法人の固定電話を録音する方法！後付けできる5つのおすすめサービスを紹介

「固定電話で通話を録音したい」
「固定電話に通話録音機を後付けしたい」
と考えている方。

通話録音機で通話を記録すると、通話内容の見える化ができます。

たとえば、ベテラン社員の電話対応を共有すれば、電話対応に慣れていない社員のスキルアップが実現可能。また、クレーム対策としても有効です。

固定電話を録音することは、結果として、業務効率や企業イメージの向上につながります。

とはいえ、どのような通話録音ツールを選べばいいのかは、わかりにくいですよね。

そこでこの記事では下記を紹介します。

• 固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット
• 固定電話に付与できる通話録音サービスおすすめ5選
• 固定電話に通話録音機能を導入するときのポイント

この記事を読むことで、固定電話に通話録音機能をつける方法から導入時のポイントまでわかるのでおすすめです。

「固定電話を録音したい」とお考えの方は、ぜひご一読ください。

>> すぐに通話録音できるサービスを知りたい方はこちら

なお、通話録音ができるシステムの導入をご検討の方は、弊社の提供しているシステム「カイクラ」がおすすめです。

カイクラには、通話録音機能だけではなく、電話対応を効率化するための機能が多数搭載されています。通話録音機能とあわせてご活用いただくことで、業務の効率化や顧客満足度の向上などが実現できます。

カイクラの詳細は下記からご覧いただけます。通話録音が可能なシステムの導入を検討中の方はぜひお気軽にダウンロードください！

固定電話で使える通話録音機の主なタイプは3つ

社内外との通話を録音できる通話録音機。通話録音機とひとくちにいえど、そのタイプはさまざまです。

ここでは主要3タイプの通話録音機を大まかに紹介します。

▼通話録音機の3つのタイプ

1. 今お使いの固定電話に追加できる通話録音機
2. 複数の固定電話をまとめて管理できる通話録音機
3. すでに通話録音機能がついた固定電話

自社の状況や業態に合わせた通話録音機を導入しなければ「望んでいた機能が実現できなかった…」となることも。

この記事では1つ目に紹介した「今お使いの固定電話に追加できる通話録音機」について主にお伝えします。

次は、固定電話に通話録音機能を導入する方法を見ていきましょう。

固定電話に通話録音機能を付与する2つの方法

まず、固定電話に通話録音機能を導入する方法を2つ紹介します。

• 通話録音機を後付けする
• 通話録音システムを導入する

ひとつずつ見ていきましょう。

方法1.通話録音機を後付けする

固定電話に通話録音装置を設置することで、通話録音機能を利用できます。

たとえば以下のタイプの装置があります。

• 大きい箱型
• ICレコーダー
• コンパクトな携帯タイプ

上記の中でおすすめの装置は、ICレコーダーです。

耳に当てるマイクをICレコーダーに付けるだけで録音できるため、簡単に通話を録音する環境を整備できます。

また、マイクとICレコーダーのみ用意すればよいので、コストが安いのも魅力。

詳しくは、「通話録音をICレコーダーを利用して行う方法とオススメICレコーダーベスト３」をご一読ください。

方法2.通話録音システムを導入する

コストをかけずに通話を録音したい場合、通話録音システムがおすすめ。なぜなら新しい機器を設置することなく、今の電話器のまま通話を録音できるためです。

通話録音システムを導入する方法は、2つです。

方法	おすすめの人	メリット
通話録音機能をオプションで申し込む	・使用中の固定電話に通話録音機能がすでに付いている方 ・固定電話のオプションで通話録音機能が使える方	・追加料金を払うだけで通話録音機能の導入ができる
通話録音システムを導入する	・使用中の固定電話に通話録音機能がない方 ・通話録音にあわせて電話対応を効率化したい方	・電話機の変更は不要 ・大掛かりな装置不要で導入できる ・電話対応業務を効率化できる機能が豊富

たとえば、弊社が提供している「カイクラ」には、自動で通話録音だけではなく、下記の機能があります。

• 受電と同時に顧客情報が表示される機能
• 録音した音声データを自動でテキスト化してくれる機能

電話に出る前に顧客名や担当者がわかれば取り次ぐ手間や過去のやり取りを調べる手間を省けます。その結果、電話対応の効率化が可能です。

このように通話録音システムを導入する場合は、録音機能以外にも電話対応に役立つ機能があるか確認するといいでしょう。

カイクラがよくわかる資料は、以下からダウンロードのうえご確認ください！

固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット

続いて、固定電話に通話録音機能を導入するメリットを3つ紹介します。

• 顧客対応力の向上が見込める
• 対応内容の管理や共有ができる
• クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ

ひとつずつ見ていきましょう。

メリット1.顧客対応力の向上が見込める

通話録音機能は、顧客対応力の向上を実現します。なぜならベテラン社員の電話対応を録音してデータ化し、新人社員の教育に活用できるためです。

社内の教育担当者が、新入社員1人1人に電話対応の仕方を教育するのは、時間やコストがかかるもの。そこで通話録音機能を活用すれば、録音した電話対応を聞きながら、語彙力やノウハウを学べます。

