顧客管理ソフトおすすめ5選!適切な選び方と4つのメリット、注意点も解説

「顧客管理ソフトってどんなことができるの?」
「選び方やおすすめのソフトが知りたい」
このようにお考えではありませんか。

ソフトを使わずとも顧客管理はできますが、管理に時間がかかってしまいますし、情報共有がしづらい問題もあります。

とはいえ、顧客管理ソフトの魅力がイメージできない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事は、

  • 顧客管理ソフトの概要や種類
  • 顧客管理ソフトを導入する4つのメリット
  • 顧客管理ソフトの選び方5つ
  • おすすめの顧客管理ソフト5選
  • 顧客管理ソフト導入における2つの注意点

を紹介します。

顧客管理ソフトの導入を検討している人は、ぜひご一読ください。

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顧客管理ソフトとは?他との違いや種類を紹介

顧客管理ソフトは、顧客の情報を管理するソフトです。顧客管理ソフトが普及する前から、表計算ソフトや手作業で管理されていました。

現在は顧客管理ソフトで、より効率的に管理できます。顧客管理ソフトの基本的な機能は、下記の通りです。

  • 営業支援
  • マーケティング支援
  • グループウェア
  • 顧客サポート

続いて、下記について紹介します。

  1. SFA、MAとの違い
  2. クラウド型とオンプレミス型

順番に見ていきましょう。

SFA、MAとの違いとは?

顧客管理には、CRM・SFA・MAがあり、それぞれ目的やできることが違います。

種類 目的 特徴
CRM(顧客関係管理) 顧客との関係性を管理する ・Customer Relationship Managementeの略
・既存顧客の属性や過去の対応を記録、分析する
SFA(営業支援システム) 営業活動を支援する ・Sales Force Automationの略
・営業プロセスごとにアクションを細かく管理できる
MA(マーケティングの自動化ツール) マーケティング業務の自動化を支援する ・Marketing Automationの略
・顧客情報を収集し、施策の分析もできる

顧客管理ソフトは顧客の状態によって、活用されるものが異なります。

リード獲得の段階、つまり顧客がまだ新規の見込み顧客のときは、MAが役立ちます。MAはマーケティングの自動化を支援するシステムで、得られたリード情報や、WebサイトのPV数などのデータをもとに最適なアプローチ方法を判別可能です。

商談まで育成が進んだ顧客に対しては、SFAの出番です。SFAとは営業活動を支援するシステムで、受注に至るまでの進捗状況を可視化し、管理します。また、提案書や見積書の作成など、定型業務を自動化するため営業活動の生産性向上につながります。

唯一、既存顧客に対して活用されるのが、CRMです。CRMとは顧客との関係性を管理するシステムで、既存顧客を年齢や性別などの属性別に分け、過去の対応状況を管理します。
顧客に応じた対応をリアルタイムで実施できるため、顧客満足度の向上と良好な関係性維持が可能です。

クラウド型とオンプレミス型がある

現代の顧客管理ソフトには、大きくクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。

  • クラウド型:インターネット上のサーバーで提供され、サービス会社が運営する
  • オンプレミス型:社内にサーバーやシステムを構築し、自社で運用する

また、それぞれのメリットとデメリットは、下記の通りです。

種類 メリット デメリット
クラウド型 ・初期費用が安い
・保守、運用コストがかからない
・最新機能が使用できる
・セキュリティ対策を任せられる
・カスタマイズができない
オンプレミス型 ・自由にカスタマイズできる
・アクセス制限による高度なセキュリティ対策が可能
・初期費用が高い
・保守、運用コストがかかる
・セキュリティ対策が必須

クラウド型とオンプレミス型はそれぞれに特徴があるため、どちらかが優れているわけではありません。何を重視するかで、選ぶ種類も変わります。

たとえば、初期費用をかけたくないのであればクラウド型、カスタマイズしたいのであればオンプレミス型が向いています。

しかし下記の理由から、現在はクラウド型が主流です。

  • クラウド技術の発達によりセキュリティ面が強化された
  • オンプレミス型よりもクラウド型の方が費用を抑えられる

これから顧客管理ソフトを導入する方には、クラウド型がおすすめです。クラウド型の顧客管理ソフトの導入を検討している方は、以下からお問い合わせください!

