を個人のSNSに投稿していないか（顧客名・新商品・社内行事など） 社内やオフィス周辺で撮影した写真を、許可なくSNSにアップしていないか 会社の看板を背負っている自覚を持ち、誹謗中傷や不適切な発言を控えているか
□	PC・スマホ管理	社用PC・スマホにロックをかけているか（パスワード・生体認証など） 公共の場で、画面を他人に見られないよう配慮しているか（カフェ・電車内など）
□	データ管理	業務データを個人のメールアドレスやUSBメモリに無断で送っていないか IDやパスワードを他人に見える場所に保管していないか（付箋に書いて貼るなど） 不審なメールのURLや添付ファイルを安易に開いていないか

以上が、新入社員向けのビジネスマナーチェック項目の例です。

チェックリストは研修に便利ではありますが、運用の仕方によっては「項目を埋めて終わり」にしてしまうと、行動改善につながりにくくなります。

次章では、チェック結果を具体的なフィードバックに落とし込み、新入社員を成長させるための活用のコツをみていきましょう。

新入社員教育に効く！チェックリスト活用のコツ

チェックリストを効果的に使うコツは、「一度チェックして終わり」にしないことです。

チェック結果を具体的な行動改善に落とし込むことで、研修の効果を定着させることができます。

抽象的な指摘	チェックリストに基づく指摘
マナーがなっていない もっとしっかりして	あいさつするときは相手の目を見る 電話は氏名を復唱する

抽象的な指摘ではどこをどう直せば良いかがわかりませんが、チェックリストがあれば具体的な行動レベルまで言語化したアドバイスが可能です。指摘が具体化されると、本人の納得感が増し、改善が継続しやすくなります。

研修担当者と本人が同じシートを共有すると、「どこまでできれば1人前か」というゴールイメージもそろえやすくなります。

ビジネスマナーのなかでも、とくに定着させるのが難しいのが電話対応です。現場では「その場で終わる」「振り返り材料が残らない」ため、指導が属人的になりやすいからです。

電話対応を属人的なOJTに任せたままでは、指導の質も不安もばらついてしまいます。そこで、次章では電話対応の負担を減らしつつ、教育にも活用できる仕組みとして「カイクラ」を紹介します。

新入社員の電話対応をサポートするならカイクラ

新入社員研修のなかでもとくに難易度が高いのが、電話対応の指導です。電話はその場で終わってしまうため、「どこが良くて、どこが改善点だったのか」をあとから具体的に振り返りにくいからです。

このような場合には、自動録音機能のあるツールを使う方法をおすすめします。実際の通話を一緒に聞きながら良かった点と改善点を整理でき、具体的な指導につなげやすくなります。

通話内容を自動で記録・共有できる「カイクラ」は、電話対応の振り返りを仕組み化できるツールです。研修担当者が録音データをもとに指導しやすくなるため、教育の品質を一定に保ちやすくなります。

さらに、受電時に顧客情報を表示できる機能もあります。誰からの電話かが事前にわかるようになると、電話が苦手な新入社員の心理的負担を減らし、落ち着いて対応しやすくなる点もメリットです。

次に実際にカイクラを導入し、電話対応の不安軽減と教育効率化につながった事例を紹介します。

新入社員の電話対応教育にカイクラを活用した事例

ボルボ正規ディーラーとして千葉県と神奈川県で9店舗を展開している東邦オート株式会社様は、顧客満足度の向上を目的にカイクラを導入しました。

導入後は、顧客満足度の向上に加え、新人教育にも役立ったといいます。若手世代が電話に苦手意識を持つ要因のひとつに「着信相手がわからない」点がありましたが、カイクラの導入後は受電時に顧客がわかるため、相手や要件を予測しやすくなり負担が軽減されたそうです。

さらに、「○○様からお電話です」と声をかけ合う文化が生まれ、担当者がすぐに出られる安心感と店内コミュニケーションの活性化にもつながっています。

新人教育にも役立つカイクラについて詳しくは以下よりご覧ください。

まとめ：チェックリストを活用して新人を育成しよう

ビジネスマナーチェックリストは、指導の属人化を防ぎ、新入社員の成長を支える有効なツールです。会社の基準を明確にし、継続的なフィードバックに活用することで、現場で通用する人材を育成できます。

研修資料を整備し、指導のブレを減らしたい方は、この記事で紹介したチェック項目を参考にチェックリストを作ってみてください。

「とはいえ、チェックリスト作りは面倒」という方は、名刺交換や電話対応など、ビジネスにおいて会社の印象を決めるポイントだけを押さえたマニュアルがあると便利です。

カイクラでは、電話対応や名刺交換など、会社の印象を左右しやすいシーンにあわせたビジネスマナー資料も用意しています。チェックリストとあわせて、研修資料の整備にご活用ください。