「クラウドPBXは、従来のPBXと何が違うの？」
「クラウドPBXを導入して顧客への電話対応をスムーズにしたい……」
このようにお考えではありませんか。
クラウドPBXとは、インターネットを活用して電話環境を整えられるサービスです。
私用のスマホを内線化し、テレワーク中の自宅や営業先から代表電話を使って通話することが可能です。また、導入スピードの速さや低価格なことから、急なテレワークへの移行にも対応しやすいです。
クラウドPBXの導入によって顧客対応がスムーズになるうえに、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。
とはいえ、クラウドPBXのメリットやおすすめのサービスは、なかなかわかりにくいですよね。
そこで今回は、
- クラウドPBXとは？メリットや活用できる端末を紹介
- クラウドPBXと従来のPBXやIPPBXとの違い
- クラウドPBXの特徴的な機能7つ
- クラウドPBXを導入するメリット3つ
- 自社に合ったクラウドPBXの選び方
- 初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービス
を紹介します。
「いきなりクラウドPBXを導入するのは難しい」と感じるかもしれませんが、概要をつかむだけならハードルは高くありません。まずはクラウドPBXについて、大まかに理解しましょう！
なお、クラウドPBXを活用すれば、テレワークの電話対応も可能です。私用スマホの内線化する3つの壁をまとめたので、ぜひ下記の無料資料をダウンロードください。
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クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、インターネットを通して電話環境を整えるサービスです。
そもそもPBX（Private Branch Exchange）とは、企業で活用する電話交換のためのハードウェアを指します。
- 顧客からの外線電話を担当者に内線でつなぐ
- 異なる部署の社員と内線で通話する
のように、日常的に使用されています。
これまでPBXの利用には、ハードウェアの設置が必要でした。しかし、クラウドPBXはインターネット上のサーバーを使用するため、社内に設置する必要はありません。
また、クラウドを活用するため社内の電話に限らず、プライベート用スマホを仕事用の電話として使用可能です。
さらに、クラウドPBXは、コンピューターと電話の機能を統合させる技術であるCTI機能との連携にも対応しています。その結果、顧客情報のスムーズな管理、かつ満足度の高い対応にもつながります。
PBXの3つの種類とは？違いをやさしく解説
PBXには3つの書類があり、違いを下記の表にまとめました。
| メンテナンスや設定変更 | ハードウェアの設置 | |
|---|---|---|
| PBX | 業者に依頼 | 必要 |
| クラウドPBX | 自社で対応可能 | 不要 |
| IP-PBX | 自社で対応可能 | 必要 |
詳細を確認してみましょう。
【種類1】PBX
PBXは、従来のシステムで外線からの着信を内線につないだり、社内の電話機を外線につないだりできます。物理的なハードウェアを設置する必要があり、各電話機と電話線をつないで利用します。
また、コンピュータにPBXの機能を持たせたものはUnPBXと呼ばれ、プログラムによって仕様を変更可能です。ただし、メンテナンスや設定変更は自社でできない場合が多く、業者に依頼しなければなりません。
【種類2】IP-PBX
IP-PBXは、従来のPBXと同じく構内にハードウェアを設置しなければなりませんが、各電話機と有線でつなぐ必要はありません。端末にIPアドレスを割り当ててネットワークを構築し、音声通信を可能にします。
1つのPBXを複数の拠点で利用できるため、従来のPBXよりハードウェアへのコストはかかりません。また、自社で設定変更ができるため、従来のPBXより人件費は抑えられます。
ただし、かならずハードウェア1つは設置しなければならないので、クラウドPBXと比べると初期費用がかかります。
【種類3】クラウドPBX
クラウドPBXは、インターネットを介して電話交換機能サービスを利用します。クラウド上にPBXを用意するので、業者によるメンテナンスは必要ありません。
また、インターネットを介するため、ブラウザから設定を変更できます。さらに、物理的なスペースも不要で、初期費用や運用コストも比較的低価格です。
このように導入のしやすさやコストの面で見ると、クラウドPBXはとても魅力的です。では、クラウドPBXにはどういった機能があるのでしょうか。
続いて、クラウドPBXの機能を7つ紹介します！
クラウドPBXの機能7つ
クラウドPBXには、以下7つの機能があります。
- 保留
- 内線転送
- ブラインド転送
- 留守番電話
- 私用スマホの内線利用
- 共有電話帳の利用
- 自動音声での案内
1つずつ詳しく見ていきましょう。
【機能1】保留
クラウドPBXで利用される保留機能は、一般電話機で使われる保留以外にも「パーク保留機能」があります。外線の着信を受けた人が任意のパーク番号を押して保留にし、ほかの電話機で同じパーク番号を押すと通話に応答できる機能です。