電話対応が苦手な社員でも、お手本を繰り返し聞くことで、接客の質が向上しやすくなります。結果として、顧客満足度の向上につながることも少なくありません。

実際に、弊社の通話録音機能がついているシステム「カイクラ」を導入した企業では、「以前より丁寧な電話対応ができるようになった」との声が寄せられています。

カイクラの通話録音機能でできることは、以下から資料ダウンロードのうえご確認ください！

メリット2.対応内容の管理や共有ができる

通話録音機能を導入すると、通話内容がデータ化されることで、対応内容の管理や共有が可能です。

通話を録音することで、紙のメモよりも正確に他の社員への内容の共有ができます。

たとえば、他の社員への伝言を受けたときには、担当社員に音声データを送るだけで共有できます。

また録音内容をそのまま聞けるため、伝え漏れによる認識違いの発生も防止可能です。

通話録音機能を活用すれば、電話内容をメモする手間や顧客の話を頭で覚える必要はありません。

ゆえに担当者の負荷が軽減し、業務の効率アップにつながります。

メリット3.クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ

通話録音機能には、クレームを未然に防ぎ、仮にクレームが発生しても悪化を防止する効果があります。電話相手に「録音している」と事前に伝えることで、クレームの抑止力になるためです。

また、顧客とのやりとりが録音されているため、聞き洩らしや「言った、言わない」の争いも防ぎます。

さらに、クレームから訴訟につながる事態が発生しても、通話内容を証拠として提示できます。そのため、訴訟リスクの軽減が可能です。

万が一のためにも、通話録音機能を取り入れてみてはいかがでしょうか。

なかでも、通話録音機能を備えたシステムを導入するなら「カイクラ」がおすすめです。

カイクラでは、「過去にクレームが出た顧客」や「クレーム対応中の顧客」などを、顧客情報にタグづけして管理できる機能があります。

電話に出る前にクレームにつながりそうな顧客とわかれば、

• 悪質なクレーム電話にそもそも出ない
• 通話開始時からいつもよりも丁寧な対応を取る

などの対策が可能です。

また、カイクラには通話録音機能やクレーム対応に役立つ機能はもちろんのこと、電話対応の負担軽減につながる機能がいくつも備わっています。

「電話対応の負担を減らしたい」
「顧客対応の品質を向上させたい」

とお悩みの方は、ぜひカイクラの詳細をチェックしてみてください。

固定電話に付与できる通話録音サービスおすすめ5選

固定電話に導入できる通話録音サービスを5つ紹介します。

• 株式会社シンカ「カイクラ」
• 株式会社バルテック「MOT/Server」
• 株式会社グッドリレーションズ「GoodLine」
• 株式会社アセンド「Omni Contact」
• 株式会社ギークフィード「YouWire」

ひとつずつ見ていきましょう。

おすすめ1.株式会社シンカ「カイクラ」

 カイクラは、株式会社シンカが提供するクラウド型の通話録音システムです。 顧客管理や電話対応を効率化するための機能が豊富で、2,000社以上に導入されています。

カイクラは通話録音システムにとどまらず、電話対応を効率化するための機能が複数搭載されています。

▼カイクラの特徴

• 着信時に顧客情報を表示し、顧客に合わせた電話対応を実現
• 通話内容の自動文字起こし機能で電話対応をテキスト検索可能
• クラウドへのデータ保存で電話対応に関わる情報を一元管理
• 電話機の入れ替え不要でシステム導入可能

特に電話対応時に顧客の情報がわかることで、顧客に合わせた対応が可能になります。

また営業担当者が事前に分かれば、顧客を待たせずスムーズな取次ぎが可能です。

このように、カイクラは電話対応の品質をあげつつ業務効率化もできるため、電話対応の業務が多い企業さまに特におすすめです。

詳しい機能や導入事例は下記で紹介しているので、ご覧ください。

おすすめ2.株式会社バルテック「MOT/Server」

「MOT/Server」は、株式会社バルテックが提供するクラウド型の通話録音サービスです。

MOT/Serverの特徴は以下の3つです。

• PBXと連携すれば、最大で50台の通話を同時に録音できる
• 通話データを検索できるため、対応内容を確認しやすい
• 通話録音機能や業務アプリケーションなどの機能を1つのサーバで管理できる

オフィス内で同時に通話する機器が多い企業におすすめです。

MOT/Serverの詳細はこちら

おすすめ3.株式会社グッドリレーションズ「GoodLine」

「GoodLine」は、株式会社グッドリレーションズが提供するクラウド型のビジネスフォンです。

GoodLineの特徴は以下の3つです。

• 料金プランが3つに分かれており、企業規模に合ったプランを選びやすい
• 顧客の電話内容を事前に把握できるIVR機能やクラウド電話帳などの機能が標準搭載
• クラウド型の電話サービスですべての設定がWeb上で完了する

