法人に電話が必要になるのはいつ?固定電話や法人電話それぞれの利点も解説

「従業員が増えてきたけど、そろそろ固定電話が必要?」
「そもそも、固定電話と法人携帯にはどんな違いがあるの?」
と思うことはありませんか?

顧客との接点を持ったり問い合わせに対応したりするため、電話は欠かせないツールです。しかし状況に合わせて法人携帯と固定電話どちらを使い分けるべきか、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、

  • そもそも会社で電話が必要になるシーンとは?
  • 固定電話と「法人携帯 + クラウドPBX」を利用するメリット・デメリット
  • 法人電話を導入する前に解決したい課題とは

といった流れで、自社に最適な電話を選ぶための情報をまとめてご紹介します。

法人に電話を導入したとき業務負荷となりやすい2つの課題と解決策」についても解説しているので、ぜひご一読ください。

なお、法人で電話を活用するときは「CTI」の導入が重要です。その理由と売上アップに繋がる具体例については「3分でわかる!CTI活用読本」をご一読ください。

法人に電話が必要となる2つのケースとは?適切な電話の種類も紹介

法人に電話が必要になるケースは、以下の2通りです。

  • 法人の設立時
  • 電話での取り次ぎが必要な時

それぞれ、必要となる電話の種類や特徴を詳しく見ていきましょう。

【ケース1】法人を設立するとき

電話番号が必要になる最初のタイミングは、法人設立時です。法人登記するときは、以下のどちらかで電話番号を登録できます。

  • 固定電話(地域の法人番号)
  • 法人携帯(050はじまりの番号)

固定電話と法人携帯の違いについて詳しく見ていきましょう。

固定電話【03はじまりなどの「市外局番」が必要な場合】

会社の信用やブランドなどを重視したいと思ったときに、市外局番の固定電話を導入している企業は多いです。たとえば東京の場合は03から始まる番号となっており、神奈川の場合は04から始まる番号となります。

もし固定電話の導入をお考えであれば、以下の回線の中から選ぶことをおすすめします。

  1. NTT加入電話
    • 従来型のオーソドックスな電話回線のこと
    • アナログ回線を利用しており、災害時でも電話がつながりやすい
  2. 直収型電話
    • NTTから別の業者が電話回線を借りて、サービスを提供している電話回線のこと
    • 基本料金や通話料を抑えて利用可能
    • ただし、0120のなどのフリーダイヤルが利用できないデメリットも
  3. 光IP電話
    • 光回線やIP回線を利用した電話回線のこと
    • 通話料金が安く、従来の電話番号や電話機を引き継いで利用できる
    • インターネットが混雑していると音質に影響はあるが、オフィスでは特に影響しづらい

これから固定電話の導入を考えている方は、上記3つの回線から選ぶことをおすすめします。次に、法人携帯について見ていきましょう。

法人携帯【050始まりの番号でも良い場合】

実は法人登記を行うタイミングでは、固定電話の番号が必須ではありません。具体的に言うと、法人携帯と呼ばれる「050」で始まる携帯電話を登録できます。

また最近では、「050」から始まるIP電話アプリにも注目が集まっています。

■IP電話アプリの特徴
・050始まりの番号を持てる
・個人携帯に別の番号を追加で持つことが可能
 →仕事とプライベートの両立が可能
 →会社で別途携帯を支給する必要がなく、スムーズに導入しやすい
・初期費用を抑えつつ導入ができる

ここまで、法人設立時を想定した電話の種類について解説しました。しかし法人設立時には従業員が少なくても、徐々に人数が増えて電話の取次ぎが必要となることも。

次に、電話の取次ぎが必要な場合を想定した、おすすめの電話の種類をご紹介します。

【ケース2】電話の取次ぎが必要なとき

「顧客からの電話が増えているけど、忙しくてなかなか出れない……」
「別の仕事をしているときでも、重要な電話は出たい……」
と思ったタイミングでおすすめなのが、以下の2つ。