窓口の人が電話を取って担当者に転送するなど、内線転送とセットで日常的に使われます。
【機能2】内線転送
内線転送は、外線からの着信を同じ電話回線の端末、いわゆる「内線」を経由して通話を転送する機能です。
着信した電話を保留にして、内線番号に転送します。転送先が電話に出たら、着信がある旨とパーク番号を伝えて受話器を置きます。
保留機能とセットに使われる、クラウドPBXの基本的な機能です。
【機能3】ブラインド転送
ブラインド転送は直接転送とも呼ばれ、着信を受けた人が担当者に転送する際に使う機能です。
電話を保留したあとに、転送操作によって転送先を呼び出します。転送先が通話にでた時点で、着信を受けた人は通話から退席します。
通話を受けた人と転送先に、会話が発生しないのが特徴です。
【機能4】留守番電話
クラウドPBXでは、留守番電話の設定も可能です。一般的な留守番電話と同じく、着信に応じられなかった場合にメッセージを残してもらえます。
クラウドPBXによっては、残されたメッセージを指定のメールアドレスに送付できるものもあります。
【機能5】私用スマホの内線利用
従来のPBXやIP-PBXは、物理的に配線された端末や社内で構築されたネットワークで割り当てられた端末が内線として利用できました。
しかし、クラウドPBXはインターネットを介するため、場所の制約がなく私用スマホを内線として利用できます。外出先やテレワークでも内線を利用できるので、時代に合った機能と言えます。
【機能6】共有電話帳の利用
クラウド上に社員間で共有できる電話帳を作成し、スマホやPCから簡単にアクセスできます。着信・発信履歴や電話メモも共有でき、社員間の連絡もスムーズです。
また、端末に同期されるので、個別に登録する必要はありません。
【機能7】自動音声での案内
クラウドPBXは、自動音声での案内が可能です。着信してすぐに電話オペレーターが出るのではなく、音声案内で窓口を振り分けます。
「○○に関する内容は1、▲▲に関する内容は2を押してください」などのプッシュボタンによる案内を体験した方も多いのではないでしょうか。電話の窓口を機械的に振り分けられるので、工数削減につながります。
クラウドPBXの導入をおすすめするメリット3つ
ここからは、クラウドPBXをおすすめする理由として、
- 低価格で導入でき、運用コストもおさえられる
- 手続きが簡素で、導入スピードも早い
- テレワーク中や外出先でも利用でき、ビジネスチャンスを逃しにくい
の3つを解説しますね。
【メリット1】低価格で電話環境を構築できるうえに、運用コストもおさえられる
最初にクラウドPBXはハードウェアの設置が必要ないぶん、初期費用をおさえられるとお伝えしました。
加えて、クラウドPBXはプライベート用のスマホを内線化することで、運用コストの節約も期待できます。
その理由は、以下の3つ。
- 外出中の通話も内線扱いとなり、通話料をおさえられる
- 社員に1人ずつ電話機を購入する必要がないため、端末代が発生しない
- 会議室などに専用の電話機を用意する必要がない
PBXの利用料はもちろん、これまで発生していた端末代や外出先からの通話料などもおさえられます。
【メリット2】手続きはWeb上で完結することが多く、早ければ数日で利用を開始できる
クラウドPBXの申し込みはWeb上で受け付けていることが多く、早い場合は数日で利用可能です。
また利用中は設定の変更などがブラウザ上からできるため、わざわざ業者を呼ぶ必要がありません。
オフィス移転などでも短時間で通常業務に戻ることができ、顧客からの問い合わせを逃しにくいです。
【メリット3】テレワーク中や外出中でもスムーズな顧客対応ができ、ビジネスチャンスを逃さない
クラウドPBXで私用のスマホを内線化しておくと、テレワーク中の自宅や営業中の外出先からも顧客の電話に対応できます。
またプライベート用スマホからの電話も顧客には代表電話として通知されるため、不審に思って拒否されることがありません。
場所を問わずに顧客対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。
特にCTI機能と連携しておくと、顧客情報がスマホに表示される、通話を録音できるなど、よりスムーズな対応ができることも多いです。
なお、より詳しいクラウドPBXのメリットやデメリットは、下記の記事でまとめました。導入を検討する際に、ぜひご一読ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/telework/cloud-pbx_merit_demerit/”]
自社に合ったクラウドPBXの選び方
続いては、自社に合ったクラウドPBXの選び方として、
- 導入実績の数
- 設定画面のわかりやすさ
- 他のサービスとの連携
の3つを解説しますね。
【選び方1】どれくらい導入実績があるか
検討しているクラウドPBXがどれくらいの企業に導入されているのか、実績をチェックしておきましょう。導入実績が多いほど、サービスのクオリティが高くて安定しているといえます。
導入実績はホームページなどに掲載されていることが多いので、一度確認してみてください。
【選び方2】設定画面などはわかりやすいか
