限られた人員やリソースで業務を回す中小企業では、電話業務が負担になっているケースが少なくありません。なかでも問題になりやすいのが、担当者に業務が集中しがちになる属人化問題や共有不足による引き継ぎミスなどです。
そこで注目されているのが「クラウドPBX」です。従来の電話環境とは異なり、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやパソコンで通話が可能になり、業務の効率化やコスト削減が期待できます。
本記事では、中小企業が抱える電話業務の課題を整理したうえで、クラウドPBX導入のメリットや選び方、目的に応じたおすすめサービスまでわかりやすく紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
「自社に合ったクラウドPBXサービスがわからない」「なるべく手軽に始めたい」という方には、「カイクラフォン」がおすすめです。
安定した通話機能に加えて顧客情報の一元管理が可能なため、中小企業の業務効率化にも役立ちます。詳細は以下のページよりご確認ください。
【PR】次世代型電話業務DXツール「カイクラ」
- 継続率、驚異の99.8%
- 煩雑な電話業務が圧倒的にラクチンに
- 自動通話録音・文字起こし、AI要約でトラブル回避
＼ 利用社数2,600社以上 ／
公式サイトを見る
中小企業が電話環境に抱えがちな3つの課題
前述のとおり、中小企業は限られた人数で業務を回していることが多く、大企業にはない特有の課題が出やすくなります。そこでまずは、中小企業が電話業務で抱えがちな典型的な悩みを3つ紹介します。
- 担当者がいないと対応できない
- コストがかさむ
- オフィス拡張や人数の増減に対応しづらい
ひとつずつみていきましょう。
1.担当者がいないと対応できない
中小企業では、電話対応や設定を特定の社員に任せていて「〇〇さんじゃないとわからない」など業務が属人化しているケースが少なくありません。
業務が属人化していると、担当者が不在のときに対応が滞るだけではなく、トラブル発生時の解決にも時間がかかります。
通話履歴が残らない環境では、「誰がどの顧客と何を話したのか」など担当者がわからず、引き継ぎミスが起こることもあります。「担当者は誰か」など顧客対応の状況が可視化できないと、状況確認で顧客を待たせる時間が長くなり顧客満足度にも影響が出るため、「情報共有できる仕組み作り」などの対策が必要です。
＞＞＞少人数でも情報共有しやすく属人化が防げる方法の詳細はこちら
2.コストがかさむ
2つ目の課題は、コスト面です。
テレワークや外出先からの対応が増えると、転送電話の通話料がかかりすぎてしまうことがあります。社員が私用の携帯電話で業務をおこなっている場合は、管理や経費申請などの人的コストも発生します。
さらに、電話機器の追加やオフィス移転に伴い、機器の設置工事も必要です。増設や移転にかかる費用は、長期的に見ればコストの押し上げにつながります。
3.オフィス拡張や人数の増減に対応しづらい
事業拡大や人員の入れ替えが起きたときに柔軟性がない点も、課題の1つです。
従来型の電話システムでは、レイアウト変更や移転のたびに配線変更の手間が発生するため、気軽にオフィスの配置替えができません。在宅勤務や外出時に会社の電話が使えない状況では、業務の停滞や機会損失へとつながる可能性もあります。
このように、中小企業の電話環境には、複数の課題があります。そこで、注目されているのが「クラウドPBX」です。
クラウドPBXは、インターネット環境があれば会社の電話番号での架電・受電ができるサービスです。次章では、クラウドPBXがこれらの課題をどのように解決できるのかをみていきましょう。
クラウドPBXが中小企業の電話課題を解決する理由3つ
クラウドPBXが中小企業における課題を解決できる理由は、以下の3つです。
- 少人数でも情報共有しやすく属人化が防げる
- 工事費用・転送通話料が不要で限られた予算内で運用できる
- 人数や拠点の増減にも柔軟な拡張・変更ができる
どれも中小企業にはありがちな課題なので、ぜひ自社の状況に照らし合わせ、解決のヒントとしてご活用ください。順にみていきましょう。
1.少人数でも情報共有しやすく属人化が防げる
▼例
導入前：代表番号にかかってきた電話内容を担当者だけが把握しており、引き継ぎが機能していなかった
導入後：通話録音と履歴共有機能により、チーム全体で電話対応状況を可視化できるようになった。誰が応対しても内容把握が可能になり顧客満足度も高まった
通話履歴の共有や録音機能が搭載されているクラウドPBXを使用することで、「誰がどの顧客と何を話したか」が可視化されます。可視化されることで、対応内容が誰でも把握できるため、担当者が不在のときでも他の社員が対応できるようになり、業務の属人化を防げます。
