不動産業界向けCTIガイド！現場の負担を減らすツールの選び方とおすすめ4選

多くの電話業務が発生する不動産業界では、電話対応の印象が契約率に直結するため、情報の確認や引き継ぎに時間がかかると機会損失につながりやすいのが実情です。

こうした課題を背景に、近年はCTIを導入する不動産会社が増えていますが、搭載されている機能や得意分野はツールごとに異なります。そのため、自社の業務フローに合わないシステムを選んでしまうと、「思っていたほど使えない」「現場に定着しない」という事態にもなりかねません。

この記事では、不動産業界での具体的な活用シーンやCTI選定時のチェックポイント、代表的なCTIシステムをわかりやすく解説します。

内見希望の顧客、居住者、オーナーなど問い合わせが多岐に渡る不動産業界では、対応履歴が一元管理できるCTIが便利です。

カイクラは、受電と同時に顧客情報や電話・SMS・LINEの対応履歴がポップアップ表示されるため、担当者が不在でもスムーズな電話対応ができます。通話録音やAIによる通話文字起こしなど、言った言わないのトラブルを防止できる機能がある点も特徴です。

カイクラに搭載されている機能を詳しく知りたい」という方は、以下からチェックしてみてください。

不動産会社にCTIを導入すると何が変わる？

不動産会社が抱えやすい電話業務の課題は、CTIを導入することで大きく改善できるケースが多くあります。とくに、問い合わせ対応・内見調整・オーナー対応など、スピードと正確さが求められる業務では、CTIの効果を実感しやすいです。

ここでは、不動産業務に特化して、CTI導入前（Before）と導入後（After）の変化をわかりやすく整理しました。

解決できる機能	Before	After
対応履歴の一元管理機能	担当者しか詳細がわからず、引き継ぎが難しい	履歴が共有され、担当者以外でもスムーズに対応できる
クラウド機能	営業が外出中だと、顧客情報や過去のやり取りを確認できない	スマートフォンから顧客情報・対応履歴を確認可能
通話録音機能	「言った・言わない」のトラブルが起きても事実確認ができない	通話内容が残るため、トラブル時も冷静に対応できる
顧客情報のポップアップ表示機能	情報検索に時間がかかる 折り返しや取り次ぎで顧客を待たせてしまう	受電と同時に情報が表示され、待たせない対応ができる
SMS連絡	電話のすれ違いで、内見や契約など次のステップに進めない	会社の番号からSMSで確実に連絡でき、折り返し率が大幅に向上

このようにCTIは、反響対応の初動スピード向上から、内見調整・オーナー対応の属人化解消まで、不動産ならではの電話業務で大きな効果を発揮します。

業務効率が上がるだけではなく、対応品質が安定し、顧客満足度の向上にもつながる点が大きなメリットです。

一方で、ポイントを押さえずにCTIを選んでしまうと、「現場に定着しない」「想定していた使い方ができない」などの失敗につながることもあります。

次に、不動産会社がCTIを選ぶ際に、事前に確認しておきたいチェックポイントを整理します。

不動産会社がCTIを選ぶときのチェックポイント5つ

不動産業界でCTIを選ぶ際は、以下の5つのポイントを押さえることで、自社に合ったCTIをスムーズに判断しやすくなります。

1. 顧客管理と連携はできるか
2. 外出中の営業でも使えるか
3. 通話録音など対応履歴の管理がしやすいか
4. セキュリティは万全か
5. サポート体制は充実しているか

とくに、顧客管理との連携は、問い合わせ対応のスピードや、担当者不在時の引き継ぎ対応に大きく影響します。以下より、それぞれ詳しく解説します。

1.顧客管理と連携はできるか

不動産会社のCTI選びでまず確認したいのが、顧客管理の連携です。

CTIと顧客管理が連携できると、顧客情報に物件情報や顧客属性が紐づくため、どのような用件で電話をかけてきた顧客なのかが把握できます。

過去の対応履歴も一元管理できるCTIであれば、担当者以外が電話に出た場合でも、詳細を把握したうえでスムーズな対応が可能です。

カイクラは、電話対応履歴の他に、SMSやLINEの履歴も一元管理ができます。受電と同時に顧客情報や対応履歴がポップアップ表示されるため、担当者以外でも状況が把握しやすく、属人化の解消にもつながります。

