電話の文字起こしツールおすすめ7選！メリットや選び方も解説

「電話対応でリアルタイムにメモを取るのが大変」
「電話の取り次ぎミスや、顧客からのクレームを減らしたい」
と思うことはありませんか？

このような電話対応の問題を解決する方法として「電話内容の文字起こしツール（音声テキスト化）」の導入があります。導入すると、電話対応の負担を軽減しながら情報共有が可能です。

とはいえ、どのようなツールがあるのか、どのツールを導入すればよいのか悩む方も多いのではないでしょうか疑問を持つ方もいるでしょう。自社に合ったツール選びには、目的や得られるメリットから考えることがポイントです。

そこで本記事では、

• 電話内容の文字起こしがテレワークの課題解決になる理由
• 電話内容を文字起こしで得られるメリット
• 電話内容を文字起こしするツールを選ぶポイント
• おすすめの文字起こしツール

を紹介します。

なお、ツールをお探しの方には、CTIシステム「カイクラ」がおすすめです。カイクラでは、電話の内容を文字起こしできるのはもちろん、音声で残すことが可能です。電話対応時のメモなども残せるため、通話内容を確認しなおさなくても丁寧な対応ができます。

カイクラの詳細については、以下をご覧ください。

電話内容の文字起こしはテレワークの課題解決にもつながる

電話内容の文字起こし（自動テキスト化）は、テレワークにおける課題解決にもつながります。

2020年から新型コロナウイルス感染症の影響によるテレワークの増加に伴い、業務のオンライン化が進み、電話を利用する機会も増加しました。

しかし、テレワークによる営業活動を開始したものの、業務に課題を感じている企業も少なくありません。

ここでは、オンライン営業の課題を解説します。

オンライン営業の課題として「営業活動の共有・可視化」がランクイン

株式会社マツリカが実施した調査によると、営業活動のオンライン化による課題として以下の7つがあがりました。

【リモートワークにおける営業活動の課題】

• オンラインでの商談や社内会議での意思疎通：44.9％
• 案件情報や営業活動の共有・可視化：39.6％
• 案件を進める上で必要な他部署との連携：34.8％
• オンラインで商談や社内会議を行う設備が整っていない：29％
• 他のメンバーの業務量がわからず仕事を依頼し難い：28％
• 報告業務や会議時間の増加：19.3％
• 顧客にオンライン商談のノウハウがない：3.5％

参考：PR TIMES

「案件情報や営業活動の共有・可視化」が2番目に入っており、営業活動における情報共有は課題とわかります。

電話の自動テキスト化のツールを利用することで、この課題を解決し、業務効率化につながります。

電話対応の内容を文字起こしすることで得られるメリット6つ

電話の自動テキスト化ツールを導入し、電話対応の内容を文字起こしするメリットは以下の6つです。

ひとつずつ解説します。

メリット1：通話内容の共有を効率化

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、お客さまとの電話内容の共有が効率化できます。

電話内容を社内で共有する場合、電話で話した文章をメモして共有する必要があります。そのため、電話内容を社内で共有することに苦労する人が多いです。

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、ツールが読み取ってくれたデキストを共有するだけでスムーズに社内に情報を共有できます。

電話内容の共有業務を効率化することで、他の業務に時間を割くことが可能です。

メリット2：属人的な顧客対応を避ける

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、属人的な顧客対応を避けることができます。

顧客との電話対応は対応した社員と顧客との属人的な関係に終わりがちです。社内で顧客との電話情報を共有していないと、他の社員が対応した際に何も情報がない状態で接客することになります。

社内全体で顧客情報を共有しておくことで、どの社員が電話に出ても顧客とのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

メリット3：新人教育や指導の効率化

自動化によって得られたテキストは新入社員の教育に利用できます。新入社員に向けて様々な教材を利用して営業の教育などを用意しますが、もっとも参考になる教材は先輩が実際に対応した電話での応対です。

電話のテキストや録音を見ると、電話対応の流れがつかみやすかったり、クレーム対応を学ぶことができたりなど、新入社員がより実践的な内容を学ぶことができます

すぐに電話対応や営業に新人社員を立たせたい企業は電話内容を自動でテキスト化する方法がおすすめです。

メリット4：社内における打ち合わせの議事録メモにも使える

電話対応の自動テキスト化を含んだツールは、社内での議事録メモにも活用できます。2020年はテレワークの増加によって、電話ツールを使った会議をする企業が増えました。

