電話を文字起こしするには？固定電話に対応したシステムを厳選紹介！

「電話を文字起こしして、トラブル対応に備えたい」
「固定電話を簡単に文字で残す方法はないだろうか？」

このようにお悩みではありませんか？電話の件数が増えてくると、それぞれの内容を覚えておくことが難しくなります。通話録音をすれば内容を覚えずに済みますが、確認するには毎回音声データを聞き直さなければならず、手間になることもあります。

このような手間を軽減し、通話内容の管理や活用をスムーズにするのが電話の文字起こしです。今回は、電話の文字起こしの方法について解説し、おすすめのシステムを紹介します。

とくに会社で使用する固定電話のテキスト化を念頭に展開していますので、ビジネスユースでの通話の文字起こしをご検討の方は、ぜひ参考にしてください。

文字起こしができるシステムには、通話録音とセットで利用できるサービスが多くあります。カイクラの場合、全通話の自動録音機能だけでなく、精度の高い文字起こし機能も利用可能です。便利な機能について気になる方は、以下より詳細をご参照ください。

ビジネスユースの電話を文字起こしする重要性

会社の窓口には、毎日さまざまな用件で電話がかかってきます。かかってくる電話の記録を文字起こしすることで、多くのメリットが期待できます。

まず、通話内容をテキストベースで確認すると、情報を正しく認識できます。たとえば、電話の音が聞き取れない場合でも、文字起こしがあれば聞き洩らした内容を即座に確認することが可能です。

また、テキストデータを顧客情報と結び付けて管理すれば、顧客の傾向分析にも活用でき、マーケティング戦略を検討する材料としても役立てられます。

さらに、通話の文字起こしは証拠として活用できるシーンが多くあります。とくに、ビジネスユースの場合、支払いや納期、交渉、契約などの通話内容をテキストで確認できると便利です。相手と認識違いが起きた際に、文字起こしがエビデンスとして機能します。

ちなみに電話を文字起こしするメリットについては、以下の記事でさらに詳しく解説していますので、あわせてご一読ください。

固定電話で通話を文字起こしする方法

さまざまなメリットがある固定電話の文字起こしですが、多くの場合通話録音の後に音声データをテキストに変換します。固定電話の通話録音を行うには、主に以下の方法があります。

前者の場合、まず録音装置を入手し、電話機に設置することで通話録音ができます。ただし、録音装置はテキスト化機能には対応していないため、別途文字起こしツールなどを取り入れる必要があります。これは電話機に通話録音機能がある場合も同様です。

それに対して後者の通話録音システムの場合、通話録音とテキスト化機能があるサービスを選ぶことで、固定電話の文字起こしが手早くできます。

なお法人の固定電話の録音方法については、以下の記事で詳しく紹介していますので、あわせてご参照ください。

また、電話機につける録音装置について知りたい方は、以下の記事で詳細をご覧いただけます。

ここまで固定電話の通話を文字起こしする方法をみてきましたが、「録音装置よりも録音と文字起こしができるシステムのほうがよい」と思った方もいるのではないでしょうか？

次の章では、電話の文字起こしに役立つシステムを紹介します。

固定電話に対応！電話の文字起こしができるシステム5つ

固定電話の文字起こしができるシステムは多数ありますが、ここでは操作感に優れたサービスを5つ紹介します。

1. カイクラ
2. MiiTel
3. MOT/TEL
4. INNOVERA
5. COTOHA Voice Insight

ぜひ職場にあったシステム選びの参考にしてください。

【システム1】カイクラ

カイクラは、電話の通話録音と文字起こしの両方の機能を備えたシステムです。受発信に関係なく全通話が自動で録音され、文字起こしもできます。

カイクラの文字起こし機能の特徴は以下のとおりです。

• 自動で通話をテキスト化できる
• データを顧客情報と一元管理できる
• 検索性に優れている
• 感情の起伏をラベリングし、テキストでもニュアンスがわかる
• 特定のワードが使用されたら強調表示し、注意を促す
• AI要約機能で、通話の内容把握が効率化できる

カイクラはAIを取り入れたテキスト化機能に優れています。聞き取りにくい音声でも高い精度でテキストに落とし込み、「怒り」「信頼」などの相手の感情を判断することも可能です。相手の感情の流れをテキストベースで視覚化することで、「この発言は顧客に不快な気持ちを与える」などクレーム研修時の教材としても役立ちます。

また、取引においてマイナス要素となる「キャンセル」や「解約」などが使われた際にそのテキストを強調表示して注意を促したり、マイナス要素が出現した会話をピックアップすることもできます。

さらにAIとの連携によって、テキストをクリックするだけで要約することも可能です。

カイクラは、単に通話を録音して文字起こしするだけでなく、目的にあわせた活用をサポートします。

気になる方は、無料のトライアル期間を利用して、業務の中でカイクラを試すことも可能です。カイクラが気になる方は以下より詳細をご確認ください。

【システム2】MiiTel

MiiTelは、電話機を用意せずともインターネット電話で通話録音と文字起こしをしてくれるシステムです。全自動で録音と文字起こしが可能なため、大事な情報を記録し忘れることはありません。電話の取り次ぎミスも伝言漏れも防げます。

営業目的でもクレーム対応でも確実に記録しておけるため、後から確認しやすく、問題発生時の対処を講じる際にも役立ちます。

また、MiiTelは1ID、月契約でも始められるため、通話録音と文字起こしツールの導入負担が心配な方や、まずは試してみたい方にもおすすめです。

【システム3】MOT/PBX

MOT/PBXは、番号はそのままでスマートフォンなどを固定電話として使えるようにできるオンプレミス型のシステムで、通話録音と文字起こしが可能です。

専用アプリを活用することで、それぞれ通話録音と文字起こしを自動化できます。データは自社管理のサーバーに保管されるため、業種や社内規定によりセキュリティ要件が高い場合でも取り入れやすいのがメリットです。

