クラウドPBXで使える電話機を4つ紹介！引き継げる電話番号も解説

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して通話ができる電話システムです。

専用機器の設置が不要でリモートワークにも対応できることから注目が集まっていますが、
「どの端末が使えるのか」
「今の番号はそのまま使えるのか」
など、導入前に確認すべきポイントもあります。

本記事では、クラウドPBXで使える電話機の種類や、電話番号の引き継ぎ可否、失敗しないための導入ステップまでを網羅的に解説します。

「クラウドPBXを活用して業務をさらに効率化したい」「自社の通話環境を見直したい」方は、最後までお読みください。

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クラウドPBXで使える電話機の端末は4種類！

「会社の電話＝固定電話」というイメージをお持ちの方も多いかもしれませんが、クラウドPBXを導入するとさまざまな種類の端末から電話がかけられます。

ここでは、クラウドPBXで利用できる代表的な4つの端末の特徴と向いている利用シーンを、わかりやすく解説します。

1. 固定IP電話機
2. PC
3. スマートフォン
4. タブレット

クラウドPBXの仕組みや機能などの詳細は、以下の記事にて解説していますのであわせてご一読ください。

では、電話機の種類を詳しくみていきましょう。

【種類1】固定IP電話機

固定IP電話機とは、LANケーブルを接続してインターネット経由で通話できる電話機です。見た目は従来の固定電話とほぼ同じであるため、これまでビジネスフォンを使っていた企業でも違和感なく導入できます。

とくに、デスクワーク中心で1人1台の電話を使う職場に適しており、日々の業務で電話対応が多い社員にとっても扱いやすい端末です。

クラウドPBXの利便性と、使い慣れた電話機で操作できる安心感の両方を兼ね備えている点が、固定IP電話機の魅力です。

【種類2】PC

クラウドPBXは、PCを電話としても利用できます。

PCの魅力は、大画面で情報を確認しながら通話できる点です。顧客情報を扱うコールセンターやサポート業務との相性が良く、CTI（顧客情報表示）機能と連携させれば、通話と同時に顧客データの確認・入力もスムーズにおこなえます。

なお、デスクトップパソコンなどでマイクが内蔵されていない場合は、ヘッドセットや外付けマイクの用意が必要です。

【種類3】スマートフォン

クラウドPBXは、インターネットに接続するだけで会社の電話番号で架電・受電が可能となるため、お手持ちのスマートフォンでも使えます。

多くのサービスでは、スマートフォンに専用アプリをインストールすれば使えるようになるので、インターネットにつながればAndroid・iPhoneのどちらでも問題ありません。

スマートフォンが使えるようになれば、外出先や出張先でもオフィスと同じように通話できるため、営業職や在宅勤務中の社員にも便利です。

通話はアプリを経由しておこなうため、通信環境によっては音声品質に影響が出ることもあります。そのため契約前に、さまざまな環境で音声品質を確認しておくと安心です。

また、通信制限がかかっている端末では音質が低下するおそれがあるため、安定した接続環境での利用をおすすめします。

【種類4】タブレット

タブレットはスマートフォンよりも画面が大きいため、受電時に表示される顧客情報の確認や入力作業がスムーズにおこなえる魅力があります。

CTI（顧客情報表示）機能との連携で受電時に顧客の名前や過去の対応履歴が表示されるため、上手く活用すれば電話対応の品質向上にもつながります。

たとえば、顧客が名乗る前に「〇〇さまですね、いつもありがとうございます」と声をかけたり、対応履歴を確認しながら「前回の〇〇の件ですね」と会話を始めたりと、過去の情報をもとにしたスムーズで丁寧な対応が可能です。こうした顧客に寄り添った応対は、電話対応の印象を大きく左右するポイントになります。

受付端末としてタブレットを活用している企業も多く、社内のさまざまなシーンで活躍する柔軟な端末です。

クラウドPBXが使える端末の解説は以上です。

クラウドPBXの導入に興味を持った方が次に気になるのが、「今の電話番号をそのまま使えるかどうか」ではないでしょうか。すでに取引先や顧客に広く認知されている番号を変更するとなると、周知の手間が増えたり連絡ミスによる混乱が増えたりする可能性があるため、なるべく避けたいところです。

そこで次の章では、既存電話番号の引き継ぎについて解説します。

クラウドPBXで今の電話番号は使える？電話番号のパターン3つ

結論からいうと、既存の電話番号が引き継げるかどうかは、契約番号の種類や契約状況によって異なります。ここでは、代表的な3つの電話番号パターンを解説します。

1. フリーダイヤル：引き継げる
2. 市外局番：引き継げることが多い
3. IP電話番号：引き継ぎが難しい

あらかじめ引き継ぎの可否を知っておけば、適切な対処がみえてきます。

スムーズにクラウドPBXを導入するためにも、今お使いの番号がどのパターンに当てはまるかを確認しながら読み進めてみてください。

【パターン1】フリーダイヤルは引き継げる

「0120」や「0800」で始まるフリーダイヤル番号は、クラウドPBXに移行してもそのままの電話番号を引き継いで利用できます。

フリーダイヤルは住所ではなく電話番号に紐付いているため、クラウドPBXへの移行で代表番号が変わっても、新しい番号に設定し直せば継続利用が可能だからです。移行時に市外局番を引き継ぐ場合、特別な再設定をおこなう必要がありません。

