クラウドPBXでFAXは使える？4つの方法と注意点を解説

ビジネスの電話対応をクラウド化できる「クラウドPBX」ですが、「クラウドPBXを導入してもFAXはこのまま使えるの？」と疑問を抱く方も多いのではないでしょうか。

結論からいうと、クラウドPBXでもFAXの送受信は可能です。クラウドPBXでFAXを使う方法は主に4つあり、なかでもインターネットFAXと組み合わせると、業務の効率化やペーパーレス化の推進が期待できます。

ただし、接続方法や利用環境によってはFAXが使えなくなるケースもあり、注意が必要です。本記事では、クラウドPBXでFAXを使うための4つの方法やインターネットFAXを活用するメリット・注意点をわかりやすく解説します。

代表番号の発着信ができる「カイクラフォン」は、クラウドPBX導入後も既存のFAXをそのまま使うことが可能です。顧客情報や通話録音をクラウド上で一元管理できるため、電話対応の効率化を目指す企業に最適です。

電話業務のクラウド化をお考えの方は、ぜひ以下よりカイクラの詳細をご覧ください。

クラウドPBXとFAXの関係

クラウドPBXとは、これまで社内に設置していたPBX（構内交換機）の機能をインターネット経由で提供するシステムのことです。アナログ回線を使わず、すべてをクラウド上で完結できるため、オフィスにいなくても電話の発着信や内線通話が可能になります。

そのため、本社と支店の通話、テレワーク中の電話対応など、場所に縛られない柔軟な運用が実現できるのが最大のメリットです。

一方で、FAXはもともとアナログ回線で動作するように設計された機器が多く、クラウドPBXに切り替えるとそのままでは使えなくなるケースもあります。とくに、複合機がインターネット回線に対応していない場合は注意が必要です。

ここからは、クラウドPBXでFAXを使うにはどのような回線を利用すればよいのかを以下の2つに分けて解説します。

• 光回線
• IP回線

それぞれの違いを詳しくみていきましょう。

また、以下の記事ではクラウドPBXとPBXの違いも詳しく解説しています。

光回線の場合

クラウドPBXとFAXの併用で最も安定しているのが光回線です。

光回線を使ったクラウドPBXでは、従来の固定電話と同じように市外局番が使えるのが特徴です。また、FAX専用のアナログ回線を残しておく方法や、光回線対応の複合機を導入することでFAXの送受信を継続することもできます。

ただし、通信の品質によってはFAXの送受信に失敗することもあるため、光回線であっても安定したネットワーク環境を構築することが重要です。

IP回線の場合

一方、IP回線はインターネットプロバイダが提供する通話用の回線で、音声通話には向いていますが、データ通信には不向きです。

IP回線では市外局番の電話番号が引き継げない場合があるうえ、FAX送受信時に通信エラーが発生しやすく、企業でのFAX利用にはあまりおすすめできません。

それでもどうしてもIP回線でFAXを使いたい場合は、通信品質やFAX対応を明記しているプロバイダを選ぶようにしましょう。

クラウドPBXでFAXを利用する方法4つ

ここでは、クラウドPBXの環境下でFAXを利用するための4つの方法を紹介します。

1. アナログ回線と併用する
2. 光回線を導入する
3. 変換アダプタを使用する
4. インターネットFAXを利用する

自社の状況にあわせて、最適な手段を選びましょう。

【方法1】アナログ回線と併用する

もっとも手軽で確実なのが、FAX用にアナログ回線を残しておく方法です。電話はクラウドPBXに切り替えつつ、FAXはこれまでのアナログ回線を使うことで、従来と同じ環境を維持できます。

この方法の最大の利点は、工事や機器の入れ替えが不要な点です。すでに使っている複合機をそのまま使えるため、手間やコストをかけずに導入できます。

ただし、アナログ回線の契約を継続する必要があるため、月々の基本料金が発生することは覚えておきましょう。

【方法2】光回線を導入する

次に紹介するのは、FAXを光回線で運用する方法です。

現在使っている複合機が光回線に対応していれば、そのまま使い続けられます。もし未対応だったとしても、光回線対応の機器に切り替えることでFAXの送受信は継続可能です。

この方法は、将来的に通信インフラ全体を見直したいと考えている企業におすすめです。

ただし、機器の交換コストや設定作業が発生するため、導入時には事前に確認するようにしましょう。

【方法3】変換アダプタを使用する

今の複合機をそのまま使いたい場合は、変換アダプタの活用が効果的です。

変換アダプタを使えば、アナログ信号と光回線の信号を相互に変換でき、既存の複合機でもFAX送受信が可能になります。つまり、新たな機器購入をせずに、インターネット回線上でFAXを使えます。

初期費用が比較的安く、設定もシンプルなものが多いので、コストと手間のバランスがとれた方法です。ただし、複合機によって対応する変換アダプタの種類が異なるため、事前に互換性の確認を忘れないようにしましょう。

【方法4】インターネットFAXを利用する

最後に紹介するのは、インターネットFAXです。

インターネットFAXとは、紙を使わず、PDF形式などの電子データでFAXの送受信をおこなう仕組みです。送られてきたFAXは、メールやPC上で確認できるため、外出先やテレワーク中でもすぐに内容をチェックできます。

