「固定電話に通話録音機を後付けしたい」
と考えている方。
通話録音機によって通話を記録すると、その内容が見える化できます。そして、ベテラン社員の対応を共有するなどで顧客対応力アップが実現。
その結果として業務効率や企業イメージの向上につながります。
とはいえ、どのような通話録音ツールを選べばいいのかは、わかりにくいですよね。
そこで今回は、
- 通話録音機の主なタイプは3つ
- 固定電話に通話録音機能を付与する2つの方法
- 固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット
- 固定電話に付与できる通話録音サービスおすすめ5選
をお伝えします。
通話録音機の主なタイプは3つ
そもそも通話録音機とは、「①取引先などからかかってきた電話」「②社内の内線通話」の2つを録音できる装置です。
通話内容を録音することで、営業電話のブラッシュアップや社員の教育がしやすくなり、売上アップにつながります。また「言った、言わない」などのクレーム対策にも効果的です。
そして通話録音機とひとくちにいえど、そのタイプはさまざま。ここでは主要3タイプの通話録音機を大まかに紹介します。
それが以下の3つです。
- 今お使いのビジネスフォンに追加できる通話録音機
- 複数のビジネスフォンをまとめて管理できる通話録音機
- すでに通話録音機能がついたビジネスフォン
いまの状況や業態に合わせた通話録音機を導入しなければ「望んでいた機能が実現できなかった…」となることも。
この記事では1つ目に紹介した「今お使いのビジネスフォンに追加できる通話録音機」について主にお伝えしていきますね。
次は、固定電話に通話録音機能を導入する方法を見ていきましょう。
固定電話に通話録音機能を付与する2つの方法
まず、固定電話に通話録音機能を導入する方法として
- 通話録音機を後付けする
- 通話録音システムを導入する
の2つを紹介します。
方法1.通話録音機を後付けする
固定電話に通話録音装置を設置することで、通話録音機能を利用できます。
例えば以下のようなタイプの装置があります。
- 大きい箱型
- ICレコーダー
- コンパクトな携帯タイプ
上記の中でおすすめの装置は、ICレコーダーです。耳に当てるマイクをICレコーダーに付けるだけで録音できるため、簡単に通話を録音する環境を整備できます。
また、マイクとICレコーダーのみ用意すればよいので、コストが安いのも魅力。
詳しくは、「通話録音をICレコーダーを利用して行う方法とオススメICレコーダーベスト３」をご一読ください。
方法2.通話録音システムを導入する
コストをかけずに通話を録音したいなら、通話録音システムがおすすめ。なぜなら新しい機器を設置することなく、今の電話器のまま通話を録音できるためです。
通話録音システムを導入する方法は、
- 通話録音機能をオプション機能として申し込む方法
- 新しく通話録音システムを導入する方法
の2つ。
前者は、オプション機能に通話録音機能がついているものに限りますが、追加料金を払うだけで、通話録音機能の導入が可能です。
後者の場合も、電話機を変えることなく通話録音機能を付与できます。レンタルしたサーバーやクラウド上に録音データを保存するため、大掛かりな装置は必要ありません。
固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット
続いて、固定電話に通話録音機能を導入するメリットとして
- 顧客対応力の向上
- 業務の効率化
- クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ
の3つを紹介します。
メリット1.顧客対応力の向上
通話録音機能は、顧客対応力の向上を実現します。なぜならベテラン社員の電話対応を録音してデータ化し、新人社員の教育に活用できるためです。
社内の教育担当者が、新入社員1人1人に電話対応の仕方を教育するのは、時間やコストがかかるもの。そこで通話録音機能を活用すれば、録音した電話対応を聞きながら、語彙力やノウハウを学べます。
電話対応が苦手な社員でも、お手本を繰り返し聞くことで、接客の質が向上しやすくなります。結果として、顧客満足度の向上につながることも少なくありません。
メリット2.業務の効率化
通話録音機能を導入することは、業務効率化につながります。なぜなら通話内容がデータ化されることで、対応内容の共有や管理が容易になるためです。
例えば、他の社員への伝言を受けたとき、担当社員に音声データを送るだけで伝言内容を把握できます。また録音内容をそのまま聞けるため、伝え漏れによる認識違いの発生を防止。
また録音できるため、通話内容を紙のメモよりも正確に把握できます。
通話録音機能を活用すれば、電話内容をメモする手間や顧客の話を頭で覚える必要はありません。ゆえに担当者の負荷が軽減し、業務の効率アップにつながります。
