「社内で情報共有するためによい方法を見つけたい」
と思っている方。
社内で情報共有するためには、情報共有ツールの導入がおすすめです。目的に合ったツールを用いることで、コミュニケーションの食い違いがなくなり、仕事がスムーズに進みます。
とはいえ、実際に情報共有をする際、どのようなツールを使えばいいか分かりにくいですよね。
そこで、今回の記事では、
- 情報共有ツールの選び方
- 情報共有ツールのおすすめ4選
- 情報共有する方法の使い分け
- 情報共有する際のコツ
についてお伝えします。
3つのポイントを押さえておくと、目的に合った情報共有ツールを選ぶことが可能です。
まずは情報共有ツールの選び方について、概要をつかみましょう！
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導入する情報共有ツールの選び方
ツールを選ぶ上で、重要なポイントは以下の3つです。
- 社員が使いこなせるか
- 求めている機能が備わっているか
- 使用人数と費用が見合ったものか
それぞれ詳しく解説します。
選び方1.社員が使いこなせるかどうか
導入したいツールを社員が使いこなせるかどうかは、大切なポイントです。社内で情報共有するためにツールを導入しても、社員が活用できないと意味がありません。
使い方が分かりにくいツールを取り入れた場合、社員が同じ悩みを抱えることになり、業務の効率が悪くなります。
また、一部の社員だけが使いこなせても、活用を難しく感じる社員とうまく意思疎通できないことも。そして情報共有におけるミスが増え、仕事の効率が悪化します。
「便利なツールだと評判なのに、使いこなせなくて導入した意味がない」と、感じることは避けたいですよね。
情報共有ツールを導入する際は、使いやすさを考えて選ぶことが重要です。
選び方2.求める機能が備わっているか
導入したいツールに、求めている機能が備わっているかチェックしましょう。情報共有ツールには、情報を伝えること以外の機能も数多くあります。
例えば、グループチャットには、タスク管理やWebミーティング機能を備えたツールがあります。
取り入れたいツールが、社内の情報共有における課題をしっかりと解決できるか、確認することが重要です。
選び方3.使用人数と費用が見合ったものかどうか
利用人数と費用を考慮することも、ツールを選ぶ上で大切なポイントです。チームで使用する場合と会社全体で使用する場合など、使用範囲や人数によって費用に差が出るからです。
業務効率化を図るためとはいえ、費用はなるべく抑えたいですよね。
情報共有ツールを選ぶ際は、費用に見合った業務効率化を実現できるのかチェックしましょう。また予算内に収めるため、ツールが無料で使用できる範囲も確認してみてください。
情報共有ツールおすすめ4選
社内の情報共有において、おすすめのツールは以下の4つです。
- 社内wiki
- ビジネスチャット
- クラウドサービス
- CTI
ツールとおすすめする方の特徴を紹介します。
おすすめ1.社内wiki：ストック型の情報を管理できる
社内wikiは、社内における情報やナレッジを蓄積して共有するためのツールです。
具体的には、
- 業務マニュアル
- 議事録
- ノウハウ
などを蓄積・共有できます。
データや資料を一括で管理できる点は大きな魅力なのではないでしょうか。
また社内wikiでは、過去の書き込みを検索できるため、必要な情報をすぐに取りだすことも可能。
社内wikiは、
- 簡単な操作性を求めている方
- プロジェクトごとに情報を管理したい方
におすすめの情報共有ツールです。
議事録の作成は、単独のツールを活用するのもおすすめです。
詳しくは、議事録補助ツールの選び方からおすすめツールまで紹介している
「【無料・有料】議事録の自動作成・補助ツール8つを徹底比較。メリットや運用のコツも解説します」を参考にしてみてください。
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おすすめ2.ビジネスチャット：迅速にコミュニケーションがとれる
ビジネスチャットは、オンライン上で素早く情報共有するためのツールです。
LINEなどのチャットツールと同じで、メールよりもスピーディーな情報共有が可能です。円滑にコミュニケーションを取ることができ、結果的に業務の効率化につながります。
また、チャットだけでなく
- 音声通話
- Web会議
- タスク管理
などの機能を備えている点も魅力。
以下のような方は、ビジネスチャットを検討してみてください。
- 機能の充実性を求めている方
- オンライン上でやり取りをしたい方
おすすめ3.クラウドサービス：どこからでも情報にアクセスできる
クラウドサービスは、インターネット上でデータを保管・共有するためのツールです。
クラウド上に情報が存在するため、PCに限らずスマートフォンやタブレット端末からアクセスすることが可能。
また、アカウントごとにデータの閲覧・編集権限が変更できるため、セキュリティ対策も十分です。
クラウドサービスは、
- 複数のデバイスからアクセスしたい方
- データのセキュリティ対策をしっかりとしたい方
におすすめの情報共有ツールです。
おすすめ4.CTI：電話履歴や顧客情報を管理できる
CTIは、電話やFAXをパソコンと連携させ、顧客情報を管理するためのツールです。
