クラウドPBXのメリット・デメリット12選！失敗しない選び方も徹底解説

クラウドPBXは、これまでのPBXのようにハードウェアを設置する必要がないため、利用場所を問いません。私用のスマートフォンでも活用できるため、運用コストの削減や業務効率化が期待できます。

そのほかに、クラウドPBXを導入するとどのようなメリットがあるのか、またデメリットはないのか知りたい方もいるのではないでしょうか。

本記事では、クラウドPBXのメリット・デメリットや、導入する際の選ぶポイントなどを解説します。さらに、実際にクラウドPBXを導入して業務効率化に成功した事例も紹介するので、あわせてご覧ください。

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クラウドPBXとは？仕組みと特徴を紹介

そもそも、クラウドPBXとはどのようなものか、詳しくわからない方もいるのではないでしょうか。クラウドPBXのメリットデメリットをお伝えする前に、以下の3つに分けてクラウドPBXを紹介します。

1. PBX（主装置）とは？
2. クラウドPBXの仕組み
3. 従来のPBXとの違い

それぞれ、詳しくみていきましょう。

PBX（主装置）とは？

PBXとは「Private Branch eXchange」の略で、複数の外線と内線を共有して制御する電話交換機のことです。

外線を複数の電話機に割り振ったり、電話機同士の内線をコントロールしたりできるため、多くの企業やコールセンターなどで導入されています。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXはクラウドを利用することで、オフィス以外の場所でも電話対応ができるシステムのことです。

クラウドPBXは主装置（PBX）をクラウド上に構築するので、インターネットがつながる場所であればスマートフォンでも会社の電話対応ができます。

クラウドPBXを利用した場合、スマートフォンは私物でも会社の電話番号で架電・受電できるため、営業先や出張先、自宅でも利用可能です。

従来のPBXとの違い

クラウドPBXと従来のPBXとの違いは、主装置（PBX）の設置場所です。

以前は主装置（PBX）を社内に設置し、有線でつないだ電話機がビジネスフォンとして利用できる仕組みでした。そのため、会社の外ではPBXの利用ができません。

クラウドPBXは主装置（PBX）がクラウド上にあるので、インターネットがつながる場所であればどこでも利用可能です。インターネットさえつながれば、営業先やテレワークでも使えるのは従来のPBXとの大きな違いです。

下記の記事では、クラウドPBXとPBXの違いを詳しく紹介しているので、あわせてご覧ください。

クラウドPBXを導入するメリット7つ

クラウドでPBXの機能を提供するクラウドPBXですが、インターネットがつながる場所であればどこでも利用できるほかにどのようなメリットがあるのか紹介します。

1. 初期費用と運用コストを大幅に削減できる
2. すぐに導入できて柔軟性がある
3. 場所を問わず代表番号で通話できる
4. 情報を一元管理できるので業務効率化ができる
5. CTI機能との連携で顧客対応がスムーズになる
6. 場所に依存しないので移転しても同じ電話番号が使える
7. 災害など緊急事態でのBCP対策につながる

それぞれ詳しくみていきましょう。

【メリット1】初期費用と運用コストを大幅に削減できる

クラウドPBXでは、主装置（PBX）の設置が不要で購入する必要もありません。クラウドサーバーの設定を行うだけで利用できるため、従来のPBXと比べると初期費用を削減できるケースが多いです。