予算内で最適な通話録音サービスを選びたい企業さまにおすすめです。

GoodLineの詳細はこちら

おすすめ4.株式会社アセンド「Omni Contact」

「Omni Contact」は、株式会社アセンドが提供するクラウド電話を内蔵したCRMシステムです。

Omni Contactの特徴は以下の3つ。

• 交換機などの初期投資が不要
• 顧客へのヒアリング項目をPC画面上にカスタマイズできる
• クラウド上に録音データを保存できるため、対応内容を簡単に確認できる

初期投資をおさえたい企業さまや、機器の設置を省きたい企業さまにおすすめです。

Omni Contactの詳細はこちら

おすすめ5.株式会社ギークフィード「YouWire」

「YouWire」は、株式会社ギークフィードが提供するレンタルサーバを用いた通話録音システムです。

YouWireの特徴は以下の3つ。

• 通信・音声ファイルが暗号化されるため、盗聴や漏洩の心配がない
• 録音データの改ざん防止など、セキュリティ対策が十分
• 既存のCTIやCRMと連携できる

セキュリティ対策を重視する企業さまにおすすめです。

YouWireの詳細はこちら

固定電話に通話録音機能を導入する際のポイント3つ

固定電話に通話録音機能を導入するときのポイントは下記の3つです。

• 導入できる環境が整っているか
• 必要な機能やサービスがあるか
• 通話録音を活用できる社内体制が整っているか

ひとつずつ解説します。

ポイント1.導入できる環境は整っているか

まずは会社に通話録音システムを導入するための環境が整っているかを確認しましょう。環境が整っていなければ、せっかく導入したいシステムを見つけても利用できない可能性があります。

たとえばカイクラであれば下記を設置する必要があります。

• ひかり電話
• 省スペースサーバー

通話録音システムごとに必要な環境は異なるため、資料請求時に確認しておくのがおすすめです。総務部や情報システム部など、複数の担当者と相談しながら進めましょう。

ポイント2.必要な機能やサービスがあるか

必要な機能やサービスが包括されているか確認することも重要です。

通話録音機能とひとくちに言っても、保存期間や録音時間はさまざまです。録音時間や保存期間など、自社に必要な要件を確認しておきましょう。

また、通話録音機能以外に業務効率化につながる機能がないか、チェックしておくこともおすすめです。

たとえばカスタマーサポートに通話録音機能を活用したい場合、下記の機能があると電話対応を効率化できます。

• 着信時の顧客情報表示機能
• 通話内容のメモ機能

営業活動で活用したい場合には、下記の機能があると良いのではないでしょうか。

• 顧客情報管理機能
• スマートフォン対応

通話録音システムを導入する目的から必要な機能・サービスを洗い出し、その機能が備わっているシステムを選ぶようにしましょう。

ポイント3.通話録音を活用できる社内体制が整っているか

通話録音システムを活用できる社内体制を整えることも重要です。たとえば、以下2点を整理しておくと導入後に活用しやすくなります。

• 通話録音システムをスムーズに使ってもらうための準備
• 通話録音システムを業務に活用する方法の検討

本格導入前に、通話録音システムの操作説明をしておきましょう。従業員全体への説明が難しい場合は、キーマンを立てて説明をするなども効果的です。

▼操作説明で伝えるべきことの例

• 録音データをどこから探せばいいか
• 通話のメモはどこから記載するのか
• クレーム対応の場合はどんなタグをつければいいのか

次に通話録音を業務に活用するシーンを想定し、具体的な流れやマニュアルなどを整えておきましょう。上述した「固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット」を参考にすると、イメージしやすいのではないでしょうか。

まとめ：固定電話に通話録音機能を導入して、効率や企業イメージのアップにつなげよう

固定電話に通話録音機能を導入するメリットと、おすすめサービス、導入時のポイントを紹介しました。

おさらいすると、通話録音機能を活用することで、顧客満足度の向上や業務の効率化が可能です。

固定電話に通話録音機能を導入するメリットは下記の3つです。

• 顧客対応力の向上が見込める
• 対応内容の管理・共有ができる
• クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ

通話録音システムのおすすめサービスは下記の5つです。

• 株式会社シンカ「カイクラ」
• 株式会社バルテック「MOT/Server」
• 株式会社グッドリレーションズ「GoodLine」
• 株式会社アセンド「Omni Contact」
• 株式会社ギークフィード「YouWire」

通話を録音することで、企業の信頼度・イメージアップにつながることも少なくありません。

使用中の電話機で通話録音がしたいならシステムの導入を検討しましょう。

特に通話録音システムの「カイクラ」には、顧客対応の品質を向上させたり、業務の負担を軽減したりする機能が備わっています。

実際にカイクラを導入したお客様からは「電話対応がしやすくなった！」との声も多数いただいております。

「電話対応の品質を高めたい！」
「従業員の電話対応の負担を軽減させたい！」

とお考えの方は、ぜひ以下から詳細をご確認ください。