また、テキスト化は月2,000円からの従量課金制のため、比較的安価な価格で必要な通話を選んで文字起こしすることもできます。

【システム4】INNOVERA

INNOVERAは、スマートフォンやパソコンを固定電話として使用できるクラウド型のシステムです。全通話の自動録音が標準機能に入っており、文字起こしに関してはオプション機能「INNOVERA Text」を選ぶことで利用できます。

テキストデータはクラウド型のサーバーに保存され、後から情報を検索したり、社内で共有したりする際も簡単です。

文字起こしの容量は基本料金に3時間分が含まれていますが、それを超えた時点で従量制となります。使った分だけ払う仕組みのため、費用を抑えたい方や文字起こしの頻度が少ない方におすすめです。

【システム5】COTOHA Voice Insight

COTOHA Voice Insightは、NTTコミュニケーションズが主に電話のコンタクトセンターなどを運営する法人向けに提供する、通話音声テキスト化システムです。

NTTグループの長年の研究による自然言語解析技術（AI）を活用し、高い精度で文字起こしを行います。

コンタクトセンターの通話録音データをテキスト化することで、オペレーター教育や顧客対応で使用するデータ確認を素早く行うことが可能です。これは耳で聞くモニタリング業務を目視で行えるためで、結果的に業務効率化を期待できます。

また固有名詞や業界用語に強いシステムのため、テキスト化の品質を求める場合におすすめです。

ここまでおすすめのシステムを紹介してきましたが、さまざまな機能があり便利な反面、そこまでの機能性は求めていないと思われた方もいるかもしれません。ここで重要なのは自社にあったサービスを選ぶことです。

そこで次の章では、システムを選ぶコツを紹介します。

固定電話の文字起こしに役立つシステム選びのコツ4つ

本章では固定電話の文字起こしに役立つシステム選びのコツを4つ紹介します。

1. 目的・活用シーンを明確にする
2. 文字起こしの精度を確認する
3. 導入コストや月額費用を検討する
4. セキュリティ対策が万全か確認する

システム選びで失敗しないために着目すべきポイントでもあります。ぜひ参考にしてください。

【コツ1】目的・活用シーンを明確にする

1つ目のコツは、電話の文字起こしの目的と活用シーンを明確にすることです。電話でのクレームや問い合わせ対応を効率化したい場合、通話内容をテキスト管理すると確認や状況把握がしやすくなります。

ただし、電話の頻度や求める文字起こしの品質は、状況によって異なります。そこでデータ活用について社内でよく検討し、文字起こしが必要な理由を明確にすることが大切です。

必要な頻度や求める品質がさほど高くない場合、高機能型の文字起こしサービスを選んでも、オーバースペックとなることもあります。なお、自社にあったサービスを見つけるには、気になるシステムの導入事例を参考にすることをおすすめします。

【コツ2】文字起こしの精度を確認する

2つ目のコツは、システムが提供する文字起こしの精度を確認することです。しかしながら、文字起こしの精度は判断しにくい部分のため、実際に試して確認することをおすすめします。無料のトライアル期間を設けているサービスであれば、実務に利用しながら精度を確認できます。

サービスを利用してみると、精度が低く音声データを聞きながらテキストを確認しないと内容が理解しにくい場合もあれば、テキストでは伝わらない細かなニュアンスまで解析してくれる場合もあります。

精度に加えて、操作性や機能性（拡張性）も確認しておくと、導入するかを判断する際に役立つでしょう。

【コツ3】導入コストや月額費用を検討する

3つ目のコツは、導入コストと月額費用を検討することです。電話の文字起こしに対応したシステムにはそれぞれ特徴があり、費用も異なります。

基本料金を抑えて必要な分のみテキスト化する従量制のシステムもあれば、全通話の録音とテキスト化を標準機能としたシステムもあり、価格差が開くことも少なくありません。

社内にサーバーを用意してデータ保管を行うオンプレミス型よりも、オンライン上に構築されたサーバーを利用するクラウド型のシステムのほうが、初期費用を抑えやすいです。また1IDから契約可能なシステムも、予算を抑えたい場合の選択肢となるでしょう。

【コツ4】セキュリティ対策が万全か確認する

4つ目のコツは、セキュリティ対策が万全なシステムであるかを確認することです。

通話の音声データやテキストデータは個人情報にあたるため、万が一漏えいした場合に大きな問題となります。企業としてのコンプライアンス違反になり、信頼を損ねるだけでなく、場合によっては裁判沙汰になることもあります。

このようなリスクを回避するためにも、セキュリティを強化したシステムを選ぶことが大切です。送信データの暗号化やアクセス制限など、対策が完備されたシステムを検討するとよいでしょう。

まとめ：固定電話の文字起こしには、通話録音もできる方法を！

ビジネスユースの電話を録音し、文字起こしをしたデータは、トラブル対応や顧客分析データとして活用できます。会社の窓口となる固定電話の内容を確実に押さえ、電話対応に携わる社員の負担を減らし、業務効率化につなげましょう。

固定電話の通話録音と文字起こしをワンストップで効率化したい場合は、カイクラのような電話対応効率化ツールもおすすめです。通話をテキスト化するだけでなく「解約」などの特定ワードを強調表示する機能や、ワンクリックで通話内容をAI要約する機能も搭載されています。

目的にあわせたデータ活用をサポートするツールについては、以下より詳細をご参照ください。