ビジネスマナーの基本！好印象を与えるあいさつをわかりやすく解説

毎日なんとなく「あいさつ」をしていませんか。ビジネスにおけるあいさつは、相手との関係を良くする重要なコミュニケーションの第一歩です。

日々のあいさつの積み重ねが良好な協力関係を築き、スムーズな業務につながっているため、あいさつができないと「信頼関係が育ちにくい」など、ビジネスに支障をきたすこともあります。

そこで本記事では、ビジネスシーンで必要なあいさつの基本と、シーン別に使えるフレーズを紹介します。また、より良い印象を与えるためにすぐに実践できるポイントも解説していますので、最後までお読みください。

良好な関係構築には、対面でのあいさつに加えて、電話対応の印象も重要です。相手の表情が見えない分、より丁寧な対応が求められます。

そこで、カイクラでは電話対応マニュアルを作成しています。マニュアルは無料でダウンロードできますので、「電話対応に自信がない方」や「電話対応の品質を高めたいと思っている方」はぜひご活用ください。

なぜ、ビジネスであいさつが重要なの？

あいさつは、短時間で決まった言葉を交わすだけの簡単な行為ですが、ビジネスにおいてはコミュニケーションの基礎となる大切な要素です。

たとえば、出社時に「おはようございます」と元気よくあいさつを交わせば、職場の雰囲気が明るくなり、チームワークも自然と高まります。

また、顧客への丁寧なあいさつは、信頼関係を築きやすくなります。適切なあいさつによって、相手に安心感を与え、信頼関係を構築することができるからです。

実際に、株式会社クロス・マーケティングがおこなった調査によると、全体の7割の人が「あいさつは人間関係に良い影響を与える」と回答しています。

この結果からも、多くの人があいさつの重要性を認識していることがわかります。

さらに、普段のコミュニケーションが苦手な相手であっても、あいさつのみなら気負わずにできることも大きな利点です。ビジネスの現場では、この小さな交流が後に業務を手助けしてくれる関係構築の糸口となることもあります。

このように、あいさつは職場での良好な人間関係を育み、ビジネスを円滑に進めるために必要な日々の積み重ねです。

ビジネスにおけるあいさつの基本的なマナー

ビジネスシーンでのあいさつには、守るべきマナーがあります。以下のマナーを守って相手により良い印象を残しましょう。

1. 語先後礼（ごせんごれい）を守る
2. お辞儀は状況に応じて使い分ける
3. “ながら”でしない
4. NGワードは使用しない

では、それぞれ詳しく解説します。

【マナー1】語先後礼（ごせんごれい）を守る

語先後礼とは、「まず言葉を述べてからお辞儀をする」順序のことです。

頭を下げながら話すと、声が下を向いてしまい相手に言葉が届きにくくなります。また、お辞儀中は表情も見えないため、誠意が伝わりにくくなります。こうした点から、まず言葉を述べてからお辞儀をするのが適切です。

具体的には、以下の3ステップでおこないます。

特に初対面の方や顧客との商談では、第一印象を左右する重要な要素となるため、しっかりと実践しましょう。

【マナー2】お辞儀は状況に応じて使い分ける

お辞儀には種類があることをご存じでしょうか。大きく分けて3種類のお辞儀があるので、場面や相手に応じて使い分けましょう。

最もよく使われるのが会釈で、上体を15度傾ける軽いお辞儀です。オフィスへの入室時や廊下ですれ違う際など、カジュアルな場面で活用します。

一方、取引先との商談や上司との対話などのビジネスシーンでは、30度の敬礼が基本です。さらに深いお詫びや感謝の場面では、45度の最敬礼を用います。

いずれも共通しているのは、以下のように正しい姿勢でおこなうということです。

• 背中を丸めず背筋を伸ばす
• 首だけではなく腰から上体を倒す

せっかくお辞儀をしても、背中が丸まっているとだらしない印象を与えかねません。一度自分の姿勢を鏡でチェックしてみることをおすすめします。

【マナー3】“ながら”でしない

ビジネスにおけるあいさつは、相手への敬意と誠意を示す大切な機会です。そのため、パソコン作業をしながらなどの「ながら挨拶」は避けましょう。

具体的には、以下3つを意識し、相手と向き合ってあいさつをすると好印象を与えられます。

• 明るい声
• はっきりとした口調
• 相手の目を見る

ただし、大声を出せばよいというわけではありません。相手に確実に言葉が届く程度の適度な声量を意識するのがポイントです。

一方、作業に集中したまま投げやりな態度であいさつをすると、ネガティブで冷淡な印象を与えてしまう可能性があります。たとえば、相手が「自分に関心がないのでは」と感じたり、「敵視されているのではないか」と捉えられるケースもあります。

