ビジネスメールの書き方完全ガイド｜例文・チェックリスト付きで丁寧に解説

社会人になると、毎日のように直面するビジネスメール。

しかし、「今さら聞けないけれど、この書き方で大丈夫か自信がない」「書くのに時間がかかりすぎてしまう」など、苦手意識を持っている方も多くいるのではないでしょうか。

本記事では、メールの基本的な書き方から具体的な文例まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。

この記事を読んで実践すれば、相手に好印象を与えるビジネスメールが書けるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスシーンでは、メールだけではなく、電話対応も相手の印象を左右する重要な要素です。

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そのまま使える！基本的な文章構成

ビジネスメールでまず押さえておきたいのは、メールの構成です。この「型」を理解して活用すれば、効率的に失礼のない文章が書けるようになります。

以下の表で、まずは基本的な文章構成を覚えましょう。

No	構成要素	例
1	送付先	○○@○○.co.jp
2	件名	11月22日見積書内容のご確認のお願い
3	宛名	〇〇株式会社 〇〇部　〇〇様
4	挨拶と名乗り	お世話になっております。株式会社○○の貝倉です。
5	用件	先日お話させていただいた「商品A」に関するご提案資料を作成いたしました。添付ファイルにてお送りいたしますので、お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますでしょうか。 【資料内容】 ・〜〜〜 ・〜〜〜 以上です。 ご不明点やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。また、内容に問題がなければご承認の連絡をいただけますと幸いです。
6	文末	ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
7	署名	——————————— 貝倉太郎（かいくらたろう） 株式会社○○ 営業部 TEL：03-xxxx-xxxx Email：xxxxx@xxxx.com ———————————
8	添付ファイル	202411_A商品ご提案書.pdf

上記が基本的な構成です。次の章では、それぞれの要素の具体的な書き方と注意点を詳しく解説します。

ビジネスメールの基本的な書き方！重要な8つのポイント

ここでは、上記で紹介した基本構成に沿ってビジネスメールを書くうえで重要なポイントを紹介します。

1. 送付先
2. 件名
3. 宛名
4. 挨拶と名乗り
5. 用件
6. 文末
7. 署名
8. 添付ファイル

では、ひとつずつみていきましょう。

【ポイント1】送付先

ビジネスメールの送付先には、「To」「Cc」「Bcc」の3種類があります。それぞれ目的に応じて使いわけるとメールのやり取りがスムーズになり、誤解やトラブルを防げます。

それぞれの意味は以下のとおりです。

送付先の設定の流れとしては、まず、メールの内容に直接対応してもらいたい相手を「To」に設定します。

次に、上司やプロジェクトメンバーなど情報共有が必要な関係者を「Cc」に入れます。ただし、Ccに入れすぎると、かえって情報過多になってしまうため、送付先は必要最小限にとどめておくのがおすすめです。