クラウドPBXは、機器の設置工事が不要で、管理画面から設定や着信ルールの変更が可能です。
セキュリティ面はベンダーに任せられるため、システムに詳しい担当が少ない企業でも管理しやすい、などのメリットもあります。
2.工事費用・転送通話料が不要で限られた予算内で運用できる
▼例
導入前：電話回線の転送通話料がかさんでいた
導入後：全社員のスマホを内線化し、無料通話・代表番号での発信が可能になった
限られた予算内で運用したい中小企業にとって、コスト面は重要なポイントです。
クラウドPBXは、機器の設置が不要なので、従来型PBXに比べて初期費用や保守費用が安く済む傾向にあります。工事費用も不要で、拠点追加や社員の増減にも柔軟に対応でき、追加コストを抑えながら運用が可能です。
また、スマートフォンに専用アプリをダウンロードすれば、アプリを介してオフィスのデスクにある電話機と同じように架電・受電ができます。そのため個人のスマートフォンを内線化することも可能で、転送通話料の削減にもつながります。外出先や在宅勤務中でも会社の電話番号での通話が可能となり、社用携帯の代替手段としても有効です。
3.人数や拠点の増減にも柔軟な拡張・変更ができる
▼例
導入前：社員数が急増し、電話回線・機器が足りなくなった
導入後：工事を待たなくても、端末数・回線数を管理画面から追加するだけで拡張できるようになった
場所に依存しないクラウドPBXは、物理的な配線作業や電話機の設置変更が不要です。
そのため、急な事業拡大や人員変動が起きやすい中小企業でも、必要に応じてユーザー数や回線をすばやく追加するなど、事業の成長に応じた対応ができます。
一般的にNTTから取得した電話番号であれば、オフィスを移転しても同じ番号を継続して使えるため、移動の多い企業にも向いています。
ここまで、中小企業の電話業務の課題と、その解決策となるクラウドPBXのメリットを解説しました。次に気になるのは「どのようにサービスを選べばよいのか？」ではないでしょうか。
ここからは、実際に選ぶ際に確認しておきたいポイントをわかりやすく解説します。
中小企業向けのクラウドPBXサービスを選ぶ3つのポイント
中小企業がクラウドPBXサービスを選ぶ際に押さえておきたい3つのポイントを解説します。
- 価格
- 機能性
- セキュリティ対策
クラウドPBXを導入する際には、数あるサービスのなかから、自社に合ったものを見極めなくてはなりません。ここで紹介するポイントを選定の参考にしてみてください。
1.価格
クラウドPBXを利用するには、初期費用に加え、月額費用や通話料などのランニングコストがかかります。クラウドPBXの月額費用の計算方法は、サービスによって異なります。
- 1アカウントごとに料金が決まる
- 10台、50台、100台など、端末数によるパッケージ型プラン など
クラウドPBXを検討する際は、オプション機能の有無や、将来的な事業拡大を想定した場合の料金設計もふまえ、数年単位での総コストを試算しておくと安心です。
短期利用や試験導入したい場合は、解約金や違約金が発生しないサービスを選ぶと無駄なコストを防げます。
2.機能性
クラウドPBXには、通話機能に加え、業務効率化につながるさまざまな機能が備わっています。
代表的な機能は以下の通りです。
- 通話録音
- 自動音声応答（IVR）
- 通話履歴の共有
- 社内チャット
- 顧客情報の表示 など
こうした機能は、電話対応の品質を高めたり、社内の情報共有をスムーズにしたりするのに役立ちます。
SalesforceやSlackなど、すでに導入している他の業務システムと連携できるかどうかも、運用のしやすさを左右する重要なポイントです。
機能が多いサービスほど魅力的に見えますが、多機能すぎると使いこなせずに無駄なコストが発生する場合もあります。自社に必要な機能を見極めて導入しましょう。
クラウドPBXは通信の安定性やサービスごとの技術差で音質に差が出ることがあります。業務に支障が出ないクリアな音声通話が可能か、事前に試用やデモで確認しておくと安心です。
クラウドPBXの音質に関しては、以下の記事で詳しく解説していますのであわせてご一読ください。
3.セキュリティ対策
クラウドPBXはインターネットを利用するため、セキュリティ対策が十分に施されているかは必ず確認しましょう。
主なチェックポイントを以下に挙げます。
- 通話データの暗号化
- ログイン時の2段階認証
- アクセス制限（IP制限など）
- 不正アクセス防止の仕組み など
