通話録音装置とは?種類や機能を押さえて電話業務に活かそう!

「通話録音装置には、どのような種類があるのだろう?」
「自社にあった通話録音方法が知りたいけど、調べてもよくわからない・・・」

このようにお悩みではありませんか?

そこで今回は、通話録音のメリットや通話録音装置のしくみ、種類を解説します。

また、職場環境にあった通話録音方法を選択できるように、おすすめの通話録音装置や装置を使わない録音方法にも触れています。ぜひ参考にしてください。

なお、ビジネスユースの通話録音の場合、自動で録音し、データ管理までできる「カイクラ」がおすすめです。

カイクラにある自動通話録音では、顧客との重要なやりとりを漏れなく記録します。さらに、顧客ごとに通話録音を管理できるため、クレーム時の対応確認も容易です。

「電話応対の効率化や従業員の負担を減らしたい」と検討している方は、ぜひ以下よりカイクラの詳細をご確認ください。

\電話対応の負担が減ったとの声多数!/
カイクラの通話録音機能をチェック
▲無料ダウンロード資料あり

目次

通話録音装置とは?

通話録音装置とは、文字通り電話での会話を録音する機器です。ビジネスユースの場合、法人向けの電話機(ビジネスフォン)の主装置に通話録音装置をつなぎ、音声を録音したうえで保管します。

装置にはさまざまタイプがありますが、接続方法によって大きく2つに分類できます。

  • 電話機1台ごとに接続するタイプ
  • 複数の電話機を一括で接続するタイプ

どちらの接続方法でも、機器の設置が必須です。録音の際には、電話機ではなく装置を操作します。

録音した音声データが保管されるのは、自社サーバーや、クラウド上のサーバーです。クラウド上で保管することで、大量の通話データを漏れなく保管し、ファイル化された音声データをどこにいても引き出せるため、活用しやすくなります。

なお音声データを保管するサーバーのうち自社サーバーは社内工事が必要ですが、クラウド上のサーバーはWeb上にあるため、社内工事が不要です。

どちらにしても、通話録音装置を使用するには機器を社内に設置しなければならず、初期費用がかかります。その一方で、一度設置すれば別途料金は発生しないため、長い目線で費用対効果を検討するとよいでしょう。

通話録音を導入する3つのメリット

通話録音装置の導入にはコストが発生しますが、それ以上にビジネスユースの通話録音には、さまざまなメリットがあります。

ここでは通話録音を行うメリットを紹介します。

  1. 社内のコンプライアンス強化ができる
  2. クレーム対応に活用できる
  3. 社内教育に活用できる

ぜひ参考にしてみてください。

【メリット1】社内のコンプライアンス強化ができる

まず、企業としてコンプライアンス(法令遵守)を強化することが期待できます。

たとえば、顧客との電話中にトラブルが発生した場合、通話内容が録音されていれば事実の把握がしやすくなり、しかるべき対処を講じることができます。

しかし録音データがなく、電話対応をした社員の話を聞いただけで客観的な事実確認ができない場合は、適切な対処は難しいでしょう。

企業として事実ベースの正しい対応・姿勢をとることは「コンプライアンスを徹底した企業」としての姿勢を示すことにもつながります。

また通話録音の導入は社員が自分の電話対応を見直すきっかけとしても効果的です。「いつ確認されてもいいように的確な電話対応をしなくては」という緊張感を持てるので、社員のコンプライアンスに対する意識向上にも一役買っています。

【メリット2】クレーム対応に活用できる

通話録音の導入は、クレーム対応そのものにも活用できます。

とくに「言った言わない」問題に発展するケースでは、双方のコミュニケーションに行き違いがあることが多く、解決するには事実確認が必要不可欠です。通話データを活用し客観的な事実を確認することで、解決策を検討しやすくなります。

また通話録音は、クレーム発生の原因究明にも役立ちます。電話でクレームになる背景には、認識の不一致があるからです。

相手との認識があわないまま通話を続けるうちに、ますます話が嚙み合わず、相手に指摘を受けた経験はありませんか?通話録音で対応内容を確認することで、会話のどのあたりから認識がずれていたかを客観的に知ることができます。

さらにクレームにつながりやすい事例を集めることで、クレームの予防対策ができます。

なお、「言った言わない」問題の発生要因や対策については、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご参照ください。

あわせて読みたい
「言った言わない」問題が起こる原因と対策は?予防策と状況も紹介 「言った言わない問題……どう対処したらよいだろう?」 「クレーム対策として、誰が何を言ったか把握しておきたい」 このようにお悩みではありませんか? 言った言わない...

