【ビジネスマン必見】仕事用の電話履歴でよくある悩みとその解決方法とは?

「仕事用の電話で履歴を確認したい…」

と悩む人は多いのではないでしょうか。

仕事用の電話では、履歴に関して以下のような悩みを抱えやすいです。

  • 着信履歴を確認できない
  • 外出中の電話に対応できない
  • テレワーク中の対応が難しい
  • 履歴や通話の共有に手間がかかる

また企業目線では、履歴を監視できないなどのデメリットも。

このような悩みを解決するには、クラウドPBXやCTIがおすすめです。クラウド上で着信履歴などを確認でき、テレワーク中にも仕事用の電話対応をすることが可能です。

そこで今回は、

  • 仕事(ビジネス)用の電話履歴で困ること・悩み【社員目線】
  • 仕事(ビジネス)用の電話履歴で困ること・悩み【企業目線】
  • 仕事用の電話履歴の悩みはクラウドPBX・CTIで解決できる
  • 話履歴を確認できる!仕事(ビジネス)用におすすめのサービス3つ

の順に解説します。

今回の記事を参考にしながら、電話対応における課題を解決していきましょう!

仕事(ビジネス)用の電話履歴で困ること・悩み【社員目線】


最初に、社員目線で仕事用の電話履歴でよくある悩みとして、

  • 着信履歴を確認できない
  • 外出中の電話に対応できない
  • テレワーク中の対応が難しい
  • 履歴や通話の共有に手間がかかる

の4つを紹介します。

悩み1.固定電話で着信履歴を確認できない

社内で用意している固定電話では、着信履歴を確認できません。ビジネス用の電話で着信履歴を確認したい場合、別途ナンバーディスプレイの契約が必要です。

基本的に相手の電話番号を確認できないため、着信を取れなかった場合、折り返すことができません。重要な顧客だった場合、商談機会の喪失、クレームなどにつながる可能性があります。

悩み2.外出中に顧客からの電話に対応できない

営業担当者などは、顧客を訪ねて外出することも多いのではないでしょうか。その場合、自社に着信があった顧客からの電話にすぐに対応できません。

帰社してから連絡できるものの、数時間などタイムラグが発生します。そのタイムラグが、商談など機会損失になることも。

また緊急やクレームの電話だった場合、対応の遅さがトラブルになることもあります。

悩み3.テレワークによって会社におらず、電話に対応できない

2020年からの新型コロナの影響で、テレワークを導入した企業も多いかと思います。自宅では私用のスマートフォンを内線化して対応は可能ですが、顧客からの電話は企業の番号にかけられます。

自社にかかってきた電話に対応できず、問い合わせの連絡を逃すことも少なくありません。またスマートフォンは私用のため、顧客に番号を伝えることも難しいです。

悩み4.履歴や通話内容の共有に手間がかかる

顧客からの問い合わせ内容を社員同士で共有することも多いのではないでしょうか。固定電話は内容をメモで記録するしかなく、内容を一言一句すべて記録することは難しいです。

また通話内容などを正しく伝えられず、認識違いが起こることも。伝達ミスによってクレームが発生する可能性もあります。

仕事(ビジネス)用の電話履歴で困ること・悩み【企業目線】


続いては、企業目線で仕事用の電話履歴でよくある悩みとして、

  • 履歴など監視する必要がある
  • 情報漏えいのリスクがある
  • 紛失時など処罰のルール作りが必要になる

の3つを紹介します。

悩み1.機能・アプリを制限し、履歴を監視する必要がある

企業は社員に個別にビジネス用スマートフォンを支給した場合、電話の使用履歴を監視する必要があります。人によってはゲームアプリなど、不要な用途で使用する可能性があります。

法人携帯をプライベートで使われてしまうことは、以下2つのリスクがあります。

  • 利用料が経営を圧迫する
  • 情報漏えいのリスクがある

利用料は経費とはいえ、企業が支払います。本来は必要ない経費のうえ、私的利用が数十人にもなると、膨大な費用が発生します。

また社員が私的に利用した携帯から、自社や取引先の情報が漏れることも。またウイルスに引っかかってしまうなど、トラブルにつながりかねません。

悩み2.端末の紛失による情報漏えいのリスクもある

法人携帯を紛失してしまった場合、その携帯から情報が漏れる可能性もあります。

特に取引先の情報などが漏れてしまった場合、損害賠償を支払うトラブルに発展することも。何百人に法人携帯を支給する場合、そのリスクはさらに高まります。

悩み3.端末を紛失した場合の処罰などルール作りが必要になる

先ほどお伝えしたように法人携帯を紛失した場合、社員を処罰する必要があります。万が一を考えてルールを作成しておくなど、支給前にさまざまな準備が欠かせません。

例えば、

  • 損害賠償請求
  • 閲覧禁止のWebサイト
  • 端末ごとの保管場所

などです。

また管理責任者などを決めておくことも必要。さまざまな準備が必要となり、ある程度の時間とコストがかかるでしょう。

ここまで仕事用の電話履歴でよくある悩みを解説しました。

このような悩みは、クラウドPBXやCTIで解決することが可能です。

そこで次は、クラウドPBXとCTIについてお伝えします。

仕事用の電話履歴の悩みはクラウドPBX・CTIで解決できる


ここからは、

  • クラウドPBXとは
  • CTIとは
  • 電話履歴の確認におすすめする理由

について紹介します。

クラウドPBXとはインターネットで通信環境を整えるサービス

クラウドPBXとは、インターネット上のサーバーを通して通信環境を整えるサービスです。

PBXとは電話交換のためのハードウェアであり、内線・外線として活用する企業も多いのではないでしょうか。従来のPBXがインターネット上で管理できるようになり、私用のスマートフォンなども内線化できるのがクラウドPBXです。

