コミュニケーション手段や顧客情報の一元管理で業務の効率化を。おすすめのサービスを5つ紹介します

「コミュニケーションツールや顧客情報を一元管理したい…」

と考えている方。

コミュニケーションツールや顧客情報の管理サービスはさまざまなものが使われていますが、増えすぎて管理が複雑になっているのも事実です。これらを一元管理することは「情報共有がスムーズになる」「連絡漏れを防ぐ」などのメリットがあり、業務がスムーズに進むことも少なくありません。

最小限の時間やコストで、より良い成果を出すことが可能です。

とはいえ、どのようなサービスを使って一元管理すれば良いのかは、なかなかわかりにくいですよね。

そこで今回は、

  • コミュニケーション手段や顧客情報を一元管理するメリット3つ
  • コミュニケーション手段や顧客情報を一元管理するデメリット2つ
  • 顧客情報やコミュニケーションを一元管理できるおすすめのサービス5選

を紹介します。

今回の記事を参考に、一元管理による生産性や売上アップを目指しましょう!

コミュニケーション手段や顧客情報を一元管理するメリット3つ

最初にコミュニケーション手段や顧客情報を一元管理するメリットとして、

  • 社内での情報共有がスムーズになり、社員の生産性が高まる
  • お客さまの情報を把握しやすくなり、ニーズに沿った提案ができる
  • 連絡漏れや見落としを防ぎ、ミスやクレーム防止につながる

の3つを紹介します。

メリット1:社内での情報共有がスムーズになり、社員の生産性が高まる

コミュニケーション手段の一元管理で社内での情報共有が早くなり、社員の生産性が高まります。

例えば社内・社外のコミュニケーションツールは多様化しており、メールやSlackといったチャットツールを同時に使用することも増えました。この場合社内ではSlack、クライアントとはメールなど情報が分散化され、管理するだけでも大変です。

コミュニケーションツールや顧客情報を一元管理すると、顧客のニーズや連絡事項をすぐに確認できるようになります。確認や共有の手間が省かれるため、結果として社員の生産性アップにつながります。

メリット2:お客さまの情報を把握しやすくなり、ニーズに沿った提案ができる

顧客情報を一元管理すると社員間でしっかりと情報共有できるようになり、お客さまのニーズに沿った提案が可能となります。

例えば顧客情報をクラウド上で管理できるシステムでは、お客さまのプロフィールや来社のきっかけ、対応履歴などをまとめて保管できます。異なる部署で対応した情報もまとめて閲覧できるため、情報を見落とすことがありません。

お客さまの情報を把握することがニーズの理解につながり、結果として自社商品やサービスの利用が期待できます。

メリット3:連絡漏れや見落としを防ぎ、ミスやクレーム防止につながる

顧客情報やコミュニケーションツールの一元管理によって、連絡漏れや見落としを防ぐことも可能です。

社員やクライアントによってコミュニケーション手段が異なると、そのたびに担当者に伝える必要があります。また顧客情報を担当者が使用しているツールに書き込むなど、管理が煩雑になって連絡漏れなどが発生することも少なくありません。

すべての手段や情報を一元管理することで、ひとつの媒体にアクセスするだけですべての情報を閲覧できます。連絡漏れをすることも少なくなり、ミスやクレームを事前に防止することが可能です。

コミュニケーション手段や顧客情報を一元管理するデメリット2つ

次はコミュニケーション手段や顧客情報を一元管理するデメリットとして、

  • 情報量が増えるため、取捨選択が必要になる
  • 新たなサービスを導入する場合はコストがかかる

の2つを紹介しますね。

デメリット1:情報量が増えるため、取捨選択が必要になる

先ほど一元管理によって、あらゆる情報がスムーズに共有できるとお伝えしました。

便利なぶん社員1人あたりが把握する情報量は増加し、混乱することも。社員ごとに自分に必要な情報を把握し、取捨選択することが欠かせません。

混乱しそうな場合は、以下のように工夫して使いましょう。

【チャット型コミュニケーションツール「Slack」を使用する場合】

  • 部署ごとにチャンネルを作る
  • 情報共有のためのチャンネルを作って見るべき場所をしぼる

ただし複数のツールを同時に使っているときほど、混乱することはありません。確認するべきシステムはひとつにしぼられるため、管理はしやすくなるはずです。

デメリット2:新たなサービスを導入する場合はコストがかかる

コミュニケーションや顧客情報を一元管理するツールは、いくらかのコストが発生します。これまで無料のツールを使用していた場合、新たに経費の支払いが必要となります。

ただしサービスの中には、基本的な機能は無料で使用できるものも少なくありません。最初は無料機能を活用して、必要あれば課金するなど様子を見ながら使用してみてください。