【メリット3】社内教育に活用できる

通話録音は、社内の電話対応教育にも活用できます。

録音内容を聞きながら社員本人がどのような電話対応をしたのかを確認し、反省と改善につなげられるからです。また上司や教育担当者が、通話内容をふまえて社員にフィードバックすることもできます。

録音音声から顧客対応の課題を見出し、解決案を盛り込んだ計画を組み立てることもできるので、計画の実行と結果測定、評価までを行うPDCAサイクルの業務改善に効果的です。

このように通話録音を活用することで、コンプライアンス(法令遵守)はもちろん、トラブル対応、社員教育まで幅広いメリットがあります。

なお、以下の記事にて電話対応マニュアルや教育のポイントをご覧いただけますので、通話録音を活用しながら社員教育を強化したい方は、ぜひ参考にしてください。

あわせて読みたい
電話対応の基本を新人に伝えるには?効果的な教育のコツを紹介 「電話対応をしたがらない新人がいて困っている」 「新人のストレスにならない教育方法を知りたいけど、何から始めればいいんだろう」 このようにお悩みではありません...

通話録音装置の接続方法4つ

ここまで通話録音のメリットについて解説しましたが、実践のしやすさについて不安がある方もいるのではないでしょうか?

ここでは、通話録音装置の4つの接続方法についてみていきます。

接続方法 特徴 向いている人
1.受話器接続
  • 受話器と接続
  • 設置が簡単
  • 個人
  • 簡単に設置したい人
2.外部入力接続
  • 電話機本体と接続
  • 通話の音質が良好
  • 個人・法人
  • 高音質の録音を求める人
3.電話回線接続
  • 電話回線と接続
  • すべての通話を自動録音可
  • 法人
  • すべての着発信を録音したい人
4.電話回線接続+受話器接続
  • 電話回線と受話器両方に接続
  • 柔軟な録音が可能
  • 法人
  • 外線だけでなく内線なども録音したい人

【方法1】受話器接続

受話器接続とは、電話回線ではなく、文字通り受話器を通話録音装置と接続する方法です。直接声を出す部分に接続します。

【方法2】外部入力接続

外部入力接続は、受話器ではなく電話機本体と直接接続します。外部音声入力(EXT IN)と音声出力部分をつなぐイメージです。

【方法3】電話回線接続

電話回線接続は、電話機本体から伸びている電話回線を通話録音装置に接続して録音します。 通話録音装置に接続した電話回線が職場の電話回線の接続端子につながります。

【方法4】電話回線接続+受話器接続

電話回線接続+受話器接続は、上記の1と3を組み合わせた方法です。受話器とも接続するので、録音告知機能も使うことが可能です。

以上のように、一般的な固定電話の通話録音は受話器接続、電話回線接続、電話回線接続+受話器接続の4つの方法があります。

その一方で、通話録音装置を使用した録音は、電話機の種類によっては接続方法が限られてくる場合があります。そのため、通話録音装置だけではなく、どんな電話機でも柔軟に対応できる方法も視野にいれて検討することをおすすめします。

たとえば、クラウド型のコミュニケーション一元管理ツール「カイクラ」なら、電話機の種類に依存しない導入が可能です。通話録音は自動で行われ、文字起こしやAI要約、通話録音データや通話履歴などを顧客に紐づけて管理できます。