さらに、私用のスマートフォンを使って会社の番号での架電や会社の番号宛の電話の受電が可能なので、新たな電話機を購入せずにPBXを使い始められます。

複数の拠点がある企業では、拠点間で無料内線通話ができるため、通話料の削減ができ、運用コストの削減につながります。

【メリット2】すぐに導入できて柔軟性がある

クラウドPBXは主装置の設置工事が必要ないため、申し込みから短期間で使用可能になることが多いです。中には、即日で利用を始められるサービスもあります。

オフィスを移転する場合でも、主装置の引っ越しが必要なく、クラウドで完結できるので手間がかかりません。

【メリット3】場所を問わず代表番号で通話できる

クラウドPBXは、インターネットさえつながれば場所を問わず代表番号で利用できるのが魅力です。

たとえば、以下のシーンでも利用できます。

• 自宅でテレワークしている
• 営業先や出張先で電話業務が必要になる

スマートフォンでも会社の番号で電話をかけられるため、顧客に出てもらいやすいというメリットがあります。プライベートの番号を知られることもありません。

また、会社宛の電話をスマートフォンに転送できるため、担当者が出社していなくても顧客を待たせず取り次げます。

【メリット4】情報を一元管理できるので業務効率化ができる

クラウドで情報を管理するので、外出先やテレワークであっても情報を他の人と共有することが可能です。

たとえば、カイクラでは携帯電話での通話も自動録音されてクラウドに保管されているので社内や自宅にいる他の人も通話録音の内容が確認できます。

離れた場所でも確認できる一元管理であれば、社内の連絡や顧客対応がスムーズになります。

【メリット5】CTI機能との連携で顧客対応がスムーズになる

クラウドPBXはコンピューターや電話を統合した「CTI機能」と連携できるため、どの端末を使っても受電先の相手がわかるようになり、通話録音もできます。外出先でメモを取れない場合でも通話録音があれば後から聞き直しできるのもメリットです。

たとえば、CTI機能をもつシステムであるカイクラはパソコンやスマートフォンに顧客情報を表示させられます。

突然の電話であっても、顧客情報をその場で確認できるので顧客データを探しだす必要がありません。テレワークや外出先でも顧客対応がスムーズに対応できるようになります。

クラウドPBXと連携できるカイクラについて詳しく知りたい方は、以下より詳細をご確認ください。

【メリット6】場所に依存しないので移転しても同じ電話番号が使える

クラウドPBXは、一度導入すると継続的に利用でき、場所に依存しません。

そのため、オフィス移転や携帯の変更があっても、同じ電話番号が使えます。同じ番号を使い続けられるため、顧客や取引先に変更を伝える手間を省けるのはメリットとなります。

ただしサービスによっては、同じ電話番号が使えない場合があるなど条件にもよるので、導入前に確認するようにしましょう。

【メリット7】災害など緊急事態でのBCP対策につながる

クラウドPBXを導入していると、インターネットがつながる環境であれば、スマートフォンを自社の固定電話と同じように使えます。何らかの災害が発生し、出社が困難な状況でも、従業員は自宅で電話業務を遂行できます。

たとえば、以下のケースでも業務が可能です。

• 台風で出社できない
• 地震の影響で会社が停電した
• 自社のビルで火災が発生した

オフィスなどの場所に縛られず業務が行えるため、BCP対策としても有効です。

クラウドPBXを導入するデメリット5つ

クラウドPBXのメリットを紹介しましたが、デメリットも知っておきたい方も多いのではないでしょうか。ここでは、以下の5つのデメリットを紹介します。

1. インターネット環境次第で通話品質が低下する
2. セキュリティが不十分だと情報漏えいのリスクがある
3. 毎月コストがかかる
4. FAX連携が難しいケースがある
5. 緊急電話がかけられない

それぞれ詳しくみていきましょう。

【デメリット1】インターネット環境次第で通話品質が低下する

クラウドPBXの利用には、インターネット環境が欠かせません。

使用する回線によっては不安定ゆえに、通話の品質が落ちることもあります。通話品質が悪いと相手の声が聞き取れず、そしてこちらの声を届けられず、取引先や顧客に迷惑がかかる恐れがあります。

通話品質低下を防ぐための対策として、以下のことを心がけてみてください。

• 自社のインターネット環境は安定している固定回線を選ぶ
• 高品質、かつ実績や信頼性の高いクラウドPBXを選ぶ

対策をしていても、出張などの外出先ではインターネット環境が悪い可能性があります。クラウドPBXを利用している場合は、インターネット環境に左右されることを覚えておきましょう。

【デメリット2】セキュリティが不十分だと情報漏えいのリスクがある

クラウドPBXの管理画面はIDやパスワードを設定して利用しますが、流出やハッキングの可能性もゼロではありません。IDやパスワードの厳重な管理、もしくはアクセス権限を設定しておくことが必要です。

たとえば、私用のスマートフォンを使っている従業員が紛失した場合などは情報漏えいの可能性があります。紛失してもすぐにロックをかけられるようにするなどの対策が必要です。

また、パスワードはアルファベットの大文字と小文字、数字を組み合わせるなど、難解なものにしておきましょう。

【デメリット3】毎月コストがかかる

クラウドPBXを導入すると、毎月コストがかかってしまいます。

クラウドPBXでは、月額料金が発生するタイプが多いです。さらに、ライセンス毎に加算されるタイプやオプション料金が発生する場合もあるので、事前に月額かかる料金を把握しておく必要があります。

