業務のデジタル化が進む今、電話対応もクラウド化が進んでいます。なかでも注目されているのが「クラウドPBX」と「ビジネスフォン」の使い分けです。
最近では「従来型のビジネスフォンを使い続けていいのか？」「クラウドPBXはコストや運用面で本当にメリットがあるのか？」などの疑問を持つ企業が増えています。
とくにテレワークや複数拠点での業務が当たり前になった今、通信環境の柔軟性は経営に直結する重要なテーマです。とはいえ、費用や使い勝手、機能性の違いを把握しないまま導入を決めてしまうと、後悔するリスクもあります。
そこで本記事では、クラウドPBXとビジネスフォンの違いを7つの観点からわかりやすく比較し、企業が最適な選択をするための判断基準を解説します。また、クラウドPBX導入時に注意すべきポイントや、自社に合ったサービスを選ぶためのヒントもあわせて紹介するのでご覧ください。
顧客満足度を向上させるためには、CTIなどの機能と連携できるクラウド電話がおすすめです。カイクラフォンは、自動録音機能や顧客情報の一元管理などのCTI機能を搭載しており、顧客満足度の向上にも効果的です。顧客満足度の向上をお考えの方は、以下よりカイクラフォンの詳細をご覧ください。
【PR】次世代型電話業務DXツール「カイクラ」
- 継続率、驚異の99.8%
- 煩雑な電話業務が圧倒的にラクチンに
- 自動通話録音・文字起こし、AI要約でトラブル回避
＼ 利用社数2,600社以上 ／
公式サイトを見る
クラウドPBXとビジネスフォンの違いとは？
企業が電話システムを見直す際、よく比較されるのが「クラウドPBX」と「ビジネスフォン」です。両者はどちらも業務用の通話環境を提供する手段ですが、その仕組みや使い方には大きな違いがあります。
ここでは、以下の2つに分けてそれぞれの特徴を解説します。
- クラウドPBXとは？
- ビジネスフォンとは？
それぞれ詳しくみていきましょう。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していたPBX（構内交換機）をクラウド上に構築した電話システムです。インターネット環境があれば、オフィスにいなくてもスマートフォンやパソコンで会社番号の発着信が可能になります。
とくに便利なのは、社員が自分のスマートフォン（私物端末）をそのまま業務用として利用できる点です。専用アプリを通じて、外出先や自宅でも代表番号で通話ができ、発信者番号も会社番号として相手に表示されます。
この柔軟性は、テレワークや出張の多い営業職など、働き方が多様化する現代のビジネスシーンに欠かせません。場所を選ばず電話対応ができるため、BCP（事業継続計画）の観点でも導入が進んでいます。
以下の記事では、クラウドPBXの仕組みやメリット・デメリットを詳しく解説しています。
ビジネスフォンとは？
従来から多くの企業で使用されてきたのが「ビジネスフォン」です。
ビジネスフォンは、オフィス内にPBXの主装置を設置し、そこに複数の電話機を接続して使用する電話システムです。この主装置が、外線と内線の制御を担っており、以下の機能が利用できます。
- 代表番号への受電を複数の電話機で同時に受ける
- 内線通話で社員同士が無料で通話できる
- 電話の保留・転送などを社内で簡単におこなえる
とくに、オフィス内で働くスタッフが多く固定された座席での業務が中心となる職場では、ビジネスフォンの利便性は高いです。
ただし、導入には工事が必要であり、移転や増設の際にも再設定や費用が発生するため、柔軟性の面ではクラウドPBXに劣る部分もあります。
クラウドPBXとビジネスフォンの比較ポイント7選
クラウドPBXとビジネスフォンは、それぞれ仕組みが異なります。実際にどのような違いがあり、どちらが自社に適しているのかチェックするために7つのポイントに分けて解説します。
- 初期費用とランニングコストの違い
- 設置・運用の手間と柔軟性
- 対応できる働き方
- 利用できる端末
- 通話品質と安定性
- 機能面の拡張性
- セキュリティ・サポート体制
それぞれ、確認していきましょう。
1.初期費用とランニングコストの違い
コスト面は導入前に確認しておきたいポイントのひとつです。
クラウドPBXは、物理的な機器の購入や工事が不要なため、初期費用を抑えられるのが特徴です。その代わりに、毎月一定の月額利用料が発生します。
