「社外の顧客とのコミュニケーションをもっと円滑にしたい…」
と考えている方。
働き方改革やオフィスのあり方の変化によって、対面でのコミュニケーションが変わりつつあります。
さらに、2020年は新型コロナウイルスの影響によってテレワークが導入され、オンラインでのコミュニケーションに移行する企業も増えています。
実はこの変化によってオンライン上のシステムを活用することが増え、業務の効率化などに成功している企業も少なくありません。
またしっかりとコミュニケーションを取ることで、顧客や見込み客のニーズに沿った提案ができるようになり、商談が成立しやすくなることもあります。
とはいえ、どのようなコミュニケーション方法があるのか、具体的にはわかりにくいですよね。
そこで今回は、
- 社外コミュニケーションはどのように変化している？具体例を紹介
- 社外コミュニケーションを変えることで期待できる成果
- 顧客とのコミュニケーションを円滑にするためのポイント【社内・社外】
を紹介します。
まずは社外のコミュニケーションがどのように変化しているのか、大まかに見ていきましょう！
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社外コミュニケーションはどのように変化している？具体例を紹介
近年変化しているコミュニケーションの例を紹介します。
社外コミュニケーションの変化
社外(顧客や見込み客)コミュニケーションの手段や場所は、以下のように変化しています。
【従来のレガシー社外コミュニケーション】
- 単純な電話での商談
- メールでのやりとり
- 対面での商談
- 飲み会などの接待
【新しいICTを活用した社外コミュニケーション】
- デジタル化された電話での商談
- チャットを使ったメッセージ
- ビデオ通話による会議、商談
- オンラインでの勉強会、イベント
- セミナースペースでの勉強会、イベント
電話でのやりとりは依然としてありますが、デジタル化され誰からかかってきたかや、今までの顧客とのやりとり内容がPCやモニタに表示され把握できたり、ICT化がすすんでいます。商談やインベントセミナーもオンラインを活用することも増えています。
次は、コミュニケーションの手段や場所が変化したことで期待できる効果をお伝えします。
社内・社外コミュニケーションを変えることで期待できる成果
次はコミュニケーションの変化によって期待できる成果を紹介します。
社外コミュニケーションの変化で「効率的に商談の成約率アップ」が期待できる
顧客とのコミュニケーションが変化したことで、商談などは成功しやすくなっているといわれています。
というのも、デジタル化が進むことで顧客対応する会社の社員同士で情報共有システムを使ってあらかじめ顧客について理解しておくことで、商談前の雑談などに活用しアイスブレークが行えたりたり、相手のニーズを把握できているので、適切な提案ができるようになります。
コミュニケーションが円滑に進んだところでニーズに沿った提案ができ、商談も成立しやすくなっています。
テレワークが進む中でも、ICTを上手に活用し社外コミュニケーションを変化させることは成果につなげるためにも欠かせません。
そこで次は、顧客とのコミュニケーションを円滑にするためのポイントを具体的にお伝えしますね。
顧客とのコミュニケーションを円滑にするためのポイント【社内・社外】
ここからは、顧客とのコミュニケーションを円滑にするためのポイントはずばりとして、
- ツールを活用してスムーズな社内での情報共有を心がける
です。
ツールを活用してこまめな情報共有を心がける【社内・社外】
顧客とのコミュニケーションを円滑にするために重要なのが、相手のことを社内の誰もが知ることができる状態を作ることです。
これまでは日報などのメール、社内の共有MTGや雑談などで話しかけて顧客情報や資料を共有している企業は多いと思います。ただ、伝え忘れや連絡漏れは業務の遅れやクレームなどにつながることもあるため、こまめに伝えることが欠かせません。
また、2020年のコロナ禍で在宅勤務がすすむなかで直接話でのコミュニケーションが難しくなる中、メール文面だけではスムーズなコミュニケーションが難しいことも。その場合、チャットや情報共有システムといったオンラインで情報共有できるツールを活用することで気軽にやり取りできます。
顧客の状況や欲しい情報をツールで一元管理し、いつでもどこでも社員が参照できることで、結果として顧客とのコミュニケーションが円滑になり商談の成功率を上げることができるます。
おすすめのツール
情報共有やスムーズなやり取りには、以下のツールがおすすめです。
- Slack：メッセージをやり取りでき、部署ごとのチャンネルなども作成できるので連絡を見落としにくい
- カイクラ：顧客情報などをブラウザ上で確認でき、社員同士の情報共有がスムーズになる
- Talknote：社内の情報共有やメッセージと同時に顧客とメッセージのやり取りも可能
社内・社外コミュニケーションの方法や場所を変えることで成果も出やすくなる
今回は、社外の顧客とのコミュニケーションの変化について紹介しました。
おさらいすると、社外のコミュニケーションは働き方改革や新型コロナウイルスの影響によって、対面からオンライン上のやり取りに移行しています。
社内・社外のコミュニケーションを円滑にして成果につなげる方法は
- ツールを活用してスムーズな情報共有を心がける
です。
結果として、社内コミュニケーション・社員に対しても「業務の効率化」が期待できます。
メッセージツールや情報共有システムを導入することで、長時間の会議や紙の資料作成などの時間は減少傾向にあります。ツールによって作業時間が短縮され、業務の効率化を実感している人も少なくありません。
社内・社外コミュニケーションを変化させることで、自社内では業務の効率化アップ、顧客とは商談の成立などが期待できます。
またテレワークなど就業環境が変化している中でも、顧客対応などはこれまで通りスムーズにする必要があります。
詳しい方法についてご興味がある方は、以下の記事をご一読ください。
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