クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ。導入によって業務の効率化や運用コスト削減を目指そう

目次

「クラウドPBXのメリットとデメリットを知ったうえで導入を検討したい」

と感じている方。

PBX(Private Branch Exchange)とは企業内で電話を接続できる機能であり、クラウドPBXとはこの機能をインターネット上のサーバーから利用できるものです。

クラウドPBXはこれまでのPBXのようにハードウェアを設置する必要がなく、利用場所も問いません。私用のスマホでも活用できるため、結果として運用コストの削減や業務の効率化などが期待できます。

とはいえ、具体的なメリットやデメリットは、なかなかわかりにくいですよね。

そこで今回は、

  • クラウドPBXを導入するメリット
  • クラウドPBXを導入するデメリット
  • カイクラテレワークソリューションはクラウドPBXの導入にも対応可能!

を紹介します。

「いきなりクラウドPBXを導入するは難しい」と感じるかもしれませんが、概要をつかむだけならハードルは高くありません。

まずはクラウドPBXのメリットについて、ざっくりと理解しましょう!

クラウドPBXを導入するメリット

最初に、クラウドPBXを導入する10のメリットを紹介します。

メリット1:PBXを導入する初期費用を大幅に節約、かつ運用コストも下げられる

クラウドPBXは、PBXのハードウェアを購入する必要がありません。クラウド上のサービスをレンタルするだけなので、導入にかかっていた初期費用を大幅に下げることが可能です。

またこれまでのPBXのようにハードウェアの交換も必要ないうえに、通話料が下がることも。PBXの運用コストをおさえた結果、コスト削減が期待できます。

メリット2:申し込みから利用開始まで数日と早い

クラウドPBXは、申し込みから3〜5日ほどで利用できることが多いです。ハードウェアの設置などに時間がかからないぶん、社内環境をスピーディーに整えることが可能です。

メリット3:私用のスマホを使用できるため、新たに電話機を購入する必要がない

クラウドPBXを利用すると、電話を受けるのにプライベート用のスマホを利用できるため(専用スマホアプリのインストールが必要です)、新たにビジネスホンを購入する必要がありません。

法人携帯は月およそ5,000円かかるところ、クラウドPBXは月1,300円ほど。新たに社員が増えたときも専用の電話機を購入する必要がないため、1人あたり年間4万4,400円ほどの節約となります。

メリット4:利用に場所を問わないため、テレワーク中や外出先、出張先からも活用できる

クラウドPBXを導入した場合、スマホを内線化することで、場所を問わずに連絡ができるようになります。

例えば、

  • テレワーク中の自宅
  • 営業先
  • 出張先の海外

など。

また社外からプライベート用のスマホで電話しても、顧客に自身の電話番号が通知されることはありません。社外でも企業の代表番号を使って連絡できます。

メリット5:外出中でも会社の代表電話から連絡できるため、顧客と通話できる確率が高い

スマホで自分の番号からそのまま電話すると、お客さまは知らない番号だと考えて出ないことが少なくありません。

クラウドPBXは先ほどお伝えしたように、社外や私用のスマホでも会社の代表番号が利用できます。代表番号が通知されるため顧客も通話してくれることが多く、何度も電話をかける手間を省けます。

メリット6:CTI機能と連携することで着信相手がわかり、顧客管理や対応がスムーズになる

クラウドPBXはコンピューターや電話を統合した「CTI機能」と連携できるため、どの端末を使っても着信相手がわかるようになります。

CTI機能は連携によって、パソコンやスマホに顧客情報を表示させることが可能です。突然の電話でも顧客情報をその場で確認できるため、これまでのやり取り思い出したり顧客データを探したりする必要がありません。

テレワーク中や外出先でもスムーズな対応ができるため、顧客満足度アップなども期待できます。

メリット7:オフィス移転や携帯の変更があっても、同じ電話番号を使用できる

クラウドPBXは一度導入すると継続的に利用できるため、オフィス移転のたびに移設工事をする必要がありません。同じ番号を使い続けられるため、顧客に連絡先の変更を伝える手間も省けます。

メリット8:共有の電話帳が無料で使えることが多く、端末ごとに連絡先を書き換える必要がない

クラウドPBXは共有電話帳などのサービスも利用できることが多く、社内における顧客情報の共有がスムーズです。

クラウドPBXはインターネット上で情報を管理するため、一度書き換えれば他の端末も同じように変更可能。個人のスマホなどでその都度修正する手間がかからないため、業務の効率化も期待できます。

メリット9:コールルーティングやコールトラッキングに対応しており、業務の効率化になる

クラウドPBXには、以下のような機能もそなわっています。

【コールルーティング】
最初に連絡した部署Aにつながらなかったとき、次は部署B、その次は部署B、その後は部署Cなど、転送先を決めておく機能。

【コールトラッキング】
複数の番号を取得した場合、顧客からの問い合わせ先によって番号を使い分けることができる機能。そのため、最も集客率の高かった広告などを把握することが可能。