CTIと顧客管理ツールを連携する際の注意点なども知りたい方は、以下の記事をあわせてご覧ください。

2.外出中の営業でも使えるか

外出や現地対応が多い不動産業界では、「会社に戻らないと顧客情報や過去のやり取りが確認できない」という状況が起こりがちです。

スマートフォンでも使えるCTIであれば、外出先でも受電と同時に顧客情報や対応履歴を確認でき、会社にいるときと変わらない品質の対応が可能になります。

スマートフォンでも使えるCTIがあれば、このように過去のやり取りを踏まえた一歩踏み込んだ案内ができ、機会損失を最小限に抑えられます。

CTIのモバイル利用は、以下の記事も参考にしてみてください。

3.通話録音など対応履歴の管理がしやすいか

不動産業務では、契約条件や金額に関わるやりとりも多く、「言った・言わない」トラブルが発生しやすい業界でもあります。

通話録音機能など対応履歴が残るCTIを導入していれば、こうした行き違いを防ぎやすくなります。

とくに、お金に関わる内容は、記憶やメモに頼るのではなく、記録として残る仕組みがあることが重要です。

不動産業界の問い合わせには、設備の不具合や退去時のトラブルなど、クレームに近い内容も少なくありません。

通話録音の文字起こし機能があるシステムを活用すれば、音声をすべて聞き返さなくてもテキストですばやく経緯を把握できるため、迅速な初動対応が可能になります。

4.セキュリティ対策は万全か

不動産会社では、オーナー情報や契約内容、入居者の個人情報など、機密性の高いデータを日常的に扱います。

電話対応のなかでも、家賃や契約条件、退去時のトラブルなど、外部に漏れると信頼を損ねかねない情報がやり取りされるケースは少なくありません。

そのため、クラウド型CTIを選ぶ際は、以下のセキュリティ対策を事前に確認することが重要です。

• 利用者ごとの権限設定ができるか
• 不要な情報にアクセスできないアクセス制御があるか
• 通話データや顧客情報が安全に保管・管理されているか　など

セキュリティ対策が不十分なシステムを選んでしまうと、「誰でも履歴を見られてしまう」「情報管理のルールが曖昧になる」など、現場に不安が残る運用になりかねません。

信頼できる基盤のCTIを選ぶことで、情報漏えいリスクを抑えられるだけではなく、顧客やオーナーに対しても「安心して任せられる会社」という印象を持ってもらいやすくなります。

5.サポートは手厚いか

CTIは、導入して終わりではなく、現場で使いこなせてこそ効果が出るツールです。

とくに不動産会社では、営業・事務・管理など立場の異なるスタッフが使うため、「一部の人しか使えていない」「結局従来のやり方に戻ってしまった」というケースも少なくありません。

そのため、サポート体制の充実度は、CTI選びの重要な判断基準となります。

たとえばカイクラは、導入前後のフォローや定着支援が手厚く、初めてCTIを導入する不動産会社でも安心して利用できる点が特徴です。

「どこから使い始めればよいか」「現場でどう定着させるか」の点も含めてサポートされるため、無理なく効果を実感しやすくなります。

カイクラの支援実績やサービスの概要に関してまとめた資料は、以下からダウンロードできます。CTI導入を検討する際の参考として、ぜひチェックしてみてください。

CTIが不動産のさまざまな業務で効果を発揮することがわかったところで、次に気になるのは「自社にはどのCTIが合うのか」という点ではないでしょうか。

ここからは、これまで紹介してきたチェックポイントを踏まえ、不動産業務との相性が高い代表的なCTIシステムを紹介します。

不動産業界に強い！代表的なCTIシステム3社

ここでは、これまで紹介してきたチェックポイントを踏まえつつ、不動産業務との相性が高いCTIシステム3社をピックアップして紹介します。

今回比較するのは、以下の3つです。

1. カイクラ
2. BIZTEL
3. OSORA

それぞれ特徴や向いている企業規模が異なるため、自社の業務内容と照らし合わせながら確認してみてください。

1.カイクラ

カイクラは、顧客情報・物件情報・問い合わせ内容・対応履歴を、電話番号に紐づけて一元管理できるCTIです。情報が分散しがちな不動産業務でも、「あの情報はどこにあった？」と探す時間を減らし、日々の業務に集中できます。