  • 固定電話
  • 法人携帯 + クラウドPBX

どちらも電話の取次ぎなどがしやすいため、電話が多くなってきたときにおすすめです。詳しく見ていきましょう。

固定電話【電話が多い場合に対応しやすい】

固定電話には、「一般家庭用電話機」と「ビジネスフォン」の2つがあります。まずは、一般家庭用電話機の特徴を見てみましょう。

■一般家庭用電話機の特徴
・子機を利用すれば、同じ回線でも最大5つ電話が使える
・契約が1回線のみの場合は、複数人で同時に外線通話できない
・複数回線を用意した場合、別回線の電話の取次ぎができない

特に重要なのは、「子機の最大数(5人)を超えてしまった場合、人数分の電話機を用意できない」といった点です。そのため子機を置いていない担当者に電話がかかってくると、子機を持って電話を取り次ぐ必要が出てきます。

一方、ビジネスフォンの特徴は以下の通りです。

■ビジネスフォンの特徴
・一般家庭用電話機の機能に加えて、複数人が同時に外線電話できる
・「最大5人」といった縛りもなく、内線で全ての電話に取次ぎが可能
・ビジネスフォンの設置・設定は、業者に依頼が必要

まとめると、

  • 従業員が5人以下で、同時に電話する機会が少ない場合は「一般家庭用電話機
  • 従業員が5人を超えており、複数人で外線通話が必要な場合は「ビジネスフォン

といった使い分けをするのがおすすめです!

次に、法人携帯を利用する場合について見ていきましょう。

法人携帯 + クラウドPBXを使う場合【コストを抑えて導入も早い】

法人携帯であっても、クラウドPBXを活用すれば電話の取次ぎが可能です。

クラウドPBXとは、インターネットを活用した電話環境を整えるサービスのこと。法人携帯にクラウドPBXを活用することで、以下の機能が利用できます。

■法人携帯にクラウドPBXを利用してできることの例
・顧客からの電話を、社員の法人携帯に内線転送できる
 →出張・外出・テレワークなどでも、迅速な顧客対応が可能
・社内の共有電話帳を利用し、スムーズに顧客に電話できる
 →顧客の番号の確認に手間取ることもなく、折り返し連絡もスムーズ

また低価格で導入が可能で、Web上で手続きが完結することも多いです。他にもクラウドPBXを活用するメリットは色々あります。以下の記事で詳しく解説しているので、ご一読ください。

ここまで、法人で電話が必要になる2つのケースと、おすすめの電話の種類についてご紹介しました。

しかし「実際のところどの電話を導入すると、どんな効果があるのか」と悩んでいる方もいるでしょう。そんな方向けに、固定電話と「法人携帯 + クラウドPBX」を導入するメリットとデメリットを解説します。

まずは、固定電話を導入するメリット・デメリットを見ていきましょう。

法人に「固定電話」を導入するメリット・デメリット

さっそく、固定電話を導入するメリット・デメリットについて見ていきましょう。

「固定電話」を導入する3つのメリット

固定電話を導入するメリットは、以下の3つ。

・【メリット1】電話番号が変更となるケースが少ない
 →オフィス移転などで代表番号の変更がない限りは、法人登記の変更もない
・【メリット2】顧客からの信用度が高まる
 →電話番号が市外局番の場合、法人番号と思ってもらいやすい
・【メリット3】顧客管理がラクになる
 →CTI機能と連携し、画面上に着信相手の情報を表示しできる
 →顧客の問い合わせがあっても、的確に対応しやすい

固定電話の場合、オフィス移転などがない限り、電話番号が変わることはありません、そのため、古い番号しか知らずに「問い合わせ対応できない」「商談の機会を失う」といった、機会損失となる心配も少ないでしょう。

また固定電話番号の方が、仕事を進めやすいことも。特に新規顧客に電話するとき、法人と思ってもらえなければ電話がつながらない可能性もあります。こういったリスクを考慮して、固定電話を導入する企業も多いです。

一方で、固定電話にはデメリットもあります。詳しく見ていきましょう。

「固定電話」を導入する2つのデメリット

固定電話を導入するデメリットは、以下の2つ。

・【デメリット1】回線の開通や維持にコストがかかる
 →回線の開通に、インターネットやハードウェアの準備が必要
 →社員数分通話機が必要となり、人数が増えると電話代も高くなる
・【デメリット2】外出中に電話対応できない
 →電話に対応できなず、商談の機会を失ってしまう可能性も
 →電話転送サービスを活用するなど、別途対策が必要となる

回線開通のため工事費用がかかるのはもちろん、従業員の数だけ電話機を用意する必要もあります。そのため初期費用や通信費用が高くなることも。

また外出中に電話が来ても、スムーズに内線で取次ぎできない点もデメリットでしょう。CTIを導入して解決できるケースもあるので、詳細は以下ご一読ください。

\電話による機会損失を減らして効率化!/
3分でわかる!CTI活用読本とは?