しかし、メリットで紹介したように業務効率化・工数削減につながる機能も多いので、費用対効果をみて判断する必要があります。以下は、クラウドPBX導入によって得られる可能性がある費用対効果の例です。

• 受電時に顧客の情報がわかるようになり、電話対応がスムーズになる
• 通話内容を録音し、音声・テキストなど過去のやり取りを確認しやすくなる

毎月のコストと費用対効果を考慮して、導入を検討するようにしましょう。

【デメリット4】FAX連携が難しいケースがある

クラウドPBXによっては、FAXとの連携が難しいケースもあります。そのため、クラウドPBXを導入する前に、現在使っているFAXが利用できるかの確認をおすすめします。

確認方法で迷ったときは、以下の3つを確認してみましょう。

1. インターネットFAXを搭載したクラウドPBXか
2. アナログ回線を残せるクラウドPBXか
3. 現在利用しているFAXはそのまま利用できるか

業種や企業の規模によってはまだまだFAXを利用しているところもあります。サービスによってこれまでの電話番号を引き継げない場合には、早めに取引先に連絡するようにしましょう。また、これまで使っていたFAXを利用するために、専用アダプターやインターネットFAXの利用を検討する方法もあります。

【デメリット5】緊急電話がかけられない

インターネットさえあれば場所を選ばず利用できるクラウドPBXですが、場所が特定できないため110番や119番などの緊急電話が使えません。

クラウドPBXでかけられない電話番号を一覧にまとめました。

緊急電話をかけられないことの対策として、あらかじめ短縮番号に最寄りの警察署や消防署の電話番号を入れておくことをおすすめします。緊急時でも、短縮番号に入れておけば慌てずに電話できます。

ここまで、クラウドPBXのデメリットを解説しました。デメリットが5つあるとはいえ、クラウドPBXを導入するメーカーやサービスによって解決できるものも多いです。

そして、他にもクラウドPBXを選ぶときに注意すべき点はいろいろあります。そこで、次項ではクラウドPBXの選び方をみていきましょう。

クラウドPBXの選び方と導入時にチェックすべき5つのポイント

ここでは、クラウドPBXの選び方と導入時にチェックするべきポイントを紹介します。

1. 通話品質は問題ないか
2. 欲しい機能が入っているか
3. スムーズに導入できるか
4. 外部サービスと連携できるか
5. 困ったときのサポート体制は優れているか

それぞれ、詳しくみていきましょう。

【ポイント1】通話品質は問題ないか

1つ目のポイントは、「通話品質は問題ないか」です。クラウドPBXの種類は、以下の3つに分類できます。

1. コストを重視したもの
2. 品質を重視したもの
3. コスト × 品質を兼ね備えたもの

導入費用の安さだけで選んでしまうと、「導入後に回線が落ちやすく使いづらい……」といった悩みを抱えてしまうかもしれません。

品質を確認するときは、「何の回線を利用しているか」が目安となります。たとえばNTTの「ひかりクラウドPBX」は、ひかり回線を利用しているため通話の品質が高く回線が落ちにくいのでおすすめです。

とくにビジネスで使う電話は、顧客や取引先に迷惑をかけないためにも通話品質がよいものを選ぶようにしましょう。

【ポイント2】欲しい機能が入っているか

2つ目のポイントは、「欲しい機能が入っているか」です。内線・クラウドPBX・外線でそれぞれ連携し、転送や保留などを行う基本機能は、どのクラウドPBXでも備わっています。

しかし、最初にお伝えしたメリットが全て網羅されていないクラウドPBXもあります。とくに、以下の「業務効率に直結する機能」が含まれているかどうかは確認するようにしましょう。

• 受電時に顧客の情報がわかる
• 通話内容を録音し、音声・テキストなで過去のやり取りを確認できる

たとえばカイクラは、上記2つの機能を兼ね備えたクラウドPBXの導入が可能です。

カイクラの詳細は、以下からご参照ください。

【ポイント3】スムーズに導入できるか

3つ目のポイントは、「スムーズに導入できるか」です。

業務効率が上がるとはいえ、「工事により電話が使えなくなる時間」は、可能な限り抑えたほうがよいでしょう。そのため、事前に導入にかかる時間は確認しておくのがおすすめです。

導入にかかる時間はメーカーやサービスによりますが、カイクラの場合は、設置工事が1時間前後で終わります。以下のようにFAQに書いていることが多いので、検討しているクラウドPBXにあわせて、確認しておきましょう。