受電時には、顧客情報だけでなく、電話・メールなど過去の対応履歴が自動でポップアップ表示されます。そのため、「誰からの電話か」「どの物件・どの用件か」を即座に把握でき、担当者不在時でもスムーズな対応が可能です。

仲介業務・賃貸管理・オーナー対応など、不動産会社の業務ごとに発生しやすい課題にあわせて活用しやすく、導入実績が豊富な点も評価されています。

さらに、導入時の設定サポートや運用定着までのフォローが手厚く、初めてCTIを導入する企業でも無理なく運用を定着させやすい点も大きな強みです。

顧客管理と連携はできるか	◯ 一元管理・多チャネル対応している
外出中の営業でも使えるか	◯ クラウド対応・スマホ対応
通話録音など対応履歴の管理がしやすいか	◯ 録音＋AI文字化・分析
セキュリティ対策は万全か	◯ 暗号化・認証・データ保全
サポートは手厚いか	◯ 不動産業界での導入多数・定着支援あり

不動産業界での導入実績が豊富で、3,000社以上で利用されているカイクラの詳細は、以下よりご確認ください。

2.BIZTEL

BIZTELは、高い通話品質と柔軟なルーティング機能を強みとするクラウドCTIです。

複数店舗を展開している不動産会社や、大規模な反響対応が発生する企業でも安定して運用できる設計となっています。

繁忙期に問い合わせが集中しても耐えられる点や、コールセンター運用に近い体制を構築したい企業には向いています。CRM連携や通話録音など、基本的なCTI機能も網羅されています。

一方で、小規模な不動産会社や、現場での細かい顧客管理・引き継ぎを重視する場合は、ややオーバースペックに感じられるケースもあります。

顧客管理と連携はできるか	◯ CRM連携可
外出中の営業でも使えるか	○クラウド・Web利用可
>通話録音など対応履歴の管理がしやすいか	◯ 録音・管理機能あり
セキュリティ対策は万全か	○クラウド基盤標準対策
サポートは手厚いか	△コールセンター向けの一般的なサポート

3.OSORA

OSORAは、インバウンド対応に強いクラウドCTIで、CRMやチャットツールなどとの連携も可能な、比較的ライトなCTIです。

顧客情報や問い合わせ内容の共有、外部CRMとの連携、通話録音・受電ポップアップ・モニタリングなど、インバウンド対応に必要な機能はひととおり標準搭載されており、シンプルなCTIを求める企業には導入しやすい構成です。

一方で、セキュリティ要件や認証レベル、導入支援や運用フォローに関する情報が少ないため、詳細を確認のうえ検討しましょう。

顧客管理と連携はできるか	◯外部CRM連携・履歴管理可
外出中の営業でも使えるか	◯クラウド対応
通話録音など対応履歴の管理がしやすいか	◯録音/履歴機能あり
セキュリティ対策は万全か	△基本対応、標準クラウドセキュリティ
サポートは手厚いか	△導入支援は限定的

CTIシステムは多機能である一方、使い方や重視すべきポイントは業界や業務内容によって異なります。目的に合ったシステムを選ぶことで、CTIはより便利に、効果的に活用できます。

CTI全体の比較や選び方をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

CTIのなかでも、不動産業界での導入事例が多く、サポートも充実しているカイクラは、初めてCTIを導入する企業にもおすすめです。

ここからは、カイクラを導入した不動産会社の具体的な事例を紹介します。

CTIが役に立つ！とくに力を発揮する不動産業務の具体例4つ

不動産会社でとくに発生頻度の高い代表的な業務ごとに、CTI導入によってどのような変化があったのかを、実際の導入事例とあわせて紹介します。

紹介する事例は、以下の4つです。

1. 問い合わせ対応｜株式会社ハローホーム様
2. 外出中のフォロー｜有限会社SORRA様
3. クレーム対応｜株式会社湘南らいふ管理様
4. オーナー対応｜株式会社S-FIT様

