ビジネスの現場でも電話のクラウド化が進んでいるため、「IP電話」や「クラウドPBX」などの言葉を聞く機会が増えてきました。しかし、「この2つは何が違うの？」「結局どちらを選べばいいの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。
IP電話もクラウドPBXも、どちらもインターネット回線を使って通話する仕組みですが、その役割や導入方法、できることは異なります。たとえば、IP電話は「通信手段」であるのに対して、クラウドPBXは「電話システムを制御するインフラ」の位置づけです。
この違いを理解しておかないと、せっかく導入しても期待通りに活用できません。
本記事では、IP電話とクラウドPBXの仕組みや役割の違いをわかりやすく解説するとともに、それぞれの導入メリット・デメリットや選び方のポイントを詳しく紹介します。さらに、クラウドPBXを活用した「クラウド電話」サービスも紹介します。
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IP電話とクラウドPBXの違いとは？役割と仕組み
近年、企業の電話環境は大きく変化し、「IP電話」や「クラウドPBX」などの言葉を目にする機会が増えています。一見似たような印象を受けますが、実は全く異なる役割と仕組みを持つ技術です。
ここでは、IP電話とクラウドPBXの違いを明確に理解できるよう、役割・関係性・導入による変化を順を追って解説します。
それぞれ詳しくみていきましょう。
IP電話とクラウドPBXそれぞれの役割
IP電話とは、インターネット回線を利用して音声通話をおこなう技術です。
従来の固定電話のように電話回線を使用するのではなく、音声データをデータ通信によって送信することで、通信コストを抑えています。自宅やオフィスのWi-Fi、あるいはモバイル回線でも利用できる柔軟性の高さが特徴です。
一方でクラウドPBXは、企業の電話環境を支える存在です。
PBXとは、内線・外線の制御や転送、保留などをおこなう交換機のことで、従来はオフィス内に物理的な装置として設置することが一般的でした。クラウドPBXはこの機能をインターネット上のクラウドで提供することで、物理装置なしで運用を実現します。
つまり、IP電話は「通話するための手段」であり、クラウドPBXは「その通話をコントロールする仕組み」です。両者は補完関係にあり、用途も技術的背景も異なります。
IP電話サービスとクラウドPBXの関係性
IP電話サービスのなかには、クラウドPBXと連携して提供されるものもあります。このようなサービスは「クラウド電話」とも呼ばれ、近年多く提供されています。
たとえば、クラウドPBX上に構築されたIP電話サービスを使えば、代表番号への受電をスマートフォンで受けたり、外出先から会社番号を使って架電したりなどの運用が可能です。また、通話履歴の一元管理や内線番号での連絡でも、クラウドPBXの機能を活用できます。
IP電話だけで利用することもできますが、クラウドPBXとの連携によって、IP電話単体では難しかった組織的な電話運用が実現できます。
クラウドPBXの活用による変化
クラウドPBXは、物理的なPBX装置が不要なため、設備投資や保守管理のコストを削減できます。また、インターネット環境さえあればどこでも内線通話が可能になり、オフィスに縛られない働き方が実現します。
拠点間の無料通話や、在宅勤務でも会社番号での発着信ができるなど、これまでオフィス内でしかできなかった電話業務が、場所を問わずできるようになるのがクラウドPBXの最大の魅力です。
このように、IP電話とクラウドPBXは似ているようで異なります。それぞれの機能を理解したうえで適切に組み合わせると、業務効率やコミュニケーションの向上に貢献します。
クラウドPBXとIP電話はどちらを導入する？
IP電話とクラウドPBX、どちらを導入すべきかの判断は、企業がどのような電話環境を求めているかによって変わります。