顧客に電話をかけ直す手間が少なく、業務の効率化が期待できます。

メリット10:CTI機能との連携によって通話の録音などもでき、トラブル防止につながる

CTI機能との連携によって会話の録音機能なども使用でき、トラブルのないスムーズな顧客対応が実現します。

例えば、テレワーク中や外出先で1人で受けた電話で聞き漏れなどがあっても、録音していれば後から確認も可能。内容を詳細にチェックできるため、トラブルを防げることが多いです。

顧客管理(CRM)やCTI機能を活用できるサービスについて、詳しくは「【徹底解説】顧客管理とは?顧客に今必要な情報を届ける今時のCRMとオススメサービス5つを紹介」をご一読ください。

クラウドPBXを導入するデメリット


続いては、クラウドPBXを導入する2つのデメリットを紹介しますね。

デメリット1:インターネット環境や使用回線によっては、通話の質が落ちる

クラウドPBXの利用には、インターネット環境が欠かせません。

使用する回線によっては不安定ゆえに、通話の質が落ちることも。特に3G回線は音質が下がるといわれています。

対策として、以下のことを心がけてみてください。

  • 自社のインターネット環境は安定している固定回線を選ぶ
  • 高品質、かつ実績や信頼性の高いクラウドPBXを選ぶ

デメリット2:セキュリティ管理が甘いと情報漏えいなどにつながる

クラウドPBXの管理画面はIDやパスワードを設定して利用しますが、流出やハッキングの可能性もゼロではありません。IDやパスワードの厳重な管理、もしくはアクセス権限を設定しておくことが必要です。

パスワードはアルファベットの大文字と小文字、数字を組み合わせるなど、難解なものにしておきましょう。

カイクラテレワークソリューションはクラウドPBXの導入にも対応!


ここまでクラウドPBXのメリットやデメリットについて解説しました。

どのクラウドPBXを導入するか迷ったときは、「カイクラテレワークソリューション」がおすすめです。

その理由は、以下の3つ。

  • クラウドPBXを使っている私用のスマホに着信があったとき、顧客情報などを画面に表示できる
  • テレワークなど社員同士が離れた場所で仕事をしていても、カイクラの画面から着信や対応履歴をそれぞれ確認できる
  • 通信の暗号化やIPアドレス制限などセキュリティ対策が万全で、情報漏えいのリスクが少ない

詳しくは「【プレスリリース】シンカ、テレワーク時の電話対応を支援する「カイクラテレワークソリューション」を販売開始」をご参照ください。

クラウドPBXの導入によって、電話対応の効率化やコスト削減が実現できる

今回は、クラウドPBXのメリットとデメリットについて解説しました。

おさらいすると、お伝えしたメリットは以下の10個です。

【メリット】

  1. 初期費用と運用コストを削減できる
  2. 申し込みから利用開始まで数日と早い
  3. 使用のスマホをそのまま使用できる
  4. テレワーク中や外出先、出張先から利用できる
  5. 社外でも代表番号から連絡できる
  6. CTI機能の連携によって顧客管理がスムーズになる
  7. 同じ番号を使い続けられる
  8. 共有の電話帳が利用でき、社内で情報共有しやすい
  9. コールルーティングやコールトラッキングにも対応している
  10. 通話の録音などでトラブルを防げる

またクラウドPBXの導入には、CTI機能と連携できる「カイクラテレワークソリューション」がおすすめです。

今回の記事を参考に、クラウドPBXの利用を検討してみてくださいね。

また新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入した企業が多いかと思います。その場合は今回紹介したクラウドPBXのように、さまざまなサービスを活用することが業務効率化にはおすすめです。

詳しくは「テレワークで使える顧客管理ツール。選び方やおすすめのツールを解説」をご一読ください。

リモートワーク時代の顧客対応のあり方を変える!顧客接点クラウド「カイクラ」

関連記事

  1. コロナ禍でも顧客対応を止めるな!テレワークで顧客対応する方法【事例】

  2. 新型コロナで地方出張ができない企業が導入したい、おすすめオンライン商談…

  3. テレワークと在宅勤務の違いとは?業務内容について

  4. テレワークとは?メリットとデメリットをまとめてみた

  5. テレワークの助成金の種類と活用方法まとめ!急いで申請しよう

  6. 【ノウハウ徹底解説】テレワーク中のオンライン商談を成功させるコツやおす…

リモートワークにおける固定電話活用調査2020 詳しくはこちら
顧客を逃さず、売上UP「SMS活用法」とは?/SMSマーケティングの基本5か条をDL
通話録音クラウドの導入で業務効率UP!ビジネスを加速!詳しくはこちら

最近の記事

オススメの記事

  1. ニュース・業界動向

  2. テレワーク

  3. テレワーク

×
PAGE TOP