ここまで顧客情報やコミュニケーションを一元管理する、メリットやデメリットをお伝えしました。

上記を理解したうえで、おすすめの一元管理サービスを紹介します。

顧客情報やコミュニケーションを一元管理できるおすすめのサービス5選

ここからは、顧客情報やコミュニケーションを一元管理できるサービスとして、

  1. kintone
  2. Franz
  3. station
  4. Re:lation
  5. カイクラ

の5つを見ていきましょう。

おすすめ1:kintone【顧客情報・コミュニケーション】

1つ目は、コミュニケーションツールや顧客情報などすべて一元管理できる「kintone(キントーン)」です。

おすすめポイントは、以下の通り。

  • SNSのように相手に「@」を付けて連絡でき、コミュニケーションが簡単になる
  • エクセルやメール、書類などすべての情報をまとめられるため、確認の手間が省ける
  • 4種類のバックアップデータが守られるため、データを紛失するリスクが低い

業務の効率化や社員の生産性アップに努めたい企業さまにおすすめです。

30日間は無料で活用できるので、まずは「お試し」から利用してみてください。

おすすめ2:Franz【コミュニケーション】

2つ目は、さまざまなコミュニケーションツールの一元管理ができる「Franz」です。

おすすめポイントは、以下の通り。

  • 対応ツールはSlackやSkype、Facebookメッセンジャーなど14種類
  • 使用したいツールはトップバーからクリックするだけで切り替えられる
  • 同じサービスで複数アカウントを所持している場合でも、各アカウントに対応できる

海外のサービスなので英語にはなりますが、あらゆるコミュニケーションツールをまとめることが可能です。

おすすめ3:station【コミュニケーション】

3つ目は、メールやチャットなどのコミュニケーションツールやSNSアカウントを一元管理できる「station(ステーション)」です。

おすすめポイントは、以下の通り。

  • 対応サービスは670以上と多く、Gmail、Slack、facebookメッセンジャーにも対応している
  • わざわざブックマークから探す手間が省けるため、業務の効率化が期待できる
  • 基本的に無料で利用できるため、導入コストがかからない

社内でのコミュニケーションをスムーズにしたい企業さまにおすすめです。

おすすめ4:Re:lation【顧客管理】

4つ目は、顧客からの問い合わせの一元管理に対応している「Re:lation(リレーション)」です。

おすすめポイントは、以下の通り。

  • メールや電話、LINE、Twitterなどさまざまなお問い合わせメッセージを一括管理できる
  • メッセージを「未対応・保留・対応完了・対応不要」に分けられるため、見落とし防止につながる
  • メッセージで担当者も確認でき、すぐに振り分けられるのでスムーズに案内できる

お客さまへスピーディーに対応したい、クレームやミスをあらかじめ防ぎたい企業さまにおすすめです。

おすすめ5:カイクラ【顧客情報】

5つ目は、クラウド上で顧客情報を一元管理できる「カイクラ」です。

おすすめポイントは、以下の通り。

  • Webブラウザで更新でき、社員同士で常に最新情報を共有できる
  • 通話を録音して音声とテキストで保存できるので、重要な会話を残すことが可能
  • お客さまからの着信履歴や折り返しフラグ、会話内容が記録できる

着信履歴を確認できる、着信時に担当者の名前が表示できるなど、電話での顧客対応が多い企業さまにおすすめです。

導入した企業さまの感想など、詳しくは「導入事例」をご一読ください。

コミュニケーション手段や顧客情報の一元管理が業務時間の短縮につながる

今回は、コミュニケーションツールや顧客情報の一元管理について解説しました。

おさらいすると、コミュニケーションツールや顧客情報の一元管理には、以下のメリットがあります。

  • 社内での情報共有がスムーズになり、社員の生産性が高まる
  • お客さまの情報を把握しやすくなり、ニーズに沿った提案ができる
  • 連絡漏れや見落としを防ぎ、ミスやクレーム防止につながる

そしておすすめのサービスとして、以下の5つを紹介しました。

  1. kintone
  2. Franz
  3. station
  4. Re:lation
  5. カイクラ

一部のサービスには無料期間もありますので、気軽に試してみてくださいね。

また一元管理サービスは、テレワークを導入するときにもおすすめです。

テレワークに必要なツールについて、詳しくは以下の記事をご一読ください。

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