クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ。導入によって業務の効率化や運用コスト削減を目指そう

目次

クラウドPBXはこれまでのPBXのようにハードウェアを設置する必要がなく、利用場所も問いません。私用のスマホでも活用できるため、運用コストの削減や業務の効率化などが期待できます。

とはいえ、具体的なメリットやデメリットがよくわからない方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、

  • クラウドPBXを導入する10のメリット
  • クラウドPBXを導入する4つのデメリット

の流れで、クラウドPBXのメリット・デメリットについて解説します。

「クラウドPBXのメリットとデメリットを知ったうえで、導入を検討したい」とお考えの方は、ぜひご一読ください。

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クラウドPBXを導入するメリット

最初に、クラウドPBXを導入する10のメリットを紹介します。

  1. PBXを導入する初期費用を大幅に節約、かつ運用コストも下げられる
  2. 申し込みから利用開始まで数日と早い
  3. 私用のスマホを使用できるため、新たに電話機を購入する必要がない
  4. 利用に場所を問わないため、テレワーク中や外出先、出張先からも活用できる
  5. 外出中でも会社の代表電話から連絡できるため、顧客と通話できる確率が高い
  6. CTI機能と連携することで着信相手がわかり、顧客管理や対応がスムーズになる
  7. オフィス移転や携帯の変更があっても、同じ電話番号を使用できる
  8. 共有の電話帳が無料で使えることが多く、端末ごとに連絡先を書き換える必要がない
  9. コールルーティングやコールトラッキングに対応しており、業務の効率化になる
  10. CTI機能との連携によって通話の録音などもでき、トラブル防止につながる

10個だと多く感じるかもしれませんが、要点を絞ってまとめているのでご安心ください。1つずつ詳しく見ていきましょう。

メリット1:PBXを導入する初期費用を大幅に節約、かつ運用コストも下げられる

クラウドPBXは、PBXのハードウェアを購入する必要がありません。クラウド上のサービスをレンタルするだけなので、導入にかかっていた初期費用を大幅に下げることが可能です。

またこれまでのPBXのようにハードウェアの交換も必要ないうえに、通話料が下がることも。PBXの運用コストをおさえた結果、コスト削減が期待できます。

とはいえ、「具体的にどのぐらいの費用で導入できるの?」とイメージしづらい方も多いでしょう。クラウドPBXの導入費用の相場については、以下をご一読ください。

メリット2:申し込みから利用開始まで数日と早い

クラウドPBXは、申し込みから3〜5日ほどで利用できることが多いです。ハードウェアの設置などに時間がかからないぶん、社内環境をスピーディーに整えることが可能です。

メリット3:私用のスマホを使用できるため、新たに電話機を購入する必要がない

クラウドPBXを利用すると、電話を受けるのにプライベート用のスマホを利用できるため(専用スマホアプリのインストールが必要です)、新たにビジネスホンを購入する必要がありません。

法人携帯は月およそ5,000円かかるところ、クラウドPBXは月1,300円ほど。新たに社員が増えたときも専用の電話機を購入する必要がないため、1人あたり年間4万4,400円ほどの節約となります。

メリット4:利用に場所を問わないため、テレワーク中や外出先、出張先からも活用できる

クラウドPBXを導入した場合、スマホを内線化することで、場所を問わずに連絡ができるようになります。

例えば、

  • テレワーク中の自宅
  • 営業先
  • 出張先の海外

など。

また社外からプライベート用のスマホで電話しても、顧客に自身の電話番号が通知されることはありません。社外でも企業の代表番号を使って連絡できます。

とはいえ、テレワーク時の顧客対応のイメージがしづらい方もいるのではないでしょうか。そんな方に向けて、ダウンロード資料を用意しています。

以下からダウンロードのうえ、社内の共有資料としてぜひご活用ください。

テレワークの顧客対応を強力サポート!顧客接点クラウド「カイクラ」

メリット5:外出中でも会社の代表電話から連絡できるため、顧客と通話できる確率が高い

スマホで自分の番号からそのまま電話すると、お客さまは知らない番号だと考えて出ないことが少なくありません。

クラウドPBXは先ほどお伝えしたように、社外や私用のスマホでも会社の代表番号が利用できます。代表番号が通知されるため顧客も通話してくれることが多く、何度も電話をかける手間を省けます。

メリット6:CTI機能と連携することで着信相手がわかり、顧客管理や対応がスムーズになる

クラウドPBXはコンピューターや電話を統合した「CTI機能」と連携できるため、どの端末を使っても着信相手がわかるようになります。

▲顧客接点クラウド『カイクラ』で顧客情報を表示した時の画面イメージ

CTI機能は連携によって、パソコンやスマホに顧客情報を表示させることが可能です。突然の電話でも顧客情報をその場で確認できるため、これまでのやり取り思い出したり顧客データを探したりする必要がありません。

