仕事の雑談のメリット・デメリットとは？雑談力をつける方法5つを紹介

「仕事で雑談しながら相手とよい関係を築くには？」
「効果的な雑談とは、どんな話をすればいいのだろう……」

このようにお考えではありませんか？仕事やプロジェクトの合間に、同僚や顧客・関係者と雑談を交えることは効果的なコミュニケーションに役立ちます。場の雰囲気を和らげて話しやすい環境を作り出せるからです。

一方で雑談は、活用のしかたによって逆効果になることもあります。そこでこの記事では、ビジネスシーンで雑談をするメリットとデメリットを紹介し、雑談力をつける方法を解説します。仕事の雑談を業務や顧客関係向上に役立てたい方は、ぜひ参考にしてください。

なお、顧客に気の利いた雑談をするために大切なのは、相手を知ることです。その際に役立つのがコミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」です。

電話やメールなどのやりとり履歴と顧客情報を紐づけられるため、相手の情報を一目で把握できます。雑談をする下準備として、ツールを活用したい方はぜひこちらをご覧ください。

仕事の雑談とは？

仕事の雑談とは、社内外の業務に携わるメンバーの間で、日常のことや業務に直接関係のない話題を気軽に話すことです。雑談には場の雰囲気を和ませ、コミュニケーションをとりやすくする効果があります。

雑談のテーマは、以下のようにとても幅広いです。

• 天気
• 世間の話題
• ニュース
• 相手の趣味
• 話者の個人的な話題
• 仕事

また、雑談が展開されるシーンもさまざまです。商談や会議では、交渉などが行われた後に雑談で緊張を解いたり、休憩時間や移動中は雑談で気分転換や相手との気まずさをなくしたりします。

効果的なコミュニケーションを実現するには、時と場合と相手との関係性を考慮して雑談の内容を決めることが大切です。

仕事で雑談をすることで得られるメリット4つ

ビジネスシーンにおいて、雑談は多くのメリットをもたらします。ここでは、仕事で雑談するメリットを4つに分けて紹介します。

1. 心理的に安心できる
2. コミュニケーションを促進して良好な人間関係を築ける
3. チームワーク（共同業務）で生産性が高まる
4. 気分転換になり新しいアイデアを生み出せる

とくに「心理的に安心できる」は、緊張しがちな場面で有効です。それではそれぞれみてみましょう。

【メリット1】心理的に安心できる

仕事で上手に雑談できると、話す側も聞く側も安心しやすいメリットがあります。たとえば、勤務し始めたばかりの新入社員は新しい環境で緊張しているものです。

落ち着かない新入社員を察して、雑談を交えながら1日の業務の流れや休憩の取り方などを説明してあげたらいかがでしょうか。多少なりとも緊張が解けて、リラックスしやすくなるでしょう。

また、雑談で自己開示することも心理的な安心感を得るのに役立ちます。自分自身について話せば相手から共感を得て心理的な距離が縮まり、相手も自身について話しやすくなるからです。

【メリット2】コミュニケーションを促進して良好な人間関係を築ける

雑談によるコミュニケーションは、相手を知り近く感じることで、よりよい関係を築きやすくなることもメリットです。すでに述べたとおり、雑談で相手がどんな人かわかると、心理的に安心できるようになり、接しやすくなります。

そして、コミュニケーションが取りやすくなるにつれて信頼関係も築かれ、お互いに言いにくいことでも伝えやすくなります。その結果、良好な人間関係を築けるという流れです。

これは、対顧客のコミュニケーションでも例外ではありません。雑談を通じて双方を理解することで、良好な取引関係を構築しやすくなるでしょう。

【メリット3】チームワーク（共同業務）で生産性が高まる

雑談は共同業務が必要なシーンでチームワークを強化し、生産性を高めるメリットもあります。雑談を起点として良好な人間関係が築かれると、信頼のおけるメンバー間で結束が高まり、同じゴールに向けて尽力できるからです。

結果として、生産性をアップさせるチームワークを生み出せます。この相乗効果を得るには、雑談が自然にできる環境を作ることが重要です。環境が整えばおのずと仕事の話をする機会が増え、納得しながら仕事を進めやすくなります。

【メリット4】気分転換になり新しいアイデアを生み出せる

雑談は気分転換になり、新しいアイデアを創り出すメリットもあります。疲れた際に休憩を兼ねて同僚と雑談すれば、業務で疲れた頭を休ませ、リフレッシュを図ることができるからです。

また、仕事に行き詰まった際にも他の人と雑談をして一度思考をリセットし、相手からアイデアを得ることが期待できます。

たとえば「自社製品のよいPR方法が浮かばない」と悩んでいる人がいます。

本人は、投げやりに「残業確定！」と雑談をしていましたが、雑談の中で同僚がふと言ったことがきっかけになり、新しいPR方法が思いつきました。このように雑談は、頭の切り替えと解決策となるアイデアの創出に役立ちます。