結論から言えば、単に「通話ができればよい」などのシンプルな目的であればIP電話のみでも十分です。しかし、代表番号の振り分けや内線連携、通話履歴の管理などをおこないたい場合は、クラウドPBXの導入が必要です。
| IP電話のみ | IP電話＋クラウドPBX | |
|---|---|---|
| 内線通話 | × | ○ 社内通話が無料で可能 |
| 代表番号への受電振り分け | × | ○ 自動振り分け |
| 通話転送 | △ 手動で可能なこともあるが手間がかかる | ○ ワンタップで内線転送・外線転送可能 |
| 通話録音 | × | ○ 自動録音 |
| 履歴管理 | × | ○ クラウドで共有 |
| スマホとの連携 | ○ アプリ通話 | ○ アプリ通話・社内内線・転送 |
| 複数拠点対応 | × | ○ 全拠点を1つのPBXで統合管理可能 |
このように比較すると、IP電話単体ではカバーできない業務機能を、クラウドPBXが包括的に補完していることがわかります。
たとえば、IP電話だけを使っている場合、誰がどの電話を取ったのか、転送先や応対履歴などの管理が難しく、属人的な電話対応になりがちです。対してクラウドPBXを導入すれば、通話内容の録音や履歴の共有が可能になり、対応漏れやミスの防止にもつながります。
一方で、電話業務が最小限で「通話できれば十分」な業態であれば、IP電話のみで運用も可能です。電話の利用目的や業務の複雑さに応じて、最適な構成を選ぶことが大切です。
また、クラウドPBXの導入時にはIP電話端末も必要ですが、専用の機器を新たに購入しなくても、既存のスマートフォンやパソコンで代用できます。よって、クラウドPBXの導入ハードルはそれほど高くありません。
クラウドPBXの導入がおすすめな企業の特徴3つ
ここまでみてきたとおり、クラウドPBXは柔軟性や利便性の高い電話システムですが、すべての企業にとって必須ではありません。では、どのような企業がクラウドPBXの導入に向いているのでしょうか？
ここでは、導入メリットが大きい企業の特徴を3つ紹介します。
- PBX管理の手間やコストを見直したい
- 出社しない社員の電話業務が多い
- 少人数・多拠点などに対応したい
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.PBX管理の手間やコストを見直したい
PBXやIP-PBXをすでに運用している企業のなかには、「保守が面倒」「設定変更に専門知識が必要」「機器の更新費用がかかる」などの課題を抱えているケースが少なくありません。とくに中小企業では、専任のIT担当者を置けないことも多く、PBXの運用・管理は大きな負担になります。
クラウドPBXでは、PBX機能をすべてインターネット上で提供するため、物理機器の設置や維持が不要です。システム設定も管理画面から簡単に変更でき、ベンダーによる自動アップデートも適用されるため、保守コストや手間を削減できます。
「できるだけ運用負荷を減らしたい」「IT人材が限られている」などの企業は、クラウドPBXへの移行が有効です。
2.出社しない社員の電話業務が多い
近年の働き方改革やリモートワークの浸透により、社員が常にオフィスにいるとは限らない状況が増えています。そのようななか、従来型の固定電話だけでは、出社していない社員が電話対応できず、ビジネスの機会を逃すリスクもあります。
クラウドPBXであれば、スマートフォンやPCを内線端末として活用でき、場所にとらわれずに電話対応が可能です。外出先からでも代表番号での発着信ができ、電話の取りこぼしや折り返し漏れの防止にもつながります。
「営業が外回り中心」「在宅勤務が基本」などの業務体制の企業にとって、クラウドPBXが生産性を支える重要なインフラとなります。
3.少人数・多拠点などに対応したい
少人数のスタートアップや小規模事業所では、コストを抑えながらも効率的なコミュニケーション手段が求められます。また、全国に複数の拠点を持つ企業にとっては、拠点ごとに電話回線を整備するのは非効率です。
