近年、オフィスワークだけではなく、リモートワークや外出先での業務が一般化し、電話対応にも柔軟性が求められるようになりました。スマートフォンを会社の内線電話として活用できれば、社内外問わずスムーズな通話が可能です。
そこで本記事では、クラウドPBXを使ってスマートフォンを内線化する方法や手順を詳しく解説します。導入に成功した企業の事例や、スムーズに運用するためのコツ、注意点なども紹介しますので、ぜひご覧ください。
スマートフォンを使った内線化を検討している方におすすめなのが「カイクラフォン」です。手間のかかる機器の設置や複雑な手続きをせずに、モバイル端末からでも代表番号で発着信ができるようになります。
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クラウドPBXを使ったスマートフォン内線化とは？
業務のデジタル化が進む中で、電話対応も柔軟で効率的な運用が求められるようになりました。その中で注目されているのが、クラウドPBXを活用したスマートフォンの内線化です。
まずは、スマートフォンを内線化するための主な方法を紹介しながら、なぜクラウドPBXが最適な選択肢といえるのかを以下の3つに分けて解説します。
- スマートフォンを内線化する方法3つ
- スマートフォン内線化にクラウドPBXが向いている理由
- スマートフォン内線化の仕組みと必要な環境
それぞれ詳しくみていきましょう。
スマートフォンを内線化する方法3つ
スマートフォンを内線電話として利用する方法は、主に次の3つがあります。
- 内線化アダプタを導入する
- FMCサービスを利用する
- クラウドPBXを導入する
それぞれどのような仕組みなのかみていきましょう。
1.内線化アダプタを導入する
従来型のオンプレミス型のPBXに専用のアダプタ機器を接続し、スマートフォンを内線化する方法です。この方式は、既存設備を活用できるメリットがある一方で、設置・運用コストや保守対応の負担がかかる点がネックです。
2.FMCサービスを利用する
FMC（Fixed Mobile Convergence）とは、携帯電話と固定電話を融合させるサービスで、主に通信キャリアが提供しています。自動で内線・外線を切り替える機能を持ち、社員のスマートフォンを業務用端末として一元管理できる点が強みです。
ただし、導入には特定キャリアの契約が必要となり、柔軟性に欠ける部分があります。
3.クラウドPBXを導入する
近年、主流になっているのが、クラウドPBXを利用してスマートフォンを内線化する方法です。スマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、オフィスの内線番号で発着信でき、管理者側の負担も少ないのが特徴です。
次項では、クラウドPBXによる内線化がおすすめな理由を解説します。
スマートフォン内線化にクラウドPBXが向いている理由
クラウドPBXが、スマートフォンを内線化するうえで向いている理由は、導入のしやすさと運用面での手軽さにあります。
クラウドPBXはクラウド上に構築されるシステムであるため、従来の電話回線の引き込みや物理的なPBX機器の設置などの大がかりな工事が必要ありません。そのため、準備期間を大幅に短縮でき、スムーズに導入を進められます。
さらに、物理設備が不要なので初期費用を抑えられるのもメリットです。加えて、システムの保守やアップデートはサービス提供側で実施されるため、企業側の運用コストも抑制しやすくなります。
運用に関しては、保守管理の負担が少ない点も見逃せません。クラウドPBXでは障害対応などもサービス提供側がおこなうため、社内の情報システム担当者が専門的な知識を持っていなくても、無理なく運用を続けられます。
なお、クラウドPBXの仕組みやサービス選びのポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
スマートフォン内線化の仕組みと必要な環境
クラウドPBXを活用してスマートフォンを内線化するには、以下の環境と設定が必要です。
- スマートフォン本体（私物または業務用端末）
- インターネット接続環境（Wi-Fiまたはモバイル回線）
- クラウドPBX対応の通話アプリ
電話業務をおこなう端末は、社用ではなく社員の私物スマートフォンでも問題ありません。ただし、私用のスマートフォンを使う場合は、セキュリティ面での対策が必要です。