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顧客管理ソフトを導入する4つのメリット

顧客管理ソフトの導入には、4つのメリットがあります。

  1. 社内で顧客情報を共有しやすく、多様化して戦略立案が可能
  2. 業務効率化により、工数削減が見込める
  3. 顧客情報をもとに、リピーターへ手厚い対応ができる
  4. リアルタイムに更新できるため、情報共有しやすい

特に、顧客管理ソフトでは精度の高い顧客情報を集められるだけではなく、顧客にあわせて丁寧なアプローチが可能となります。顧客満足度向上に直結するため、詳しく見ておきたいところです。

順番に見ていきましょう。

【メリット1】社内で顧客情報を共有しやすく、多様化した戦略立案が可能

情報共有しやすい点から、戦略立案につなげられる点も魅力です。顧客管理ソフトを導入すると、下記2つのケースで役立てられます。

  1. 社内で顧客情報を共有したい場合
  2. 過去の取引情報をもとに、営業戦略を練りたい場合

部門をまたいで顧客情報を共有できるため、戦略の立案に役立ちます。たとえば「営業部」で顧客とやり取りした情報を「マーケティング部」でも確認できれば、顧客に役立つコンテンツや解決策の案などを考えやすくなるのではないでしょうか。

このように、複数の部門をまたいで顧客情報を確認できるようになり、業務が進めやすくなります。

また、過去の取引先にアプローチする場合でも、当時の情報が蓄積されていれば営業の指標になります。このように、さまざまな顧客情報の蓄積・分析を行うことで、多様化した戦略の立案が可能です。

【メリット2】業務効率化により、工数削減が見込める

顧客管理ソフトを導入すると、業務効率化を進められます。

たとえば企業によっては、売上や基本的な顧客情報を複数のツールで管理していることもあります。管理はしやすいですが、横断的にデータを確認したい場合はツールをまたいでデータを確認する必要があり、効率がよくありません。

一方で、顧客管理ソフトを活用すれば、それらのデータが一元管理されるため一目で確認できます。そのため、情報共有や案件の把握にかかっていた時間を低減できます。

さらに、クラウド型の顧客管理ソフトの場合は、パソコンやスマートフォンなどでも情報共有しやすいのでおすすめです!

【メリット3】顧客情報をもとに、リピーターへ手厚い対応ができる

リピーターへ手厚い対応がしやすくなるのも、顧客管理ソフトの魅力です。たとえば、電話応対時に顧客管理ソフトを使うケースを考えてみましょう。

顧客から電話を受けたときに顧客情報がわかれば、以下のように名前と日頃の感謝を伝えたうえで電話応対が可能となります。

▼顧客管理ソフトを利用した電話応対の例
「〇〇さま、いつもご利用いただきありがとうございます! 前回は〇〇で問い合わせいただいておりましたが、今回はいかがいたしましたか?」

顧客も安心して電話していただけそうですし、前回の内容をお互いに理解している状況であれば、電話応対もスムーズにいくのではないでしょうか。このように、顧客情報を上手く活用し、リピーターへ手厚い対応ができるのも顧客管理ソフトの魅力です。

他にも、一元管理による情報共有が容易なため、担当者ではなくても確認でき、担当者が不在だったり変更になったりした場合でも即座に対応できます。このように顧客目線での対応がしやすくなり、顧客満足度の向上につながるのではないでしょうか。

なお、電話応対の伝達ミスは、ちょっとしたコツを把握しておくだけで防げることもあります。電話応対の具体的な改善方法は、下記の記事をご一読ください。

【メリット4】リアルタイムに更新できるため、情報共有しやすい

顧客情報をリアルタイムに更新し、瞬時に情報共有できる点も魅力の1つです。顧客情報はサーバー上(またはクラウド上)に保存するため、ネットワークに接続できる端末であればいつでも確認できます。

