名刺交換をマスターしよう！基本マナーや渡し方・受け取り方を徹底解説

「名刺交換のマナーがわからない」
「初めての取引先訪問で緊張している……」
とお悩みではありませんか。

挨拶や自己紹介の役割を持つ名刺交換は、ビジネスパーソンにとって避けては通れない重要なコミュニケ−ション手段です。ほんの短い時間ですが、ちょっとした所作の違いで相手からの印象が大きく変わります。

本記事では、名刺交換の基本的な作法から、よくある困った場面での対応まで、具体的なマナーを解説します。これから初めて顧客訪問をされる方はもちろん、すでに経験がある方にとっても、改めて自身の所作を見直す良い機会となれば幸いです。

また、名刺交換をした後には、電話対応によるフォローアップも必要になってきます。カイクラでは、実践的な電話対応マニュアルを無料で提供しています。もし、電話対応に不安をお持ちの方は、こちらもあわせてご利用ください。

なぜ名刺交換をするの？必要なタイミングとは

「はじめまして」の挨拶とともに交わされる名刺交換は、ビジネスパーソンにとって欠かせないコミュニケーションのひとつです。

会社名や名前、連絡先など、今後のやり取りに必要な情報を効率的に相手に渡せるため重宝されています。名刺交換が必要なタイミングは、主に以下の場面です。

会議や打ち合わせの開始前、取引先への初回訪問時、新規プロジェクトの立ち上げ時には必ずおこないます。また、展示会やセミナーなどの業界イベント、社内での異動や役職変更時の挨拶の際にも欠かせません。

このように名刺交換は、ビジネスパーソンとして初対面の方との良好な関係づくりのためになくてはならないものです。

では、名刺交換はどのようにおこなうのでしょうか。次の章で正しい手順をみていきましょう。

名刺交換の基本マナー3ステップ！渡し方・受け取り方の手順

ここでは、名刺交換の渡し方・受け取り方を3ステップにわけて解説します。

1. 名刺交換前
2. 名刺交換するとき
3. 名刺交換後

ステップごとのポイントや注意点を読み、名刺交換の正しい手順を覚えましょう。

【ステップ1】名刺交換前

スムーズな名刺交換のためのポイントとして、まずは、あらかじめ名刺を取り出して準備をしておきます。

具体的には、名刺入れから1枚の名刺を丁寧に取り出し、名刺入れを下に添えて持ちます。

このとき、以下のポイントを確認します。

名刺交換の際に慌てて上着のポケットやバッグの中を探したり、シワになった名刺を渡したりすることは、ビジネスマナーとして適切ではありません。

相手への敬意を示すためにも、面会前に確認しておくことを心がけることをおすすめします。

【ステップ2】名刺交換するとき

名刺交換をおこなう際は、まず相手の正面に立ちます。

両手で名刺を持ち軽くお辞儀しながら、「○○会社の○○と申します。」と名乗りましょう。このとき、名刺は相手より少し低い位置から差し出すのがマナーです。

相手から名刺を受け取る際も、必ず両手を使い、「ありがとうございます」と感謝の言葉を添えます。

また、受け取った名刺の名前や役職に目を通し、「○○様ですね。本日はよろしくお願いいたします」と相手の名前を確認します。

もし相手の名前が聞き取れなかったり、漢字が読めなかったりした場合は、すぐに確認しましょう。

名刺交換の際に、名前を聞き返すことは失礼ではありません。名前を聞き返すことに躊躇する方もいますが、むしろ後で間違えてしまう方が失礼な印象を与えかねません。

前述したとおり、名刺交換は自己紹介の機会ですので、この時点で相手の情報を正確に確認することが大切です。

【ステップ3】名刺交換後

名刺交換後は、その後の状況によって対応が異なります。

そのまま商談や打ち合わせに入る場合は、以下の図のように受け取った名刺を名刺入れに乗せて、自分から見て左側の机上に置きます。

複数の方と名刺交換をした場合は、席順にあわせて横に並べましょう。

展示会やセミナーなど、その場で商談がない場合は、丁寧に名刺入れにしまいます。その際、もらってすぐにしまうのではなく、相手がしまったことを確認してからしまうと相手により丁寧な印象を残せます。

