固定電話で通話を録音する方法とは？通話録音システムを選ぶポイントも解説

「固定電話で通話内容を録音する方法が知りたい」
このようなお悩みはありませんか？

通話録音方法は数多くありますが、本記事では「自分にあった通話録音方法を知りたい」という方に向けて、固定電話で通話内容を録音する方法やビジネスユースでおすすめの通話録音システムの選び方を紹介します。

通話録音システムを導入して電話業務を改善したい方には、カイクラがおすすめです。「カイクラ」なら、固定電話のみではなくスマートフォンでも自動通話録音ができます。

セキュリティ対策も万全で、「AIによる通話内容の文字起こし」などさまざまな便利機能で電話業務を効率化できるカイクラに関して詳しく知りたい方は、下記よりご確認ください。

固定電話で通話内容を録音する方法3つ

固定電話で通話内容を録音する方法は、以下の3つです。

1. 録音機能付きの電話機を購入する
2. 外部機器を後付けする
3. 通話録音システムを導入する

それぞれのメリット・デメリットは以下をご覧ください。

方法	メリット	デメリット
録音機能付き電話機	手軽に録音できる	録音時間に制限がある データの取り出しが難しい
後付けの外部機器	使用する電話機に左右されない	紛失・盗難の際に情報漏えいのリスクがある
通話録音システム	セキュリティ面で安心 通話録音以外でも便利な機能がついている	導入の費用が他の方法と比べて高い

それでは、通話録音方法ごとの特徴をひとつずつ解説します。

【方法1】録音機能付きの電話機を購入する

録音機能付きの電話機を購入すれば、「録音ボタンを押すだけ」「自動録音を設定する」など、手軽に通話内容を録音できます。

一方で、一回の通話で録音できる時間に限りがある（最大10分/件など）ため、長時間の通話録音には不向きです。また、音声データの管理も大変で、電話機内に保存されたデータを取り出すために、再生した音声をボイスレコーダーで録音するなどの手間がかかります。

よって、一般家庭などで手軽に通話録音を利用したい人におすすめの方法です。

【方法2】外部機器を後付けする

外部機器を後付けすれば、使用する電話機に左右されず、通話内容を録音できます。種類によってはスマートフォンでの通話録音も可能です。

一方で、機器の紛失・盗難による情報漏えいや操作ミスによる録音漏れのリスクがあるので、ビジネスユースではなく個人での通話録音におすすめです。

外部機器を用いて通話録音する3つの方法とそれぞれの特徴を紹介します。

方法	特徴
外部スピーカー＋録音機器	低コストで使用できる スマートフォンでも使用できる スピーカーにするので周囲に配慮が必要
イヤホンマイク＋ICレコーダー	周囲を気にせず録音できる スマートフォンでも使用できる 接続に手間がかかる
通話録音装置	録音以外にもさまざまな機能を持っている 他の外部接続機器に比べてコストが高い

固定電話のみではなく、スマートフォンでも通話録音を利用したい人にもおすすめできる方法です。

【方法3】通話録音システムを導入する

外部システムの多くは、万全なセキュリティ対策に加えてクラウドによる音声データ管理・文字起こし機能など、便利な機能がついています。

導入の費用が他の方法と比べて高い点がネックになりますが、電話業務の品質向上・効率化を目指す人におすすめです。家庭用なら手軽に通話録音ができる「録音機能付きの電話機」や「外部機器の接続」で問題ありません。

しかし、ビジネスユースなら「セキュリティ性が高い」「電話業務を効率化できる」通話録音システムの導入をおすすめします。

では、通話録音システムはどのように選んだらいいのでしょうか。ここからは、通話録音システムを選ぶときのポイントを紹介します。

通話録音システムを選ぶときのポイント4つ

通話録音システム選びに失敗しないために押さえておきたいポイントは、以下の4つです。

1. クラウド型・オンプレミス型どちらのタイプであるか
2. 自社の課題解決に必要な機能が備わっているか
3. 自社が導入している外部システムと連携できるか
4. セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか

上記のポイントを押さえたうえで、自社の導入目的・用途にあったシステムを選びましょう。それでは、ひとつずつ紹介します。

【ポイント1】クラウド型・オンプレミス型どちらのタイプであるか

通話録音システムには、インターネット上のサービスを利用する「クラウド型」と自社で構築・運用を行う「オンプレミス型」の2種類があります。

それぞれの特徴は以下の通りです。

種類	特徴	メリット	デメリット
クラウド型	インターネット上で提供されるサービスを利用する	導入費用を抑えられる オンライン上であれば場所・デバイスを問わず利用可能 保守・運用を任せられる	カスタマイズ性が低い オフラインで使用できない
オンプレミス型	自社でインフラ構築及び運用を行う	自在にカスタマイズできる オフラインでも使用可能	導入費用が高い 保守・運用は自社で行わなければいけない

導入コストの削減・場所やデバイスを問わずに使用するならクラウド型、カスタマイズ性の高さ・オフラインでの使用を求めるならオンプレミス型がおすすめです。

【ポイント2】自社の課題解決に必要な機能が備わっているか

「自社の課題解決に必要な機能が備わっているか」を判断するためには、自社の課題とシステムの導入目的を明確にしなければいけません。

コストの安さやベンダーの知名度だけで選んでしまうと、「安いシステムを導入したが、必要な機能が備わっていない」「高価なシステムを導入したが、機能が多すぎて使いにくい」などと後悔する恐れがあるからです。

また、システムごとの機能やスペックの違いも、正確に把握しておく必要があります。Webサイトだけで不明点が解決しない場合は、資料請求や担当者への問い合わせをして、不明点をすべてクリアにしましょう。

