クラウドPBXとは?特徴や従来のPBXとの違い、テレワークでの顧客対応におすすめのサービスなど徹底解説

目次

「クラウドPBXを導入して顧客への電話対応をスムーズにしたい……」

と感じている方。

クラウドPBXとは、インターネットを活用して電話環境を整えられるサービスです。

例えば私用のスマホを内線化し、テレワーク中の自宅や営業先から代表電話を使って通話することが可能です。また導入スピードの速さや低価格なことから、急なテレワークへの移行にも対応しやすいです。

クラウドPBXの導入によって顧客対応がスムーズになるうえに、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。

とはいえ、クラウドPBXのメリットやおすすめのサービスは、なかなかわかりにくいですよね。

そこで今回は、

  • クラウドPBXとは?メリットや活用できる端末を紹介
  • クラウドPBXと従来のPBXやIP PBXとの違い
  • クラウドPBXの導入をおすすめする理由3つ
  • 自社に合ったクラウドPBXの選び方
  • 初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービス

を紹介します。

「いきなりクラウドPBXを導入するのは難しい」と感じるかもしれませんが、概要をつかむだけならハードルは高くありません。

まずはクラウドPBXについて、大まかに理解しましょう!

クラウドPBXとは?メリットや活用できる端末を紹介

最初にクラウドPBXについて、

  • クラウドPBXとは
  • 利用できる機能例
  • 導入できる端末

を解説します。

クラウドPBXとは、インターネット上のサーバーを活用して電話環境を整えるサービス

クラウドPBXとは、インターネットを通して電話環境を整えるサービスです。

そもそもPBX(Private Branch Exchange)とは、企業などで活用する電話交換のためのハードウェアのこと。例えば顧客からの外線電話を担当者に内線でつなぐ、異なる部署の社員と内線で通話するなど、日常的に使用していることが多いです。

これまでPBXの利用には、ハードウェアの設置が必要でした。しかしクラウドPBXはインターネット上のサーバーを使用するため、社内に設置する必要はありません。

またクラウドを活用するぶん社内の電話に限らず、プライベート用スマホを仕事用の電話として使うことも可能になります。

さらにクラウドPBXは、CTI機能との連携にも対応しています。その結果、顧客情報のスムーズな管理、かつ満足度の高い対応が実現することも少なくありません。

このような特徴やおすすめする理由は、後ほど詳しく紹介しますね。

クラウドPBXで利用できる機能の例

クラウドPBXでは、例えば以下のような機能を利用できます。

  • 保留
  • 内線転送
  • ブラインド転送
  • 留守番電話
  • 私用スマホの内線利用
  • 共有電話帳の利用
  • 自動音声での案内

クラウドPBXを導入できる端末の種類

クラウドPBXは、以下のような端末で利用することが可能です。

  • PC/タブレット(ソフトフォン)
  • ビジネスフォン
  • スマートフォン(ソフトフォン)
  • SIP端末

クラウドPBXと従来のPBXやIP PBXとの違い

続いては、クラウドPBXの特徴を以下2つとの違いから解説しますね。

  • PBX
  • IP PBX

従来のPBXとの違い:自分たちでメンテナンスや設定変更ができるか

従来のPBXとクラウドPBXの違いは、「自分たちでメンテナンスや設定変更ができるか」です。

クラウドPBXはインターネット上のサーバーにハードウェアを用意するため、業者を呼んで定期的にメンテナンスしてもらう必要はありません。

またクラウドPBXはインターネットを通して使用するため、回線の増減や設定の変更などすべてブラウザ上から操作することが可能です。

自分たちで設定変更などできるため、クラウドPBXの方がスムーズに使用できます。

IP PBXとの違い:社内にハードウェアを設置するか

IP PBXとクラウドPBXの違いは「ハードウェアを設置する必要があるか」です。

IP PBXもネットワーク回線を利用するため、「自分たちで設定の変更ができる」という点はクラウドPBXと同じです。また1つのPBXを複数のオフィスで利用できるため、従来のPBXほどハードウェアへのコストはかかりません。