会社支給のスマートフォンが用意できれば、管理面やセキュリティ面で安心して運用できます。
また、クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、社内はもちろんのこと、リモートワークの従業員がいる場合は自宅のインターネット接続環境も整えなければなりません。
さらに、スマートフォンに専用アプリをインストールし、クラウドPBXのアカウント情報を設定することで、スマートフォンが内線端末として機能します。
次章では、クラウドPBXを使ったスマートフォン内線化の手順を詳しくみていきましょう。
クラウドPBXでスマートフォンを内線化する方法と手順
クラウドPBXを活用すれば、スマートフォンを会社の内線端末として利用できるようになります。しかし、実際に導入するとなると「何を用意すればいいのか」「どのような設定が必要なのか」疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
ここでは、スマートフォン内線化の準備から実用化までの具体的な手順を以下の4ステップで解説します。
- クラウドPBXやスマートフォン端末を用意する
- ネットワーク環境を整える
- 内線化の設定をおこなう
- 通話テストで実用性を試す
順番にみていきましょう。
1.クラウドPBXやスマートフォン端末を用意する
最初におこなうことは、どのクラウドPBXサービスを導入するかを決定し、契約を済ませることです。複数のサービスがあるため、自社の業務スタイルや利用規模、サポート体制などを比較したうえで、最適なものを選びましょう。
次に、通話に使用するスマートフォン端末を準備します。企業から業務用端末を支給するのか、従業員の私物スマートフォンを利用するのか、事前に方針を決めておくことが重要です。
クラウドPBXを利用するには、スマートフォンに専用のアプリやソフトウェアをインストールする必要があります。これらの準備が整ったら、次は通信環境の確認に進みます。
2.ネットワーク環境を整える
クラウドPBXはインターネットを通じて通話をおこなう仕組みであるため、安定したネットワーク環境の整備が欠かせません。社内はもちろん、リモートワークや外出先からでも問題なく接続できるかどうかを事前に確認しておきましょう。
また、セキュリティ対策も重要です。通信の暗号化やVPNの導入など、不正アクセスや情報漏えいのリスクに備える対策を講じておくことが求められます。とくに私物端末を使用する場合は、OSを最新版にアップデートし、セキュリティソフトを導入するなどの対応が必要です。
加えて、スマートフォンの紛失や盗難時に備えて、遠隔でロックやデータ削除ができる設定もあらかじめ済ませておくと安心です。
3.内線化の設定をおこなう
機器とネットワークの準備が整ったら、いよいよ内線化の設定に進みます。クラウドPBXの管理画面から各従業員に割り当てる内線番号を発行し、スマートフォンのアプリにアカウント情報を登録して、クラウドPBXと連携させます。
設定作業は比較的シンプルで、サービスによってはマニュアルやサポート体制も整っているため、専門知識がない場合でも問題なく進められるでしょう。設定が完了すれば、スマートフォンが社内の内線端末として機能するようになります。
4.通話テストで実用性を試す
最後に、設定したスマートフォンが実際に内線として使えるかどうかをテストします。社内間の通話はもちろん、リモートワーク中の社員や外出中の営業担当者との通話も試し、さまざまなシーンで問題が起きないかを確認してください。
とくに、在宅勤務者のネット環境は個人によって差があるため、自宅でも安定して通話できるかをチェックすることが大切です。通話品質に問題がある場合は、Wi-Fiルーターの変更やインターネットプランの見直しが必要になることもあります。
また、クラウドPBXサービスが自社に合っているかどうかも含めて、検討し直す機会と考えましょう。
なお、こうした設定やテストに不安がある場合は、サポート体制が充実しているツールを選ぶことが成功のポイントです。
たとえば、スマートフォンを内線化できるクラウド電話サービス「カイクラフォン」では、導入時に専任スタッフが支援し、初期設定から通話テストまでしっかりフォローします。
導入後も不明点やトラブルがあった際にはすぐに相談できる体制が整っており、はじめての導入でも安心です。カイクラフォンの詳細は、以下よりご確認いただけます。
