「テレワークや外出中の社員が増えるにつれ、電話の業務負担は出社した社員に偏ってしまう……」
このような問題を解決する方法が、クラウドPBXアプリの利用です。出社していない社員も電話に出られるため、電話業務が特定の社員に集中することを回避できます。
また、クラウドPBXはスマホアプリをインストールして使える手軽さから、ビジネスを加速する電話インフラとしても優秀です。
そこでこの記事では、クラウドPBXアプリにできることとアプリサービスを紹介します。ぜひ最後までご一読ください。
クラウドPBXを手軽に始められるのがカイクラフォンです。手持ちのスマートフォンでどこにいてもクラウド電話が利用でき、迅速な顧客対応や柔軟な働き方が可能です。詳しくは、以下よりご確認ください。
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スマホをクラウド電話化！クラウドPBXアプリの仕組み
クラウドPBXアプリは、スマートフォンやタブレットでクラウド電話を利用できるようにするためのツールです。ちなみにクラウドPBXは、インターネット上に電話交換システムを構築し、専用の電話回線がなくてもIP電話を使用できるようにする仕組みです。
専用アプリを介して双方の発話をデータ変換し、インターネット上で送受信することで、人は音声を認識して通話が成り立つようになります。
クラウドで完結するこの仕組みを活用すれば、物理的な電話回線インフラは不要となり、場所にとらわれずにクラウド電話を使用できます。
クラウドPBXの仕組みをより詳しく理解したい方は、以下の記事で構成図もあわせてご確認ください。
クラウドPBXアプリを使用するメリット7つ
クラウドPBXアプリを使用するメリットは、7つあります。
- 移動しながら電話対応ができる
- 会社の番号で電話の受発信ができる
- 外線の取り次ぎが効率化できる
- 会社からスマートフォンへの通話を内線化できる
- 通話録音ができる
- 対応履歴の管理・共有ができる
- 端末の増減がしやすい
ぜひ参考にしてください。
1.移動しながら電話対応ができる
1つ目のメリットは、移動しながらでも電話対応ができることです。クラウドPBXの場合、従来のPBX（構内交換機）のように物理的な交換機を設置せずに済みます。
その代わりインターネット上にPBXを構築し、移動中でも自宅でも場所にとらわれずに会社の番号で通話ができます。
2.会社の番号で電話の受発信ができる
2つ目のメリットは、クラウドPBXアプリを使用すればスマートフォンでも会社の番号で電話ができることです。
通常、知らない番号からの電話には出ない人が多いものですが、クラウドPBXを使えば、常に同じ番号で電話をかけられるので、相手に出てもらいやすくなります。
また、個人のスマートフォンを社用端末として使用する場合、社員個人の電話番号を使わずにすむため、プライバシーの保護にもつながります。
3.外線の取り次ぎが効率化できる
3つ目のメリットは、外線の取り次ぎが効率化できることです。クラウド電話は、アプリを介して外線をつなぎ、電話を振り分けることもできます。
たとえば、外出中の担当者宛の電話がかかってきた場合、従来の電話では、対応者が相手の連絡先を聞いて担当者に折り返すように伝達したり、相手に携帯番号を伝えてかけ直してもらったりしなければなりませんでした。
クラウドPBXを導入していれば、アプリで担当者に電話を転送できます。
4.会社からスマートフォンへの通話を内線化できる
4つ目のメリットは、スマートフォンで内線通話もできることです。たとえば複数の拠点がある企業の場合、クラウドPBXを使用すれば拠点間の連絡対応をスマートフォンでできます。
また内線無料のサービスも多いので、通常の電話に比べて通信料の節約につながるでしょう。クラウドPBXを活用した「スマホ内線化」の詳細を知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
内部リンク：クラウドpbxスマホ（＋クラウドpbxスマホ内線化）（6月後半作成）※←公開後挿入をお願いいたします！
5.通話録音ができる
5つ目のメリットは、通話録音ができることです。クラウドPBXサービスの多くは、通話の録音機能が搭載されているため、いざというときのトラブル対策に役立てられます。
電話対応でありがちな「認識の不一致」や「言った言わない問題」を解決に導くには、事実にもとづくアプローチが欠かせません。録音データがなければ、双方の記憶しか頼りにならず、どちらが正しいのかを判断できないためです。
なかには録音データに加えて通話の文字起こしもできるクラウドPBXもあり、通話記録の可視化に役立ちます。
6.対応履歴の管理・共有ができる
6つ目のメリットは、対応履歴の管理・共有ができることです。クラウドPBXアプリは、電話の対応履歴や録音データなどをクラウド管理しており、情報のチーム内共有や追跡もスマートフォンからアクセスできます。
対応履歴もクラウド上で管理され、場所にとらわれずに過去の電話対応履歴を遡って情報を引き出すことが可能です。
たとえば、テレワークで社員がオフィスに揃っていなくても、外から対応履歴データにアクセスして知りたい情報を確認できます。
7. 端末の増減がしやすい
7つ目のメリットは、使用する電話端末の増減がしやすいことです。固定電話やビジネスフォンのように電話の台数を増やすための工事は不要で、手早く増減できます。
たとえばクラウドPBXの端末を増やすには、契約中のサービスプランを確認後、台数の追加申請をして端末にスマホ専用アプリをインストールするだけですみます。
