クラウドPBXは本当に便利？見落としがちな6つのデメリットと注意点を解説

近年、コスト削減やリモートワークへの対応を目的に「クラウドPBX」を導入する企業が増えています。インターネット回線を活用することで、スマートフォンやパソコンでも会社の代表番号を使った発着信が可能となり、働き方の柔軟性が一気に高まりました。

しかしその一方で、「思っていたより通話が不安定だった」「緊急時に通じず困った」など導入後のトラブルや後悔も少なくありません。とくに通話品質・セキュリティ・電話番号の扱いは、あらかじめ理解しておかないと後から取り返しのつかないことになる可能性があります。

本記事では、クラウドPBXの代表的なデメリット6つをわかりやすく解説し、それらを未然に防ぐための5つの解消方法も紹介します。

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クラウドPBXのデメリット6つ

クラウドPBXはコスト削減や柔軟な働き方を実現する一方で、導入前に把握しておくべきデメリットも存在します。ここでは、クラウドPBXの6つのデメリットを紹介します。

1. 通話品質がインターネット環境の影響を受ける
2. 緊急通報など架電できない番号がある
3. セキュリティ面に不安がある
4. 電話番号が変わる場合もある
5. ランニングコストがかかる
6. FAXなどとの連携が難しい場合がある

導入後に、失敗だったと感じないためにも、あらかじめリスクをみていきましょう。

【デメリット1】通話品質がインターネット環境の影響を受ける

クラウドPBXの通話品質は、インターネット回線の状況に大きく左右されます。

ネット回線が混雑している時間帯や、通信障害が発生している場合、音声の途切れや遅延が起こりやすいです。とくにWi-Fiは有線LANに比べて安定性が劣る傾向にあります。たとえば、ルーターとの距離が離れている場所や障害物がある場合には速度が低下する可能性があるので、覚えておきましょう。

通話の遅延やノイズが頻発すると、顧客との信頼関係に影響を及ぼす可能性もあるため、事前のネットワーク環境の見直しは欠かせません。

【デメリット2】緊急通報など架電できない番号がある

クラウドPBXでは、110番や119番などの一部の緊急通報先に架電できないことがあります。

これは技術的な制限や法規制に起因するものです。災害や事故などの緊急時に迅速な対応ができなくなるリスクもあります。とくに緊急通報が頻繁に必要となる業種では、個人のスマートフォンの活用や、最寄りの警察・消防署の直通番号の登録などが必要です。

クラウドPBXを導入する場合は、社内の緊急連絡ルールやBCP（事業継続計画）を見直すようにしましょう。

【デメリット3】セキュリティ面に不安がある

クラウドPBXはインターネット経由で通話データを送受信するため、第三者による不正アクセスや情報漏えいのリスクがあります。

通話内容や顧客情報が外部に流出すると、企業としての信用を大きく損なうことにもつながります。そのため、通信の暗号化やアクセス制限機能の有無など、提供サービスのセキュリティ対策は事前にしっかり確認しておきましょう。

【デメリット4】電話番号が変わる場合がある

ナンバーポータビリティに対応していないサービスを選んでしまうと、現在使用している代表電話番号をクラウドPBXに引き継ぎできません。

また、「050」で始まるIP電話番号も、通信事業者ごとに番号が管理されているため、別のサービスに乗り換える際に電話番号が変わってしまいます。

番号が変わると、名刺やホームページの修正はもちろん、取引先への周知や手続きに多大な工数がかかります。

【デメリット5】ランニングコストがかかる

クラウドPBXは、初期費用を抑えられる一方で、月額利用料や通話料が発生することも覚えておかなければいけません。また、ユーザー数や回線数が増えるごとに費用も増加します。

たとえば、社内の利用者が多い企業では、結果的に従来型PBXよりもコストが高くなるケースもあります。必要な機能とコストのバランスを見極めることが大切です。

【デメリット6】FAXなどとの連携が難しい場合がある

クラウドPBXは最新の通信インフラを活用している反面、アナログ機器との相性が良くない場合があります。とくにFAXや構内放送設備、PHS端末など、物理的な接続が必要な機器との連携が難しいことがあるからです。

医療機関や建設業など、現場でFAXを使う機会が多い業種では、クラウドPBXを導入すると非効率になってしまう恐れもあります。現状の業務フローとの整合性をよく確認することが大切です。

クラウドPBXのデメリットを回避する方法5つ

クラウドPBXは多くのメリットがある一方で、デメリットが存在します。しかし、正しい準備と対策をおこなえば、デメリットを最小限に抑えることが可能です。

ここでは、導入時に押さえておくべき5つのポイントを紹介します。

1. インターネット環境を整備する
2. 電話番号を引き継げるサービスを選ぶ
3. セキュリティ対策が万全かどうか確認する
4. FAXなどの連携が可能か確認しておく
5. 長期的にかかる費用を計算しておく