フリーダイヤルは、受電側が通話料を負担する仕組みです。

企業にとってはコストがかかりますが、顧客にとっては金銭的な負担がなく気軽に問い合わせられるメリットがあります。通話料がかかる場合、購入や契約を検討している顧客が、通話料を気にして問い合わせをせず、自社の製品やサービスの利用をやめてしまう可能性があります。しかしフリーダイヤルなら顧客に通話料の負担がないため、このような機会損失を防ぐ手段として有効です。

こうしたメリットを活かすためにも、クラウドPBXへの移行後もフリーダイヤルの継続利用をおすすめします。

【パターン2】市外局番は引き継げることが多い

市外局番は、東京の「03」や大阪の「06」など地域ごとに決まった電話番号として広く認知されており、企業の電話番号として信頼感が高いことが特徴です。クラウドPBXに移行する場合でも、NTTから発番された市外局番であれば、基本的にそのまま使えます。

ただし、例外として以下の場合は引き継ぎできないことがあります。

• NTT以外の事業者で発番した場合
• オフィスの移転によって管轄エリア（NTT局）が変わる場合　など

市外局番を確実に引き継ぎたい場合は、導入前に現在の契約先やPBX提供会社に問い合わせておくと安心です。

【パターン3】IP電話番号は引き継ぎが難しい

「050」で始まるIP電話番号は、取得が簡単で全国どこでも使える便利な番号ですが、クラウドPBXへの移行時に引き継ぎが難しいケースが多くみられます。

理由は、通信事業者ごとに番号が管理されているため、別のサービスに乗り換えると同じ番号を使い続けられないためです。とくに、現在使っているIP電話番号が特定のプロバイダに紐づいている場合は、PBXサービスを変更するだけで番号を失効してしまう可能性があります。

IP電話番号の引き継ぎ可否は事業者によって異なるため、事前に必ず確認しておきましょう。引き継ぎができない場合は、新たな番号を取得するなど早めに代替策を検討しておくことをおすすめします。

ここからは、クラウドPBXと相性の良い企業の特徴を具体的にみていきましょう。

こんな企業におすすめ！クラウドPBXの導入メリットが大きい企業3つ

ここでは、クラウドPBXの導入によってより高い効果が期待できる企業の特徴を3つ紹介します。

1. テレワークを推進している企業
2. 複数拠点を持つ企業
3. コスト削減を目指す中小企業

自社の環境と照らし合わせ、具体的な効果が得られるかを確認しましょう。

【企業1】テレワークを推進している企業

クラウドPBXは、テレワークや在宅勤務を導入している企業と相性が良いサービスです。

インターネット回線があれば会社の電話番号を使って通話できるため、社員が自宅や外出先にいても業務を継続できるからです。社員同士の通話には内線番号が使えるため、社外にいてもスムーズな連携が図れます。

このようなオフィスで固定された電話機を使わずに業務を回せる仕組みは、柔軟な働き方を目指す企業にとって強力なサポートツールとなります。

【企業2】複数拠点を持つ企業

複数の拠点を運営している企業にも、クラウドPBXは大きなメリットをもたらします。

本社と支店、支店同士の間でも内線通話が可能となるため、全国どこにいても各拠点間の通話料金を削減できるからです。

さらに、通話履歴や顧客情報を一元管理できるツールを導入すれば、拠点ごとに情報が分散することなく、業務の効率化へとつながります。

【企業3】コスト削減を目指す中小企業

クラウドPBXは、初期費用やランニングコストの負担を軽減したい中小企業にもおすすめです。

クラウドPBXのメリットの1つに、電話交換機の設置が不要なため初期費用を抑えられる点があります。回線数や利用人数に応じて柔軟にプランを選べるため、必要以上のコストがかかりません。

自社の規模に合った電話環境を整えられることから、コストパフォーマンスを重視する中小企業にも適したサービスといえます。

ここまで「クラウドPBXが自社にとって有効かどうか」の判断材料を解説してきました。続いては「クラウドPBXを導入してみようかな」と感じた方へ向けて、導入をスムーズに進めるために知っておきたい流れをわかりやすく紹介します。

失敗しない！クラウドPBX導入の流れ5ステップ

クラウドPBXを導入する際に押さえておきたい点を5ステップで紹介します。

1. 自社のニーズ分析
2. サービスの選定
3. 契約する
4. 初期設定・トレーニング
5. 運用開始

スムーズに運用を始めるためにも、事前の準備をしっかり進めていきましょう。

【ステップ1】自社のニーズ分析

クラウドPBXを選ぶ際は、「自社に合った機能があるか」を確かめることが重要です。

そのためにはまず、自社のニーズを明確にする必要があります。具体的な運用イメージを整理しておくことで、選ぶべきサービスがみえてきます。

たとえば、社員数が多い企業であれば、同時通話数や内線数に余裕のあるプランが必要ですし、外出が多い営業チームがいる場合はスマートフォンとの相性も重視したいところです。