【ポイント4】外部サービスと連携できるか

4つ目のポイントは、「外部サービスと連携できるか」です。

とくに受電時に顧客情報確認したい場合には、既存の顧客管理システムなどと連携したいこともあるのではないでしょうか。

受電時に別システムを立ち上げるのは効率的ではないので、可能であれば連携できるか確認しておくのがおすすめです。

【ポイント5】困ったときのサポート体制は優れているか

5つ目のポイントは、「困ったときのサポート体制は優れているか」です。

初めてシステム導入などを進めるときは、さまざまな点で悩みが出てきます。たとえば、現在持っている顧客データを移行したい場合に、全データを引き継げないなどです。このようなときに、操作方法のレクチャーやサポートがあれば、クラウドPBXをスムーズに使い始められます。

サポートの手厚さを確認するときは、以下を参考にするのがおすすめです。

• 公式サイトのFAQ
• 導入事例の記事

また、「受電時に顧客の情報を表示する機能」を利用する場合は、事前に登録しておく顧客データの質が業務効率化に影響します。導入後すぐに活用できるよう、データの登録をお願いできるかなども確認しておくとよいでしょう。

以上の5つが、クラウドPBXを選ぶときのポイントでした。ただ、これらを考慮しつつクラウドPBXの導入が可能なメーカー・サービスを探すのは、時間がかかるものです。

そこで、ポイント5つを網羅したクラウドPBXの導入ができるサービス『カイクラ』を紹介します。

カイクラならクラウドPBXの導入にも対応！

クラウドPBXを選ぶときの5つのポイントを考慮しつつ、「カイクラで解決できる点」をまとめて紹介します。

選ぶときのポイント	カイクラで解決できる内容
通話品質は問題ないか	ひかりクラウドPBXを利用
欲しい機能が入っているか	受電時に顧客情報表示 顧客対応メモ 通話自動録音 通話内容の自動文字起こし
スムーズに導入できるか	お申し込みから3週間前後で利用可能 工事は約1時間
外部サービスと連携はできるか	連携できる外部システムあり
困ったときのサポート体制は優れているか	お問い合わせ窓口 基本的な使い方のオンライン講座

カイクラで連携できる外部システムの例は以下のとおりです。

このように、これまでお伝えした5つのポイントを網羅しています。カイクラの詳細は、以下からお問い合わせください。

クラウドPBX導入の成功事例

クラウドPBX導入の成功事例を紹介します。

あおやまメディカル株式会社様は、介護に必要な「道具」と、介護に最適な「住環境」に関する事業を展開しています。

同社では2023年から、NTTコミュニケーションズ株式会社が販売する「オフィスリンク」と、株式会社シンカの「カイクラforオフィスリンク」「カイクラ」を導入しました。

導入前の課題は、会社への電話を固定電話で対応していたので、電話対応のために必ず誰かが出社する必要があったことです。

また、既存顧客とのやり取りは担当社員の社用携帯で行っていたため、土日や時間外、休みの日にも電話があり、休みづらい状況でした。社用携帯でのやり取りだと、顧客対応が属人化してしまうことも課題でした。

「カイクラforオフィスリンク」の導入により、会社の電話を自宅でスマートフォンで受けられるようになり、課題を解決できました。

• 電話番出勤の必要がなくなり、週休1日体制から週休2日体制を取れるようになった
• 会社の番号を社用携帯でも使えるため、個人の番号で顧客とやり取りすることを減らせた
• 電話対応の履歴を社内で共有できるようになったため、属人化の解消にもつながった

同社は、「カイクラforオフィスリンク」と「カイクラ」の導入によって、顧客対応を大切にしながら社員の働きやすい環境づくりを実現されています。

参考：あおやまメディカル株式会社様導入事例

以下の記事でも、クラウドPBXの導入事例を紹介しています。

まとめ：クラウドPBXの導入で電話対応の効率化やコスト削減を実現しよう

今回は、クラウドPBXのメリットとデメリットを解説しました。クラウドPBXは、クラウドで管理するためインターネットさえあれば場所を選ばず利用できるのが魅力です。また、CTI機能のあるシステムと組み合わせて利用すれば業務効率化にもつながります。

クラウドPBXにはデメリットも存在するので、選ぶときには今回紹介した5つのポイントを参考に検討してください。5つのポイントをクリアしたものを導入したい方には、カイクラがおすすめです。クラウドPBXで業務効率化を実現したい方は、以下より詳細をご確認ください。