クラウドPBXは、インターネットを介して使用する電話システムであるため、ほかのクラウドツールと同じくセキュリティ上のリスクがあります。
とはいえ、セキュリティ面で信頼できるサービスを選んだり、自社の運用体制を整えたりすれば、安全に運用できるシステムです。
そこでこの記事では、押さえておきたいセキュリティリスクや対策を紹介します。「知らなかった」ではすまないクラウドPBXのセキュリティリスクを詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
セキュリティリスクを最小限に抑えたい方には、クラウド電話の「カイクラフォン」がおすすめです。通信の暗号化やIPアドレス制限など基本的な機能を備えているほか、機器本体にデータが残らない仕組みなので、紛失・盗難時に機器から情報が漏えいする心配がありません。
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信頼できるサービスとは？クラウドPBXのセキュリティ体制
クラウドPBXのセキュリティは、提供事業者ごとに体制や取り組みが異なります。安全に利用するために知っておきたい、主なセキュリティ体制の特徴を整理しました。
クラウドPBXのセキュリティ体制の特徴は、下記のとおりです。
- クラウド上に保管したデータを常時監視している
- ベンダーがセキュリティ対策をアップデートし続けている
- データセンターが分散されている
まず、電話帳データはクラウド上に保管され、システムで常時監視されています。自動的にバックアップされるケースも多く、IDとパスワードがわからなければアクセスできません。
IDとパスワードで守られているため、手書きのメモで管理するより、紛失や流出のリスクが低いです。
次に、ベンダーはハッキングやウイルスなどに備え、日々セキュリティ対策をアップデートしているため、最新の攻撃にも対応できます。専門知識がないユーザーでも、手間や負担なくセキュリティ対策をできる点がメリットです。
さらに複数の地域にデータセンターが分散されているため、災害やシステム障害時でも他の拠点でサービスを継続でき、サービス停止やデータ紛失のリスクを最小限にできます。
とはいえ、インターネットを介するクラウドPBXならではのセキュリティリスクがあるのも事実です。具体的なセキュリティリスクを把握しておかなければ、適切な対策も取りにくくなります。
次からは、クラウドPBXのセキュリティリスクを解説します。
「知らなかった」ではすまない！クラウドPBXのセキュリティリスク5つ
クラウドPBXのセキュリティリスクは、大きく分けて5つです。
- 社内ネットワークへの不正アクセス
- マルウェア感染
- 電話帳データの流出
- 盗聴・不正傍受
- 乗っ取り・不正利用
実際に被害に遭ってしまうと「知らなかった」では済まされない損害が発生する恐れもあるため、それぞれ詳しくみていきましょう。
1.社内ネットワークへの不正アクセス
社内ネットワークへの不正アクセスを許してしまうと、IDやパスワードなどログイン情報を入手されて、クラウドPBXにもログインされてしまいます。
ID・パスワードを使い回したり、古いソフトウェアをそのまま使ったりすると、同じID／パスワードを使っている他のサービスにも不正アクセスのリスクが上がります。
また退職者のログイン情報を放置していると、第三者が不正ログインに悪用する恐れもあるため、ログイン情報の適切な管理が必要です。
2.マルウェア感染
マルウェアとは、感染すると個人情報が盗まれたり、システムを破壊されたりするような悪意のあるソフトウェアの総称です。
デバイスがマルウェアに感染すると、以下のようなさまざまなリスクがあります。
- ログイン情報の流出
- 個人情報の漏えい
- 売上データ、契約書、社員評価など重要情報のデータ改ざん
- 盗聴 など
マルウェアは、スパムメールの添付ファイルや、不正なソフトウェアのダウンロードなどによっても感染します。送り主がわからない添付ファイルや出所不明のソフトウェアは、安易に開封・ダウンロードせず、必ずシステム管理部門や情報セキュリティ担当に確認する運用ルールを徹底しましょう。
マルウェア感染の防止策として、ソフトウェアのアップデートも有効です。セキュリティを強化するために、ソフトウェアは最新の状態に保ちましょう。
3.電話帳データの流出
社内ネットワークへの不正アクセスやマルウェアへの感染が発生すると、悪意ある第三者によって電話帳データを流出させられる恐れがあります。
個人情報が漏えいすると、詐欺やなりすましなどに悪用されかねません。
