ソフトバンク株式会社の通話録音サービスとは？特徴や料金、対応機器をご紹介

通話録音機能は、発着信を録音できる機能です。オフィスやお店にかかってくる電話を音声データとして残しておくことで、聞き逃しや顧客とのトラブルなどを防ぐことができます。電話対応の質向上に通話録音機能の導入を考えている企業も多いでしょう。

携帯電話会社としても有名なソフトバンク株式会社では、法人向けに通話録音サービスを提供しています。SmartVPNというネットワークサービスを通じて、通話を録音し、サーバに保存することができます。本記事では、ソフトバンク株式会社の通話録音サービスについて、特徴や料金などを解説していきます。

通話録音サービスを導入するメリット

まず通話録音サービスを導入するメリットを確認しておきましょう。通話録音サービスは、ただ通話をデータとして保存できるだけでなく、通話データを分析・活用することもできます。主なメリットとして、聞き逃しがなくなること、電話対応の質向上につながること、クレーム防止の3つについて、それぞれ見ていきましょう。

通話内容を聞き逃すことがなくなる

通話録音サービスをオフィスのビジネスホン環境に導入すると、通話を録音・保存することができます。取引先や顧客から多くの電話がくるオフィスでは、ビジネスの引き継ぎや顧客からの注文など、大切な電話も多いでしょう。

通話状況などによっては、聞き逃してしまうかもしれませｎ。通話録音サービスによって、通話内容を聞きなおすことで、通話内容の確認ができます。取引先や顧客との行き違いを防ぎ、スムーズに業務を進められます。

外出先の通話も保存・管理できる

ソフトバンク株式会社の通話録音サービスをはじめとした携帯電話の通話録音サービスは、社外の電話も保存・管理することができます。営業先や出張先で、携帯電話の通話を録音でき、社内への通話と同じように、聞き逃しを防ぎ、ビジネスをスムーズに進められます。

通話録音装置やビジネスホンの主装置に通話録音機能を組み込んでいる場合は、接続しているビジネスホンに対しての通話録音になります。営業や出張の多い企業では、ビジネスホンと同じくらい携帯電話を連絡手段に使っていることもあるでしょう。固定電話と合わせて、携帯電話にも通話録音を導入することで、社内外の電話に通話録音機能を付与することができます。

クレーム防止・クレーム対応

一方的なクレームを防ぐためにも、通話録音サービスが活躍します。通話録音をしておくことで、相手の言葉が残り、明らかに相手に否がある場合には、証拠にもなります。通話録音していることをガイダンスで流すことで、無意識に言葉を選ぶ効果もあると言われています。クレームを未然に防ぐことができます。

電話口では、相手の顔が見えないため、言葉だけで攻撃的に感じてしまうこともあるでしょう。通話録音サービスで録音したデータを聞きなおすことで、会話を振り返ることができます。クレーム内容を冷静に分析し、しかるべき対応をとることができるでしょう。

スタッフの教育

通話録音データは、取引先・顧客対応だけでなく、スタッフの教育にも効果的です。取引先や顧客との会話は、貴重なデータであり、教育資料となります。ベテランスタッフの良い電話対応を教材として、スタッフ教育に活用できます。マニュアルでは得られない対応力を身に付けるきっかけにもなり、スタッフのレベルアップを実現できるでしょう。

また自分自身の通話を振り返ることもレベルアップにつながります。テキスト化や音声分析などを活用すると、通話でどんな言葉を多く使ったのか、なぜ対応に詰まってしまったのかなどがわかります。通話時間や保留時間など細かいデータも明らかになるため、電話対応の弱点を理解することができます。

ソフトバンク株式会社通話録音サービスとは

通話録音機能の導入には、多くのメリットがあります。通話録音サービスを提供する企業として、ソフトバンク株式会社を紹介していきます。ソフトバンク株式会社の通話録音サービスは、SmartVPNというネットワークサービスを利用して、通話録音データを保存します。

大まかな流れとしては、通話を通話録音サービスによって録音し、録音したデータをSmartVPNを通して、保存サーバに送信することで、通話録音データを保存・管理することができます。

通話録音環境を整える場合は、通話録音装置が必要になることが多いです。オフィスに通話録音装置と音声サーバ、保存サーバなど多くの設備を必要とします。導入のスペースが必要なだけでなく、導入コストもかかります。

ソフトバンク株式会社の通話録音サービスは、SmartVPNを通すことで、通話録音装置を必要としません。コスト面で導入しやすく、小規模なオフィスでも通話録音環境をつくりやすいです。

ソフトバンク株式会社通話録音サービスの特徴

ソフトバンク株式会社の提供する通話録音サービスの特徴を見ていきましょう。通話録音サービスを提供する企業によって、特徴に違いがあります。特徴を理解した上で、他の通話録音サービスとも比較してみましょう。

自動で録音が開始される

ソフトバンク株式会社の通話録音サービスは、通常の発信と着信操作のみで、自動的に通話録音が開始されます。通話録音でありがちであるのが、通話録音のし忘れです。通話録音機能付きの電話機は、通話録音ボタンを押す必要があります。

通話録音をし忘れると、せっかくの通話録音機能も無駄になってしまいます。ソフトバンク株式会社の通話録音サービスは、特別の操作なく、通話録音ができ、逃すことなく通話を記録することができます。

使っている携帯電話をそのまま利用できる

音声通話ができれば、使っている携帯電話の通話に対して、すぐに通話録音サービスを利用できます。携帯電話の通話録音は、営業先や出張先での通話録音に役立ちます。社内だけでなく、社外の電話も記録し、あらゆる電話対応をスムーズに進めることができるでしょう。

携帯電話で利用できるように、別途契約する必要もなく、コスト面でもメリットとなります。例えば、KDDIの通話録音機能は、KDDIのオフィスケータイパックやauオフィスナンバーといったサービスに加入する必要があり、月額料金が発生します。契約していない携帯電話は、通話録音サービスに利用できません。

ファイル送信型と音声送信型を選べる

ソフトバンク株式会社の通話録音サービスで録音したデータは、ファイル送信型、音声送信型といった2つの送信方法を選ぶことができます。ファイル送信型は、オフィスの保存サーバに音声データが送信されます。ファイルで送られるため、すぐに録音データを使わない場合に便利です。

一方で、音声送信型は、録音データをリアルタイムで録音サーバに送信します。すぐに録音データを再生・活用したいという場合に役立ちます。オフィスにおける通話録音データの活用の仕方に合わせて、ファイルの送信方法を選択してみましょう。

ただ、音声データを受信するサーバによっては、ファイル送信型、音声送信型に限られる場合もあります。その場合、サーバを提供している企業の商品ページに記載されていることがほとんどです。サーバについては、ソフトバンク株式会社に問い合わせることができるため、どのサーバがよいか決められない時は、相談してみましょう。