一方、ビジネスフォンは導入時にPBX主装置や専用電話機の購入、工事などが必要で、初期コストが高額になりがちです。ただし、一度導入してしまえば、その後のランニングコストは固定化しやすくなります。
また、通話料金にも違いがあります。クラウドPBXでは、スマートフォンを内線端末として利用できるため、社内通話に関してはコストを抑えられるのがメリットです。ビジネスフォンで社外のスマートフォンに架電する場合、すべて外線扱いとなり通話料が発生します。
クラウドPBXの費用や相場は、以下の記事で詳しく紹介しています。
2.設置・運用の手間と柔軟性
導入や運用のしやすさも、企業の規模や成長スピードによって重要な比較要素です。
クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば導入可能で、物理的な工事がいりません。初期設定から運用開始までの期間が短く、スピーディな立ち上げが可能です。
反対に、ビジネスフォンはPBX機器の設置や配線工事が必要で、導入には一定の時間と手間がかかります。さらに、拠点が変わる・増える場合には、そのたびに設備を整える必要があり、柔軟な拡張が難しくなります。
クラウドPBXは、拠点の追加や移転もWeb上の手続きで完了するため、事業の成長にあわせた対応が容易です。
- クラウドPBXは物理設置不要・短期間で導入可能
- ビジネスフォンは工事が必要で拠点間の柔軟な運用には向かない
- 拠点変更があってもクラウドPBXであればWeb上の手続きで完結する
設置や導入の手間も考慮して導入を検討しましょう。
3.対応できる働き方
現代の多様な働き方に対応できるかは、電話システム選定の大きなカギです。
クラウドPBXは、テレワーク・在宅勤務・出張・外出先など、場所にとらわれず通話対応が可能です。リモートワークやフレックスタイム制を導入している企業と相性が良いといえます。
対してビジネスフォンは、オフィスに常駐していることが前提のシステムです。そのため、在宅勤務者との通話や社外対応が難しく、柔軟な働き方には不向きです。
4.利用できる端末
どの端末が使えるかによって、社員の利便性や導入コストに大きな違いが出ます。
クラウドPBXは、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末での通話が可能です。既存の固定電話回線を利用する方法もあり、環境にあわせた柔軟な運用ができます。
ビジネスフォンは、基本的に専用の電話機と構内配線を設置するため、オフィスの移転や増設のたびに設備投資が必要です。
5.通話品質と安定性
通話品質は顧客対応に直結するため、信頼性が重要です。
クラウドPBXはIPネットワークを使うため、インターネット環境の影響を受けやすい側面があります。通信回線が不安定な環境では、通話品質の低下や遅延が発生する可能性も否定できません。
一方、ビジネスフォンは専用回線を用いることで安定した通話品質を実現します。固定電話と同等の品質を求める場合、ビジネスフォンの方が適しているケースもあります。
6.機能面の拡張性
業務の成長にあわせて機能を強化できるかも、選定時のポイントです。
クラウドPBXは、CRMやSFAとの連携、IVR（自動音声応答）、録音機能などの拡張機能が充実しています。ベンダーやプランによっては、これらが標準搭載されていることもあり、導入後すぐに活用可能です。
対照的に、ビジネスフォンでは、追加機能を使うために専用機器の増設や外部システムとの接続が必要になります。IT部門のリソースや予算に余裕がないと、機能拡張は難しいです。
7.セキュリティ・サポート体制
安心して使い続けられる体制があるかは、長期的な運用で重要な視点です。
クラウドPBXでは、セキュリティ対策やトラブル対応はベンダー側に依存します。自社でセキュリティ対策やトラブルへの対応を実施せずに済むため、知識やスキルを持つ人材を雇用・教育する必要もありません。
ベンダーの実績やサポート品質を見極めることが、安定した運用につながります。
一方、ビジネスフォンは社内で機器を直接管理でき、物理的な管理下にあるため安心です。ただし、保守や障害対応も自社で担う必要があり、管理コストがかかる点は留意が必要です。
どんな企業にクラウドPBXが向いている？ビジネスフォンとの選び方ガイド