非対面の会議においても、会議の振り返りができるような議事録の作成はもちろん重要です。

電話の自動テキスト化ツールを活用することで、会議の内容を自動的にメモできて議事録作成の手間が省けます。

社内でオンライン会議を頻繁に開催している企業は議事録メモのためにも自動テキスト化のツールを導入することをおすすめします。

メリット5：クレーム対応も迅速かつ的確な状況が把握できる

電話の内容を文字起こしすることで、顧客からのクレームに迅速に対応できます。電話で顧客からクレームが来たとき、通常であれば「過去にどんなやり取りをしたのか」を把握するまでに時間がかかってしまいます。

クレームで興奮している相手に状況確認をする際、場合によっては「情報共有が上手くされていない！」と火に油を注いでしまうこともあるでしょう。

この点、電話内容の文字起こしがあればどうでしょうか。電話が来たときに過去のやり取りなどをすぐに確認し、適切な対応が可能となります。

クレーム対応の電話対応を文字起こしすれば、ベテラン社員の対応の流れをマニュアル化することも可能です。マニュアルは上司や同僚など、社内の関係者との共有にも役立ち、より品質の高い電話対応に役立つでしょう。

メリット6：どんな電話内容だったのか正確に把握できる

電話内容の文字起こしデータがあることで、どのような内容だったのかを正確に把握できるメリットがあります。

電話対応は、用件を正確に把握したうえで、臨機応変で迅速な対応が求められます。顧客を待たせてしまった場合、クレームにつながりかねません。

しかし、電話対応に不慣れな新入社員や電話が苦手な方もいます。用件を正しく把握できなかったり、聞く・書くが同時にできずにメモに要点をまとめられなかったりして、社内に正確な情報を伝達できないことも少なくありません。

そのような場面で、電話内容の文字起こしが解決策となります。メモを取らずに自動で電話内容をテキスト化することで、電話対応が不慣れであっても通話に集中でき、丁寧な接客につながるでしょう。

通話内容を文字起こししてくれるツールを選ぶ際のポイント4つ

通話内容を文字起こしするツールはいろいろありますが、選ぶときに悩む方も多いのではないでしょうか。

ここでは、ツールを選ぶ際の4つのポイントを順に解説します。

ポイント1：音声認識の精度

電話の音声をテキスト化する以上、音声を認識する精度が高くなければいけません。音声認識サービスはチューニング機能や専門用語の登録機能などの有無がポイントです。

音声認識サービスは決して万能ではなく、利用環境によって音声の認識率が変化します。電話の音声は、対面で話す際の音声よりも音質が低く、電話音声をテキスト化するのは難しいです。

そのため、AIによってチューニングしてくれるサービスや専門用語やフレーズを登録できる音声認識エンジンが搭載されているサービスがおすすめです。

ポイント2：データ管理の安全性

顧客との電話内容を扱う以上、データ管理の安全性も重要です。クラウドにデータをあずける形式のサービスが多いため、セキュリティ対策の説明がなされているかを確認しましょう。

サービスによっては、保存したテキストデータの自動削除などのセキュリティ機能が充実しているサービスもあるため、安全性についてどこまでこだわっているかをチェックしてサービスを選ぶようにしましょう。

ポイント3：サービス導入のためのコスト

電話の自動テキスト化ツールのサービスを導入するにはコストがかかります。大企業であれば、ツールにかけるコストを多くしても良いですが、中小企業ではかけられるコストはそう多くありません。

特に中小企業はサービス導入にかけられるコストを限られているため、自社の身の丈にあったサービスを導入する必要があります。

コストに見合ったサービスを導入するためにも、

• なんのためにサービスを導入するのか
• どのような効果が期待できるのか

などを具体的にイメージしてからコストを算出することをおすすめします。

ポイント4：文字起こしした内容を分析する機能の有無

文字起こしした内容（文章）を、分析できる機能があるかどうかも注目しましょう。

たとえば、通話中によく出てくる特定のワードを分析できると、マーケティングや電話対応の改善など、事業に効果的に活用できます。

文字起こしだけではなく「ほかの業務改善にも活かせるツールか？」という視点で導入すれば、より品質の高い顧客対応につながり、事業の発展に役立つでしょう。

通話内容を文字起こししてくれるおすすめのツール7つ

電話内容を文字起こしできる、おすすめのツールを7つ紹介します。

ポイントや特徴をそれぞれ解説していますので、以下を参考に自社に合ったツールを検討してみてくださいね。

ツール1：カイクラ

カイクラは、株式会社シンカが提供している顧客情報を一元管理できるCTIシステムです。着信時にパソコンやスマホの画面に顧客名や対応履歴やメモなどの顧客情報が自動で表示されます。