とくに、顧客情報や社内の機密情報を取り扱う業種では、情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためのセキュリティ体制が整っているサービスを選ぶことが重要です。
セキュリティ体制に追加して、トラブル時に迅速なサポート体制があるかややサポート内容も確認しておくと、万が一のときでも安心して利用できます。
クラウドPBXのセキュリティリスクや対策に関して詳細を知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
中小企業がクラウドPBXを選ぶ際に押さえておきたいポイントは以上です。各クラウドPBXサービスは、それぞれ特徴が異なるため、自社の目的や環境に合ったサービスを選ぶことが大切です。
では、具体的にどのようなサービスがあるのでしょうか。次章からは、ニーズ別におすすめのクラウドPBXサービスを紹介します。
顧客管理も一緒に効率化したい企業におすすめのクラウドPBX4選
まずは、「電話業務を効率化して属人化を解消したい」「顧客管理が煩雑で困っている」などの課題を抱える企業におすすめのクラウドPBXサービスを4つ紹介します。
| サービス名 | 特徴 |
|---|---|
| カイクラフォン | 顧客情報のポップアップ表示、通話録音機能など |
| MiiTel | AIによる通話解析・文字起こしなど |
| GoodLine | システム連携、顧客情報のポップアップ表示、自動音声応答など |
| トビラフォンCloud | システム連携、通話分析、自動テキスト化など |
通話録音や顧客情報のポップアップ表示、CRM連携など、顧客対応をスムーズにする機能が充実したサービスを厳選しました。
それぞれのサービスの特徴や価格帯を比較しながら、自社に最適なクラウドPBX選びの参考にしてください。
1.カイクラフォン
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：50,000円〜 月額費用：10,000円〜※ ID発行料金：1000円/ID〜 |
| 機能性 | 通話録音 文字起こし 対応履歴のメモ登録 受電時の顧客情報ポップアップ など |
| セキュリティ対策 | IPアドレス制限、通信暗号化、データ持ち出し不可、毎日自動バックアップ、プライバシーマーク、情報セキュリティ基本方針の策定 |
※別途、通信料金などがかかります
カイクラフォンは、株式会社シンカが提供するクラウド電話サービスです。モバイルアプリを通じて、会社の電話番号で架電と受電ができるため、外出先やテレワークでもオフィスと同じように電話業務がおこなえます。
株式会社シンカはもともと、電話業務の課題を解決するDXツールを展開しており、業務効率化に強みがあります。カイクラフォンでもそのノウハウが活かされており、通話録音や対応履歴のメモ登録、受電時の顧客情報ポップアップなど、顧客対応を支援する機能が充実しています。
中小企業でも手軽に導入できる価格帯で、社内の情報共有をスムーズにしながら、電話業務と顧客管理を一元化できるのが魅力です。
2.MiiTel
出典：MiiTel
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：0円（11ID以上もしくは年契約の場合） 月額費用：5,980円〜（年契約の場合）※ |
| 機能性 | AIによる通話解析 文字起こしで営業トークを可視化 営業ノウハウの属人化を解消 など |
| セキュリティ対策 | ISO27001、プライバシーマーク |
※別途、通話料金などがかかります
MiiTel（ミーテル）は、株式会社RevCommが提供する音声解析AI搭載のクラウド型IP電話です。電話内容の文字起こしや会話の自動分析など、営業やカスタマーサポートの現場で役立つ機能を多く備えています。
また、SalesforceやSlackなどの外部ツールとも連携可能で、社内の情報連携を強化したい企業にとっても有効です。
3.GoodLine
出典：GoodLine
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：20,000円 月額費用：3,000円〜※ |
| 機能性 | テレワーク中の社員の稼働状況をモニタリングで見える化 通話録音機能 発着信分析 通話内容メモ保存 など |
| セキュリティ対策 | 2段階認証、IPアドレス制限、ログイン規制、Dos攻撃対策、通信暗号化、24時間365日監視、ISO27001、情報セキュリティ基本方針 |
※別途、通信料金などがかかります
株式会社グッドリレーションズ コーポレートサイトが提供するGoodLineは、多機能なクラウドPBXです。