クラウドPBXとビジネスフォンにはそれぞれ強みがあり、どちらを選ぶべきかは企業の業態や働き方によって異なります。ここでは、選び方ガイドとして以下に分けて紹介します。
- クラウドPBXが向いているケース
- ビジネスフォンが適しているケース
それぞれみていきましょう。
クラウドPBXが向いているケース
クラウドPBXは、インターネットを活用して電話システムをクラウド化するサービスです。その柔軟性と拡張性から、以下の企業に適しています。
- 営業職が多く、外出や出張が多い企業
- リモートワークやフリーアドレスを導入している企業
- 拠点が複数ある、もしくは拠点移動が想定される企業
どのケースでもインターネット環境があれば、場所を選ばずに通話ができることがポイントです。
なお、以下の記事ではクラウドPBXの導入事例を紹介しています。あわせてご覧ください。
ビジネスフォンが適しているケース
一方で、クラウドPBXの機能が必ずしも必要でない企業や、通話の安定性を最優先する業種には、従来型のビジネスフォンの方が向いているケースもあります。
たとえば、以下の業種です。
- 安定した通話品質が求められる金融・医療業界
- 単一拠点で電話業務が完結する企業
- インフラが整っていてクラウド化に緊急性がない企業
確実な通話品質が求められる業界では、ビジネスフォンの方が適しているケースがあります。また、現在とくに不便を感じていない場合にも、無理にクラウドPBXに移行する必要はありません。
クラウドPBXとビジネスフォンで迷ったときは？
クラウドPBXとビジネスフォン、どちらを導入するか迷ったときは、自社にとって何を優先すべきかを明確にすることが大切です。「費用」「柔軟性」「通話の安定性」など、目的によって最適な選択は変わります。
たとえば、コストと運用スタイルで比較します。
クラウドPBXは、初期費用が安く、テレワークや多拠点対応に柔軟です。ただし、月額料金が発生し、長期的にはコストがかさむ可能性もあります。一方で、ビジネスフォンは導入時の費用は高めですが、運用コストは比較的安定しています。1つの拠点で安定した通話品質を重視する企業向きです。
具体的なチェック項目の例は、以下のとおりです。
- 通話の品質やラグに不安はないか？
- 多拠点・テレワーク対応の必要性はあるか？
- 管理・設定の操作は誰が担当するか？
- 既存の電話番号や設備は流用可能か？
- どれくらいの期間、導入して活用したいか？
自社で導入を検討するときのチェックポイントとして活用してください。
クラウドPBX導入で失敗しないための注意点
クラウドPBXは便利なサービスですが、期待だけで導入を決めてしまうと、かえって業務に支障をきたすこともあります。導入前に自社の環境やニーズを見極めることが、クラウドPBX・ビジネスフォン導入の成功のカギです。
ここでは、よくある失敗を避けるために確認しておきたい3つのポイントを解説します。
- 自社の業務に本当に合っているか確認
- 通話品質やインターネット回線の検証は必須
- サポート体制と運用後のトラブル対応をチェック
1つずつみていきましょう。
1.自社の業務に本当に合っているか確認
クラウドPBXは柔軟性に優れていますが、すべての業種・業態に最適とは限りません。たとえば、社内からかける営業電話が多く、通話の安定性が欠かせない業種では、固定回線のビジネスフォンの方が向いている場合もあります。
また、オフィスの規模や働き方によっても適性は変わります。小規模でも在宅勤務が多い企業にはクラウドPBXがあいやすく、単一拠点で通話中心の業務が多い場合にはビジネスフォンがおすすめです。
2.通話品質やインターネット回線の検証は必須
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通話品質は回線の速度と安定性に大きく左右されます。回線が不安定では、音が途切れたりラグが発生したりすることもあるからです。
導入前に、回線速度（上り・下り）や利用中の混雑状況などをしっかりチェックしておくことが大切です。
3.サポート体制と運用後のトラブル対応をチェック
いざというときに頼れるサポートがあるかどうかも、クラウドPBXを安心して使い続けるためのポイントです。導入後の設定変更、障害時の対応、復旧までのスピードなどをあらかじめ確認しておきましょう。