しかしIP PBXも、オフィス内に最低1つはハードウェアを設置する必要があります。このハードウェアは設置やメンテナンスなど導入コストが発生するため、ある程度の初期費用は発生します。

対して、クラウドPBXはハードウェアを設置する必要がないため、初期費用など運用コストはIP PBXより低価格になりやすいです。

クラウドPBXの導入をおすすめする理由3つ

ここからは、クラウドPBXをおすすめする理由として、

  • 低価格で導入でき、運用コストもおさえられる
  • 手続きが簡素で、導入スピードも早い
  • テレワーク中や外出先でも利用でき、ビジネスチャンスを逃しにくい

の3つを解説しますね。

理由1:低価格で電話環境を構築できるうえに、運用コストもおさえられる

最初にクラウドPBXはハードウェアの設置が必要ないぶん、初期費用をおさえられるとお伝えしました。

加えて、クラウドPBXはプライベート用のスマホを内線化することで、運用コストの節約も期待できます。

その理由は、以下の3つ。

  • 外出中の通話も内線扱いとなり、通話料をおさえられる
  • 社員に1人ずつ電話機を購入する必要がないため、端末代が発生しない
  • 会議室などに専用の電話機を用意する必要がない

PBXの利用料はもちろん、これまで発生していた端末代や外出先からの通話料などもおさえられます。

理由2:手続きはWeb上で完結することが多く、早ければ数日で利用を開始できる

クラウドPBXの申し込みはWeb上で受け付けていることが多く、早い場合は数日で利用可能です。

また利用中は設定の変更などがブラウザ上からできるため、わざわざ業者を呼ぶ必要がありません。

オフィス移転などでも短時間で通常業務に戻ることができ、顧客からの問い合わせを逃しにくいです。

理由3:テレワーク中や外出中でもスムーズな顧客対応ができ、ビジネスチャンスを逃さない

クラウドPBXで私用のスマホを内線化しておくと、テレワーク中の自宅や営業中の外出先からも顧客の電話に対応できます。

またプライベート用スマホからの電話も顧客には代表電話として通知されるため、不審に思って拒否されることがありません。

場所を問わずに顧客対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。

特にCTI機能と連携しておくと、顧客情報がスマホに表示される、通話を録音できるなど、よりスムーズな対応ができることも多いです。

より詳しいクラウドPBXのメリットやデメリットについては、クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ。導入によって業務の効率化や運用コスト削減を目指そうをご一読ください。

自社に合ったクラウドPBXの選び方

続いては、自社に合ったクラウドPBXの選び方として、

  • 導入実績の数
  • 設定画面のわかりやすさ
  • 他のサービスとの連携

の3つを解説しますね。

選び方1:どれくらい導入実績があるか

検討しているクラウドPBXがどれくらいの企業に導入されているのか、実績をチェックしておきましょう。導入実績が多いほど、サービスのクオリティが高くて安定しているといえます。

導入実績はホームページなどに掲載されていることが多いので、一度確認してみてください。

選び方2:設定画面などはわかりやすいか

クラウドPBXは自社で設定変更などができるぶん、わかりやすい画面の方が操作しやすいです。設定画面はサービスによって異なるため、無料お試し期間などを通して確認しておきましょう。

選び方3:Web電話帳やCTI機能など他のサービスと連携できるか

クラウドPBXはWeb電話帳やCTI機能など、他のサービスと連携できるものも多いです。

例えばCTI機能と連携できれば、内線化したスマホをテレワーク中に使用したときに、顧客情報をすぐに確認することが可能です。CTIとの連携によって社内の情報共有もスムーズになり、より満足度の高い顧客対応が実現します。