テレワーク中や外出先でもスムーズな対応ができるため、顧客満足度アップなども期待できます。

メリット7:オフィス移転や携帯の変更があっても、同じ電話番号を使用できる

クラウドPBXは一度導入すると継続的に利用できるため、オフィス移転のたびに移設工事をする必要がありません。同じ番号を使い続けられるため、顧客に連絡先の変更を伝える手間も省けます。

メリット8:共有の電話帳が無料で使えることが多く、端末ごとに連絡先を書き換える必要がない

クラウドPBXは共有電話帳などのサービスも利用できることが多く、社内における顧客情報の共有がスムーズです。

クラウドPBXはインターネット上で情報を管理するため、一度書き換えれば他の端末も同じように変更可能。個人のスマホなどでその都度修正する手間がかからないため、業務の効率化も期待できます。

メリット9:コールルーティングやコールトラッキングに対応しており、業務の効率化になる

クラウドPBXには、以下のような機能もそなわっています。

【コールルーティング】
最初に連絡した部署Aにつながらなかったとき、次は部署B、その次は部署B、その後は部署Cなど、転送先を決めておく機能。

【コールトラッキング】
複数の番号を取得した場合、顧客からの問い合わせ先によって番号を使い分けることができる機能。そのため、最も集客率の高かった広告などを把握することが可能。

顧客に電話をかけ直す手間が少なく、業務の効率化が期待できます。

メリット10:CTI機能との連携によって通話の録音などもでき、トラブル防止につながる

CTI機能との連携によって会話の録音機能なども使用でき、トラブルのないスムーズな顧客対応が実現します。

例えば、テレワーク中や外出先で1人で受けた電話で聞き漏れなどがあっても、録音していれば後から確認も可能。内容を詳細にチェックできるため、トラブルを防げることが多いです。

顧客管理(CRM)やCTI機能を活用できるサービスについて、詳しくは「【徹底解説】顧客管理とは?顧客に今必要な情報を届ける今時のCRMとオススメサービス5つを紹介」をご一読ください。

なお、「通話録音機能を活用してできること」については、ダウンロード資料を用意しています。社内の共有用として、以下からダウンロードのうえご活用ください。

電話の音声をテキスト化。顧客の声を集める通話録音クラウド

クラウドPBXを導入するデメリット


続いては、クラウドPBXを導入する4つのデメリットを紹介します。

  1. インターネット環境や使用回線によっては、通話の質が落ちる
  2. セキュリティ管理が甘いと情報漏えいなどにつながる
  3. 毎月コストがかかってしまう
  4. FAX連携が難しいケースがある

通話の質やセキュリティなど、気になった方もいるのではないでしょうか。対策とセットで解説しているので、1つずつ詳しく見ていきましょう。

デメリット1:インターネット環境や使用回線によっては、通話の質が落ちる

クラウドPBXの利用には、インターネット環境が欠かせません。

使用する回線によっては不安定ゆえに、通話の質が落ちることも。特に3G回線は音質が下がるといわれています。

対策として、以下のことを心がけてみてください。

  • 自社のインターネット環境は安定している固定回線を選ぶ
  • 高品質、かつ実績や信頼性の高いクラウドPBXを選ぶ

デメリット2:セキュリティ管理が甘いと情報漏えいなどにつながる

クラウドPBXの管理画面はIDやパスワードを設定して利用しますが、流出やハッキングの可能性もゼロではありません。IDやパスワードの厳重な管理、もしくはアクセス権限を設定しておくことが必要です。

パスワードはアルファベットの大文字と小文字、数字を組み合わせるなど、難解なものにしておきましょう。

デメリット3:毎月コストがかかってしまう

クラウドPBXを導入すると、毎月コストはかかってしまいます。しかし、メリットでご紹介したように業務効率化・工数削減につながる機能も多いので、費用対効果は悪くありません。

特に、

  • 受電時に顧客の情報が分かるようになり、電話応対がスムーズになる
  • 通話内容を録音し、音声・テキストなど過去のやり取りを確認しやすくなる

といった点を考慮すると、費用対効果は高くなるのではないでしょうか。

とはいえ毎月どの程度かかるのかわからないと、導入に踏み切れないですよね。クラウドPBXの費用の相場については、以下記事をご一読ください。

デメリット4:FAX連携が難しいケースがある

クラウドPBXによっては、FAXと連携が難しいケースも。そのため、クラウドPBXを導入する前に、お使いのFAXが利用できるか確認することをおすすめします。

確認方法で迷ったときは、以下の3つを確認してみましょう。

  • インターネットFAXを搭載したクラウドPBXか
  •  アナログ回線を残せるクラウドPBXか
  •  現在利用しているFAXはそのまま利用できるか

ここまで、クラウドPBXのデメリットについて解説しました。デメリットが4つあるとはいえ、クラウドPBXを導入するメーカーやサービスによって解決できるものも多いです。

そして、他にもクラウドPBXを選ぶときに注意すべき点はいろいろあります。そこで、クラウドPBXの選び方について見ていきましょう。

クラウドPBXの選び方は?事前に確認したい5つのポイントを解説!