「いつでも連絡できる」「日本語で対応してくれる」「復旧に要する目安時間が明示されている」などの具体的なサポート体制の明記があるサービスは信頼性が高いです。
以下の記事では、クラウドPBXの失敗例を紹介しています。失敗せずに導入したいとお考えの方は、あわせてご覧ください。
初期費用を抑えてクラウドPBXを導入したいなら「カイクラフォン」がおすすめ
クラウドPBXを導入したいが、「初期費用がネック」と感じている企業におすすめなのが、クラウド電話のカイクラフォンです。
機器設置が不要で、スマートフォンを活用できる柔軟性の高さが特徴です。さらに、CTI機能を標準搭載しており、電話対応の効率化と情報管理の一元化を同時に実現します。
カイクラフォンの主な特徴と導入メリットは以下のとおりです。
- 会社の電話番号でスマホから発着信が可能なので、顧客の信頼を得やすい
- 顧客情報と発着信履歴を連携管理できるため、チームでの情報共有がスムーズ
- 通話録音やメモ管理で対応品質を強化できるので、トラブルの防止につながる
- クラウド上で履歴管理が完結できるので、どこからでも確認・共有が可能
電話対応品質は落とさずにコストを抑えたいとお考えの方は、カイクラフォンの詳細を以下よりご確認ください。
クラウドPBXとビジネスフォンに関するよくある質問
クラウドPBX・ビジネスフォンの導入を検討する際、読者の多くが気にするのが「サービスの将来性」と「利用可能な端末」です。ここでは、よくある2つの質問に絞って解説します。
- クラウドPBXとビジネスフォンはサービス終了する予定はある？
- ガラケーでクラウドPBXは使える？
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.クラウドPBXとビジネスフォンはサービス終了する予定はある？
ビジネスフォンは、サポート期限の目安があります。
税法上、ビジネスフォンの法定耐用年数は6年とされており、多くのメーカーでは販売終了から6年程度で修理・サポートが終了するのが一般的です。そのため、老朽化した機器を使い続けている場合は、突然の故障リスクや部品の供給停止に備えておかなければなりません。
一方、クラウドPBXにもサービス終了の可能性はあります。ただし、クラウドPBXは物理的な機器を買い替える必要がないため、仮に現在のサービスが終了する場合でも、他のクラウドPBXへのスムーズな移行が可能です。
多くの事業者では、終了の数か月〜1年以上前に利用者へ通知が届くため、急な打ち切りで業務に支障をきたすことは少ないと考えられます。
2.ガラケーでもクラウドPBXは使える？
クラウドPBXは基本的にガラケー（フィーチャーフォン）では使えません。
クラウドPBXは、専用アプリをインストールして利用するのが一般的な仕組みです。アプリに非対応のガラケーでは、発着信や内線機能などの利用ができないため、スマートフォンやタブレット・PCで利用できる環境を整えることが前提となります。
一部のガラホ（Androidベースのガラケー）ではアプリのインストールが可能な機種もありますが、動作の保証はされておらず、たとえアプリがインストールできても正常に動作しないケースがあります。
まとめ：クラウドPBXとビジネスフォンの比較で最適な通信環境を選ぼう
クラウドPBXとビジネスフォンにはそれぞれ異なる特徴があり、どちらが優れているかではなく、自社の目的や環境に応じて適切に選ぶことが大切です。
たとえば、テレワークや拠点展開など柔軟な働き方を重視する企業にはクラウドPBXが適しており、反対に、通話品質や物理的な安定性を求める職場ではビジネスフォンが有効です。
導入を検討する際は、コスト・機能・運用スタイルなどを総合的にみて判断しましょう。適切な通信環境の整備は、業務効率の向上と社内外のコミュニケーション強化に直結します。
そして、初期費用を抑えてクラウドPBXを導入したい企業には「カイクラフォン」がおすすめです。
スマートフォンで会社番号の発着信ができるうえ、顧客情報や通話履歴をクラウド上で一元管理できるため、リモートワークや外出先からの電話対応もスムーズです。情報の属人化も防げるので、組織としての対応品質も安定します。
カイクラフォンの詳細は、以下よりご確認ください。