それぞれ詳しくみていきましょう。

【方法1】インターネット環境を整備する

クラウドPBXの通話品質を安定させるには、通信環境の整備が欠かせません。

とくにWi-Fiだけに頼っていると、他の機器との電波干渉や通信負荷によって通話が不安定になることがあります。そのため、できるだけ有線LANを活用し、安定した高速回線を導入しましょう。

また、ルーターのスペックが低いと、回線速度を十分に活かせない場合もあります。オフィス全体のネットワーク構成を見直し、必要に応じて拠点間VPNの構築なども検討しましょう。

【方法2】電話番号を引き継げるサービスを選ぶ

既存の電話番号を継続使用したい場合は、ナンバーポータビリティに対応したクラウドPBXサービスを選ぶことが重要です。

ただし、番号引き継ぎには手続きに数週間かかることもあります。導入スケジュールに影響を及ぼさないよう、早めにプロバイダーや通信会社に確認・申請しておきましょう。

長年使ってきた代表番号は、顧客との信頼関係にも関わる重要な資産です。変更を回避するためにも、サービス選定時にはしっかりチェックしましょう。

【方法3】セキュリティ対策が万全かどうか確認する

クラウドPBXの利用にあたっては、情報漏えいや不正アクセスのリスクを抑えるためのセキュリティ対策が欠かせません。

まず、通信内容が暗号化されているかどうかを確認しましょう。次に、社内での運用においても、管理者権限の制限やアクセス制御が細かく設定できるかがポイントです。

さらに、通話ログや録音データの保存期間や保存場所（クラウド上もしくはローカル）も明確にしておくことで、トラブル時の確認やトラブル対応にも役立ちます。

【方法4】FAXなどの連携が可能か確認しておく

FAX機器や構内放送設備、PHSなど、アナログ機器を使っている業種では連携可否を事前にチェックしておくことが大切です。

クラウドPBXは基本的にIP通信を前提としているため、物理的な接続が難しいケースがあります。必要であれば、インターネットFAXなどの代替手段の導入も視野に入れましょう。

クラウドPBXを導入した場合のFAXの対応は以下の記事で詳しく紹介しています。

【方法5】長期的にかかる費用を計算しておく

クラウドPBXは従来型のPBXに比べて初期費用が安い反面、月額課金やオプション追加などのランニングコストがかかります。

そのため、1年後・3年後・5年後などの長期的な費用シミュレーションをしておくことが大切です。自社の利用人数や通話時間を踏まえたうえで、費用対効果が見合うかどうかを判断しましょう。

コストだけで選ぶのではなく、サポート体制や拡張性も含めて総合的に比較することをおすすめします。

そもそもPBXとクラウドPBXの違いとは？

クラウドPBXのデメリットを理解するには、まず従来型のPBXとクラウドPBXの仕組みや特徴の違いを押さえておくことが大切です。ここでは、4つの観点から比較し、それぞれの違いを紹介します。

1. 価初期費用や設置スペース
2. 運用・保守の手間とコスト
3. 働き方の多様化に対応できる柔軟性
4. BCPへの有用性

それぞれ詳しくみていきましょう。

【違い1】価初期費用や設置スペース

クラウドPBXの大きなメリットのひとつは、初期導入のコストが抑えられる点です。

従来のPBXでは、物理的な交換機を社内に設置する必要があり、初期費用や設置スペースが必要です。一方、クラウドPBXはインターネット上でサービスが提供されるため、機器購入や配線工事などが必要ありません。その結果、初期投資を最小限に抑えられます。

また、オフィスの移転や拠点追加の際にもシステムの移設や増設がスムーズにおこなえるため、成長フェーズにある企業にも適しています。

【違い2】運用・保守の手間とコスト

クラウドPBXは、運用・保守の負担が大幅に軽減される点も魅力です。

従来のPBXでは、自社内にあるサーバーや機器の定期点検、障害対応などに専門知識を持つ人材が必要でした。これに対して、クラウドPBXではベンダーがシステム全体を管理・保守してくれるため、社内のIT担当者の工数を大幅に削減できます。

運用に関する手間を省きつつ、最新機能へのアップデートも自動的におこなわれるため、常に安定した環境が保たれるのもメリットです。

【違い3】働き方の多様化に対応できる柔軟性

リモートワークの普及により、どこでも働ける環境づくりが求められています。

クラウドPBXであれば、スマートフォンやPCから会社の代表番号で発着信が可能になり、在宅勤務中や外出先でもスムーズに業務が進められます。このような柔軟性は、クラウドPBXの大きな特徴です。