また、複数の取引先へ一斉送信するなど他の送信先に知られたくない場合には「Bcc」を使います。

ただし、Bccに入力するはずの宛先をToやCcに入力してしまうと、情報漏えいのリスクが発生するので、Bccを使用する際は間違えないようにしましょう。

また、Bccで受信したメールへの返信も控えましょう。返信により、自分がBccに含まれていたことや、メールアドレスが他の受信者に知られる可能性があるからです。

Bccは、あくまでも情報共有を目的とした機能として使用することをおすすめします。

このように送付先を適切に使い分けられると、誰が返信するのか、役割が明確になります。

【ポイント2】件名

ビジネスパーソンは、1日に何件ものメールを受信します。

スルーされてしまうことがないよう、メールの件名は受信者が一目で内容を理解できるよう、具体的に書く必要があります。

たとえば、件名が「ご確認ください」のみでは、メールの詳しい内容が伝わってきません。そこで、「10/15（火）お打ち合わせ日程のご確認」のように具体的にします。

ポイントは以下の3点です。

文字数は、長すぎるとメールソフトによっては途中で切れてしまうことがあるため、30文字程度におさめるよう配慮します。

また、メールのラリーが続くと、「Re:」や「Fw:」が増えて読みづらくなってきます。返信が3回以上続く場合は件名を新しく付け直し、わかりやすくしましょう。

【ポイント3】宛名

ビジネスメールの宛名は、相手への敬意を示す重要な要素のひとつです。正しい書き方を確認していきましょう。

社外の方へメールを送る際の宛名は、以下のように「会社名・部署名・お名前＋様」をセットで記載します。

複数人に送る場合は、役職の上位者から順に記載します。並べ方は、縦・横、どちらでもかまいません。

注意したいのは、宛名の表記ミスです。相手の会社名や名前を間違えることは、ビジネスマナーとして失礼にあたります。

とくに以下3つのポイントは間違いやすいので、必ず名刺や公式サイトで確認する癖を付けましょう。

• 会社名の英語表記
• 「株式会社」の位置
• 名前の漢字

社内メールの場合は「○○さん」というカジュアルな表記で問題ありません。ただし、役職のある方には「○○部長」「○○課長」など、役職名を付けて送ります。

【ポイント4】挨拶と名乗り

宛名の次に、挨拶と名乗りをします。

この項目には、定型のフレーズがあるのでセットで覚えましょう。

挨拶までは決まった型があるので、一度覚えてしまえば使い回せる表現です。

【ポイント5】用件

いよいよ、メールの本題に入ります。本文は用件によってさまざまなケースがあるため、ここでは相手に伝わりやすい文章を作るポイントを紹介します。

実際の例文をみてみましょう。以下は、打ち合わせの日程調整を目的としたメールです。

このように、要件を簡潔に伝えたあとで、相手が予定を確認しやすいよう具体的な候補日時を箇条書きで表示します。

最後に一言、別の日時も検討できる旨を添えるのもポイントです。

【ポイント6】文末

本文を書き終えたら、最後に結びの言葉で締めくくります。

文末の挨拶は「型」があるので、フレーズを覚えましょう。

また、依頼事項がある場合は以下のクッション言葉を添えると相手への配慮が伝わります。

社内向けのメールでも基本は変わりません。仲の良い同僚や先輩であっても、基本的な敬意は忘れずに保ちましょう。

【ポイント7】署名

メール本文の最後に忘れてはならないのが、署名の挿入です。署名とは、メールの末尾に記載する自分の連絡先のことで、差出人の正式な連絡先情報を伝える重要な役割を果たします。

以下のように、署名には名刺と同じ情報を記載します。

ただしこちらは、毎回書く必要はありません。多くのメールソフトには署名の自動挿入機能があり、一度設定すれば次回からは自動的に反映されるので、手間がかからない場合が多いです。

なお、設定方法や署名の形式は、会社ごとに規定があることも多いため、設定前に上司に確認することをおすすめします。

【ポイント8】添付ファイル

最後に、メールにファイルを添付する場合の注意事項です。

まず、ファイルを添付する場合は、相手にわかりやすいようメール本文内でどのようなファイルを添付しているのかを伝える必要があります。

本文内では、以下のように一言添えましょう。

添付するファイルのファイル名は、作成時期や内容、作成者が即座に理解できる名前を付けると相手が管理しやすくなります。

また、機密情報を含むファイルを送信する場合は、ファイルにパスワードを設定し、パスワードは別メールや電話などで伝えるようにします。

パスワードを伝える例文は以下のとおりです。

以上が、ビジネスメールの基本的なポイントと注意事項です。

なお、電話対応後のフォローとしてお礼メールをしたい場合には、以下の記事にて具体的な例文を紹介していますので、あわせてご覧ください。

やりがちなミスを回避！失敗例とチェックリスト

ビジネスメールでは、ちょっとした不注意が大きなトラブルにつながることがあります。ここでは、よくある失敗例と、それを防ぐためのチェックリストを紹介します。

ビジネスメールのよくある失敗例

まずは、ビジネスメールでよくみられる失敗例を知っておきましょう。

ミスのパターンを知っておくことで、事前に対策が取れます。

これらのケアレスミスは多忙だと発生しやすく、誰でも失敗する可能性があります。

確実に防ぐためには、次に紹介する送信前のチェックリストを活用し、送信前の確認を習慣化しましょう。

トラブルを未然に防ぐための送信前チェックリスト

よくある失敗例をふまえ、送信前チェックリストをご用意しました。メールを送る前に以下の項目をチェックしておけば、ミスを未然に防ぐことができます。

＜メール送信前チェックリスト＞

□	送り先（メールアドレス）と宛先（To、Cc、Bcc）の設定が正しいか
□	件名が適切か（30文字以内、内容と一致しているか、具体的か）
□	相手の会社名、名前、役職、敬称が正しいか
□	相手に適した冒頭の挨拶をしているか
□	本文の内容が簡潔でわかりやすいか（読み直す）
□	敬語が正しいか（ら抜き言葉、二重敬語など）
□	本文は適切に改行しているか
□	記載内容に間違いがないか（日時、金額、場所）
□	相手と内容に合った結びの挨拶を書いているか
□	添付ファイルを忘れていないか
□	添付ファイルの内容や名前は正しいか
□	署名が正しいか

このなかでも、とくに注意が必要なのは、相手の名前や会社名などの固有名詞です。

自分の名前を間違えられて、気持ちよく思う方はいません。表記ミスは、取引先との信頼関係を損なう可能性もあるため、送信前に必ず名刺や会社のホームページなどで正確な表記を確認する習慣を付けましょう。

なお、ビジネスで役立つ正しい敬語の使い方は、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。

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まとめ：ビジネスメールの書き方をマスターして信頼されるビジネスパーソンになろう

本記事では、ビジネスメールの基本的な書き方を解説しました。基本の「型」に沿って書くことで、効率的で読みやすいメールが作成できるようになります。

メール送信時に最も注意すべき点は、誤送信や表記ミスによって相手に迷惑をかけてしまうことです。ミスを防ぐためには、本記事で紹介したチェックリストを活用し、送信前の確認を習慣化しましょう。

ビジネスコミュニケーションでは、メールだけではなく電話対応も重要なスキルです。カイクラでは、実践的な電話対応マニュアルを無料で提供しています。

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