クラウドPBXスマートフォン内線化のメリット・デメリット
クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンを会社の内線端末として活用でき、働き方の柔軟性や通信コストの削減に大きく貢献します。しかし、その一方で注意すべき点も存在するため、以下の2つに分けて解説します。
- スマートフォン内線化のメリット
- スマートフォン内線化のデメリット
メリットだけではなくデメリットも理解しておきましょう。
スマートフォン内線化のメリット
クラウドPBXによってスマートフォンを内線化する最大のメリットは、どこにいても会社番号で発着信できる環境が整う点です。外出先や自宅にいても、出社時と同じように通話できるため、リモートワークや営業活動が多い職種におすすめです。
また、通話がインターネット回線を介しておこなわれるため、通信キャリアの料金体系に左右されず、通話料金を抑えやすくなります。とくに社内間のやりとりが多い企業では、通話コストの削減効果が期待できます。
さらに、従来のように固定電話機やPBX機器を設置・維持する必要がないため、設備投資や保守の手間がかからない点も導入のメリットです。新しく支店や営業所を立ち上げる際も、物理的な設備が不要なため、拠点の追加にも柔軟に対応できます。
つまり、スマートフォン内線化は、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現できる、現代的な通信インフラといえます。
スマートフォン内線化のデメリット
一方で、スマートフォン内線化には注意すべきポイントもあります。とくに重要なのが、通信環境の影響を受けやすい点です。インターネット回線を通じて通話をおこなうため、Wi-Fiやモバイル回線の電波状況によっては、音声が途切れたり、接続が不安定になったりするケースもあります。
また、セキュリティ面にも配慮が必要です。社外からのアクセスが増えることで、情報漏えいや不正アクセスのリスクも高まります。そのため、通信の暗号化やVPNの導入、MDM（モバイルデバイス管理）などのセキュリティ対策を講じておくことが求められます。
とくに私物のスマートフォンを業務に使用する場合には、事前に社内ルールを整備し、従業員の理解と同意を得ておくことが欠かせません。
このように、クラウドPBXによるスマートフォン内線化には多くの利点がある一方で、通信品質やセキュリティに関する対策を怠ると、運用上のトラブルにつながる可能性もあります。導入に際しては、これらのメリットとデメリットをしっかりと理解し、事前に備えることが重要です。
クラウドPBXスマートフォン内線化の活用事例2つ
クラウドPBXによるスマートフォンの内線化は、多くの企業で導入が進んでおり、実際に業務の効率化や働き方改革につながっています。ここでは、クラウドPBXを導入して成果を上げた2つの企業事例を紹介します。
- 株式会社鹿児島放送様
- 株式会社東京海上日動コミュニケーションズ様
実際の運用イメージや導入効果を把握することで、自社導入時の参考になります。
1.株式会社鹿児島放送様│スムーズな社内連携を実現
株式会社鹿児島放送様では、クラウドPBXを導入し、スマートフォンを内線端末として活用しています。とくに効果を発揮しているのが、報道記者や制作スタッフなど、社外での取材や移動が多い社員の業務環境です。
従来はオフィスに戻らないと内線対応ができなかったため、連絡のタイミングが合わず業務に遅れが出ることもありました。
しかし、クラウドPBXによりスマートフォンが社内の内線と同等の役割を果たすようになったことで、どこにいてもリアルタイムで連絡・連携が可能です。現場と社内をつなぐスムーズなコミュニケーションが実現しました。
参考：Arcstar Smart PBX「導入事例 株式会社鹿児島放送様」
2.株式会社東京海上日動コミュニケーションズ様│場所にとらわれない働き方を実現
株式会社東京海上日動コミュニケーションズ様では、社外でも業務をスムーズに進められるよう、スマートフォンの内線化を進めました。
同社では、営業やコンサルティングなど外出の多い社員が多く、外出先からでも自席にいるかのようにスムーズな対応をおこないたいニーズがありました。クラウドPBXの導入により、どこにいても会社番号での発着信が可能となり、働く場所に縛られない柔軟な働き方を実現しています。