一方で固定電話よりもコストを抑えて運用しやすいのが、「法人携帯 + クラウドPBX」です。こちらもメリット・デメリットを見ていきましょう。

法人に「法人携帯 + クラウドPBX」を導入するメリット・デメリット

次に、法人携帯 + クラウドPBXを導入するメリット・デメリットを見ていきましょう。

「法人携帯 + クラウドPBX」を導入する3つのメリット

法人携帯 + クラウドPBXを利用するメリットは、以下の通りです。

・【メリット1】導入コストが低く、スピーディーな導入が可能
 →クラウド上のシステムを利用するため、開発コストがかからない
 →申し込みから5日前後で導入できることも
・【メリット2】どこにいても内線で取次ぎが可能
 →「オフィスにいないから取次ぎできない」などの機会損失が起こりづらい
・【メリット3】顧客管理がラクになる
 →CTI機能と連携し、画面上に着信相手の情報を表示できる
 →顧客の問い合わせがあっても、的確に対応しやすい

既に法人携帯をお持ちの場合は、クラウドPBXを導入してすぐに利便性を上げることが可能です。またクラウド型なので、別途専用の機器などを設置する必要もありません。そのためコストを抑えて導入できます。

またクラウド上で電話同士がつながっているため、外出先やテレワーク中でも電話の取次ぎや保留などを利用できる点が魅力的。さらにCTI機能と連携し、電話が来たときに顧客情報を画面で確認することも可能です。

一方で「法人携帯 + クラウドPBX」にはデメリットもあります。詳しく見ていきましょう。

「法人携帯 + クラウドPBX」を導入する2つのデメリット

「法人携帯 + クラウドPBX」を導入するデメリットは、以下の2つ。

・【デメリット1】通信回線によって、通話の質が落ちることも
 →サービスによって、インターネット回線の速度による影響が出る
 →安定した通話の質を保てるクラウドPBXを選ぶことが重要
・【デメリット2】セキュリティ管理の徹底が必要
 →IDやパスワードの管理の徹底が求められる
 →パスワードは、アルファベット + 数字 + 記号を組み合わせて10桁以上などにする

クラウドPBXは、インターネット回線を利用した通話システムです。よって通信回線が混雑してしまうと、通話の質が低下することも

またセキュリティ管理が甘いと、顧客情報を流出してしまうリスクもあります。アクセス権限の設定や、ID・パスワードの管理を徹底しておくことが重要です。

クラウドPBXのメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は、以下をご一読ください。

ここまで、「固定電話」と「法人携帯 + クラウドPBX」のメリット・デメリットについて解説しました。どちらも一長一短あるので、自社に最適な電話の種類を見極めて導入を進めていきましょう。

また法人で本格的に電話を活用していく際、業務効率化や電話対応で新たな課題が出て来ることも。そこで、「電話を導入するときに解決しておきたい2つの課題」について見ていきましょう。

【業務負荷に影響あり】法人に電話を導入するとき解決しておきたい2つの課題とは?

法人の電話対応でよくある課題は、以下の2つ。

・【課題1】担当外の相手から電話を受けたとき、適切な対応をしにくい
・【課題2】電話の取り次ぎ漏れが発生し、クレームが発生する

業務効率に影響があるのはもちろん、場合によっては顧客からの信用失墜につながってしまうことも。それぞれ課題と解決策を見ていきましょう。

【課題1】担当外の相手から電話を受けた場合、内容の確認に工数がかかる

企業の電話対応でよくある課題の1つに、「担当外の相手から電話を受けた際に、うまく対応しにくい」ことが挙げられます。

たとえば先方から、「先日ご連絡した件ですが……」と電話を受けたケースを考えてみましょう。

このとき何の話か分からなければ、顧客に

  • 要件や詳細を確認
  • 担当者の確認

などをした上で、取次ぎが必要になってしまいます。

何度も同じ事を繰り返し聞き返してしまうと、「自社(顧客)を片手間で対応している」「大切にされていない」と顧客に感じさせてしまい、取引先やお客様からの信用失墜につながる可能性も。

