ユニファイドコミュニケーションは、無駄な連絡を減らせる!その理由とは?



「電話で社員に連絡をしたいけど不在でなかなかつながらない」
「社外でも仕事ができる環境を構築したい」
「顧客からの電話対応に時間がかかる」
と思うことはありませんか?

ユニファイドコミュニケーションを導入すれば、このような無駄な業務を減らすことが可能です。

すべての情報を1つのツールで管理できるので、どこにいてもすぐに情報を共有でき、社員間のコミュニケーションも取りやすくなります。

ただ、便利だとわかっていても、新しいツールを導入するのは不安に感じるのではないでしょうか。

そこで、この記事では、

  • ユニファイドコミュニケーションの特徴や導入事例
  • ユニファイドコミュニケーションを導入すべき3つの理由
  • おすすめのユニファイドコミュニケーション

の流れで、ユニファイドコミュニケーションについてまとめて解説します。

ユニファイドコミュニケーションの導入を考えている方は、ぜひご一読ください。

ユニファイドコミュニケーションとは?特徴・事例・普及率などを解説!

ユニファイドコミュニケーションとは、以下のようなツールを1つにまとめることで、最適なコミュニケーションを実現する方法です。

  • 電話
  • メール
  • チャット
  • ボイスメッセージ
  • ビデオ会議
  • Web会議

まずは、ユニファイドコミュニケーションの特徴について見ていきましょう。

ユニファイドコミュニケーションの特徴

ユニファイドコミュニケーションを導入すれば、さまざまなコミュニケーションツールを1つにまとめることができます。

通常、社員同士でコミュニケーションを取る際は、電話機・メール・チャットツールを使って業務を行います。

しかし、従来のやり方では、以下のようなデメリットが発生するため、無駄な時間が発生していました。

  • ツールを切り替える際にログインに時間がかかる
  • 顧客情報を全員で共有できていない
  • 相手の都合がわからないため、電話しても問題解決に時間がかかる
  • 相手が会社にいなければ、コミュニケーションが難しい

たとえば、業務上の相談をするために会社に電話をかけても、相手が不在だと会社に戻ってくるまで相談ができません。

メールやチャットなど別の方法で連絡を行いますが、電話を掛ける時間が無駄になってしまいます。

また、電話を受ける場合も、担当者への取次ぎや伝言に時間を割かないとならず、業務に集中できないケースも。

しかし、ユニファイドコミュニケーションを導入した場合は、連絡手段が1つになるため、何のツールで連絡を取ればコミュニケーションを取れるか把握できます。

表示されている情報 わかること
在籍状況 ・勤務中
・会議中
・外出中
・テレワーク中
起動ツール ・電話やメールのうち起動中のもの
・起動していないもの
今日の予定 ・アドレス帳と連携
所在地 ・現在いる場所

では、ユニファイドコミュニケーションはどのぐらい普及しているのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

ユニファイドコミュニケーションの普及率は?

アルカディン(グローバルテクノロジーサービス企業)が実施した「ユニファイドコミュニケーション(UC)に関する調査」によると、2015年の時点で既に67%の企業がユニファイドコミュニケーションについての取り組みを始めていました。

なぜなら、多くの企業がユニファイドコミュニケーションのメリットについて理解していたからです。

導入するメリット 割合
生産性向上 81%
外勤者への支援 47%
カスタマーサービスの向上 43%

参考:ユニファイドコミュニケーション(UC)に関する調査 | アルカディン

ただ、企業側の意見をみると、ユニファイドコミュニケーションを本格的に導入するのに不安がある企業が多くいたのも事実です。

導入に不安がある理由 割合
これまでのやり方を手放したくない 50%
現在使用しているツールを停止すること 40%

参考:ユニファイドコミュニケーション(UC)に関する調査 | アルカディン

とはいえ、2019年の7月にはユニファイドコミュニケーションを販売しているZoomが東京のチームを拡大した際に、以下のように多くの企業が歓迎の意思を見せています。

  • ソフトバンク
  • 日商エレクトロニクス
  • Slack JAPAN
  • Dropbox
  • ヤマハ株式会社

新型コロナウィルスによるテレワーク需要の急増もあり、今後、ユニファイドコミュニケーションを導入する企業は増える可能性が高いのではないでしょうか。

実際に、ユニファイドコミュニケーションの市場は順調に伸びており、2019年時点で約3667億円→2024年には約4299億円になると予想されています。

では、実際にユニファイドコミュニケーションを導入した企業は、どのような課題があり、導入した結果、どのようなメリットを得られたのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