電話機の環境や通話録音の目的、用途にあわせて柔軟に活用できる「カイクラ」の詳細については、以下よりご確認ください。

\電話対応の負担が減ったとの声多数!/
カイクラの通話録音機能をチェック
▲無料ダウンロード資料あり

おすすめの通話録音装置3選

前章では通話録音装置の接続方法をみてきましたが、社内の通信環境にあわせて機器を選ぶことが大切です。そこで、ここではおすすめの通話録音装置を紹介します。

  1. TAKACOM(タカコム) VR-D179/VR-D179A
  2. ANABAS KOBAN 防犯対策電話録音機
  3. YAMAZEN(山善)自動通話録音機 まも録

それでは、詳しくみていきましょう。

【おすすめ1】TAKACOM(タカコム) VR-D179/VR-D179A

商品名 TAKACOM(タカコム) VR-D179/VR-D179A
価格 VR-D179 (受話器・外部入力接続対応) 33,880円

VR-D179A (電話回線接続対応) 33,880円

特徴 ・電話機に装着して録音可能
・自動・手動で録音可能
・録音告知機能
・後追いで録音機能

TAKACOM(タカコム)「 VR-D179/VR-D179A」は、電話機に外付けするだけで録音ができる装置です。録音時には、録音する旨を案内するアナウンスを流すことができるため、録音マナーを守ることも可能です。

また通話の最中に録音ボタンを押しても最大5秒前にさかのぼって録音できるため、一瞬の判断が遅れても大事な会話を逃しません。装置の接続方式にあわせて「VR-D179」「VR-D179A」から選べます。

【おすすめ2】ANABAS KOBAN 防犯対策電話録音機

商品名 ANABAS KOBAN 防犯対策電話録音機
価格 6,750円(Amazon価格)
特徴 ・防犯に役立つ通話録音装置
・自動の通話録音機能
・入電時、録音する旨アナウンス応答が可能
・設置工事不要

ANABAS KOBAN「防犯対策電話録音機」は、今ある電話機に電話線をつなげて自動で録音できる通話録音装置です。主に防犯対策のための製品で、悪質なセールスや詐欺電話を録音できます。

入電時には「この電話の通話内容は防犯のため会話内容を自動録音いたします。あらかじめご了承ください」というアナウンスが流れるため、犯罪目的の電話を警戒し、予防効果が期待できます。

工事不要で設置できるので、手軽に通話録音を始めたい方におすすめです。

【おすすめ3】YAMAZEN(山善)自動通話録音機 まも録

商品名 YAMAZEN(山善)自動通話録音機 まも録
価格 2,400円(Amazon価格)
特徴 ・防犯と顧客サービス向上に役立つ通話録音装置
・録音件数は99件まで可能
・工事なしで取り付け可能

YAMAZEN(山善)の「自動通話録音機 まも録」は、コンパクトサイズで低価格帯の通話録音装置です。録音をする旨を伝える音声案内は、迷惑電話対策版と顧客サービス版の2種類から選べるため、電話相手にあわせて使い分けられます。

録音件数は99件までで、音声データはマイクロSDカードに保存されるため、音声の共有やパソコンでの確認もできます。ただし子機やコードレス電話機には未対応です。

録音件数を考慮すると、電話の本数がさほど多くない場合におすすめです。

ここまで通話録音装置を紹介してきましたが、機能や録音件数に制限があることで、自社向きではないと思った方もいるのではないでしょうか?

ここからは、通話録音装置以外で通話録音をする方法を紹介します。

録音装置以外にもある!通話録音をする方法3つ

通話録音方法には、録音装置のほかにも「通話録音アプリ」や「通話録音システム」があります。

通話録音アプリとはスマートフォン向けに開発されたツールで、通話録音システムとはPCを活用した電話ツールを指します。

以下にそれぞれの特徴をまとめてみました。

種別 メリット デメリット
通話録音装置 手軽 固定電話のみ
通話録音アプリ 手軽 携帯電話のみ
通話録音システム 固定・携帯関係なく使用可

セキュリティ面で安心

2つに比べて費用が高い

録音の機会が少ない場合や、個人で使用する場合、低価格帯の通話録音装置や通話録音アプリを利用する方法もおすすめです。

ただし通話録音装置は、スマートフォンや携帯電話の通話録音には未対応の機種がほとんどです。反対に、通話録音アプリはスマートフォンでの通話録音のみ対応しています。

なお、通話録音アプリについては下の記事もあわせてご一読ください。

あわせて読みたい
【2024年最新】通話録音アプリ7選!本当に使えるものだけを紹介 「アプリでスマートフォンの通話を録音したい」 このような場合、アプリストアから通話録音アプリを選んでダウンロードします。 しかし実際にインストールしたところ、...

