【例文付き】電話対応後のお礼メールはどう書く？書き方完全ガイド

「電話でのやり取りが終わった後、お礼メールを送るべきか迷う……」
「『先ほどはお電話にてありがとうございました。』の後に続く言葉が出てこない……」
と悩んでいませんか？

お礼メールは、ちょっとした心遣いで相手との関係性強化に大きく貢献します。

そこで本記事では、電話対応後にお礼メールを送るべき理由から、メールの基本構成、シーン別の例文までを徹底解説します。

お礼メールは、ちょっとした心遣いで相手との関係性強化に大きく貢献します。適切なポイントをおさえて、印象アップにつなげましょう。

お礼メールの記載内容を間違えると「こんなことは話していない」と送り先の信頼を損ねる恐れもあるため、通話内容を振り返りながら書くのがおすすめです。通話録音データがあれば、通話内容を確認しながらメール作成ができます。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」の場合、録音データの自動文字起こしができるため、音声を聞き直す必要がありません。カイクラの詳細は、下記からぜひご確認ください。

電話対応後のお礼メールは必要？送るメリットを解説

結論からいうと、電話対応後のお礼メールは必ずしも送る必要はありません。しかし、相手との関係を良好に保ちたい場合や、電話内容の確認が必要な場合には、送信をおすすめします。

お礼メールを送るメリットは大きく3つあります。

お礼メールは、相手に対して誠意と感謝の気持ちを伝えられます。つまり、今後につなげるために好印象を残したい場合や新規取引先との関係作りに有効です。

また、電話内で決定事項があった場合、お礼とあわせて文面に残しておけば、後々のトラブル防止にもつながります。

加えて、電話で決定したことを、プロジェクトメンバー全体に共有する際にも役立ちます。電話では伝えきれなかった詳細な情報や、図表などの視覚的な資料も添付できるため、より豊富な情報共有が可能です。

では、お礼メールにはどのような内容を書くべきでしょうか。次章からは、お礼メール文について解説します。

電話対応後のお礼メール基本構成

お礼メールに書くべきポイントをおさえるために、まずは基本的な構成をみていきましょう。

書く内容に迷った際は、以下の構成を意識してみましょう。

構成	説明
件名	わかりやすく簡潔に書く
宛名	相手の会社名、部署名、氏名を記載
挨拶・名乗り	挨拶＋自分の会社名・部署名・名前を伝える
お礼	電話対応へのお礼を述べる
電話内容の確認	通話内容の要点を簡潔にまとめる 重要な点や決定事項を確認する
今後の対応や行動	次のステップや行動を明確に書く（もしあれば）
結びの挨拶	丁寧な締めくくりの言葉を添える
署名	自分の会社名、部署名、氏名、連絡先を記載

どのような順序で文章をつなげるかがわかると、自分でもすばやくお礼メールが作成できるようになります。

なお、お礼メールは相手の負担にならないよう、1分ほどで読める程度に簡潔にすることも大切です。メールのボリュームに関しては、この次に紹介する例文を参考にしてください。

電話対応後のお礼メール例文を5つのシーン別に紹介

お礼メールは、シチュエーションによって書くべき内容が変わります。

ここでは、以下の5つのシーンを想定した具体的なお礼メールを紹介します。

1. 新規取引先との電話対応後のお礼メール
2. アポイント設定後のお礼メール
3. プレゼン後のお礼とフォローアップ
4. 相談の対応後に送るお礼メール
5. 社内の人へ送りたいお礼メール