このような誤解を防ぐためにも、「手を止めてあいさつする」を意識しましょう。

【マナー4】NGワードは使用しない

ビジネスシーンでは、何気なく使用している言葉が、相手に悪印象を与えてしまうことがあります。

とくに顧客との会話でNGワードが頻繁に使われると、「この企業は大丈夫だろうか」と相手に不安を抱かせる可能性があります。

以下が、NGワードと適切な言葉遣いです。心配な方はおさらいをしましょう。

NGワード	言い換え表現
なるほど	「おっしゃる通りです」「ごもっともです」
お疲れ様です・お世話様です	「お世話になっております」
たぶん	「おそらく」「現時点では」「可能性が高い」
とりあえず	「まずは」「いったん」「ひとまず」「暫定的に」
〜の方（ほう）	「〜について」「〜に関して」
〜でよろしかったでしょうか	「〜でよろしいでしょうか」
させていただきます	「いたします」
わかりました／了解しました	「承知いたしました」「かしこまりました」

正しい言葉遣いは、ビジネスパーソンとしての信頼性を高めます。日々の会話の中で、これらのNGワードを意識し、適切な言い換え表現を使うことを心がけましょう。

すぐに使える！シーン別のビジネスあいさつフレーズ

続いて、状況に応じた適切なあいさつフレーズを紹介します。

1. 社内向けのあいさつ
2. 顧客向けのあいさつ
3. 電話対応時のあいさつ

シーンに合わせたフレーズを身につければ、スムーズなコミュニケーションができます。順に見ていきましょう。

【シーン1】社内向けのあいさつ

最初のシーンは、社内で使うことを想定したあいさつフレーズです。

状況	フレーズ例
出社したとき	おはようございます。
外出するとき	○○企業へ行ってまいります。
帰社したとき	ただいま戻りました。
相手が帰ってきたとき	お帰りなさい。
自分が退社するとき	お先に失礼します。
相手が先に退社するとき	お疲れさまです。

社外では気をつけている方も、社内では気が抜けて小さな声になっていませんか。

せっかくのあいさつも、相手に届かなければ意味がありません。社内においても、相手にしっかりと届く、適度な声の大きさを心がけましょう。

また、同僚と外出先ですれ違った際は、「お疲れさまです」という言葉と軽い会釈を組み合わせましょう。

【シーン2】顧客向けのあいさつ

続いて、顧客対応時を想定したあいさつフレーズを紹介します。

状況	フレーズ例
初対面	はじめまして。○○株式会社の△△と申します。
2回以上対面している	いつもお世話になっております。○○株式会社の△△と申します。
取引先から帰る	本日はありがとうございました。今後もどうぞよろしくお願いいたします。
来客応対時	遠いところから足をお運びいただきまして、ありがとうございます。

顧客との初対面でおこなうあいさつは、第一印象を大きく左右する重要なポイントです。あいさつがその後の印象を決めるといっても過言ではありません。

良い印象を残すためにも、言葉遣いや態度にとくに気を配ることが大切です。明るく笑顔であいさつすることを意識しましょう。

なお取引先で同行者を紹介する際は、自社の人を先に顧客へ紹介することがマナーです。

【シーン3】電話対応時のあいさつ

最後に、電話を受けるとき、かけるときのあいさつをそれぞれ紹介します。

状況	フレーズ例
受電時	お電話ありがとうございます。○○株式会社の△△です。
相手が名乗った後	お世話になっております。
電話を切る	お電話ありがとうございました。失礼いたします。
架電時	お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。
電話を切る	お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。

「電話対応に自信がなく、あいさつがとっさに出てこない」という方は、よく使うフレーズなどが記載された電話対応マニュアルを手元に置いておくと、焦らずに対応できて便利です。

カイクラでは、すぐに使える電話対応マニュアルを無料で配布しています。対応の流れやフレーズ、注意点などがまとまっていますので、お気軽にダウンロードください。

ここで紹介したあいさつの基本フレーズを日々の業務で実践し、スムーズなコミュニケーションを心がけていきましょう。

第一印象を良くするあいさつのポイント3つ

第一印象をより良くしたい場合、お辞儀やフレーズ以外にも気をつけたいポイントがあります。ここでは3つ紹介します。

1. 自分から率先してあいさつする
2. あいさつの際は相手の名前を呼ぶ
3. 電話でのあいさつは、よりはっきりと発声する

どのポイントも、意識すればすぐに実践できるものばかりです。それぞれみていきましょう。

【ポイント1】自分から率先してあいさつする

あいさつは、役職や立場に関係なく、自分から進んでおこなうのが大切です。なぜなら、あいさつは相手への関心と敬意を示す行為であり、積極的な姿勢が好印象を与えるからです。