対応に追われて通常の業務が停滞したり、企業の社会的信用が落ちたりする恐れがあるため、従業員へのセキュリティ教育をおこない、リスクを下げましょう。
4.盗聴・不正傍受
安全性の低いネットワークを使うと、通話の内容が盗聴される恐れもあります。
たとえば新商品の情報や企業独自のノウハウなどは、企業にとって大切な情報です。外部に漏れると、競合他社や悪質業者が類似・模倣品を低価格で市場にだせるようになり、競争力が低下する恐れがあります。
企業情報と同じくらい、顧客情報も大切です。「電話帳データの流出」と同じく、顧客などの個人情報が漏えいすると、社会的信用を失いかねません。
盗聴や不正傍受に対しては、社内ネットワークのセキュリティ強化や会議データの暗号化などはもちろん、ドアの気密性を高めるなどの物理的遮音など多角的に取り組むことが重要です。
5.乗っ取り・不正利用
乗っ取り・不正利用も、クラウドPBXのセキュリティリスクの1つです。
クラウドPBXを乗っ取りされてしまうと、悪意のある第三者によって海外へ勝手に架電され、高額な通話料金を請求されるケースもあります。
乗っ取られた企業の電話番号で詐欺行為がおこなわれると、顧客に不信感を与えてしまい、クレーム対応に追われてしまったり、取引が停止されたりする恐れもあります。
乗っ取り・不正利用防止策として、フリーWi-Fiは使用しないことがおすすめです。公共のフリーWi-Fiは多くの場合通信が暗号化されておらず、通信内容（ID／パスワードやクッキー情報など）を第三者が傍受しやすくなります。
ここまで、クラウドPBXのセキュリティリスクを紹介してきました。解説したようなセキュリティリスクを防ぐには、ベンダー任せにするのではなく、自社でもセキュリティ対策をおこなうことが欠かせません。
次からは、自社でできるクラウドPBXのセキュリティ対策を解説します。
自社でできる！クラウドPBXのセキュリティ対策5つ
自社でできるクラウドPBXのセキュリティ対策は、下記のとおりです。
- パスワードの定期的な変更
- ログイン情報の適切な管理
- 最新版ソフトウェアの利用
- 従業員へのセキュリティ教育
- フリーWi-Fiの利用禁止
セキュリティリスクを最小限に抑えるために、それぞれ詳しくみていきましょう。
1.パスワードの定期的な変更
強力なパスワードを設定したうえで、定期的に変更しましょう。
強力なパスワードとは、第三者に予測されにくいパスワードです。たとえばマイクロソフトは、強力なパスワードを下記のように定義しています。
▼強力なパスワード
- 長さは14文字以上であること
- 英語の大文字・小文字と、数字・記号の組み合わせであること
- 辞書に載っている単語ではないこと
- 人名・文字・製品名などではないこと
パスワードを使い回さず、クラウドPBX専用のものを使用することで、他のサービスなどで使用しているパスワードが推測されるリスクを防げます。
よりセキュリティを強化するためには、パスワードマネージャーや二段階認証を導入するのも有効です。
2.ログイン情報の適切な管理
悪意のある第三者がシステムにログインすることを防ぐために、ログイン情報を適切に管理しましょう。
内部からの情報漏えいを防ぐためにも、退職者や部署異動する従業員が出た場合は、アクセス権限を削除するなど適宜見直します。
アクセスログを定期的にチェックすることも有効です。
アクセスログには、外部から操作された日時やIPアドレスなどが記録されます。定期的なチェックにより、普段と違うIPアドレスや異常な時間帯のアクセスに気がつけるため、不正アクセスの兆候に気づけます。
3.最新版ソフトウェアの利用
デバイスのソフトウェアはこまめにアップデートし、最新版に保ちましょう。ベンダーがソフトウェアのセキュリティリスクを対策するために、内容を更新しているためです。
ベンダーからのお知らせや更新通知をチェックするほか、自動アップデートの設定をオンにしておくとアップデート漏れがなく安心です。
ソフトウェアだけではなく、クラウドPBXを利用するパソコンやスマホのOSも、最新版にアップデートしましょう。
4.従業員へのセキュリティ教育
セキュリティ対策として、従業員へのセキュリティ教育の実施も欠かせません。
ベンダー側で万全のセキュリティ対策をおこなっていても、クラウドPBXの利用者の行動によって、不正アクセスやマルウェア感染などのトラブルが発生しやすくなるためです。
従業員へのセキュリティ教育の例は、下記のとおりです。
- パスワード管理の重要性の周知
- フィッシングメールを見分ける訓練
- 定期的な研修への参加
- トラブル発生時の対応フローの強化 など