担当外の顧客から電話が来るたび起こる課題なので、対策が必要です。解決策については、課題2の説明後に解説します。

【課題2】電話の取次ぎが多く、取次ぎ漏れでクレームが発生してしまう

企業の電話対応でよくある課題の2つ目は、「取次ぎ漏れによるクレーム」です。

たとえば、

  • 電話のメモを共有する前に、別の電話が来て取次ぎを忘れてしまった
  • 電話を受けたとき田中などの苗字のみ聞いてしまい、担当者に取次ぎできない

といったケースで取次ぎがうまくできず、顧客から再度電話が来てクレームとなることも。さらにクレームの電話が来ても担当外で内容がわからず、要件の確認をして火に油を注いでしまう可能性もあります。

■顧客が対応不手際と感じる流れ
「折り返し電話をします」と言われる

長期間電話が来ないため、再び電話

電話した際、「どのようなご用件でしょうか」と内容の確認をされてしまう

こういった電話対応をしてしまうと、電話を切られてしまうだけでなく「企業の信用失墜」となってしまうため対策が必要です。

このように、

  • 【課題1】担当外の相手から電話を受けた場合、内容の確認に工数がかかる
  • 【課題2】電話の取次ぎが多く、取次ぎ漏れでクレームが発生してしまう

といった問題を解決したいなら、顧客接点クラウド「カイクラ」がおすすめです。その理由について詳しく見ていきましょう。

法人の電話導入・運用の課題を解決できる「カイクラ」とは?

顧客接点クラウド「カイクラ」を活用すれば、2つの課題を以下の機能で解決できます。

・【課題1】担当外の相手から電話を受けた場合、内容の確認に工数がかかる
 ・【機能1】担当外の相手から電話がきても、通話内容を確認しながら対応できる
 
 ▲電話がかかってきたときに表示される画面のイメージ
・【課題2】電話の取次ぎが多く、取次ぎ漏れでクレームが発生してしまう
 ・【機能2】折り返しフラグを確認し、取次漏れをチェックできる
 
 ▲折り返しフラグの画面イメージ
 ・【機能3】テレワーク中であったとしても、携帯電話で電話を出られる
 
 ▲社員携帯での発着信に関する情報

また、「カイクラ」はこれまでに、約1600社の企業に導入いただいております(2021年1月時点)。

「電話対応による機会損失をなるべく減らしたい」
「外出先やテレワーク中でも、電話対応できるようにしたい」
といった方は、以下をご一読ください。

テレワークの顧客対応を強力サポート!顧客接点クラウド「カイクラ」

まとめ:法人で電話を本格活用するときは、事前に課題への対策が重要

今回は、法人に電話が必要になる2つのケースに分けて、電話の種類やメリット・デメリットについてご紹介しました。ここで、お伝えした内容を振り返ってみましょう。

  • 法人登記や問い合わせ対応のため、電話は必須
  • 複数人で外線電話する場合は、以下どちらかがおすすめ
    1. 固定電話
    2. 法人携帯 + クラウドPBX
  • 本格的に電話を活用するとき、以下2つが課題となる
    • 【課題1】担当外の相手から電話を受けた場合、内容の確認に工数がかかる
    • 【課題2】電話の取次ぎが多く、取次ぎ漏れでクレームが発生してしまう

本格的に電話を活用するとき、電話対応に時間がかかったり、取り次ぎ漏れによリスクを減らしたりするのは避けたいもの。もしも電話対応の質を高めつつ効率化をはかりたいなら、「カイクラ」がおすすめです。

「外出先やテレワーク中でも、オフィスと同じように電話対応したい」
「担当外の相手にも、スムーズに対応できるようになりたい」
という方は、以下をご一読ください。

テレワークの顧客対応を強力サポート!顧客接点クラウド「カイクラ」

また、「今後は電話を活用し、営業を強化していきたい!」と思っている方もいるのではないでしょうか。以下で法人の電話営業に関してまとめているので、ご一読ください。

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