台数を減らす場合も、同様に変更申請をしてアプリをアンインストールするだけです。
クラウドPBXアプリ5つを徹底比較！
前章では、クラウドPBXアプリを利用するメリットをみてきましたが、実際にどのようなサービスがあるのか知りたい方もいるのではないでしょうか？
本章では、クラウドPBXアプリを5つ比較します。
| サービス名 | 特徴 | |
|---|---|---|
| 1.カイクラフォン | 拠点単位で幅広い機能を利用できるサービス | |
| 2.ひかりクラウドPBX | NTT東日本・西日本が提供する信頼性の高いサービス | |
| 3.Arcstar Smart PBX | 内線通話、外線番号の引き継ぎまで幅広く対応するサービス | |
| 4.Good Line | 自動音声応答を始めとした豊富な機能が使えるサービス | |
| 5.トビラフォンCloud | 規模にあわせて低価格帯から利用できるサービス | |
サービス選びのポイントとしては、登録するスマートフォンの数を押さえ、使いたい機能を比較検討することです。ぜひ参考にしてください。
1.カイクラフォン
カイクラフォンは、多様な機能を利用できるクラウド電話です。PBXの社内工事をすることなく、スマートフォンのアプリ設定をするだけですぐに電話の発着信が可能になります。
カイクラフォンの多様な機能の一部を紹介すると、以下のとおりです。
- アプリで会社の外線・内線を利用
- 自動通話録音・文字起こし
- 対応履歴のメモ機能
- 通話時の顧客情報表示
- 通話の履歴管理と検索
また東京や大阪などの主要都市において、既存の固定電話番号を変更せずにクラウド電話に乗り換えられます。電話番号の変更を関係各社に周知することなく導入できることもメリットです。
費用などの詳細が気になる方は、以下よりお気軽にお問い合わせください。
2.ひかりクラウドPBX
ひかりクラウドPBXは、NTT東日本・西日本が提供するサービスです。携帯電話の番号に加えて、クラウドPBXでつないだ内線・外線番号で電話ができます。また、既存のビジネスフォンとの併用や老朽化したPBXからの移行にも柔軟に対応しています。
初期費用は新設の場合で167,750円から、月額料金は10IDパックで11,000円です。サービスの利用にはNTT東西のフレッツ光ネクストとひかり電話オフィスの契約が必要です。
3.Arcstar Smart PBX
Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供するクラウドPBXで、ドコモに限らず通信キャリア他社のスマートフォンも利用できます。内線通話は無料、東京03や大阪06などから始まる外線番号も使用可能です。
スマートフォンのみの契約の場合、初期費用は新設で11,000円から、月額利用料は6,138円からで、比較的費用を抑えられるのが特徴です。
4.Good Line
Good Lineは、株式会社グッドリレーションズが提供するサービスです。スマートフォンを内線電話端末として利用できるのはもちろん、フリーダイヤルなどの外線電話番号の設定もできるため、顧客対応においても活用できます。
また通話録音や自動音声応答などの機能のほか、コミュニケーションアプリとのシステム連携機能もあるので、社内で情報共有する際にも役立ちます。
なお費用の一例を紹介すると、2内線のSOHOプランで初期費用20,000円、月額費用は3,000円です。
5.トビラフォンCloud
トビラフォンCloudは、トビラシステムズ株式会社が提供するクラウドPBXです。
クラウドPBXを活用したスマホ内線化を始め、通話録音と音声の文字起こし、また自動音声ガイダンスを使用した振り分けなど、多彩な機能を利用できます。加えて営業電話のブロック機能もあり、不要な電話対応を減らせるのも特徴です。
費用は初期費用として33,000円がかかりますが、050の外線番号と2つの内線番号を含む「基本セット」で3,300円とかなり低価格になっています。
クラウドPBXアプリの導入手順
おすすめのサービスをみてきましたが、実際にクラウドPBXアプリの運用開始後に困ることがないよう、基本の導入手順を押さえることが大切です。
▼クラウドPBXアプリの導入手順
- 使いたい端末数を決める
- クラウドPBXサービスを選択・導入する
- スマートフォンに専用アプリをインストールする
- 端末を設定する
導入に際して重要なのは予算と使いやすさを確認することです。
まず、予算にあったサービスを比較してみてください。使用する端末の台数や拠点数などによって費用は大きく変わるため、料金体系をふまえ、見積もりを出してもらいましょう。
次に、無料トライアルなどの機会を利用し、実際に試してから導入すればミスマッチを防ぎやすくなります。
クラウドPBXサービスの導入までの流れは以下の記事で詳しく紹介していますので、あわせてご参照ください。
まとめ：クラウドPBXアプリでスマホを有効活用しよう！
クラウドPBXアプリを活用すると、スマートフォンを手軽にビジネス利用できます。また、個人の携帯電話番号を使わずに電話対応ができるため、プライバシーの保護にもなるでしょう。
一方で、サービスによって費用も機能も異なるため、事前に優先事項を決めて比較検討することをおすすめします。
カイクラフォンは、簡単なアプリ設定でクラウド電話が利用できるサービスです。顧客情報の管理や通話の自動録音も標準機能で、対応履歴を参照する各シーンで役立ちます。
自社の電話システムに課題をお持ちの方は、以下よりカイクラフォンをご覧ください。