【ポイント3】自社が導入している外部システムと連携できるか

CRM(顧客管理システム)やSFA（営業支援システム）など既存のシステムとの連携することで、さらなる業務の効率化が期待できます。

たとえば、通話録音システムに顧客情報を登録する際に、CRMと連携してデータ同期ができれば、登録作業の自動化が可能です。一方で、既存のシステムが利用できない場合は、別のシステムを導入するコストや手間がかかるおそれがあります。

自社が導入している外部システムの情報を洗い出したうえで、ホームページで調査する・担当者へ問い合わせるなどで、問題なく連携できるかを事前に確認しておきましょう。

【ポイント4】セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか

ビジネスで通話録音する場合、万全なセキュリティ対策を実施しているシステムを選ぶ必要があります。なぜなら、万一顧客との通話データが漏えいしてしまったら、企業の信頼が失われ、業績の悪化につながる恐れがあるからです。

クラウド型の場合は、データ通信の暗号化やIPアドレス制限などの機能があると、外部からの不正アクセスに対応ができるので安心です。

システム導入後のサポート体制も大切です。たとえば、従業員への操作方法の教育・急なトラブルの対応など、運用するなかでの疑問を相談する窓口が該当します。

運用しているなかで困ったことがあったときに相談できるサポート体制がないと、「トラブルを解決するまでシステムを利用できない」など業務に支障をきたす恐れがあります。

またサポートに高額な追加料金がかかると、運用コストが高くなりかねません。システムの機能を最大限活用するためにもサポート体制の詳細も担当者に確認をしましょう。

ここからは、数多くある外部システムのなかで、どのシステムを選べばいいかわからない人に向けて、おすすめのシステムを紹介します

固定電話で通話録音システムを選ぶなら、カイクラの「通話録音機能」

ビジネスユースでの通話録音でカイクラがおすすめの理由は、以下の4つです。

1. 万全なセキュリティ対策で、ビジネスユースでも安心して使用できる
2. 固定電話とスマートフォンの両方で録音ができる
3. 自動録音できるため、録音もれの心配がない
4. さまざまな便利機能で電話業務を効率化できる

カイクラの「通話録音機能」では、以下のセキュリティ対策を実施しています。

データ通信を暗号化をすることでハッキングを、アクセスできるIPアドレスを制限することで、不正アクセスを防止します。また通話録音データはクラウドで管理されているので、万が一の機器の紛失時も情報が漏えいする心配がありません。

また、カイクラでは、固定電話のみではなくスマートフォンでも通話録音ができます。自動で録音できるため、操作ミスによる録音漏れの心配がいりません。

そして、通話の自動録音に加えて、AIによる通話内容の文字起こし・要約機能といった便利な機能も搭載されています。カイクラの詳細は以下からダウンロードできますので、ぜひご覧ください。

ここからは、「システムを導入すべきか迷っている方」「導入費用を回収できるか不安な方」に向けて、固定電話に録音機能を導入するメリットを紹介します。

固定電話に録音機能を導入するメリット3つ

ビジネスシーンで固定電話に録音機能を付けるメリットは、以下の3つです。

1. サービス品質を向上できる
2. 電話業務を効率化できる
3. クレーム・トラブルを防止できる

ビジネスシーンでの使用にスポットを当てて、通話録音機能を導入するメリットを紹介します。

【メリット1】サービス品質を向上できる

録音機能を導入することで、電話対応のサービス品質を向上できます。なぜなら、通話内容を後で確認することで、顧客の名前・注文内容など重要な情報の聞き逃し・聞き間違いを防止できるからです。

他にも、「新人社員の電話対応を録音し、先輩社員がフィードバックする」「ベテラン社員の電話対応を録音し、他の社員に共有する」など、社員教育にも活用できます。

通話内容が録音されていることを社員に周知することで、「感情的な言動を取る」などの不適切な対応を抑止できるため、コンプライアンスの強化にも有効です。

【メリット2】電話業務を効率化できる

音声データを使うことで、紙のメモよりも正確かつ迅速な情報共有が可能です。

録音した音声データはシステム内に保存されるため、データの取り出しが楽になり、顧客情報の管理や通話内容の分析などの業務を効率化できます。

音声の録音のみではなく、「AIによる文字起こし機能」「クラウド上でのデータ送受信」などさまざまな便利な機能が搭載されているシステムを選んで活用することで、さらなる効率化が期待できます。

【メリット3】クレーム・トラブルを防止できる

「通話内容が録音されていること」を顧客に事前通知することで、過剰なクレームの抑止が期待できます。もしクレームから大きなトラブルに発展した場合も、録音した音声データは裁判の証拠として使用可能です。

一方で、クレームはネガティブな側面ばかりではなく、品質やサービスを改善するヒントになるケースが多々あります。

クレームの対応方法に関しては、以下の資料にまとめています。具体的な対処法や避けるべきNG行動もまとめていますので、クレーム対応に関して詳しく知りたい方はぜひご活用ください。

まとめ：ビジネスで通話録音するなら、通話録音システムで品質・効率をアップさせよう！

固定電話で録音する方法は、「録音機能付き電話機の購入」と「外部機器の接続」「通話録音システムの導入」の3つです。

家庭用なら手軽に通話録音ができる「録音機能付きの電話機」や「外部機器の接続」で問題ありません。一方で、ビジネスユースなら、セキュリティ性が高く電話業務を効率化できる「通話録音システム」をおすすめします。

通話録音システムでおすすめなのは、カイクラです。固定電話・スマートフォン両方で自動録音できるうえに、多彩な機能でサービス品質・作業効率の向上が期待できます。

固定電話で録音するだけではなく、電話業務のパフォーマンスを向上させたい方にもご活用いただけるカイクラの詳細は、以下から無料でダウンロード可能です。お気軽にご確認ください。