また、顧客情報の確認だけではなく、更新する際も場所を選びません。たとえば、顧客を訪問して打ち合わせがあった場合、新しい情報を更新したかったとします。

しかし、顧客管理ソフトがない場合、メモはできてもメモした従業員以外への情報共有ができないケースも考えられます。しかし顧客管理ソフトを活用すれば、その場で更新が可能です。

モバイル対応であれば、PCを開かずともスマートフォンから更新できます。このように、リアルタイムに確認・更新できる点も、顧客管理ソフトを使う魅力です。

顧客管理ソフトの選び方5つ

顧客管理ソフトは数が多く、比較検討しようにも悩む方は多いのではないでしょうか。続いて、基準となる顧客管理ソフトの選び方を5つ紹介します。

  1. 十分な機能が備わっているか
  2. 操作方法が簡単か
  3. セキュリティ・サポート体制は万全か
  4. 既存ツールとの連携ができるか
  5. コストが適切か

特に、「既存ツールとの連携ができるか」は重要です。連携できず顧客管理ソフトが独立してしまうと、転記作業が必要になる場合があり、かえって手間がかかってしまいかねません。

ひとつずつ確認してみましょう。

【選び方1】十分な機能が備わっているか

顧客管理ソフトを選ぶときは、十分な機能が備わっているか確認しましょう。

十分な機能とは、自社の課題が解決できるような機能のことです。顧客管理ソフトによって備わっている機能は異なるため、確認をおろそかにするとせっかくの顧客管理ソフトを十分に活用できない恐れがあります。

顧客との関係性を管理したいと考えているにもかかわらず、SFA(営業支援ツール)を購入してしまえば、目的を達成できません。

重要なのは、

  • 社内で解決したい課題や問題点
  • 導入の目的

などを明確にすることです。

いきなり顧客管理ソフトを調べるのではなく、まずは整理するところから始めてはいかがでしょうか。

【選び方2】操作方法が簡単か

顧客管理ソフトの操作方法も、重要なポイントです。

いかに便利な機能が搭載されていても、操作方法が難解では業務に定着するまで時間がかかったり、定着してもより手間がかかったりする可能性もあります。

とはいえ「操作性」は好みによっても変わる部分ですので、実際に操作画面を確認したり、無料お試し期間などを利用して試したりすることがおすすめです。

もしも無料お試し期間などがない場合は、営業資料を問い合わせたり、直接問い合わせしてでも画面を見せてもらったりすると良いでしょう。実際の画面を社内で共有し、現場の声を確認するのもおすすめです。

【選び方3】セキュリティ・サポート体制は万全か

機能面とは別に、セキュリティやサポート体制は重視しておくべき項目です。

顧客管理ソフトでは、個人情報を取り扱います。万が一セキュリティに脆弱性があり、機密情報を流失してしまうと、社会的な信用を失いかねません。したがって、強固なセキュリティを持つ顧客管理ソフトを選びましょう

また、セキュリティ以外にも、トラブルが発生した場合はサポートへの依頼が必要なケースもあります。問い合わせ先や時間帯が詳しくわからない場合は、問い合わせしたり、営業資料を取り寄せたりすることをおすすめします。

【選び方4】既存ツールとの連携ができるか

顧客管理ソフトは単体でも役立ちますが、もともと使用しているツールと連携ができればさらに効率的に利用できます。

たとえば、プロジェクト管理を別のツールで行っていた場合、顧客と紐づけて「プロジェクトの情報」を確認したいケースが出て来るかもしれません。しかし連携できなければ、ここのツールを横断して見る必要があり、時間がかかります。

一方で、連携して同じ画面で別のツールの情報の確認できるケースもあります。いちいち複数のツールを見る必要がなくなり、業務効率化につながるのではないでしょうか。

このように、既存ツールと連携できるか確認しておくことをおすすめします!