ユニファイドコミュニケーションの導入事例

ここでは、株式会社 日本クライメイトシステムズ(車のエアコンの製造などを行っている企業)の事例をもとに解説します。株式会社 日本クライメイトシステムズでは、導入前に以下のような問題が発生していました。

  • 電話の取次ぎや不在時の伝言で業務がストップ
  • 他部署の従業員に電話を掛ける際に電話帳を見なければならない
  • 会議をする際に、会議室の予約や参加者のスケジュール調整に手間がかかる
  • 固定電話やPBXの維持費用が高い

このような問題の影響で、業務効率が低下していたのです。

ところが、ユニファイドコミュニケーションの導入後は、これらの問題が一気に解決しました。

  • 相手の電話番号をかんたんに調べられるようになった
  • スマホやノートパソコンでどこでも仕事ができる
  • どこにいても、外線電話を携帯に引き継げるので、取次ぎや伝言が不要になった
  • パソコンでWeb会議が可能になり、会議をかんたんにできるようになった

その結果、50%以上のコスト削減に成功しています。

参考:株式会社 日本クライメイトシステムズ 様 | 導入事例 | 法人・ビジネス向け | KDDI株式会社

このように、ユニファイドコミュニケーションは、業務の効率化はコスト削減が可能になるため、多くの企業で導入されはじめています。

ユニファイドコミュニケーションを導入すべき3つの理由とは?

ユニファイドコミュニケーションを導入すべき理由は3つあります。

  1. テレワークをはじめとした、最適なコミュニケーション方法を選びやすい
  2. 最適なコミュニケーション方法が選べるため、業務の無駄が減る
  3. 「連絡が取れない」といった悩みが減り、スムーズにコミュニケーションしやすい

具体的に導入をするとどうなるのか解説します。

1.テレワークをはじめとした、最適なコミュニケーション方法を選びやすい

ユニファイドコミュニケーションを導入すると、テレワークや在宅勤務など多様な働き方が可能となります。

従来であれば、社員が出張や会議で遠隔地にいる場合、相手の状況を掴むのは困難でした。その結果、会議中や電車に乗車中にもかかわらず、電話をしてしまうケースも。

ところが、ユニファイドコミュニケーションを導入すれば、相手が今どこで何をしているかが簡単にわかります。そのため、相手が遠くにいてもすぐに最適な方法で連絡が可能になります。

そして、新型コロナにより、フレックスタイム制や時間をずらしての出勤を導入しても、従業員との情報共有が可能になるのです。より多様な働き方ができることで、業務の効率化が図れるだけでなく、従業員や顧客の満足度の向上します。

2.最適なコミュニケーション方法が選べるため、業務の無駄が減る

ユニファイドコミュニケーションでは、状況に合わせて最適なコミュニケーション方法を選べるので業務の無駄が減ります。

  • 相手の在籍状況がわかる
  • 顧客情報を1つのツールで全員に共有できる

相手に電話をかけるケースでは、相手の在籍状況がわからなければ、電話をかけざるを得ません。

電話をかけて不在であることがわかれば、電話をかけた時間が無駄になるでしょう。

しかし、ユニファイドコミュニケーションでは相手の在籍状況がすぐにわかるので、会社にいない場合はメールやチャットなど別の手段ですぐに連絡可能です。

また、顧客情報を1つのツールで全員に共有できるため、問題が発生した際に、わざわざ従業員に情報を聞く手間や時間が省けます。

3.「連絡が取れない」といった悩みが減り、スムーズにコミュニケーションしやすい

従来の連絡方法では、社員に連絡を取る場合に以下の問題が発生していました。

  • 相手が会社にいるかわからない状況で電話をかける
  • 不在時の取次ぎや伝言で業務が止まる

しかし、ユニファイドコミュニケーションの導入により、相手が社外にいてもすぐに連絡をできるようになりました。

たとえば、会社の固定電話で電話をかけた場合、自動的に相手の携帯電話に転送されるため、外にいても連絡できるようになるなどの方法があります。

顧客接点クラウド『カイクラ』では、VPNやクラウドPBXを利用し、以下のようにオフィスで鳴った電話を受けることも可能です。

▲「カイクラ + VPN・クラウドPBX」を利用して、自宅で電話を受ける例

詳細については、以下の資料をご一読ください。



このように、ユニファイドコミュニケーションを導入すると、不在時の無駄な取次ぎや伝言で業務が何度も止まることがありません。その結果、業務にも集中しやすくなります。

以上の3つが、ユニファイドコミュニケーションを導入すべき理由でした。これを聞いて、導入に興味を持った方もいるのではないでしょうか。

続いて、おすすめのユニファイドコミュニケーションサービスを3つご紹介します。

おすすめのユニファイドコミュニケーション3選

ユニファイドコミュニケーションのサービスを販売している業者は多くあります。そのため、どの業者を選ぶべきか悩まれているのではないでしょうか?