自分の状況とより近いシチュエーションをチェックしてみてください。

【場面1】新規取引先との電話対応後のお礼メール

新規取引先からの問い合わせをいただいた後に送ることを想定した文面です。今後の関係構築を意識し、丁寧な挨拶をしましょう。

お礼とともに、次のステップにつなげるための具体的な行動を意識して書きましょう。

【場面2】アポイント設定後のお礼メール

電話でアポイントメントを取った後や予約の手配をした後に送りたいお礼メールでは、日程確認の意味も含めた内容にすることが重要です。

双方の認識を合わせ、スケジュールの行き違いを防げます。

【場面3】プレゼン後のお礼とフォローアップ

顧客への電話での商品説明や提案の後に送りたいのは、電話内容の補足です。状況にあわせて資料添付もおこない、プレゼンの内容を再確認してもらいましょう。

資料を添付する場合には、メール本文に内容を書いておくとより丁寧な印象を与えられます。

【場面4】相談の対応後に送るお礼メール

電話口での受注や急な納期変更など、口頭だけでは不安な場合には確認の意味も込めてメールを送りましょう。

お礼に続けて発注内容や変更内容を記載すれば、自然な形で文面に残せます。

変更内容は、一目でわかるようにわかりやすく箇条書きにします。メールで記録に残すことにより「言った言わない」問題を防げます。

【場面5】社内の人へ送りたいお礼メール

最後に、社内の同僚や上司に電話で相談にのってもらった場合に送りたいお礼メールの例文を紹介します。

以上、具体的なシチュエーションに沿ったお礼メールを紹介しました。

ただし、例文をそのまま使用するのは推奨しません。定型文をそのまま使うと、微妙に言いたいことがずれてしまい、かえって悪い印象を与えてしまう可能性があるからです。

次章では、送信前に注意すべき4つのポイントを紹介します。メールを送る前にチェックしてください。

電話対応後のお礼メールを送る際に気をつけたい4つのポイント

ここでは、お礼メールを送る際に注意すべき4つのポイントを解説します。

1. 本文にはオリジナル要素を入れる
2. 電話終了後できるだけ早く送る
3. 件名はわかりやすくする
4. 「取り急ぎ」は使わない

上記のポイントをおさえて書けば、印象に残るお礼メールを作成できます。それでは、順にみていきましょう。

【ポイント1】本文にはオリジナル要素を入れる

お礼メールは、テンプレートをそのまま使わず、オリジナル要素を取り入れるよう意識しましょう。

定型文は、誰に送っても良いように作られているため、そのまま使うと内容が薄く形式的な印象が強くなってしまうからです。

オリジナル要素を入れるコツは、以下3つの方法があります。

会話のなかで話題に上がった内容やニュースなどをメールに盛り込むことで、より親しみやすく、印象に残りやすくなります。

【ポイント2】電話終了後できるだけ早く送る

お礼メールは電話終了後、時間を空けずにできるだけ早く送るようにしましょう。

たとえば、朝に電話したにもかかわらず、夕方になって「先ほどはお電話ありがとうございました」とメールが届いたら、違和感がありませんか。

また、電話を切った後、お互いが会話内容を鮮明に覚えているうちにメールを送ったほうが、誤解にもつながりにくいです。

【ポイント3】件名はわかりやすくする

お礼メールの件名は、短くて明確なものにしましょう。相手がメールを受け取った際、一目で内容を把握できるようにするためです。

以下は明確な件名の例です。

• お電話でのお礼とご確認｜◯◯株式会社
• お電話でのご注文内容について｜◯◯株式会社

一方、「ありがとうございました」のように、本文を読むまで内容がわからない件名では、相手がメールの重要性を判断しにくくなります。

また、明確な件名は、後で特定のメールを検索する際にも役立ちます。

【ポイント4】「取り急ぎ」は使わない

ビジネスメールで急いでいるときについ使ってしまいがちな「取り急ぎお礼まで」は、避けましょう。

受け取る相手によっては「急いで書いた」という印象を与えてしまう可能性があるためです。

代わりに、「今後ともよろしくお願いいたします」と、この先の関係構築につながる表現を使ったほうが適しているといえます。

なお、素早いメール送信には、ツールの活用が欠かせません。とくに電話中に決定事項をメモをしたり音声録音ができれば、ミスなく顧客フォローができます。

ここからは、顧客フォローに適した電話業務DXツール「カイクラ」を紹介します。

電話やメールの顧客対応を効率化する「カイクラ」とは？

カイクラは、煩雑な電話業務のストレスをなくす電話業務DXツールです。顧客情報の管理を一元化し、素早い顧客の状況把握や対応が実現できます。

とくに電話対応後のフォローに役立つ3つの機能は、以下のとおりです。

カイクラに搭載されているメモ機能やAIによる通話内容の自動文字起こし機能を利用して、電話終了後に素早くお礼メールが送れます。

また、重要な商談後に自分で通話内容を振り返って確認したり、急ぎの用件をSMSで伝えたりすることも可能です。

カイクラにご興味のある方は、以下のボタンより資料をダウンロードください。

まとめ：お礼メールは上手く活用すれば良好な関係構築に役立つ

電話対応後のお礼メールは、相手との信頼関係を築くための重要な役割を持ちます。

メールの本文にはオリジナル要素を加え、電話終了後すぐに送信することが大切です。本記事で紹介した基本構成を参考にし、感謝の気持ちを送りましょう。

また、顧客との良好な信頼関係には、お礼メールのほかに電話でのフォローも重要です。そこでカイクラでは、電話対応の基礎が学べる「電話対応マニュアル」を無料配布しています。

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