以上が、名刺交換の基本です。次の章では、より具体的なシーンを想定した解説を紹介します。

名刺交換に関する「こんなときはどうする？」

名刺交換の基本的な流れは理解できても、実際のビジネスシーンでは「この場合はどうすればいいの？」と迷ってしまうことも少なくありません。

そこで、よくある3つのケースとその対応方法とあわせて名刺交換のNGマナーを紹介します。

1. 複数名で名刺交換をする場合
2. お互いが同時に名刺を差し出した場合
3. 名刺が足りなくなってしまった場合

各状況ごとのポイントを、具体的にみていきましょう。最後に、名刺交換のNGマナーも紹介します。

【ケース1】複数名で名刺交換をする場合

名刺交換は毎回1対1でおこなうとは限りません。プロジェクトの打ち合わせなどでは、複数の方と同時に名刺交換をする機会も多くあります。

この場合、スムーズな進行のために、あらかじめ必要な枚数の名刺を用意しておくことが重要です。具体的には、名刺入れの下に人数分の名刺を準備しておくと、手間取ることなくスムーズに交換できます。

交換の順番は、以下の原則を基準に考えます。

また、複数の名刺を机に並べる場合は、最上位の役職者の名刺を名刺入れの上に置き、他の名刺は相手の座席順にあわせて配置しましょう。

席順通りに並べると、打ち合わせ中に相手の顔と名前を確認しやすくなり、円滑なコミュニケーションを取れます。

【ケース2】お互いが同時に名刺を差し出した場合

「名刺を差し出すタイミングが同時になって気まずい」という経験はありませんか。この場合、立場や役職に応じて対応が異なります。

基本的な心得としては、「相手が目上の場合は自分が先に受け取り、同等の立場である場合は訪問を受けた側が先に受け取るのが望ましい」とされています。

相手に来てもらった場合は、相手の名刺を先に受け取るようにしましょう。

ただし、ビジネスの現場では必ずしもマニュアル通りにならないこともあります。

大切なのは、相手に失礼のない自然な対応です。慌てずに笑顔で、相手の様子を見ながら臨機応変に対応することが重要です。

【ケース3】名刺が足りなくなってしまった場合

実は多くの人が経験をしている名刺交換時の失敗のひとつに「名刺切れ」があります。

Sansan株式会社が実施した名刺にまつわるトラブルを聞いたアンケートでも、上位には「商談時に名刺を切らした」「商談時に名刺入れを忘れた」という回答が挙がっていました。

もし、名刺が切れてしまった場合は、まず正直に理由を話してお詫びをすることが大切です。

納得していただいた後で、先方から名刺をいただいたら、自分の「会社名」「部署名」「名前」を口頭で言います。

その上で、今後の対応を伝えましょう。再度お会いする予定がある場合は次回の持参をお約束し、訪問予定がない場合は郵送での対応を提案します。

また、トラブルを防ぐためにも、日頃から余裕を持って名刺を補充する習慣を身につけておくのがおすすめです。

【補足】名刺交換にNGマナーはある？

ここでは、印象が悪くなってしまう名刺交換時の行為リストを紹介します。過去の自分を思い出しながらチェックしていきましょう。

以下の行為は避けるのがベターです。

名刺交換は単なる流れ作業ではなく、重要な挨拶の機会でもあります。相手の目をしっかりと見て、一人ひとりに丁寧に対応すると、相手からの印象が良くなり、良好なビジネス関係の構築へとつながります。

交換した名刺を無駄にしないためには顧客管理が必須

多くの方と名刺交換をしても、その後の管理が適切でないと、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。

とくに展示会やビジネスイベントの場で大量の名刺を交換した後は、個々の出会いを意味のある関係性に発展させるための管理方法が重要になってきます。

この課題を解決するのが、顧客管理システム（CRMシステム）です。

顧客管理システムは、顧客の名前や初回の接点、対応履歴、取引情報などをひとつのプラットフォームで一元管理できるシステムです。これを活用すれば、社内での情報共有がスムーズになり業務効率の向上につなげられます。

また、従来のエクセル管理と比べて、情報漏えいのリスクも大幅に軽減できるメリットもあります。

顧客情報の一元管理なら「カイクラ」がおすすめ

コミュニケーションに重点を置いたクラウド型顧客管理ツールである「カイクラ」がおすすめです。

「カイクラ」は、電話、メール、SMS、テレビ電話などさまざまなコミュニケーション手段を統合的に管理できます。

名刺交換後、いち早くカイクラに情報を入力すれば、顧客情報や見込み確度などが社内共有でき、迅速なアフターフォローが可能です。

さらに、顧客から電話や問い合わせが来た際は即座に情報へアクセスして対応できるため、顧客を待たせないスムーズな対応が顧客満足度の向上にもつながります。

機能の詳細は、以下よりご覧ください。

まとめ：名刺交換のマナーを覚えて好印象を与えられるようにしよう

名刺交換のマナーを詳しく解説しました。

名刺交換での所作は、ビジネスにおける第一印象を大きく左右します。本記事で紹介した名刺交換のポイントを覚えて、相手に好印象を与え顧客との良好な関係を築いていきましょう。

ただし、ビジネスの成功は名刺交換だけでは終わりません。交換後の顧客への適切なフォローも重要です。

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