ニーズを明確にしないまま導入を進めると「必要な機能が足りずに業務に支障をきたす」「オーバースペックなサービスを選んで無駄なコストが発生する」などの失敗を招きかねません。

まずは「自社にとって本当に必要なもの」を洗い出すところから始めましょう。

【ステップ2】サービスの選定

ニーズが明確になったら、それにマッチしたクラウドPBXサービスを比較・検討します。

サービス比較は、費用や機能だけではなく、サポート体制や導入実績、セキュリティ面もあわせて確認しましょう。電話は業務に直結するインフラであるため、トラブル時にすぐ対応してもらえる体制があるかどうかは、安心して使い続けるうえで重要なポイントです。

無料トライアルやデモが用意されているサービスであれば、導入前に使い勝手を試せるので安心です。

以下の記事では、主要なクラウドPBXサービス16社を比較しているので、サービス選びの参考にあわせてご一読ください。

【ステップ3】契約する

導入するサービスが決まったら、必要なライセンス数や端末数を確認し、契約手続きをおこないます。

申し込みの際は、以下のポイントをチェックしましょう。

とくに契約期間の縛りやオプション費用などは、確認ミスが多く後からトラブルになりやすいポイントです。

現在使っている電話番号がそのまま引き継げるかどうかも、このタイミングで確認しておくことをおすすめします。些細なことでもわからない点は遠慮せずに問い合わせて、納得したうえで申し込みましょう。

【ステップ4】初期設定・トレーニング

サービスの契約が完了したら、実際に使用する端末への設定作業に移ります。

初期設定は、スマートフォンやPCに専用アプリをインストールし、管理画面から各端末にアカウント情報を登録するのが一般的です。

必要に応じて、ヘッドセットやマイクなどの周辺機器も準備しましょう。想定するすべての環境で通話テストをおこない、音声品質やネットワーク状況に問題がないかを確認します。

社員向けに操作マニュアルを用意したり、簡単なトレーニングを実施したりして、運用開始へと備えましょう。

【ステップ5】運用開始

クラウドPBXの設定とテストがすべて完了したら、いよいよ本格的な運用をスタートします。

運用が始まってからも、社員からのフィードバックを定期的に集めたり、必要に応じて設定やサポート体制を見直したりなど、自社の業務に最適な使い方を模索していきましょう。

導入完了後は不要になった電話機の処分や、従来の電話回線の解約手続きも忘れずに進めます。

クラウドPBXの導入効果をより高めたい方には、通話業務を効率化できるツールの導入がおすすめです。クラウドPBXとCRM（顧客管理ツール）やSFA（営業支援ツール）などを連携すると、通話履歴・顧客情報・対応メモなどが自動で紐づけされ、情報の一元管理が可能になり、更なる業務効率化が期待できます。

次の章では、CTI機能をあわせ持つクラウドPBX「カイクラフォン」の紹介をします。

CTI機能を備えたクラウドPBX「カイクラフォン」とは？

カイクラフォンは、CTI機能を備えたクラウドPBXです。

東京、大阪、北海道、沖縄の4エリアでは既存の固定電話番号を変更することなく、クラウド電話環境を整えられます。モバイルアプリ上で発着信ができるため、電話機の設置や回線工事も不要です。

受電と同時に相手の会社名や担当者名、顧客情報や発着信履歴が画面に表示されるため、「どこの誰からの電話か」がひと目でわかり、余裕を持った対応も可能です。

カイクラフォンには通話録音や文字起こし機能もあるため、クレームなど「言った言わない問題」が発生しても事実確認がスムーズにできます。

カイクラフォンでは、以下の機能が使用可能です。

機器の設置や工事不要で導入できるカイクラフォンの詳細は、以下のボタンより資料をダウンロードしてご覧ください。

＞＞＞カイクラフォンの詳細はこちら

まとめ：クラウドPBXで使える電話機は4種類！業務にあった電話機を選ぼう

クラウドPBXは、固定IP電話機・PC・スマートフォン・タブレットの4種類の端末で利用でき、自社の働き方に応じて柔軟に使い分けできます。

従来の電話機に縛られず、社内外問わず通話ができる環境を整えられるため、テレワークを推進する企業や、複数拠点を持つ企業、コスト削減を図りたい中小企業の業務の効率化につながります。

業務内容や通信環境にあわせて最適なサービスを選び、クラウドPBXのメリットを最大限に活かしましょう。

クラウドPBXを導入して電話業務の効率化やコスト削減を検討されている方は、「カイクラフォン」がおすすめです。モバイルアプリ上から電話の発着信をおこなえるので、機器の設置不要で電話が利用できます。

カイクラフォンが搭載されているDXツールの「カイクラ」は、CTI機能や自動通話録音、文字起こし機能もあるため、顧客情報・発着信履歴の一元管理や可視化も可能です。

カイクラの具体的な機能や導入後のイメージなどが気になる方は、まずは以下の資料をご覧ください。