自分からあいさつをしていると、相手の警戒心を和らげ、話しかけやすい雰囲気を作れる効果があります。

これを積み重ねていくと、相手との日常的なコミュニケーションもスムーズになり、より協力的な関係を築きやすくなっていきます。

まずは今日から、率先してあいさつすることを心がけてみましょう。

【ポイント2】あいさつの際は相手の名前を呼ぶ

あいさつをする際、相手の名前を呼びかけるとより良い印象を与えやすくなります。

これは心理学で「ネームコーリング効果」と呼ばれるもので、「人は自分の名前を呼ばれると、無意識に注意が向き、好意的な感情が生まれやすくなる」といわれています。

たとえば、「山田さん、おはようございます」と名前を添えてあいさつされると、相手に親近感が湧きませんか？これは、自分に関心を持ってもらえている特別感を感じられるからです。

ただし、名前の使用は適度におこなうことが重要です。一度のあいさつで何度も名前を連呼したり、注意や叱責の場面で使用したりすると、逆効果になる可能性があります。

電話対応の場合でも同様に、電話に出たタイミングや、保留後に相手に呼びかけるとき、話題を変えるときなどのタイミングで「○○様」と声をかけましょう。

【ポイント3】電話でのあいさつは、よりはっきりと発声する

電話であいさつする場合、お互いの表情が見えない分、声のトーンや話し方が与える印象は対面以上に大きくなります。

そのため、電話では普段以上に明るく、はっきりとした声で話すことが大切です。また、早口は聞き取りづらく相手を焦らせてしまう原因となりかねないため、落ち着いたペースで話すことを意識します。

ビジネス電話での第一声は「もしもし」は避けて、代わりに以下のフレーズを使います。

• 受電時：お電話ありがとうございます
• 保留後：大変お待たせいたしました

「もしもし」がビジネスシーンで不適切とされるのは、略語がカジュアルで若者言葉という印象を与えるからです。「もしもし」の代わりに適切なフレーズを使い、相手に好印象を与えましょう。

顧客コミュニケーションの向上にはシステムの活用もおすすめ

ビジネスにおいて、あいさつは顧客とのコミュニケーションを向上させる基本的な要素です。しかし、顧客満足度を上げるためには、あいさつ以外の部分でのコミュニケーションも大切です。

これまでのやりとりを踏まえた対応や、相手に合わせた対応は「私のことをわかってくれる」と顧客から信頼を得ることができ、顧客満足度の向上につながります。

顧客一人ひとりに合わせた対応には、対応履歴などの顧客情報を一元管理できるシステムがおすすめです。

顧客情報一元管理システムを導入するメリットは以下の2つです。

• 電話の際に相手の名前を間違えにくい
• 相手の興味があることや対応履歴をメモして記録に残しておける

このような顧客管理により、社員一人ひとりが自信を持って顧客対応できることが期待できます。

たとえば、コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」では、電話やメール、SMS、テレビ電話など、さまざまな連絡手段の履歴をひとつのシステムで管理できます。

さらに、通話の自動録音機能やAIによる文字起こし機能により、顧客との会話内容を漏れなく記録して、後から振り返ることが可能です。

この機能を活用して、前回の会話を振り返ってから顧客と話すようにすれば、「小さなことも覚えてくれている、信頼できる担当者」と顧客からの信頼を得やすくなります。その結果、顧客満足度の向上やビジネスの成長につなげられます。

社員全体の顧客対応品質が高められるカイクラについて詳しくは、以下をご覧ください。

まとめ：基本を押さえて気持ちの良いあいさつをしよう

ビジネスでのあいさつは、毎日のことだからこそ、日々の意識が大切です。

本記事で紹介したポイントは、すぐに実践できるものばかりです。今日から意識して取り入れ、これまでの「なんとなく」のあいさつを「心のこもった」あいさつに変えていきましょう。

また、電話対応では相手の表情が見えない分、より丁寧な対応が求められます。

カイクラで作成した電話対応マニュアルは、無料でダウンロードできます。すぐに使える実践的な内容ですので、「電話対応に自信がない方」や「電話対応の品質を高めたいと思っている方」はぜひご活用ください。