また、内線通話の履歴や録音もクラウドで管理できるため、通話品質の維持と情報管理の効率化にも寄与しています。社外にいても社内業務の一部を円滑におこなえる環境が整いました。
参考：Skype for Business Cloud PBX「導入事例 株式会社東京海上日動コミュニケーションズ様」
クラウドPBXスマートフォン内線化で失敗しないコツ
クラウドPBXを導入してスマートフォンを内線化すれば、業務効率化やコスト削減、働き方の柔軟性向上など、さまざまなメリットを得られます。しかし、実際の運用では「通話が途切れる」「使い方が浸透しない」「セキュリティが不安」など、想定外の課題が発生することもあります。
こうした失敗を防ぐためには、あらかじめ想定されるトラブルや課題に備えておくことが重要です。ここでは、導入・運用時に気をつけたいポイントを3つに分けて解説します。
- 社内でよくあるトラブルの内容と回避方法を周知する
- 社内ルールを整備する
- スマートフォン内線化に強いサービスを選ぶ
コツを理解して、失敗しない導入を目指しましょう。
1.社内でよくあるトラブルの内容と回避方法を周知する
クラウドPBXのを使ったスマートフォンの内線化ではトラブルが起きやすく、対策を講じておかないと現場で混乱を招く原因になります。
多いのは、通信環境による通話の不安定さです。とくにWi-Fiの電波が弱い場所では、通話が途中で切れたり、音声が途切れたりする問題が発生します。この場合は、モバイル回線をバックアップとして利用できるようにしておくと安心です。
次に、社員が新しいアプリや操作に慣れていないことも導入初期によくある課題です。事前にマニュアルを用意したり、導入前後に操作研修を実施することでスムーズな運用につなげられます。
さらに、セキュリティ面の不安も見過ごせません。クラウドPBXを使って社外から社内通話をおこなう場合には、VPN接続の利用や、アプリのPINロック設定などを取り入れ、万が一の情報漏えいリスクに備えておく必要があります。
2.社内ルールを整備する
円滑な運用には、社内の統一ルールを整備することも欠かせません。とくに私物スマートフォンを業務で使用する場合は、以下の項目を明文化しておくことが大切です。
- 業務時間中の使用範囲
- 業務通話の録音・保存に関する方針
- 紛失・トラブル発生時の対応手順
- セキュリティ対策の要件（OSの更新、パスコードの設定など）
ルールは文書化して配布するだけではなく、定期的な説明会やリマインドを通じて、全社員に理解・徹底させることがポイントです。
3.スマートフォン内線化に強いサービスを選ぶ
内線化に強いクラウドPBXサービスを選定することが、失敗を防ぐコツになります。
選定時には、スマートフォン内線化の実績がどのくらいあるかをチェックし、導入事例やユーザーレビューも参考にしましょう。また、アプリのUIのわかりやすさや、起動の速さ・安定性などの日常業務に影響する使いやすさも大切です。
可能であれば、デモ機やお試し期間を利用して、実際の使用感を試すのがおすすめです。さらに、導入後のサポート体制や料金プランの透明性も事前に確認しておくことで、後悔のない導入につながります。
まとめ：クラウドPBXスマートフォン内線化で働き方をアップデートしよう
クラウドPBXを活用してスマートフォンを内線化することは、働き方の自由度を高めながら、業務の効率化やコスト削減を同時に実現できる有効な手段です。固定されたオフィス環境に縛られず、どこでも会社番号で発着信できる体制は、多様な働き方に欠かせないインフラとなりつつあります。
導入にあたっては、クラウドPBXの機能やセキュリティ、費用、サポート体制などをしっかり比較し、自社に合ったサービスを選定することが成功のポイントです。とくにスマートフォンでの運用を前提とする場合は、アプリの使いやすさや通話品質、管理のしやすさも確認しましょう。
このようなニーズに応えるサービスとして注目されているのが、「カイクラフォン」です。カイクラフォンは、スマートフォンから代表番号での発着信ができるだけではなく、通話録音やAIによる文字起こし機能を備えており、対応品質の向上と業務効率化の両立が可能です。
さらに、外出先からでも顧客情報を確認できるため、営業担当者やカスタマーサポート部門にとっても強力なツールとなります。リモートワークを導入している企業にとって、クラウドPBXとスマートフォン内線化は、働き方をアップデートする方法です。
カイクラフォンの詳細は、以下よりご確認いただけます。