クラウドPBXは自社で設定変更などができるため、わかりやすい画面の方が操作しやすいです。設定画面はサービスによって異なるため、無料お試し期間などを通して確認しておきましょう。
【選び方3】Web電話帳やCTI機能など他のサービスと連携できるか
クラウドPBXはWeb電話帳やCTI機能など、他のサービスと連携できるものも多いです。
CTI機能と連携できれば、内線化したスマホをテレワーク中に使用したときに、顧客情報をすぐに確認できます。CTIとの連携によって社内の情報共有もスムーズになり、より満足度の高い顧客対応が実現します。
自社で使用中のサービスと連携できるか、あらかじめ確認しておきましょう。
最後に、初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービスを紹介します。
【導入実績が多い】初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービス4つ
最初に導入実績が多いサービスとして、
- ひかりクラウドPBX
- オフィスリンク
- モバビジ
- UNIVOICE
の4つを紹介しますね。
【おすすめ1】NTT東日本・西日本「ひかりクラウドPBX」
ひかりクラウドPBXは、NTT東日本・西日本が提供するクラウドPBXです。
- 導入業界は自治体、教育機関、マーケティング業、加工・製造業、情報サービス業など幅広い
- スマホ1つで3つの番号を使い分けられる
- 専用アプリのインストールで簡単に使い始められる
安定感のあるサービスを探している企業様におすすめです。
【おすすめ2】NTTドコモ「オフィスリンク」
オフィスリンクはNTTドコモが提供している、ドコモの携帯電話を内線電話として利用できるサービスです。
- 保険会社や病院、銀行、地方自治体など幅広い業種で導入実績あり
- 通話料が定額なのでコストを把握しやすい
- カイクラとの連携にも対応している
現在NTTドコモのスマートフォンなどを活用している企業様におすすめです。
【おすすめ3】クラウドテレコム株式会社「モバビジ」
モバビジは、劣化のない高い音声品質を実現しているクラウドPBXです。
- 4,000社を超える導入実績
- 初期費用、拠点間通話が無料
- サポートセンターを完備
手厚いサポートが受けられるので、クラウドPBXに不慣れな企業様にお勧めです。
【おすすめ4】トランスシステム株式会社「UNIVOICE」
UNIVOICEは、クラウドPBXにおける販売顧客数でNo.1を獲得しているサービスです。
- 導入企業は3,000社以上、リピート率は92%と高い
- トラブル対応のスピードが早いと好評
- 2週間の無料トライアルで使いやすさを確かめられる
信頼できるクラウドPBXを探している企業様におすすめです。
また、ほかにも15のサービスを下記の記事で比較しました。実績や価格でグルーピングして紹介しているので、他サービスとも比較したい方はぜひご覧ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/pbx/product-hikaku15/”]
クラウドPBXと合わせて使うと効果的なサービス「カイクラ」とは？
カイクラは、顧客とのコミュニケーションを一元管理できるクラウドサービスです。
カイクラには、3つの特徴があります。
- クラウドPBXによって、代表電話への問い合わせを自宅で受け取れる
- クラウド上で顧客情報を共有できるので、テレワーク中に1人でも対応しやすい
- 録音機能を活用することで顧客とのトラブル防止にもつながる
さらに、カイクラのクラウドPBXなら、着信履歴・電話メモを社員間で共有できます。そのため、テレワークを導入している企業におすすめです。
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なお、テレワーク時の電話対応で悩みがある方向けに、以下の資料で解決策のヒントをまとめています。ダウンロードのうえ、社内の共有資料としてご活用ください！
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クラウドPBXを活用したスムーズな顧客対応が、ビジネスチャンスの獲得につながる
今回は、クラウドPBXについて解説しました。
おさらいすると、クラウドPBXとはインターネットを活用して電話環境を整えるサービスです。従来のPBXのように社内にハードウェアを設置する必要はなく、インターネット環境があれば利用できます。
クラウドPBXのメリットは、以下の3つです。
- 低価格で導入でき、運用コストもおさえられる
- 手続きが簡素で、導入スピードも早い
- テレワーク中や外出先でも利用でき、ビジネスチャンスを逃しにくい
クラウドPBXはさまざまなサービスがあるため、選び方のポイントとして以下の3つをお伝えしました。
- 導入実績の数
- 設定画面のわかりやすさ
- 他のサービスとの連携
今回紹介したサービスも参考にしながら、クラウドPBXの導入を検討してみてください。
また、クラウドPBXを活用すれば、テレワークの電話対応も可能です。なお、テレワーク時の電話対応でお悩みの方は、以下の資料もあわせてご一読ください！
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