【選び方5】コストが適切か

社内で顧客管理ソフトを導入する際は、稟議を通す必要なども出て来るでしょう。このとき重要となるのが、「コストが適切か」といった点です。

顧客管理ソフトにはさまざまな機能が搭載されており、選んだものによってコストは大きく変わります。コストが変わる要因の例は、以下の4つです。

  • クラウド型/オンプレミス型
  • データ容量
  • カスタマイズ性
  • ライセンス数(または利用する拠点数)

費用対効果を最大限に得るには、コストと機能のバランスを比較検討して見極めることが大切です。

とはいえ、これだけ見てもイメージしづらい方も多いのではないでしょうか。このような場合は、複数ソフトの営業資料を取り寄せて比較することをおすすめします。

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なお、顧客管理システムの選び方は、下記の記事でも紹介しています。分類ごとにおすすめの顧客管理システムもまとめているため、ぜひご覧ください。

おすすめの顧客管理ソフト5選

おすすめの顧客管理ソフトを5つ紹介します。

顧客管理ソフト名 特徴
1. カイクラ ・かかってきた電話の相手が瞬時にわかる
・SMS送信履歴や顧客対応メモで進捗状況を共有できる
・通話内容を録音して、全自動でテキスト化できる
2. Senses ・取引先に関する企業情報やプレスリリースを自動で取得する
・カード形式で直感的に管理できる
・GmailやGoogleカレンダーなどと連携できる
3. Zoho CRM ・見込み客の獲得からナーチャリング(育成)まで可能
・商談の情報を一元管理し、必要なときに簡単に探せる
・日々の業務を自動化し、顧客へのアプローチをサポートする
4. SalesforceSalesCloud ・取引に関する活動履歴やおもな連絡先などをまとめて把握できる
・プロセス全体で見込み客を追跡できる
・レポートとダッシュボードを活用してデータを調査できる
5. Fullfree ・パソコン1台(スタンドアロンモード)でも複数台(クラウドモード)でも利用できる
・編集操作をするたびに自動でバックアップがおこなわれる
・Excelファイルをテンプレートとして使える

株式会社シンカ「カイクラ」

カイクラは、電話応対に活用できる顧客管理ソフトです。

カイクラの特徴は、下記の3つです。

  1. かかってきた電話の相手が瞬時にわかる
  2. SMS送信履歴や顧客対応メモで進捗状況を共有できる
  3. 通話内容を録音して、全自動でテキスト化できる

特に、誰からの電話かわからない場合は、社員にストレスを与える恐れがあります。

カイクラでは、受電すると以下のように詳しい顧客情報が表示され、過去に誰がどういった対応をしたのか詳しく知ることが可能です。

電話がかかってきたと同時に詳しい顧客情報が表示されるうえ、どのような対応をしてきたかが簡単にわかります。

実際に、カイクラを導入した企業からは「事前にどの顧客からかかってきているかわかるようになって、従業員からも対応がしやすくなった」との声をいただいております。

カイクラの詳細や導入事例は、以下をご覧ください!

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株式会社マツリカ「Senses」

Sensesは、現場ファーストでビジネスを支援する顧客管理ソフトです。

Sensesの特徴は、下記の3つです。

  1. 取引先に関する企業情報やプレスリリースを自動で取得する
  2. カード形式で直感的に管理できる
  3. GmailやGoogleカレンダーなどと連携できる

特にカード形式で案件の進捗状況を確認できるボードは視認性が高く、直感的に管理できます。

無料トライアルを提供しているため、正式導入前に操作方法や機能を試しておくのがおすすめです。

Sensesの詳細はこちら

ゾーホージャパン株式会社「Zoho CRM」

Zoho CRMは、見込み顧客の獲得から関係構築まで管理できる顧客管理ソフトです。

Zoho CRMの特徴は、下記の3つです。

  1. 見込み客の獲得からナーチャリング(育成)まで可能
  2. 商談の情報を一元管理し、必要なときに簡単に探せる
  3. 日々の業務を自動化し、顧客へのアプローチをサポートする

営業支援システム(SFA)の機能も搭載されているため、幅広く活用できます。営業活動を中心に顧客管理を考えている方におすすめです。

Zoho CRMの詳細はこちら

株式会社セールスフォース・ジャパン「SalesforceSalesCloud」

SalesforceSalesCloudは、15万を超える導入実績を持つ顧客管理ソフトです。

SalesforceSalesCloudの特徴は、下記の3つです。

  1. 取引に関する活動履歴やおもな連絡先などをまとめて把握できる
  2. プロセス全体で見込み客を追跡できる
  3. レポートとダッシュボードを活用してデータを調査できる