従業員にセキュリティリスクについて学習する機会を提供して、日々の行動のなかにリスクが隠れていることを自覚してもらいましょう。
5.フリーWi-Fiの利用禁止
公共のフリーWi-Fiに接続しないように周知することも、セキュリティ対策として重要です。
フリーWi-Fiは無料で利用できて便利な一方で、通信が暗号化されていない場合もあり、通話ログやID・パスワードなどを盗み見される恐れがあるためです。
なかにはフリーWi-Fiに見せかけた偽のWi-Fiもあり、接続すると乗っ取りや遠隔操作などの被害を受ける可能性があります。
従業員には、原則として社内ネットワークや信頼できるWi-Fiを利用してもらうようにしましょう。外出時はWi-Fiへの自動接続設定をオフにしておき、フリーWi-Fiに勝手に接続してしまう事態を防ぐと安心です。
ここまで、自社でできるクラウドPBXのセキュリティ対策を紹介してきました。
自社でセキュリティ対策をおこなうことは重要ですが、セキュリティが高いクラウドPBXを選ぶのも大前提です。
次からは、セキュリティが高いクラウドPBXの選び方を紹介します。
どれを選べば安心？！セキュリティが高いクラウドPBXの選び方
セキュリティが高いクラウドPBXの選び方は、下記のとおりです。
- 不正アクセス防止機能があるか
- セキュリティ認証の基準をクリアしているか
- 通信を暗号化しているか
- サポート体制が整っているか
不正アクセス防止機能とは、第三者による情報の盗み見や乗っ取りのリスクを防ぐ機能を指します。不正アクセス防止機能の例は、下記のとおりです。
- 二段階認証：ID・パスワード以外に、指紋・顔の生体認証や、電話番号による認証コードなどで二重にロックをかける
- IPアドレス制限：特定のIPアドレスからのアクセスのみ許可する・もしくは拒否する
- ファイアウォール：外部からの不正な通信をブロックする
また第三者によるセキュリティ認証の基準をクリアしていれば、信頼性の証明になります。以下のようなセキュリティ認証を受けているシステムかどうかチェックしましょう。
- プライバシーマーク：個人情報を適切に管理している
- ISO／IEC27001：国際基準で情報セキュリティを維持している
さらに通信が暗号化されていれば、もし傍受されていても、通話内容が漏れるリスクを下げられます。
トラブル発生時に相談しやすい窓口があるかも事前にチェックしておくと、万が一の事態にも安心して対応できるのでおすすめです。次章ではセキュリティ強度が高いツールを紹介します。
セキュリティを重視するなら「カイクラフォン」がおすすめ
セキュリティを重視してクラウド電話を選びたい方には「カイクラフォン」がおすすめです。
「カイクラフォン」は、以下のようにセキュリティ対策に力を入れています。
- 通信の暗号化
- IPアドレス制限
- プライバシーマークを取得
- データ持ち出し不可
「カイクラフォン」は機器の本体に通信データが残らない仕組みなので、従業員がデータを外部に持ち出すことはできません。機器を紛失したり盗難されたりしても、機器からの情報漏えいはありません。
加えて問い合わせ窓口として、電話やメール以外にも、LINE・問い合わせフォームを用意しているので、自社に合った方法でサポートします。
さらに管理者・利用者ごとのマニュアルや動画・勉強会など、状況や用途に合わせた疑問を解消できるさまざまなツールも用意しています。
カイクラフォンは、顧客情報や対応履歴の一元管理も可能です。顧客情報が着信時にポップアップ表示されるので、数ヶ月前に顧客へ伝えたことなども瞬時に把握でき、スムーズな対応につなげられます。
万全のセキュリティ対策をおこなっていて業務効率化も期待できる「カイクラフォン」の詳細は、下記から確認できますので、気になる方はチェックしてみてください。
まとめ：クラウドPBXはセキュリティも重視して選ぶ
クラウドPBXは利便性が高い一方で、インターネットを介して使用する性質上、不正アクセスやデータ流出というリスクも存在します。しかし、信頼できるサービスを選び、自社での対策も徹底すれば、安全な運用は十分可能です。
とくに重要なのは、セキュリティ体制が整ったサービスを見極めることです。通信の暗号化や二段階認証・運用会社の監視体制などを確認すると、安全性を高められます。
セキュリティ体制が整ったサービスを選びたい方には、クラウド電話である「カイクラフォン」がおすすめです。通信の暗号化やIPアドレス制限などの基本的な対策をおこなっているほか、問い合わせ窓口も充実しているため、万が一のトラブル時にも安心して相談できます。
業務効率を保ちながら、安全性も確保したい方は、下記より「カイクラフォン」の詳細をご確認ください。