メリット3.クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ
通話録音機能には、クレームを未然に防ぎ、仮にクレームが発生しても悪化を防止する効果があります。電話相手に「録音している」と事前に伝えることで、クレーム抑止になるためです。
また、顧客と電話対応者の話が録音されているため、聞き洩らしや「言った、言わない」の争いを防ぎます。
さらに、クレームから訴訟につながる事態が発生しても、通話内容を証拠として提示できます。そのため、訴訟リスクの軽減が可能です。
万が一のためにも、通話録音機能を取り入れてみてはいかがでしょうか。
固定電話に付与できる通話録音サービスおすすめ5選
最後に、固定電話に導入できる通話録音サービスとして、
- 株式会社シンカ「カイクラ」
- 株式会社バルテック「MOT/Server」
- 株式会社グッドリレーションズ「GoodLine」
- 株式会社アセンド「Omni Contact」
- 株式会社ギークフィード「YouWire」
の5つを紹介します。
おすすめ1.株式会社シンカ「カイクラ」
「カイクラ」は、株式会社シンカが提供するクラウド型の通話録音システムです。
特徴は以下の3つ。
- 電話器の入替不要で、電話器を変更することなく通話を録音できる
- オフィスにかかってきた電話の、録音・テキスト化が可能
- クラウド型であるため、複数拠点の録音データを一元管理できる
顧客対応の業務を効率化したい企業さまにおすすめです。
おすすめ2.株式会社バルテック「MOT/Server」
「MOT/Server」は、株式会社バルテックが提供するクラウド型の通話録音サービスです。
特徴は以下の3つ。
- PBXと連携すれば、最大で50台の通話を同時に録音できる
- 通話データを検索できるため、対応内容を確認しやすい
- 通話録音機能や業務アプリケーションなどの機能を1つのサーバで管理できる
オフィス内で同時に通話する機器が多い企業におすすめです。
おすすめ3.株式会社グッドリレーションズ「GoodLine」
「GoodLine」は、株式会社グッドリレーションズが提供するクラウド型のビジネスフォンです。
特徴は以下の3つ。
- 料金プランが3つに分かれており、企業規模に合ったプランを選びやすい
- 顧客の電話内容を事前に把握できるIVR機能やクラウド電話帳などの機能が標準搭載
- すべての設定がWeb上で完了する
予算内で最適な通話録音サービスを選びたい企業さまにおすすめです。
おすすめ4.株式会社アセンド「Omni Contact」
「Omni Contact」は、株式会社アセンドが提供するクラウド電話を内蔵したCRMシステムです。
特徴は以下の3つ。
- 交換機などの初期投資が不要
- 顧客へのヒアリング項目をPC画面上にカスタマイズできる
- クラウド上に録音データを保存できるため、対応内容を簡単に確認できる
初期投資をおさえたい企業さまや、機器の設置を省きたい企業さまにおすすめです。
おすすめ5.株式会社ギークフィード「YouWire」
「YouWire」は、株式会社ギークフィードが提供するレンタルサーバを用いた通話録音システムです。
特徴は以下の3つ。
- 通信・音声ファイルが暗号化されるため、盗聴や漏洩の心配がない
- 録音データの改ざん防止など、セキュリティ対策が十分
- CTIやCRMと連携できる
セキュリティ対策を重視する企業さまにおすすめです。
まとめ：固定電話に通話録音機能を導入して、効率や企業イメージのアップにつなげよう
今回は、固定電話に通話録音機能を導入するメリットと、おすすめサービスを紹介しました。
おさらいすると、通話録音機能を活用することで、企業イメージのアップにつながります。
まず、固定電話に通話録音機能を導入するメリットとして
- 顧客対応力の向上
- 業務の効率化
- クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ
の3つを紹介しました。
続いて、おすすめサービスとして
- 株式会社シンカ「カイクラ」
- 株式会社バルテック「MOT/Server」
- 株式会社グッドリレーションズ「GoodLine」
- 株式会社アセンド「Omni Contact」
- 株式会社ギークフィード「YouWire」
の5つを紹介しました。
通話を録音することで、企業の信頼アップにつながることも少なくありません。今回紹介した通話録音システムを参考にしながら、電話対応のDX化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
また、通話を録音することはクレーム対策にもつながります。
詳しくは、「クレーム対策に電話の通話録音機能は必須！メリットやおすすめツールを徹底解説」をご一読ください。