お客様から電話の着信があったときに、顧客情報をパソコンの画面上に表示します。電話相手がどんな人か事前に知ることで、適切な対応が可能です。
また、電話の割り振りを社員間で最適化するため、電話対応の負担が一部のスタッフに偏る問題も解消。
以下のような方は、CTIを検討してみてください。
- 仕事で電話を活用する機会が多い方
- 電話対応が一部の社員に偏る問題を抱えている方
ところで、顧客の情報をクラウド上でまとめて管理できる「カイクラ」をご存知でしょうか？
「カイクラ」は、お客様との通話を自動録音し、通話のテキスト化で生産性を高めることができるツールです。
また、お客様からの電話を着信したときに、顧客情報と過去の対応履歴が表示されます。そのため、お客様と円滑なコミュニケーションを取ることが可能です。
「言った・言ってないのトラブルを解決したい」「顧客の情報を毎回確認する手間を省きたい」という方は、顧客接点クラウド「カイクラ」の導入を検討してみてください。
社内で情報共有する方法の使い分け
情報共有による業務効率化を成功させるコツは、オンラインとアナログで臨機応変に使い分けることです。
そこでここでは、使い分け方法として、
- 電話
- メール
- 社内SNS
の3つを紹介します。
1.電話：スピードを重視したいとき
電話は、緊急性があるときや、謝罪など感情も併せて伝えたいときに使用します。
電話はメールやSNS上のメッセージとは違い、1つのやり取りに時間がかかりません。そのため、相手の反応を待つことなく迅速に情報を共有できます。
また、声のトーンや相槌の仕方で感情を伝えられるため、感謝や謝罪などのシーンで役立ちます。
電話は、情報共有のスピードを重視したい、感情を伝えたいときに利用しましょう。
2.メール：記録として残したいとき
メールは、情報のやり取りを記録しておきたいときに使用するのがおすすめです。
送信・受信日時が記録として残り、連絡をした証拠になります。いつ頃にどんなやり取りがあったか後から見返すこともでき、「言った」「言わない」のトラブルを回避することが可能です。
また受け取り側は、好きな時間にメールを確認できます。時間の融通がききやすいため、相手に負担を与えません。
相手の時間を拘束しない上に記録に残せるメールは、コミュニケーションにおける重要なツールといえます。
3.社内SNS：タスク管理を併せてしたいとき
社内SNSは、情報の共有だけでなくタスク管理としても活用したいときにおすすめです。
というのも、社内SNSには
- チャット機能
- タスク管理機能
- 情報を一元管理できる機能
など、多くの機能が備わっているからです。
また、様々なデバイスからアクセスできるため、場所や時間を問わずコミュニケーションを取ることが可能。
チャットなど他の機能が欲しいときや、複数のデバイスからコミュニケーションを取りたいときは、社内SNSを利用しましょう。
社内で情報を共有する際のコツ
以下の3つは、ツールを導入してスムーズに情報共有するためのコツです。
- 情報共有の重要性を伝える
- 情報共有のルールを定める
- 情報共有ツールを少人数で使ってみる
それぞれ詳しくお伝えします。
コツ1.情報共有の重要性を伝える
まずは、ツールを導入する目的や、解決したい課題を社内全体に共有しましょう。
社員に目的を伝えないまま導入しても、ツールを積極的に活用する意欲は生まれません。また、仕事とは関係ないコミュニケーションが発生する可能性もあります。
どんな課題を解決したくてツールを導入するのか伝えておくと、社員も意識的にツールを使用してくれるはずです。
コツ2.情報共有のルールを定める
次に、どのように情報を共有・蓄積するのか、ルールを定めましょう。
ルールが定まっていないと、情報がツール内に散らばり、必要なときに素早く取り出せません。
また人によって情報の共有方法が異なると、確認に時間がかかります。結果として、業務効率が悪くなります。
情報はラベルごとに整理する、共有する際はタグをつけるなど、情報の保存箇所や取り出し方を分かりやすく決めておきましょう。情報を検索する手間が省け、仕事を効率的に進められます。
コツ3.情報共有ツールを少人数で使ってみる
導入するツールが決まったら、全社導入する前にチームや部署単位など少人数で使ってみましょう。
新しく情報共有ツールを使う際に多い悩みが、「導入したけど、何を・どのように共有していいか分からない」です。
試用期間に、使用方法やコツを把握することで、ツールの概要をつかめます。概要を知っていると全社導入したあと、社員同士でスムーズに使用するために、サポートしあうこともできます。
情報を伝える手間や不安が少なくなるよう、まずは少ない人数で使用してみてください。
目的に合った情報共有ツールを選ぶことで仕事がスムーズに進む
ここまで、社内の情報共有においておすすめのツールと選び方をお伝えしました。
おさらいすると、まずツールの選び方では以下3つが重要です。
- 社員が使いこなせるかどうか
- 求めている機能が備わっているか
- 使用人数と費用が見合っているかどうか
そしておすすめのツールとして、以下4つを紹介しました。
- 社内wiki
- ビジネスチャット
- クラウドサービス
- CTI
情報共有ツールを使いこなすと、コミュニケーションの食い違いが少なくなり、仕事がスムーズに進みます。
まずは、1日を通した気づきや嬉しかったことなど、簡単にできる情報を共有することから始めてみてください。
