ビジネスにおける留守番電話の残し方!マナーをおさえて、自社の評価アップを狙おう

「ビジネスシーンで留守電を残す時は、どんなことに注意すれば良いんだろう…」

と考えている方。

ビジネスにおける電話対応は、お客さまに良い印象を与えるために重要な要素の1つ。それはお客さまが不在のときも同じです。

電話相手に寄り添った留守電を残すことで、自社の評価アップにつながります。

ただし残すメッセージによっては内容が伝わりにくく、逆にストレスを与えることも少なくありません。

とはいえ、留守電のさいにどのようなことに気をつければ良いのかわかりにくいですよね。

そこで今回は

  • ビジネスにおける留守電をしっかり伝えるポイント5選
  • シチュエーション別の留守電の残し方
  • 相手に留守電を残した後にすべきこと2つ
  • 【例文】留守番電話を残すさいのメッセージ内容

を紹介します。

まずは、ビジネスにおいて留守電をしっかりと伝えるポイントを解説しますね。

なお、留守電設定になっておらず、メッセージが残せないことも珍しくありません。その場合は、SMSで要件を伝えるのもおすすめです。

SMSの送信ができれば、留守電を残せなくとも顧客に要件を伝えられます。弊社の提供しているサービス「カイクラ」には、SMS送信を始めとする「顧客とのやりとりを円滑に行うために役立つ機能」が多数備わっています。

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ビジネスにおける留守電をしっかり伝えるポイント5選


まずは、ビジネスにおける留守電をしっかり伝えるポイントとして

  1. 会社名と名前を必ず伝える
  2. 要件を伝える
  3. 折り返しの電話が必要なのか、日を改めて連絡するかを伝える
  4. 録音時間を意識して端的なメッセージを残す
  5. 先方が電話に出ないことを事前に想定しておく

の順に解説しますね。

ポイント1:会社名と名前を必ず伝える

留守電の録音時間に入ったら、まずはあいさつ。そして企業名および自分の名前を伝えましょう。すでに関係性が出来上がっている先方でも伝えることがマナーです。

ビジネスシーンにおいては、企業の固定電話を活用することが多いですが、急用の場合は別の電話からかける可能性も。

相手先が「知らない番号から電話が来たけど、名前も言わずに留守電が切れてしまった…」と不安にならないよう、普段から名前と企業名を伝えるよう習慣づける必要があります。

また、先方の会社名と名前を電話口で確認しておくことも忘れないようにしましょう。

ポイント2:要件を伝える

名前や企業名を伝えたら、先方に要件を伝えます。留守電は録音時間が短いですが、ゆっくり話さなければ聞き取ることは難しいです。

そのため、メッセージで残す内容はできるだけ端的にして、ゆっくりと話すことが重要です。

事前に伝えたい内容をメモしておくと、内容漏れのないメッセージを残せます。

ポイント3:折り返しの電話が必要なのか、日を改めて連絡するかを伝える

留守電メッセージの最後には必ず折り返しの電話が必要なのか、日を改めて連絡するのかを伝えましょう。

留守電に対するアクションを指定することで、先方とのやり取りがスムーズに。

例えば、「来週の同じ時間に再度ご連絡させていただきます。」のようなメッセージを最後に添えるだけで、折返しの電話をせずに待てば良いことが先方に伝わります。

また、要件の重要度によっては、その日のうちに折り返しの電話が欲しいタイミングがあります。

その場合はすぐに連絡がほしい理由を伝えて、留守電の録音を終わりましょう。

ポイント4:録音時間を意識して端的なメッセージを残す

留守電を残すさいは、録音時間を意識して端的なメッセージを残しましょう。

留守電におけるメッセージの録音時間はあまり長くありません。30秒や60秒など、短い時間で設定されていることが多いため、短く端的なメッセージを残す必要があります。

録音時間が終わると、強制的にメッセージの録音が終了します。そのため、相手が理解しやすく、次にどんなアクションをとれば良いのかまで伝えるようにしましょう。

ポイント5:先方が電話に出ないことを事前に想定しておく

お客さまや企業に電話をかけるさいは、先方が電話に出ないことを事前に想定しておくことが重要です。

そもそも先方が電話に出なかったときの準備をしていないと、留守電のメッセージがうまく出てきません。

そのため、事前に伝えたい内容のメモを作り、留守電になったとしても的確にメッセージを残せるように準備しておきましょう。

なお、留守電設定になっておらず、そもそもメッセージが残せないこともあります。その場合には、SMSで要件を伝えるのがおすすめです。

なぜならSMSは特別な設定が不要で、電話番号を元にメッセージを送れるからです。なかでも、弊社の提供しているシステム「カイクラ」には、SMS送信機能以外にも電話応対に役立つ機能を多数搭載しています。