クラウドPBXの場合、人数や拠点数に応じて柔軟にスケールできるため、成長フェーズにあわせたシステム設計が可能です。たとえば、最初は数回線だけ導入し、事業の拡大にあわせて機能や回線数を増やしていくこともできます。
さらに、全拠点の電話環境をひとつのPBXで一元管理できるため、設定変更や履歴の共有もスムーズです。「成長段階にあわせた柔軟なIT投資をしたい」と考えている企業には、適した仕組みといえます。
カイクラフォンならクラウドPBXのメリットを最大限に活かせる
クラウドPBXを導入しただけでは、CRMなどの顧客管理システムと連携していなかったり、オフィス内での利用に限定されたりして、メリットを十分に引き出せないケースもあります。
そこで効果的なのが、クラウドPBXを業務システムとの連携によって効率化できる「クラウド電話サービス」を選ぶことです。
ここでは、クラウド電話サービスの「カイクラフォン」の導入によって実現できる3つのメリットを紹介します。
- 電話対応の効率化と顧客情報の一元管理を実現
- 録音・メモ機能で対応品質を向上
- 営業電話や折り返し忘れの防止にも効果的
それぞれ詳しく解説します。
1.電話対応の効率化と顧客情報の一元管理を実現
カイクラフォンは、クラウドPBXをベースにしたクラウド電話サービスです。特徴は、顧客情報を管理でき、受電時に顧客情報が自動表示される点です。
架電者の名前や過去の通話履歴、対応メモなどが、受電時に画面に表示されるため、誰が応対してもスムーズな対応が可能になります。
この機能により、顧客ごとに情報を検索する手間が省け、電話対応のスピードと正確さが大幅に向上します。また、情報がすべてクラウド上で一元管理されているため、部門をまたいだ共有や引き継ぎもスムーズです。
2.録音・メモ機能で対応品質を向上
すべての通話が自動で録音され、顧客ごとにメモを残せる機能も、カイクラフォンの大きな強みです。これにより、「聞き間違い」や「伝達ミス」を防げるだけではなく、後から内容を確認できる安心感があります。
録音データは、クレーム対応や顧客との発言内容をめぐるトラブルの防止にも有効です。さらに、新人スタッフの教育にも活用でき、実際の通話をもとにフィードバックをおこなうことで、対応スキルの底上げにもつながります。
3.営業電話や折り返し忘れの防止にも効果的
「誰からの電話だったかわからない」「誰かが対応したはずだけど、内容が共有されていない」などの曖昧な電話対応は、機会損失やクレームの原因になりかねません。
カイクラフォンを導入している場合、受電履歴に加え、誰がいつどのように対応したかの情報もすべて記録できます。通話後にメモを残す運用を組み合わせれば、次に対応する担当者が内容を正確に把握できます。
その結果、折り返し漏れや営業電話の対応漏れを減らすことが可能です。チーム全体で顧客対応の質を維持・向上させられます。
まとめ：IP電話とクラウドPBXの違いを理解して、最適な電話サービスを選ぼう
最適な電話環境を整えるためにも、IP電話とクラウドPBXの違いを正しく理解しておきましょう。「どちらかを選ぶ」のではなく、それぞれの役割を理解し、どのような組み合わせで使うかを考えることが大切です。
IP電話は通信手段としての役割を果たし、コストを抑えた音声通話が可能です。一方、クラウドPBXは、通話を制御するインフラとして、内線化や通話履歴管理、録音、転送という業務効率化に欠かせない機能を提供しています。
業務内容や組織規模に応じて、柔軟な構成が求められる現代のビジネスにおいて、この2つの連携は効果的です。
そして、このような仕組みを最大限に活かせるのが、クラウドPBXを基盤にしたクラウド電話サービス「カイクラフォン」です。カイクラフォンは、柔軟性・拡張性・対応品質のすべてを兼ね備えたサービスで、業務の効率化と顧客満足の向上を同時に実現します。
「電話対応の質を上げたい」「働き方改革に対応した柔軟な仕組みがほしい」と考えている方は、以下よりカイクラフォンの詳細をご確認ください。