自動録音機能も搭載されており、電話内容をテキスト化・記録します。また、ビデオ通話機能やSMS配信やチャットボットなど、顧客のさまざまな状況・用途にあわせて利用可能なツールです。

リモートでの営業電話や、CSでの顧客対応でも使用できます。

電話対応のみならず、社内での顧客情報の共有を効率化したい企業におすすめです。

ツール2：pikupon

pikuponは、pickupon株式会社が提供しているAIを搭載したクラウドIP電話です。電話内容を自動で録音・テキスト化し、CRMやSF、チャットツールなどの外部ツールに記録できます。

クラウド電話を頻繁に利用する企業におすすめです。

ツール3：MiiTel

MiiTelは、株式会社RevCommが提供している電話営業を可視化するクラウドIP電話です。

録音やテキスト化機能のほか、架電数や商談数などをデータ化する機能や、AI音声解析機能も搭載されています。電話内容から話し方や特徴をデータで可視化できるため、改善のためのフィードバックや社内教育にも役立ちます。

営業電話業務にて、できるだけコストをかけずに自動テキスト化ツールを導入したい企業におすすめです。

ツール4：MOT/TEL

MOT/TELは、株式会社バルテックが提供する、電話業務を効率化する法人電話サービスです。

スマートフォンや自宅のパソコンでも、会社の番号で受発信することが可能です。また、全国各地にクラウドサーバーが設置してあり、安定した音質で通話できます。オプション機能で電話内容を自動で録音・テキスト化ができます。

リモートワークが多い企業におすすめです。

ツール5：Comdesk Lead

Comdesk Leadは、株式会社Widsleyが提供している、営業活動をサポートするCTIシステムです。携帯回線から発信できる特徴があり、インターネット回線なしでも使用できます。

電話内容をすべて録画・テキスト化可能で、CRMと連携すると自動で履歴を作成できます。

携帯端末があれば利用可能なため、テレワークが多い企業や外回りする営業職が多い企業におすすめです。

ツール6：BlueBean×RECAIUS

BlueBean×RECAIUSは、「BlueBean」を提供する株式会社ソフツーが、東芝デジタルソリューションズ株式会社が提供する「RECAIUS」と連携し、2020年6月に販売した通話機能サービスです。

電話内容をテキスト化して自動要約する機能や、応対履歴の検索機能があります。

電話対応のスキルがグラフで可視化される機能もあるため、業務改善や教育にも活用可能です。そのため、コールセンターや顧客への電話対応が多い企業におすすめです。

ツール7：AmeyoJ

AmeyoJは、株式会社アイ・ピー・エス・プロが提供するコールセンターシステムです。

コールセンター業務のサポートに特化したシステムで、電話内容の録音・テキスト化はもちろん、応対履歴の閲覧や架電状況をリアルタイム表示機能などがあります。

コールセンターや電話営業をおこなう企業におすすめのシステムです。

電話対応の内容を文字起こしして、社内の効率化をはかろう

今回は、電話内容を文字起こしできるツールをテーマに

• 電話内容の文字起こしがテレワークの課題解決になる理由
• 電話内容を文字起こしするメリット
• 電話内容を文字起こしするツールを選ぶポイント
• おすすめの文字起こしツール

を解説しました。

電話内容を文字起こしするツールの導入は、電話業務の効率化はもちろん、顧客との信頼構築に役立ちます。電話による商談や問い合わせ対応、クレーム対応などにもうってつけです。

なお、本記事でも紹介した、電話業務の効率化をサポートする「カイクラ」の機能詳細は、以下よりご覧いただけます。

電話内容の文字起こしはもちろん、音声録音機能や顧客情報をポップアップで画面に表示する機能など、電話対応の品質向上につながる機能が豊富です。詳細については、以下をご覧ください。

また、テレワークにおいて固定電話での対応を課題ととらえる企業も少なくありません。

テレワークにおける社内の固定電話について、おすすめのサービスを知りたい方は、以下の「リモートワーク・テレワークにおける固定電話の対応。状況別おすすめサービスも紹介」をご一読ください。

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