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シチュエーション別の留守電の残し方


続いて、シチュエーション別の留守電の残し方として

  1. 録音が途中で終わってしまった場合の留守電
  2. 折り返しの電話がない場合の留守電
  3. 2度連続で不在の場合の留守電

について解説します。

録音が途中で終わってしまった場合の留守電

もし、録音が途中で終わってしまった場合は、電話をかけ直してメッセージの続きを残しましょう。

電話の留守電を入れるさいには、録音が途中で終わってしまうケースが少なくありません。

「先ほどは失礼いたしました。メッセージ内容の続きですが〜」などと述べてから、メッセージの続きを留守電に残しましょう。

また、上記で述べたとおり、先方が電話に出ないケースを想定して留守電用のメッセージを考えておくとスムーズに留守電を残すことができます。

折り返し電話が留守電

先方からお電話をいただいて折り返し電話を入れたものの、不在だった場合はメッセージを残しましょう。

その場合、相手の方からかけ直してもらうメッセージは避けましょう。もともとこちらが不在だったことから起きた留守電のやり取りです。

そのため、「再び電話をしてください」と先方に頼むのは失礼と感じる人も少なくありません。

留守電にメッセージを入れる際は、「明日の10時に再度連絡を入れさせていただきます。」と、こちらからもう一度電話をする時間などを伝えるようにしましょう。

二度連続で不在の場合の留守電

一度電話を入れて不在だった場合、もう一度電話することが一般的ですが、それでも留守電になってしまうケースがあります。

その場合は、あらためて連絡をする日付を伝えるメッセージを残しましょう。

「なんどもご連絡して申し訳ございません。金曜日の15時頃にあらためてご連絡いたします。」などのメッセージを残すことで先方も予定を調整してくれる可能性が高いです。

また、先方が着信履歴などを確認していないことを考え、予めメールを入れて知らせておく方法も有効です。

相手に留守電を残した後にすべきこと2つ


さらに、相手に留守電を残した後にすべきこととして、

  1. メールで伝えたかった内容を共有する
  2. 留守電を残してすぐは、電話に出られるようにしておく

について解説します。

ポイント1:メールで伝えたかった内容を共有する

留守電のメッセージを残した後は、あらためて要件をメールで伝えることが重要です。

留守電では簡単なメッセージしか伝えることしかできないため、伝えきれなかった内容を伝えられます。

より詳細なメッセージを伝えておくことで、今後のやり取りがスムーズになります。先方に失礼がないようにメッセージを伝えるためにも電話後のメールは送りましょう。

ポイント2:留守電を残してすぐは、電話に出られるようにしておく

留守電のメッセージを残してから数分間は、すぐに折り返しの電話がかかってくる可能性が高いため、電話に出られるようにしておきましょう。

少しの離席や他の電話への対応によって、先方が電話に出られなかった場合、すぐに折り返しの電話がくる可能性が高いです。

例えば、電話をかけた後にこちらが席をはずし、先方からすぐに電話がかかってきた場合。先方にまた電話をかけなおすことになり、こちらにも先方にも負担です。

そのため、留守電を残して他の業務にとりかかるのは良いですが、いつでも電話に出られる準備をしておきましょう。

【例文】留守番電話を残すさいのメッセージ内容


ここからは、留守番電話にメッセージを残すさいの具体的な例文を紹介します。

留守電に残すメッセージは慣れるまでどのような内容を話すべきか悩む人が少なくありません。

電話対応にあまり慣れていない人は下記を参考にしてくださいね。

「お世話になります。株式会社◯◯の◻︎◻︎です。☆☆さまのお電話で間違いないでしょうか。–の件について、ご相談したいことがあり、お電話させていただきました。お時間が出来次第でかまいませんので、折り返しのお電話をいただけると幸いです。」

話す内容もできるだけ、わかりやすく内容や言葉づかいを選ぶことでよりスムーズにコミュニケーションが進みます。

また、もし不安なのであれば事前に話す文章を作って、実際に留守電になったシチュエーションでの練習がおすすめです。

ビジネスシーンにおける留守番電話は、丁寧な対応がカギ

今回はビジネスシーンにおける留守番電話の残し方について解説しました。

最後にまとめると、ビジネスにおける留守電をしっかり伝えるポイントは以下の5つです。

  • 名と名前を必ず伝える
  • 要件を伝える
  • 折り返しの電話が必要なのか、日を改めて連絡するかを伝える
  • 録音時間を意識して端的なメッセージを残す
  • 先方が電話に出ないことを事前に想定しておく

なお、電話応対の品質をさらにあげたい場合は、基本的なマナーはもちろんのこと、クレーム対応などにも気をつけなければいけません。

弊社の提供しているシステム「カイクラ」には、クレームの対応から通常の電話応対まで活用できる、さまざまな機能があります。

たとえば、自動通話録音機能であれば、悪質なクレームをしてくる顧客への抑止力にもなりますし、クレームが入った際にも通話内容を聞き返し、対策を講じることが可能です。

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また、クレーム対策の対応手順をミスしてしまうと、自社の信頼を損ねてしまうため、慎重に対応しなければいけません。

クレーム対策について、詳しくは「クレーム対策は解決までが重要。対応手順や対策に活用できるツールを徹底解説」をご一読ください。

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