小規模から中小企業、大企業まで柔軟なプランがあるため、最初はSOHOプラン（2内線）から導入し、即時拡張も可能です。また、契約期間に縛りがありません。
標準装備で業務効率化に役立つ機能やセキュリティ対策が備わっているため、安全性を重視したい企業にも適しています。
4.トビラフォンCloud
出典：トビラフォンCloud
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：33,000円 月額費用：3,300円〜※ |
| 機能性 | 通話内容の自動テキスト化 外部システム連携 発着信履歴管理 通話分析 通話録音 など |
| セキュリティ対策 | IPアドレス制限、2段階認証対応、暗号化機能で盗聴やなりすましなどを防止、迷惑電話フィルタ機能 ETOC、プライバシーマーク |
※別途、通信料金などがかかります
トビラフォンCloudは、トビラシステムズ株式会社が自社開発したクラウド型ビジネスフォンサービスです。
低価格帯で便利な機能やセキュリティ対策を標準装備しているため、初めてでも安心して利用できます。
「まずは幅広く機能を試してみたい」「どの機能が自社に合うかわからないから試したい」企業におすすめです。
低コストで始めたい企業におすすめのクラウドPBX2選
続いて「まずは手頃な価格で導入したい」「試験的に使ってみたい」中小企業に向けて、初期費用や月額費用が低く、解約金の心配も少ないサービスを2つ紹介します。
| サービス名 | 特徴 |
|---|---|
| クラコールPBX | 初期費用・解約金なし、1か月から利用可能 低コスト |
| MOT/TEL | 解約金や違約金が0円でいつでも解約可能、ネットFAX利用可能 低コスト |
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.クラコールPBX
出典：クラコールPBX
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：0円 月額費用：最大4,900円（1ユーザー980円、6ユーザー以降の基本料無料）※ |
| 機能性 | スケジュール転送 自動音声アナウンス IVR・音声自動応答 通話録音 など |
| セキュリティ対策 | 着信拒否、SSL(TLS)による暗号化 ETOC、ISO 9001、プライバシーマーク取得 |
※別途、通信料金などがかかります
株式会社三通テレコムサービスが提供するクラコールPBXは、初期費用0円で契約期間の縛りなしで始められるクラウドPBXサービスです。
1人単位で1か月から利用可能のため、今すぐに導入したい方に向いています。
- 短期・スポットだけの利用
- 新設法人
- オフィス移転
自社グループ回線を利用しているため、柔軟なカスタマイズに対応している点も魅力です。
2.MOT/TEL
出典：MOT/TEL
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：29,800円 月額費用：5,980円/20内線〜※ |
| 機能性 | CTI（受電時に顧客情報を表示） チャット機能 社員管理 システム連携 ネットFAX など |
| セキュリティ対策 | アクセス制限 情報セキュリティポリシー |
※別途、通信料金などがかかります
株式会社バルテックが提供するMOT/TEL（モッテル）は、累計3万社以上への導入実績を持つクラウドPBXサービスです。
こちらの特徴は、開発からサポートまで自社で一貫して対応している点です。
全国に専用データセンターを設けているため、万が一のトラブルや導入時にも迅速に対応してもらえます。また、解約金や違約金が発生しないのも魅力の1つです。
海外拠点や多言語対応が必要な企業におすすめのクラウドPBX3選
グローバル展開を視野に入れている企業や、海外拠点・外国人スタッフとのやり取りが多い企業にとっては、「多言語対応」や「海外からの架電・受電対応」ができるクラウドPBXサービスが欠かせません。
そこで、海外利用に強く、複数言語に対応しているおすすめのクラウドPBXサービスを3つ紹介します。
| サービス名 | 特徴 |
|---|---|
| Zoom Phone | 海外対応、システム連携、低コスト |
| TramOneCloud | 24言語から選択可能、海外拠点でも全て同じデバイス |
| 回線.com | 海外拠点の通話可能、最短翌日から導入可能、セキュリティ水準が高い |
いずれも拠点をまたいだコミュニケーションが必要な企業にとって頼れるサービスばかりです。ひとつずつ紹介します。
1.Zoom Phone
出典：Zoom Phone