一方で、ビジネスユースや固定電話も携帯電話もすべての通話を録音する場合は、電話の種類に左右されない通話録音システムがおすすめです。

続いて、固定・携帯電話どちらでも自動録音できるおすすめのシステムをみていきます。

通話録音システムなら「カイクラ」がおすすめ

固定電話も携帯電話も問わず、すべての通話を自動録音するシステムとして「カイクラ」があります。カイクラは、ビジネスユースにおける便利機能が豊富で、データ活用を想定した使いやすいシステムです。

ここでは、カイクラの自動録音の便利機能を3つ紹介します。

  1. 固定電話とスマホで通話を自動録音できる
  2. 録音データはクラウドで管理できる
  3. 音声データの自動テキスト化・AI要約ができる

まず、すべての電話を自動録音できるため、録音忘れがおきません。たとえば顧客との通話で、急きょ記録しておきたい内容があった場合、急いで録音ボタンを押さずともすべて録音されます。

また、録音された音声データは、大手銀行も使用しているクラウドサーバーに保管されます。暗号化された状態で保管されるため、情報が外部に漏れるリスクを回避できます。

さらに、録音データは音声記録だけでなく、テキスト化したりAIで要約したりできるため、長い会話記録をすべて耳で確認する必要がありません。通話のスムーズな内容把握が可能です。

▲AI要約のイメージ画像

通話録音の利便性が格段にアップする「カイクラ」については、以下よりご確認ください。

\電話対応の負担が減ったとの声多数!/
カイクラの通話録音機能をチェック
▲無料ダウンロード資料あり

まとめ:自分にあった方法を検討して通話録音を活用しよう

通話録音装置は、手軽に設置して通話録音できることから、すぐに通話録音を始めたい方におすすめです。ただし大量の電話を扱う場合は、音声データの総容量や保管サーバーなどもあわせて、費用対効果を総合的に検討しましょう。

なお、ビジネスユースで通話録音をするなら、幅広い機能と利便性の高さから通話録音システムの導入がおすすめです。

たとえば「カイクラ」の場合、通話が自動で録音されるだけでなく、通話録音のデータを音声・テキストで確認できます。通話中に検索をかけて過去のやり取り履歴を確認できるので、交渉に役立てることも可能です。

言った言わないのトラブル回避から新人対応の教育資料として、通話録音データを必要に応じて幅広く活用することで、顧客満足度向上やサービスの品質向上も期待できます。

カイクラの多様な機能性について知りたい方は、ぜひ以下より資料をダウンロードの上ご確認ください。

\業務効率化と顧客満足度アップを実現!/
カイクラがよくわかる資料はこちら
▲たった4つの回答で無料ダウンロード可能

通話録音機能の活用でクレーム数を激減!

カイクラを導入すれば、電話業務の効率化から顧客対応の品質改善まで一気通貫で行えます。

  • 通話の自動録音
  • 通話内容の自動文字起こし
  • 顧客情報の管理
  • 顧客対応内容の可視化
  • SMSのリマインド送信

これらを、電話番号を変えずに固定電話でも社用携帯でも実現できるのは「カイクラ」だけ!

カイクラを使えば、自動で通話録音ができます。クレーム対策や営業のトーク改善にご活用いただけます。

「カイクラ」の通話録音機能の詳細を見る

この記事を書いた人

カイクラ編集部です。カイクラ.magは、株式会社シンカが運営するオウンドメディアです。 「音声を記録し、会話を企業価値に」をモットーに、「会話」に関する様々なテクノロジーや最新情報、企業の業務効率化や社内コミュニケーションの活性化事例など、すべての企業にとってお役に立てる情報を幅広く発信します。

目次