仕事で雑談をするデメリット2つ

前章では雑談のメリットを紹介してきましたが、雑談にはデメリットもあります。

そこで、ここでは雑談のデメリットを紹介します。

1. 聞き手の時間を奪う
2. 長い雑談は業務の生産性を下げる

とくに「聞き手の時間を奪う」は、意図せずにしてしまいがちなため注意が必要です。それでは詳しく解説します。

【デメリット1】聞き手の時間を奪う

仕事の雑談は、タイミングを間違うと聞き手の時間を奪うことにつながります。よくあるのが、雑談が楽しくなって長く話してしまうことです。

たとえば上司が新しく所属された部下に対して、早く慣れて安心してもらいたい気持ちから社内について雑談をしました。しかし、相手は頼まれた仕事を早く終わらせたいため困った表情をしており、せっかくの雑談が時間を奪う行為になってしまいました。

このように、雑談が時間を奪う行為になるか否かの判断は聞き手によります。相手の業務状況を知らずに一方的に話すと「ただの無駄話」になってしまうため注意が必要です。

【デメリット2】長い雑談は業務の生産性を下げる

雑談を長くしてしまうと、業務の生産性を下げることもあります。長い雑談は集中して取り組むべきときに横やりとなり、相手の業務の進行を妨害することにもなるからです。効率的に取り組むことも難しくなってしまいます。

たとえばタスク納期の直前やトラブル発生時など、相手が仕事や課題に集中しなければならないときに、横で長い雑談が聞こえると仕事の邪魔になる可能性があります。

とくにトラブル発生時には早急に対処しなければならず、雑談を聞く時間はないことがほとんどでしょう。その場合は相手の業務の進行に影響するため、雑談そのものを控えたほうが無難です。

ここまで雑談の2つのデメリットを紹介してきました。雑談を効果的にするには、時と場合とトピックを判断することが重要です。雑談をするか否か、またする場合のタイミングやテーマは、聞く側によることが大きいことがわかりました。

とくに顧客に向けた雑談は、顧客情報や案件の進捗状況などとあわせて展開することが大切です。そこで、次に社内の業務効率化や顧客関係で相乗効果を生む雑談力をつけるにはどうすればよいのかみていきます。

業務効率化につながる！仕事の雑談力をつける方法6つ

ここでは、社内外で仕事の雑談力をつける方法を6つ紹介します。

1. ニュースや世間で話題のトピックにアンテナを張る
2. 話を聞く姿勢を保ち聞き手に共感する
3. 仕事関連の話題を個人的に話す
4. 話すタイミングとトピックを選ぶ
5. 過去の会話の内容を活用する
6. 雑談が上手な人のやり方を見習う

どの方法も効果的ですが、すべてを意識するのは難しいという方は、業務に直結した「相手との過去の会話の内容を活用する」ことを心がけてみてください。それではみてみましょう。

【方法1】ニュースや世間で話題のトピックにアンテナを張る

まずは世の中で起きていることにアンテナを張り、ニュースや世間で話題のトピックに通じておくことをおすすめします。

相手に関係なく、社会人一般に通用しやすいからです。新聞やニュースで発信されている情報なら、話す相手の年齢や立場に関係なく活用できるでしょう。

たとえば、初見の相手や参加者層が幅広い会議など大勢に向けた場合は、ニュースや世間の話題が無難です。ただし、このとき個人によって価値観が異なる政治や宗教に関わるトピックは避けた方がよいでしょう。

また、話題は所属する業界にあわせて選ぶこともおすすめです。たとえば金融業界であれば金利の変動に関するニュースを取り上げたり、飲食業界であれば話題の店舗について話したりする方法があります。

【方法2】話を聞く姿勢を保ち聞き手に共感する

雑談をするときは、話を聞く姿勢と聞き手に共感する態度を保ちましょう。相手に心理的な安心感を持ってもらうには、興味や共感を得ることが必要だからです。

具体的には、相手の趣味や興味のあるテーマで雑談をするのがおすすめです。たとえば「ラーメン店巡りが趣味だ」という同僚に対して、先日訪れたラーメン店のことを話せば、相手からも話を引き出すことが可能です。

相手は詳しいので、他のラーメン店の話や味などの話を聞けるでしょう。また顧客に対しても同様です。商談が終わった後に、顧客が好きなゴルフの話を振ったら、会話が盛り上がりやすくなるでしょう。

【方法3】仕事関連の話題を個人的に話す

雑談には、あえて仕事関連の話題を個人的に話す方法もあります。業務関連の延長上の話を、自分の意見として話す手法です。

たとえば、仕事に慣れていない新入社員に対して、自身の新人時代の失敗談を個人的に話せば、共感を得ることが期待できます。

「新入社員の頃、○○の業務でよく間違えたけど慣れたら大したことはなかった」「上司の○○さんによく怒られたが、今は感謝している」という経験談です。

また業務に悩みをかかえる社員が、自身の業務とは関係ない範囲で仕事の話を聞くのは気分転換にもなります。相手とあまり接点がない場合でも、仕事の話なら関心をひきやすいでしょう。