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：0円 月額費用：1,500円/ユーザー（従量制通話の場合）〜※ |
| 機能性 | アプリ1つで、電話・チャット・ビデオ会議まで幅広く対応可能 コールルーティング機能 代理応答機能 |
| セキュリティ対策 | 通信の暗号化、2要素認証・2段階認証、アカウント権限 ISO 27001、ISO 27017/18、ISO 27701、ISMAPなど |
※別途、通信料金などがかかります
Zoom Phoneは、世界的に利用されているWeb会議ツール「Zoom」と同じアプリ上で使えるクラウドPBXです。電話・チャット・ビデオ会議をひとつのアプリに統合できるため、すでにZoomを利用している企業であれば、導入・運用コストを抑えながらスムーズに活用できます。
海外通話にも対応しているため、グローバル拠点との連携にも強みがあります。
2.TramOneCloud
出典：TramOneCloud
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：問い合わせ 月額費用：800円/ユーザー〜＋基本料金5,000円/システム※ |
| 機能性 | 24言語から選択可能 海外拠点でも全て同じデバイス 自動音声設定 通話録音 ナースコール連携 など |
| セキュリティ対策 | AWS（Amazon Web Service）、不正アクセス対策 ISO27001 |
※別途、通信料金などがかかります
TramOneCloudは、トラムシステム株式会社が提供するオールインワンクラウドPBXです。
24言語に対応し、海外拠点でも同一デバイスで利用できる強みを持っています。国内外のスタッフが同じ操作感で使え、多国籍企業やインバウンド対応が必要な企業に最適です。
また、ナースコールやリアルタイム字幕付きのWeb会議など、医療や福祉、教育分野にも活用できる機能を搭載しています。
3.回線.com
出典：回線.com
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 価格 | 初期費用：10,000円 月額費用：3,000円/2内線〜※ |
| 機能性 | IVR(自動音声応答) 通話録音 状況モニタリング など |
| セキュリティ対策 | 高機能VPS（仮想サーバー）を採用 |
※別途、通信料金などがかかります
株式会社サンシスコンが提供する回線.comは、小規模から中規模の企業向けに最適化されたクラウド型内線電話サービスです。
セキュリティ面でも高機能なVPS（仮想専用サーバー）を活用しており、大中小・業種問わず実績があります。海外拠点との通話が可能なため、グローバル展開を視野に入れている企業に魅力的です。
また、最短で翌日から利用開始できるスピード導入ができるため、急な立ち上げや緊急対応にも柔軟に対応できます。
迷ったらクラウド電話「カイクラフォン」がおすすめ
ここまで、さまざまなクラウドPBXを紹介してきましたが、「どれを選んだらよいかわわからない」「なるべく手軽に始めたい」という方には、「カイクラフォン」がおすすめです。
とくに中小企業の課題を解決できる機能を以下にまとめます。
▼顧客情報ポップアップ
- 受電時に、顧客名や過去の問い合わせ内容が画面に表示される。
- 顧客対応の品質を保ちながら、属人化の防止につながる
▼対応履歴のメモ登録
- 対応ごとにメモを登録できる
- 社内の情報共有がスムーズになる
クラウドPBXの機能とともに顧客情報が一元管理できるため、属人化の解消やチームでの情報共有を進めたい企業にとって、バランスの取れたクラウド電話サービスといえます。
「今すぐ試してみたい」と感じた方は、以下のページで詳細をご確認ください。
まとめ：中小企業向けのクラウドPBXを選んでコスト削減や業務効率を目指そう
人員やリソースに限りのある中小企業にとって、クラウドPBXは有効なツールといえます。
導入すれば、顧客情報の共有、スマートフォンの内線化、拠点・人員の増減への柔軟な対応が可能になり、日々の業務がよりスムーズに進めやすくなります。
各クラウドPBXサービスには、それぞれ異なる強みや機能があるため、自社の課題や目的にあわせて選びましょう。
｢とはいえ、自社に合ったクラウドPBXを具体的に選ぶのは難しい」と感じる方は、顧客対応の効率化が図れる「カイクラフォン」をお試しください。カイクラフォンは、顧客情報や過去の対応履歴が着信時にポップアップ表示されるので「この顧客とどのような話をしてたっけ？」がなくなり、スムーズな顧客対応をサポートします。
電話対応の品質向上も期待できるカイクラフォンの詳細は、以下よりぜひご覧ください。