それでは、ひとつずつ紹介します。

1.問い合わせ対応｜株式会社ハローホーム様

株式会社ハローホーム様では、1日あたり約50件の問い合わせ電話があり、一次対応や担当者不明の電話対応が現場の大きな負担となっていました。

カイクラ導入後は、受電と同時に顧客情報がポップアップ表示されるようになり、「誰からの電話か」「どのような問い合わせか」を即座に把握できる体制を構築。顧客情報と連動して、その場で案内や提案まで進められるようになったといいます。

初回対応のスピードが大幅に向上したことで、競合に先手を打てるようになり、反響の取りこぼし防止にもつながりました。

結果として、電話対応の負担が軽減され、営業活動に集中できる時間を確保できた点も大きな導入効果です。

参考：株式会社ハローホーム様

2.外出中のフォロー｜有限会社SORRA様

有限会社SORRA様では、社員4名全員が外出することも多く、店舗に誰もいない時間帯の受電対応が課題となっていました。導入前は受電履歴だけでは「誰からの電話か」がわからず、折り返し漏れや対応の遅れが発生していました。

カイクラ導入後は、受電時に顧客情報や過去の対応メモを自動で確認できるようになり、外出中でも漏れなく折り返し対応が可能に。担当者以外でも履歴を見ながら対応できるため、「久しぶりのお客様」からの問い合わせにもスムーズに対応できるようになりました。

その結果、対応スピードと精度が向上し、契約につながるケースが増加しています。

参考：有限会社SORRA様

3.クレーム対応｜株式会社湘南らいふ管理様

株式会社湘南らいふ管理様では、導入前は電話対応ミスや折り返し漏れが重なり、クレームが発生しやすい状況にありました。

カイクラ導入後は、電話対応ミスがほぼ解消され、クレーム件数は80％以上削減、対応時間も月150分ほど短縮の成果を実現。通話内容の自動録音・テキスト化により、「言った・言わない」などのトラブルの原因も解消されました。

これらの記録は教育や対応品質向上にも活用されており、クレーム対応の負担軽減によって、スタッフの精神的余裕や現場全体の安心感向上にもつながっています。

参考：株式会社湘南らいふ管理様

4.オーナー対応｜株式会社S-FIT様

株式会社S-FIT様では、入居者やオーナーとの電話が頻繁に発生し、過去のやり取りを探す手間や、対応漏れが課題となっていました。

カイクラ導入後は、受電と同時に顧客情報と過去の対応履歴が表示されるようになり、やり取りの経緯を即座に把握できる体制を構築。通話履歴や録音機能を活用することで、「言った／言わない」などの誤解も起きにくくなりました。

社内での情報共有もスムーズになり、担当者以外でもフォローできる体制が整ったことで、オーナー対応時の信頼性向上と、電話対応の心理的負担軽減を実現しています。

参考：株式会社S-FIT様

まとめ：不動産会社の電話課題は自社に合ったCTIで解決しよう

不動産業は電話対応の比重が高く、CTIとの相性が非常に良い業界です。顧客管理・通話録音・引き継ぎ・振り分けを自動化することで、業務負担を大きく削減できます。

CTIを選ぶ際は、比較表を参考にしながら、自社の規模や課題に合った製品を選びましょう。

購入や契約までの連絡頻度が多い不動産業界では、CTIを活用した品質の高いコミュニケーションが必要不可欠です。

カイクラでは、高品質なコミュニケーションを実現するための方法や、コミュニケーションエラーがもたらす脅威をまとめた資料をご用意しました。資料は無料でダウンロード可能です。

カイクラを活用して管理戸数を2年で500→800戸へ、160%成長を達成した導入事例も紹介していますので、CTI導入を検討する際の参考として、ぜひ活用してみてください。