クラウドPBXを選ぶときは、次の5つのポイントを確認するのがおすすめです。

  1. 通話品質は問題ないか
  2. 欲しい機能が入っているか
  3. スムーズに導入できるか
  4. 外部サービスと連携はできるか
  5. 困った時のサポート体制は優れているか

1つずつ詳しく見ていきましょう。

【ポイント1】通話品質は問題ないか

1つ目のポイントは、「通話品質は問題ないか」です。クラウドPBXは

  • コストを重視したもの
  • 品質を重視したもの
  • コスト × 品質を兼ね備えたもの

の大きく分けて3つがあります。

「導入費用が安いから」といった理由だけで選んでしまうと、「導入後に回線が落ちやすく使いづらい……」といった悩みを抱えてしまう可能性も。

品質を確認するときは、「何の回線を利用しているか」を確認するのがおすすめです。たとえばNTTの「ひかりクラウドPBX」では、ひかり回線を利用しています。

そのため通話の品質が高く、回線も落ちにくいのでおすすめです。

【ポイント2】欲しい機能が入っているか

2つ目のポイントは、「欲しい機能が入っているか」です。

  • 内線
  • クラウドPBX
  • 外線

でそれぞれ連携し、転送や保留などを行う基本機能は、どのクラウドPBXでも備わっています。

しかし、最初にお伝えしたメリットが、全て網羅されていないクラウドPBXもあるので注意が必要です。

特に

  • 受電時に顧客の情報が分かる
  • 通話内容を録音し、音声・テキストなで過去のやり取りを確認できる

といった「業務効率に直結する機能」が含まれているか、確認することをおすすめします。

たとえば顧客接点クラウド『カイクラ』なら、上記の2つの機能を兼ね備えつつクラウドPBXの導入が可能です。

▲カイクラで受電時に顧客情報が分かる画面例

▲カイクラで通話録音した音声データ・テキストデータの画面例

カイクラの詳細については、以下からお問い合わせください。

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【ポイント3】スムーズに導入できるか

3つ目のポイントは、「スムーズに導入できるか」です。

業務効率が上がるとはいえ、「工事により電話が使えなくなる時間」は、可能な限り抑えたいですよね。そのため、事前に導入にかかる時間は確認しておくのがおすすめです。

導入にかかる時間はメーカーやサービスに寄りますが、顧客接点クラウド『カイクラ』の場合は、設置工事が1時間前後で終わります。

以下のようにFAQに書いていることが多いので、検討しているクラウドPBXに合わせて、確認しておくのがおすすめです。

【ポイント4】外部サービスと連携はできるか

4つ目のポイントは、「外部サービスと連携はできるか」です。

特に「受電時に顧客情報を表示する機能」を活用するとき、既存の顧客管理システムなどと連携したいこともあるのではないでしょうか。

受電時に別システムを立ち上げるのは効率的ではないので、可能であれば連携できるか確認しておくのがおすすめです。

【ポイント5】困った時のサポート体制は優れているか

5つ目のポイントは、「困った時のサポート体制は優れているか」です。

初めてシステム導入などを進めるときは、さまざまな点で悩みが出て来るもの。そのため、サポートの手厚さについても見ておくのがおすすめです。

サポートの手厚さを確認するときは、

  • 公式サイトのFAQ
  • 導入事例の記事

などを確認すると、導入時にどんなサポートをしてもらえるのか確認できます。

また、「受電時に顧客の情報を表示する機能」を利用する場合は、事前に登録しておく顧客データの質が業務効率化に影響します。導入後すぐに活用できるよう、データの登録をお願いできるかなども確認しておくと良いでしょう。

以上の5つが、クラウドPBXを選ぶときのポイントでした。ただ、これらを考慮しつつクラウドPBXの導入が可能なメーカー・サービスを探すのは、時間がかかるもの。

そこで、ポイント5つを網羅したクラウドPBXの導入ができるサービス『カイクラ』をご紹介します。

カイクラテレワークソリューションはクラウドPBXの導入にも対応!