【方法4】話すタイミングとトピックを選ぶ

雑談は聞き手の状況にあわせて、話すタイミングとトピックを選ぶことも重要です。前述したとおり、雑談のつもりが聞く側にとって逆効果になることがあるからです。

相手に安心感を与えるつもりが迷惑となってしまっては本末転倒と言えます。

そこで、雑談が逆効果にならないようにするには、何気なく話すことを控えたほうが得策です。雑談を有効活用するには、話すタイミングと状況にあったトピックが何かを考えなければなりません。

相手にとって興味があり、聞いて思わずしゃべりたくなるようなテーマなら、言葉のキャッチボールがしやすくなるのでおすすめです。ただし、そのテーマは人によって異なるため、あらかじめ相手を把握しておくことが役立ちます。

あまり接点がない関係性の相手には、無難なテーマを選びましょう。たとえば、緊張した人に対してはその日の天気や服の話をして会話を引き出す方法があります。

【方法5】過去の会話の内容を活用する

過去の会話内容を使って雑談することも効果的です。以前、電話や対面で相手が言ったことを引用すれば「話したことを覚えていてくれる」と感じてもらい、親近感を得ることが期待できるからです。

しかしながら、雑談をするにも日々やりとりする相手が多く、対応履歴を覚えていないという方もいるのではないでしょうか。その際に役立つのがコミュニケーション管理ツールです。

たとえば「カイクラ」は、顧客の対応履歴が一元的に管理され必要に応じて確認できるため、電話中に過去の会話内容をふまえた雑談もしやすいです。活用次第で顧客との良好な関係が作られ、そこから成果につながる好循環が生まれやすくなります。

顧客管理とコミュニケーションをまるごと管理できるツールの詳細は、以下よりご確認ください。

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【方法6】雑談が上手な人のやり方を見習う

雑談力をつけるには、上手な人のやり方を見習うこともひとつの方法です。

雑談が上手な人は、状況によって雑談を使い分けるのが的確で、コミュニケーションの取り方も絶妙なことが多いからです。そのような人が身近にいる場合は、ロールモデルとして真似してみるとよいでしょう。

雑談力のある人の特徴をまとめると、以下の通りです。

• 相手の興味関心を素早く把握できる
• 自分と相手の類似点を見つけて会話に活かせる
• 相手の話を聞く姿勢ができている

雑談が上手い人は、社内だけではなく顧客相手にも雑談をして、コミュニケーションをとっていることが多いです。もしロールモデルとなる人がいれば、ぜひ話し方を参考にしてみてください。

仕事の雑談力育成にも役立つ！人と人を繋ぐツールとは

仕事の雑談は、社内外の円満な人間関係を構築する際に役立ちます。しかしながら、数多い顧客とのコミュニケーションのなかで、相手の趣向や関連業務の状況、やりとり履歴をすべて把握するのは容易ではありません。

その場合に有効なのがツール活用です。やりとりの履歴と顧客情報を紐づけ、ツールで一括管理できれば、仕事の話だけではなく趣味などの雑談まですべて残ります。

たとえば「カイクラ」なら、「最近〇〇の仕入れを増やそうと思っているのだけど？」「顧客Aさんの誕生日は〇月〇日」など、仕事に直接関係のあることから顧客が何気なく口にした一言まですべて記録します。

些細な雑談をひとつとっても、仕事につながる可能性を秘めています。それらの会話も録音され履歴として残るため、次にやりとりする際に雑談につなげることが可能です。雑談から「小さなことも覚えていてくれる、話が通じる担当者だ」と認識してもらえるでしょう。

その結果顧客と良好な関係を築ければ、案件の獲得や売上アップを実現し、顧客満足度向上も期待できます。ツールを活用して雑談力を向上し、コミュニケーションの好循環をもたらしたい方はぜひ以下より詳細をご確認ください。

まとめ：仕事雑談で社内外のコミュニケーションを円滑にしよう！

仕事の雑談は、社内外のコミュニケーションを円滑にする効果が期待できます。しかし、ひとことに雑談と言っても、話す相手や状況によって判断が必要で、難しいと感じる人もいるのではないでしょうか。

そのような方は社内外のコミュニケーションを向上させるツールを導入することも良策です。ツールを活用すればそれまでの業務上のやりとり履歴がわかるだけではなく、顧客情報や担当者の趣向まで把握しやすいからです。

カイクラの場合電話中に顧客情報が表示され、それまでのコミュニケーション履歴がわかるため、どのような雑談が的確なのか判断するヒントが得られます。

ほかにも雑談力をつけたい人をサポートする機能があるので、詳細を確認したい方はぜひ以下をご覧ください。