自社で使用中のサービスと連携できるか、あらかじめ確認しておきましょう。

最後に、初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービスを紹介します。

【導入実績が多い】初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービス3つ

最初に導入実績が多いサービスとして、

  • UNIVOICE
  • ひかりクラウドPBX
  • オフィスリンク

の3つを紹介しますね。

おすすめ1:トランスシステム株式会社「UNIVOICE」

UNIVOICEは、クラウドPBXにおける販売顧客数でNo.1を獲得しているサービスです。

  • 導入企業は3,000社以上、リピート率は92%と高い
  • トラブル対応のスピードが早いと好評
  • 2週間の無料トライアルで使いやすさを確かめられる

信頼できるクラウドPBXを探している企業様におすすめです。

おすすめ2:NTT東日本・西日本「ひかりクラウドPBX」

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本・西日本が提供するクラウドPBXです。

  • 導入業界は自治体、教育機関、マーケティング業、加工・製造業、情報サービス業など幅広い
  • スマホ1つで3つの番号を使い分けられる
  • 専用アプリのインストールで簡単に使い始められる

安定感のあるサービスを探している企業様におすすめです。

おすすめ3:NTTドコモ「オフィスリンク」

オフィスリンクはNTTドコモが提供している、ドコモの携帯電話を内線電話として利用できるサービスです。

  • 保険会社や病院、銀行、地方自治体など幅広い業種で導入実績あり
  • 通話料が定額なのでコストを把握しやすい
  • カイクラとの連携にも対応している

現在NTTドコモのスマートフォンなどを活用している企業様におすすめです。

【CTI機能と連携できる】初めてクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービス2つ

続いては、CTI機能など他のサービスと連携できるクラウドPBXとして、

  • OSORA
  • カイクラ

の2つを紹介しますね。

おすすめ1:株式会社Scene Live「OSORA」

OSORAは、CRMなどと連携できることをポイントに顧客満足度No.1を獲得しているサービスです。

  • 着信時に電話帳にある顧客情報を表示するため、顧客にあった対応をしやすい
  • すべての通話履歴を確認できるうえに、外線電話は録音できる
  • 導入後は無料のフルサポートを受けられる

クラウドPBXとCTIの連携によって、顧客対応の満足度アップをねらう企業様におすすめです。

おすすめ2:株式会社シンカ「カイクラ テレワークソリューション クラウドPBXプラン」

カイクラは、テレワーク中の顧客対応に特化したサービスです。

  • クラウドPBXによって、代表電話への問い合わせを自宅で受け取れる
  • クラウド上で顧客情報を共有できるので、テレワーク中に1人でも対応しやすい
  • 録音機能を活用することで顧客とのトラブル防止にもつながる

新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入している企業様におすすめです。

クラウドPBXを活用したスムーズな顧客対応が、ビジネスチャンスの獲得につながる

今回は、クラウドPBXについて解説しました。

おさらいすると、クラウドPBXとはインターネットを活用して電話環境を整えるサービスです。従来のPBXのように社内にハードウェアを設置する必要はなく、インターネット環境があれば利用可能です。

クラウドPBXをおすすめする理由は、以下の3つです。

  • 低価格で導入でき、運用コストもおさえられる
  • 手続きが簡素で、導入スピードも早い
  • テレワーク中や外出先でも利用でき、ビジネスチャンスを逃しにくい

クラウドPBXはさまざまなサービスがありますが、選び方のポイントとして以下の3つをお伝えしました。

  • 導入実績の数
  • 設定画面のわかりやすさ
  • 他のサービスとの連携

今回紹介したサービスも参考にしながら、クラウドPBXの導入を検討してみてください。

またクラウドPBXの導入にあわせてコミュニケーションツールを一元化しておくと、顧客対応はよりスムーズになります。

コミュニケーションの一元化について、詳しくは「コミュニケーション手段や顧客情報の一元管理で業務の効率化を。おすすめのサービスを5つ紹介します」をご一読ください。

リモートワーク時代の顧客対応のあり方を変える!顧客接点クラウド「カイクラ」

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