クラウドPBXを選ぶときの5つのポイントを考慮しつつ、「カイクラで解決している点」についてまとめてご紹介します。

 

【ポイント1】通話品質は問題ないか
⇒ひかりクラウドPBXを利用しており、ひかり回線なので通話品質も問題なし!

【ポイント2】欲しい機能が入っているか
⇒以下のように、電話応対の業務効率化に繋がる機能が豊富・受電時に、顧客情報 + 担当者などの情報を画面に表示できる

▲カイクラで顧客情報 + 担当者など表示できる画面例

・通話のメモを残し、担当外の人が電話に出ても対応しやすい

▲カイクラで通話メモを確認できる画面のイメージ

・通話内容を録音し、言った言わないといったトラブルを避けられる

▲カイクラで通話録音した音声データ・テキストデータの画面例

【ポイント3】スムーズに導入できるか
⇒お申し込みから3週間前後で利用可能で、工事は約1時間で完了するので問題なし

【ポイント4】外部サービスと連携はできるか
⇒以下の外部システムと連携が可能

▲カイクラが連携できる外部システムの例


(外部システムを開きたいときも、ワンクリックで開けるリンクが画面に表示されます)

【ポイント5】困った時のサポート体制は優れているか
⇒お問い合わせ窓口を設けているのはもちろん、基本的な使い方をご案内するオンライン講座も用意しています!
⇒また、顧客情報の事前登録に関しても、サポート可能です。

このように、これまでお伝えした5つのポイントを網羅しています。カイクラの詳細については、以下からお問い合わせください。

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クラウドPBXの導入を検討している人によくある2つの質問(FAQ)

【質問1】クラウドPBXとPBXとIP PBXの違いは?

クラウドPBXの導入を考える際、他のPBXとの違いについて社内で相談する機会などが出て来ることも。違いは、以下の通りです。

・従来のPBXとクラウドPBXの違い
 →自分たちでメンテナンスや設定変更ができるか
・IP PBXとクラウドPBXの違い
 →社内にハードウェアを設置するか

とはいえ、これだけ見てもイメージしづらい方が多いのではないでしょうか。クラウドPBXの詳しい特徴や3つのPBXの違いなどについては、以下の記事をご一読ください。

【質問2】クラウドPBXは、どんな企業が導入しているの?

クラウドPBXの導入を考えるとき、「自社でも導入すべきか検討するため、導入事例を見たい……」と思う方もいるのではないでしょうか。

そんな方に向けて、クラウドPBXの導入事例を別の記事にまとめています。

■別記事でまとめているクラウドPBXの導入している企業の例

  1. 日本郵便株式会社 資金管理センター
  2. 株式会社鹿児島放送
  3. トラストシステム株式会社
  4. 上田&パートナーズ法律事務所
  5. 株式会社東京海上日動コミュニケーションズ
  • クラウドPBXを導入前の課題感
  • クラウドPBXを導入後の効果

が知りたい方は、以下をご一読ください。

クラウドPBXの導入によって、電話対応の効率化やコスト削減が実現できる

今回は、クラウドPBXのメリットとデメリットについて解説しました。最後に、ここまでの情報をまとめます。おさらいすると、お伝えしたメリットは以下の10個です。

  • クラウドPBXを導入する10つのメリット
    1. 初期費用と運用コストを削減できる
    2. 申し込みから利用開始まで数日と早い
    3. 使用のスマホをそのまま使用できる
    4. テレワーク中や外出先、出張先から利用できる
    5. 社外でも代表番号から連絡できる
    6. CTI機能の連携によって顧客管理がスムーズになる
    7. 同じ番号を使い続けられる
    8. 共有の電話帳が利用でき、社内で情報共有しやすい
    9. コールルーティングやコールトラッキングにも対応している
    10. 通話の録音などでトラブルを防げる
  • クラウドPBXを導入する4つのデメリット
    1. インターネット環境や使用回線によっては、通話の質が落ちる
    2. セキュリティ管理が甘いと情報漏えいなどにつながる
    3. 毎月コストがかかってしまう
    4. FAX連携が難しいケースがある
  • クラウドPBXの選ぶときの5つのポイント
    1. 通話品質は問題ないか
    2. 欲しい機能が入っているか
    3. スムーズに導入できるか
    4. 外部サービスと連携はできるか
    5. 困った時のサポート体制は優れているか

メリット・デメリットが理解できたら、実際に問い合わせして資料を請求してみることがおすすめです。なぜなら公式サイトに出ている情報よりも、資料の方が詳細な機能や導入事例などが載っているからです。

今回ご紹介したカイクラの資料については、以下からお問い合わせください。

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なお、「もう少しいろんなクラウドPBXを比較してから検討したい……」といった場合は、以下をご一読ください。

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