そこで、おすすめのユニファイドコミュニケーションを3社紹介いたします。

  • カイクラ テレワークソリューション
  • Cisco ユニファイドコミュニケーション
  • KDDI ユニファイドコミュニケーション

自社に合うサービスを比較検討したいなら、複数の資料をダウンロードして比較するのがおすすめです。1つずつ詳しく見ていきましょう。

【おすすめ1】カイクラ テレワークソリューション

引用元:https://kaiwa.cloud/media/telework/telework-lp02/

カイクラテレワークソリューションは、テレワーク中でもオフィスの電話対応や商談などができるサービスのこと。カイクラテレワークソリューションの特徴は、次の3つ。

  • 顧客の情報や担当者の名前を、受電時に画面に表示できる
  • 会話の内容を録音したり、メモを残したりできる
  • 顧客情報の管理システムと連携できる

受電時に、顧客情報や担当者が自動で表示されます。また過去の通話内容を録音したり、メモを読んで内容を確認できます。

▲顧客情報、担当者、メモが確認できる画面のイメージ

つまり、担当者の在籍確認をしたり、顧客に要件を1から質問したりすることはありません。

また、顧客管理システム(Sansanなど)と連携も可能なので、常に最新の顧客情報をもとに電話対応が可能となります。連携可能なシステムは、以下の通り。

参考:外部システム連携 | 顧客との会話を会社の資産に。顧客接点クラウド「カイクラ」

詳細については、以下からお問い合わせください。

\電話から、ユニファイドコミュニケーションを始めよう/
顧客接点クラウド『カイクラ』とは?


【おすすめ2】Cisco ユニファイドコミュニケーション


引用元:https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/unified-communications/index.html

Cisco ユニファイドコミュニケーションは、3つあります。

  • クラウド音声通話で業務の中断を防げる
  • 音声やビデオなどで、どこでも情報の共有ができる
  • Webexで通話やオンライン会議ができる

Cisco ユニファイドコミュニケーションで提供されているクラウド音声通話を利用すれば、業務の中断をすることなくクラウドに移行できます。

また、ユニファイドコミュニケーションアプリケーションを利用すれば、スマホやパソコンから音声やビデオだけでなくデスクトップへの資料共有も可能です。

そのため、どこにいても仕事ができます。

Webexを使った場合、アプリ1つで通話、メッセージ、オンライン会議ができるため、業務も進められやすくなるでしょう。

【おすすめ3】KDDI ユニファイドコミュニケーション


引用元:https://biz.kddi.com/service/voice-phone/unified-communication/

KDDIユニファイドコミュニケーションを導入するメリットは以下の3つ。

  • 従来の機能を利用できる
  • 携帯電話を内線電話として使える
  • Web会議にスマホやパソコンなどからかんたんに参加可能

KDDIユニファイドコミュニケーションを導入すれば、これまでPBXで行っていた業務を定固定IP電話やスマホなどで利用できます。

さらに、携帯電話を内線電話にできるので、外出中にかかってきた電話にすぐ対応でき、固定電話の維持費も削減可能です。

また電話をかける際もアドレス帳を利用すれば、従来よりも効率的に連絡ができるので、手放せなくなるでしょう。

まとめ:ユニファイドコミュニケーションを活用し、最適なアプローチ方法を見極めるのが重要

今回は、ユニファイドコミュニケーションについて解説しました。ユニファイドコミュニケーションを導入するメリットは、5つ。

  • 相手がどこにいても連絡がとりやすい
  • 顧客情報や資料を全従業員に共有できる
  • 電話の取次ぎや伝言など無駄な業務を減らせる
  • PBXなど固定費を削減できる
  • どこにいても、Web会議ができる

ユニファイドコミュニケーションは、効率的な業務には欠かせません。新型コロナウィルスも影響もあり、導入企業が増加する可能性も高いでしょう。

カイクラ テレワークソリューションを利用すれば、電話での顧客対応が容易になり、顧客や従業員の満足度も向上します。

なかでも通話録音機能は、

  • 担当外の電話応対を受けて、過去の通話内容を確認したいとき
  • 担当を引き継ぎ、これまでのやり取りを確認したいとき

など、ユニファイドコミュニケーションを加速する鍵とも言えます。

通話録音でできることについては、以下をご一読ください。



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