ペーパーレス化を進めたい企業にとっては魅力的ですが、デメリットもあります。たとえば、停電時には使えない、現在使っているFAX番号が引き継げないことが課題です。

それでも、紙の管理が減ることで業務の属人化を防ぎ、対応漏れのリスクを軽減できるのは大きなメリットです。

将来的なペーパーレス化を目指している場合や、テレワークを推進している場合には、クラウドPBXの導入とあわせてインターネットFAXも検討してみてください。

クラウドPBXで使えるインターネットFAXのメリット4つ

クラウドPBXと組み合わせることで、FAXの送受信もクラウド化が可能になり、時間や場所に縛られない働き方をサポートしてくれます。

ここでは、クラウドPBXと相性の良い「インターネットFAX」のメリットを4つ紹介します。

1. インターネット回線があればFAXも使える
2. 複合機が不要になる
3. ペーパーレス化が推進できる
4. データでの共有が可能になる

それぞれ、具体的にみていきましょう。

【メリット1】インターネット回線があればFAXも使える

インターネットFAXは、インターネット回線さえあれば利用できる仕組みです。クラウドPBX同様、電話回線ではなくインターネット回線を活用しているため、オフィスにいなくてもFAXの送受信が可能です。

たとえば、外出先でスマートフォンからFAXを送信したり、リモートワーク中に受信したFAXをメールで確認したりすることもできます。

FAXのためだけに出社する必要はなくなり、書類のやり取りがスムーズになります。

【メリット2】複合機が不要になる

インターネットFAXを導入すると、従来のようにオフィスに複合機を置く必要がなくなります。送受信の処理はすべてデジタルで完結するため、大型の機器を維持する手間やコストも発生しません。

複合機の保守や修理、消耗品の補充に時間を取られることもなくなります。オフィスのスペースも有効活用でき、物理的な環境整備にもつながるのがポイントです。

【メリット3】ペーパーレス化が推進できる

受信したFAXは、PDFファイルとしてクラウド上に保存されるため、わざわざ印刷する必要がありません。送信時もデジタルファイルで済むため、紙の使用量を減らせます。

結果として、用紙代やトナー代など印刷コストの削減はもちろん、文書管理の手間も軽減されます。電話やFAXなど、アナログなやり取りが多い現場でも、ペーパーレス化は十分可能です。

【メリット4】データでの共有が可能になる

インターネットFAXは、受信した書類がデータとして残るため、社内メンバーとの共有も簡単です。PDFファイルとして保管・転送できるため、書類の紛失や二重管理の心配もありません。

「誰かがFAXを受け取ったまま内容を共有していない」などの属人化も防げるため、電話対応で手が離せないタイミングでも、チーム内で情報を共有できます。

クラウドPBXで使えるインターネットFAXの注意点2つ

クラウドPBXとインターネットFAXを活用すれば、FAX業務をクラウド化し、電話対応で手が離せないときでもFAXをスムーズに処理できるようになります。しかし、導入前に注意しておきたいポイントが2つあります。

1. データ容量
2. 送信するデータの向きやサイズ

トラブルを未然に防ぎ、ストレスのない運用を実現するためにも、注意したいポイントを事前に確認しておきましょう。

【注意点1】データ容量

インターネットFAXの多くは、送信できるデータ容量に制限があります。たとえば、一度に送れる枚数やファイルサイズに上限があるケースも少なくありません。

そのため、ページ数が多い書類を一度に送信しようとするとエラーになることもあります。業務の手を止めないためには、送信前にデータ容量を確認し、必要であれば2回に分けて送る対応が必要です。

導入前には、サービス提供会社の仕様をチェックして、自社の利用頻度や書類のボリュームに合った容量設定かどうかを見極めておくと安心です。

【注意点2】送信するデータの向きやサイズ

インターネットFAXでは、対応できる用紙サイズやデータの向きに制限がある場合があります。たとえば、A3サイズは非対応だったり、横向きの文書が正しく送信できなかったりすることもあるからです。

とくに、普段から図面や表形式の資料をFAXでやり取りしている企業では、こうした仕様の違いが業務に支障をきたす可能性もあります。

導入後に「送れない」「レイアウトが崩れた」などのトラブルを防ぐためにも、事前にどのサイズ・形式に対応しているのかを確認しておくことが大切です。

まとめ：大切な情報はチームで共有できる環境にしておこう

クラウドPBXで利用できるFAXサービスは、受信内容がPDF形式で保存されるため、紙のやりとりに比べて圧倒的に共有しやすくなります。情報をクラウド上で管理すれば、担当者が電話対応中や外出中でも、他のメンバーが代わってFAXを確認・対応することが可能です。

また、やりとりの履歴がしっかり残っていれば、トラブルやクレーム発生時にも事実確認がスムーズにでき、冷静かつ的確な対応につながります。

このような情報の一元管理をサポートするのが、コミュニケーションプラットフォームのカイクラです。カイクラでは、電話・FAXだけではなく、SMSやLINEなどの顧客とのやりとりも一元化できます。

FAXや電話などのアナログ業務が多い企業こそ、デジタルを活用した情報共有の仕組みづくりが必要です。クラウドPBXと相性の良いカイクラの詳細は、以下のリンクからご確認ください。