外回りの多い営業職や、フルリモートで働くスタッフが多い企業にとって利便性が高いといえます。

【違い4】BCPへの有用性

クラウドPBXは、BCP対策の観点からも優れた選択肢です。

災害やパンデミックなどによってオフィスが使えなくなった場合でも、クラウドPBXは端末さえあればすぐに業務を再開できるからです。

従来のPBXのように物理的な機器に依存しないため、被災リスクのあるエリアにオフィスを構える企業にとっては、事業停止リスクを最小化できる有効な手段となります。

クラウドPBXのデメリットの影響を受けやすい業種やケースとは？

クラウドPBXは多くの企業にとって利便性の高い選択肢ですが、すべての業種・環境に適しているとは限りません。

ここでは、クラウドPBXのデメリットがとくに影響しやすい業種やシチュエーションを4つ紹介します。

1. 通信環境が不安定なエリアにある企業
2. 複合機との連携が多い業種
3. 非常時の電話対応が重視される業種
4. とにかくコストを抑えたい企業

導入前の判断材料として、ぜひ参考にしてください。

【ケース1】通信環境が不安定なエリアにある企業

クラウドPBXはインターネットを利用して通話をおこなうため、通信環境が安定していない場所では問題が起こる可能性があります。

たとえば、光回線が引けない郊外や建物の構造上Wi-Fiが届きにくい環境では、通話が途中で途切れたり、音声が乱れたりなどのトラブルが発生しやすくなります。

顧客対応や営業などの業務では、業務品質そのものに影響が出るため、慎重な判断が必要です。

【ケース2】複合機との連携が多い業種

FAXや構内放送などアナログ機器との連携が日常的に必要な業種では、クラウドPBXの導入にハードルがあります。

とくに医療・建設・製造などの現場では、FAX送受信や内線放送などの機能が業務に組み込まれているケースが多く、クラウドPBXだけでは代替できない場合もあるからです。

既存のシステムとの連携方法を事前に確認し、不足部分をインターネットFAXや専用機器で補えるかを確認する必要があります。

【ケース3】非常時の電話対応が重視される業種

クラウドPBXでは、110番や119番などの緊急通報が架電できない場合がある点も忘れてはいけません。

病院や警備会社など、緊急時の対応が業務に直結するような業種では、この制限がクラウドPBXの大きなデメリットになります。

BCP対策としては優れているクラウドPBXですが、安全・命に関わる業務では専用の緊急連絡手段を別に確保するなどの対策が必要です。

【ケース4】とにかくコストを抑えたい企業

クラウドPBXは月額課金モデルのため、通話頻度が低く利用人数も少ない企業にとっては割高に感じられることがあります。

「電話は受けるだけ」「社内のやり取りが中心」などの業態では、シンプルなIP電話サービスの方が費用対効果が高いケースもあります。

導入前には、利用状況に見合った機能・コストなのかをしっかり検討することが重要です。

クラウドPBXの不安をカバーするなら「カイクラフォン」がおすすめ

ここまで、クラウドPBXの主なデメリットや注意点を紹介してきました。とはいえ、これらの懸念点を補いながら、柔軟な働き方を実現できるサービスも存在します。コミュニケーションプラットフォームのカイクラが提供する「カイクラフォン」です。

「カイクラフォン」は、クラウドPBXのメリットを活かしつつ、デメリットを補う機能が充実しています。

「カイクラフォン」は、モバイルアプリで直接電話の発着信が可能なクラウド電話機能です。特別な機器を設置することなく、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやPCから会社番号での外線・内線通話が可能です。

そのため、オフィスにいなくても、リモートワーク中や外出先からスムーズに電話対応がおこなえます。通話内容や対応履歴はクラウド上に一元管理されるため、情報共有も簡単です。

また「カイクラフォン」には、電話対応をサポートする以下の機能が搭載されています。

• 外線・内線の発着信
• 受電時に顧客情報が自動ポップアップ表示
• 対応履歴のメモ登録・共有
• 通話の自動録音・保存

これらの機能によって「誰がどの顧客に対応したか」がすぐに確認でき、業務の属人化を防ぎます。新人スタッフでも対応履歴を確認しながら安心して電話対応ができるため、チーム全体の対応品質向上にもつながります。

クラウドPBXのデメリットである「通話記録の管理が難しい」「対応履歴がバラバラになる」「リモートでの対応が属人的になる」などの課題も、「カイクラフォン」は一元管理・見える化によってカバー可能です。

導入によって、オフィスでも在宅でも、同じレベルの電話対応が実現できるカイクラの詳細は以下をご確認ください。

まとめ：クラウドPBXのデメリットも理解してサービスを選ぼう

クラウドPBXには多くのメリットがある一方で、通話品質やセキュリティ、緊急通報の制限などのデメリットも存在します。

しかし、そうしたデメリットを正しく理解し、事前に対策を講じれば業務効率化を実現できるツールになります。自社の業種・規模・通信環境に合ったサービスを選ぶことが、失敗しない導入のカギです。

「カイクラフォン」は、モバイルアプリから会社番号で通話ができるだけではなく、顧客情報のポップアップ表示や通話履歴のクラウド管理も可能です。属人化のリスクを減らしながら、誰でも電話対応ができる環境を構築できます。

「カイクラフォン」も使えるカイクラの詳細を詳しく知りたい方は、以下よりご確認ください。