もともとPBXを活用している企業は多いかと思いますが、これまではハードウェアの設置が必要でした。クラウドPBXは、ハードウェアの設置が必要ありません。

物理的に導入のハードルが低く、費用も低価格です。

CTIとは、コンピューターと電話を連動させるシステム

CTIとは電話やクラウドPBXとコンピューターを連動させるシステムです。CRM(顧客情報)システムと連動することも可能で、CTIサービスに顧客情報の管理機能がそなわっているものもあります。

導入するのは、主にコールセンターや電話対応の多い企業。CTIもクラウド上で管理できるサービスがあり、テレワークなどにも対応可能です。

履歴の確認・共有にクラウドPBXやCTIをおすすめする理由

通話履歴の確認や共有にクラウドPBXとCTIをおすすめする理由は、以下の4つです。

  • 履歴が残るため、かけ直すことができる
  • 多数の発信があっても、該当履歴をすぐに見つけられる
  • スマートフォンを内線化できるため、テレワークにも対応できる
  • クラウド上にデータを保存できるため、社内共有がスムーズ・監視もしやすい
  • 使用履歴なども監視しやすい

ポイントは「着信・対応履歴を記録できること」。着信などを顧客情報とセットで確認できるため、そのままかけ直すことができます。

またクラウド上のデータは各自のパソコンから確認できるため、情報共有の手間もかかりません。

冒頭でお伝えした着信履歴に関する悩みを解決でき、電話対応などスムーズになるはずです。

クラウドPBXについて、詳しくは「クラウドPBXとは?特徴やPBXとの違い、携帯内線化やテレワーク・外部からの顧客対応におすすめサービス徹底解説」をご一読ください。

ここまで電話履歴の悩みを解消できるクラウドPBXとCTIについてお伝えしました。

とはいえ、具体的にどのようなサービスを活用すれば良いのかは、なかなかわかりにくいですよね。

そこで次は、電話履歴を確認できるおすすめのサービスを紹介します。

電話履歴を確認できる!仕事(ビジネス)用におすすめのサービス3つ


ここからは、電話履歴を確認できるおすすめのサービスとして、

  • カイクラ
  • トビラフォンCloud
  • ひかりクラウドPBX

の3つを見ていきましょう。

おすすめ1.カイクラ

カイクラは、着信履歴や顧客情報などをクラウド上で一元管理できるCTIサービスです。

特徴は、以下の3つ。

  • 着信履歴に加えて、顧客情報や対応履歴も一元管理が可能
  • クラウド上で管理するため、テレワーク中の情報共有もスムーズ
  • 通話録音やテキスト化などの機能もアリ

履歴を一元管理したい企業におすすめです。

おすすめ2.トビラフォンCloud

トビラフォンCloudは、アプリで手軽にスマートフォンを内線化できるクラウドPBXです。

特徴は、以下の3つ。

  • スマホにアプリを入れるだけで利用可能
  • 月額料金が3,300円〜と低価格
  • 着信件数など利用状況をグラフで可視化

低価格でスムーズに導入できるサービスを探している企業におすすめです。

おすすめ3.ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBXは、複数拠点などに対応しやすいクラウドPBXです。

特徴は、以下の3つ。

  • 1台のスマートフォンで3つの番号の使い分けが可能
  • 既存のPBXとの併用にも対応
  • 無料トライアルから試すことも可能

すでにPBXを活用している企業やお試しで始めてみたい企業におすすめです。

クラウドPBXなど、その他にもさまざまなサービスがあります。

おすすめのサービスについて、詳しくは「クラウドPBXの製品比較!15のサービスの特徴、メリット・デメリットを徹底解説」をご一読ください。

仕事用の電話履歴を確認するにはクラウドPBX・CTIの導入がおすすめ

今回は、仕事用の電話履歴について解説しました。

おさらいすると、仕事用の電話履歴では以下のような悩みを抱えることが多いです。

【社員目線】

  • 着信履歴を確認できない
  • 外出中の電話に対応できない
  • テレワーク中の対応が難しい
  • 履歴や通話の共有に手間がかかる

【企業目線】

  • 履歴など監視する必要がある
  • 情報漏えいのリスクがある
  • 紛失時など処罰のルール作りが必要になる

上記の悩みを解決するには、クラウドPBXやCTIの活用がおすすめ。顧客情報とあわせて一元管理ができ、情報共有もスムーズです。

おすすめサービスとして、以下の3つを紹介しました。

  • カイクラ
  • トビラフォンCloud
  • ひかりクラウドPBX

今回の記事を参考にしながら、自社でも導入を検討してみてください。

無料お役立ち資料ダウンロード:携帯内線化を阻む壁をどう乗り越える?
会社の代表電話をいつでもどこでも対応。携帯内線かを阻む壁とどう乗り越える?

関連記事

  1. 自動車業界の接客におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)とは?…

  2. デジタルトランスフォーメーション(DX)人材を採用する必要性と採用前の…

  3. デジタルトランスフォーメーション(DX)の課題「人手不足」を解消する必…

  4. リモートワーク・テレワークにおける固定電話の対応。状況別おすすめサービ…

  5. 顧客管理におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)とは?成功事例…

  6. 士業のデジタルトランスフォーメーション(DX)成功事例と要因を徹底解説…

電話の選び方ガイド
電話の選び方ガイド
リモートワークにおける固定電話活用調査2020 詳しくはこちら
顧客を逃さず、売上UP「SMS活用法」とは?/SMSマーケティングの基本5か条をDL
通話録音クラウドの導入で業務効率UP!ビジネスを加速!詳しくはこちら

最近の記事

オススメの記事

  1. テレワーク

  2. 小規模コールセンター

  3. クレーム対策

×
PAGE TOP