ダッシュボードでは、案件の状況をリアルタイムで把握できます。

また、レポートは誰でも簡単に作れるので、データを詳しく調査・分析可能です。外出先でもモバイル端末で確認できるため、リアルタイムにデータを確認したい場合におすすめです。

SalesforceSalesCloudの詳細はこちら

株式会社フリースタイル「Fullfree」

Fullfreeは、ダウンロードやカスタマイズ、クラウド共有が無料でできる顧客管理ソフトです。

Fulfreeの特徴は、下記の3つです。

  1. パソコン1台(スタンドアロンモード)でも複数台(クラウドモード)でも利用できる
  2. 編集操作をするたびに自動でバックアップがおこなわれる
  3. Excelファイルをテンプレートとして使える

Excelファイルをテンプレートとして使えるため、Excelでの顧客管理から乗り換えやすい利点があります。Excelと同じ計算式が使えるので、初めて顧客管理ソフトを使う場合におすすめです。

Fullfreeの特徴はこちら

さらに顧客管理ソフトを比較検討したい方は、下記の記事もおすすめです。

▼無料の顧客管理ソフトが気になる方はこちら

▼じっくり複数の顧客管理システムを比較したい方はこちら

顧客管理ソフトの導入における2つの注意点

顧客管理ソフトを導入すると多くのメリットが得られますが、注意点も2つあります。

  1. 覚えるべき業務が増える
  2. 効果が現れるまで時間がかかる

特に「効果が現れるまで時間がかかる」ことを知っていると、社内で導入した後にもスムーズに進めやすくなります。詳しく見ていきましょう。

【注意点1】覚えるべき業務が増える

顧客管理ソフトの導入は業務効率化を促進しますが、現場の社員にとっては新しく覚えなくてはならない作業が増えてしまいます。

将来的に効率化が進むとわかっていても、忙しい現場の社員は現状から作業が増えることを負担に感じる恐れがあります。そのため、できるだけ現場の負担が小さくなるように、顧客管理ソフトの導入を考えなければなりません。

たとえば、ほかのツールを使っているのであれば、乗り換えや連携が簡単にできると新しいシステムを把握する工数は大きく削減できます。また、無料トライアルがある場合は、現場の社員に操作方法を確認してもらいましょう。

導入前に確認しておけば、無駄なく顧客管理ソフトの導入を進められます。

【注意点2】効果が現れるまで時間がかかる

顧客管理ソフトは、顧客情報を蓄積して活用する特性上、どうしても効果が現れるまでに時間がかかります。社内で導入した後「あまり効果を感じられない」と思われないように、事前に周知しておくことがおすすめです。

逆に言えば、過去の顧客情報を早めに登録できれば、すぐに活用できる可能性はあります。

とはいえ新しく導入する顧客管理ソフトの場合、自社でデータ登録するのが難しく、時間がかかるケースもあるでしょう。このような場合は、データ登録に協力してもらえるか相談してみることもおすすめです。

まとめ:顧客管理ソフトを導入して業務効率化と顧客満足度向上を図ろう

顧客管理ソフトは、顧客情報を蓄積して適切な対応をするために重要なソフトです。

顧客管理ソフトを導入すると業務効率化が図れるだけではなく、顧客対応の品質が向上するため、顧客満足度の向上にもつながります。自社の課題や問題点を洗い出して、適切な顧客管理ソフトの導入を検討してみましょう。

もしも、電話応対の業務効率化や顧客対応の改善をしたいとお考えの方には、弊社の「カイクラ」がおすすめです。

カイクラは、顧客満足度を高めるだけでなく、従業員の業務負荷を軽減するさまざまな機能があります。実際に導入した企業の99.6%が利用を継続し、ご満足いただいているお声を多数いただいております。

「どうすれば業務の負担が軽減できるのか」
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と悩んでいる方は、ぜひお問い合わせください!

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また、顧客管理の特徴やシステム導入すべき理由は、以下で詳しく解説しています。あわせて、ご一読ください!

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