固定電話の文字起こしはどうやる？無料のやり方からAI活用法まで紹介

「電話を文字起こしして、トラブル対応に備えたい」
「固定電話の通話内容を簡単に文字で残す方法はないだろうか？」

このようにお悩みではありませんか？電話の件数が増えてくると、それぞれの内容を覚えておくことが難しくなります。通話録音をすれば内容を覚えずに済みますが、確認するには毎回音声データを聞き直さなければならず、手間になることもあります。

このような手間を軽減し、通話内容の管理や活用をスムーズにするのが電話の文字起こしです。今回は、固定電話の通話を文字起こしする方法や、ビジネスでの導入メリット、おすすめのシステムなどをわかりやすく解説します。

とくに会社で使用する固定電話のテキスト化を詳しく解説しますので、ビジネスでの通話の文字起こしを検討している方は、ぜひ参考にしてください。

文字起こしができるシステムには、通話録音とセットで利用できるサービスが多くあります。カイクラの場合、自動録音機能だけではなく、精度の高い文字起こし機能も利用可能です。便利な機能が気になる方は、以下より詳細をご確認ください。

固定電話で文字起こしする3つの方法

固定電話の通話をテキスト化する方法には、いくつかの選択肢があります。自社の環境や目的に合ったやり方を見つけるために、まずは具体的な3つの方法を確認していきましょう。

1.スマホ併用で手軽に文字起こしする方法

固定電話の通話をスマートフォンと組み合わせて、手軽に文字起こしする方法があります。

固定電話をスピーカーホンに切り替え、近くに置いたスマートフォンの無料音声認識アプリなどで音声を拾い、録音とテキスト化を同時に進めるやり方です。専用の機器を新しく購入する必要がないため、まずはコストをかけずに試してみたい場合に適しています。

ただし、周囲の雑音やオフィスの環境音をマイクが拾ってしまい、テキストの精度が下がりやすい点がデメリットです。ビジネスの公式な記録として残すには、やや物足りなさを感じることがあります。

2.レコーダーで録音し文字起こしする方法

固定電話に専用の録音機器を接続し、通話内容を記録してから文字起こしする方法です。

電話機に外付けのレコーダーなどをつないで音声を残し、後からそのデータをパソコンへ取り込んでAIツールなどでテキスト化します。スマホ併用よりもクリアな音源を残しやすいのが特徴です。

しかし、通話が終わったあとにデータをパソコンへ移行させる作業が発生するため、タイムラグが生じてしまいます。毎日の件数が多い業務では、データの整理に手間がかかってしまいます。

3.専用ツールを使って文字起こしする方法

費用は発生しますが、ビジネス向け専用のツールを導入すると、通話の録音からテキスト化までをスムーズに完結させられます。

専用ツールには、通話中にリアルタイムで画面へ文字を表示するタイプと、通話が終了したあとに自動でテキスト化するタイプの2種類があります。電話対応の補助としてその場で内容を確認したい場合はリアルタイム型が向いており、後からの確認や振り返りを重視する場合は通話後型が便利です。

たとえばカイクラであれば、全通話の自動録音はもちろん、AIが文字起こしと要約までおこなってくれます。長時間の電話であっても、内容の概要を短時間でしっかりと把握できるようになるため、記録や確認の手間を大きく減らせます。

カイクラのAI機能の詳細は、以下よりご覧ください。

ビジネスで固定電話の文字起こしシステムを導入するメリット

ビジネスにおいて固定電話の通話をテキスト化する仕組みを取り入れると、現場の業務効率や対応品質にどのような変化が生まれるのでしょうか。

ここでは、ビジネスで固定電話の文字起こしシステムを導入する3つのメリットを詳しく解説します。

1.録音とAI自動テキスト化による記録業務の負担軽減

電話対応をしながらメモを取る作業は、細かい内容を聞き逃す原因になったり、担当者に大きな負担をかけたりします。

文字起こしシステムを導入して自動でテキスト化がおこなわれるようになると、通話中に逐一メモを取る必要がなくなります。その結果、通話相手との対話や要望の聞き取りに集中しやすくなり、聞き取りの精度や対応品質を高めることが可能です。

2.クレーム対応の円滑化と言った・言わないのトラブル防止

顧客との間で言った・言わないの行き違いが生じると、企業の信頼を揺るがす大きなトラブルに発展しかねません。

通話内容が正確なテキストデータとして残るため、当時のやり取りを客観的な証拠に基づいてスムーズに確認できます。事実関係を迅速に把握できるだけではなく、理不尽な要求から従業員を守るための材料としても役立ちます。

3.顧客対応スキルの向上と社内共有の効率化

電話対応の内容は個人のスキルに依存しやすく、ノウハウが属人化してしまうことが多くの職場で課題となっています。

優秀な担当者による実際のトーク内容や対応のコツを可視化して残せるため、そのまま品質の高い社内マニュアルとして活用可能です。新人スタッフの教育にかかる時間を短縮し、チーム全体の対応スキルの底上げにもつながります。

これら3つのメリットを活かすことで、日々の電話業務にともなう負担を大きく軽減し、組織全体の生産性を高めることができます。

固定電話に対応！電話の文字起こしができるシステム5つ

固定電話の文字起こしができるシステムは多数ありますが、ここでは操作性に優れたサービスを5つ紹介します。

ぜひ自社にあったシステム選びの参考にしてください。

1.カイクラ

カイクラは、電話の通話録音と文字起こしの両方の機能を備えたシステムです。受電・架電を問わず全通話が自動で録音・文字起こしされます。

カイクラを導入すれば、メモ作業の負担は文字起こしで解消できます。長い通話の確認も、AI要約を使えば素早く内容の把握が可能です。

また、クレームの振り返りには「キャンセル」や「解約」など使われた会話をピックアップすることもできます。

カイクラは、単に通話を録音して文字起こしするだけではなく、目的にあわせた活用をサポートします。カイクラが気になる方は以下より詳細をご確認ください。

2.MiiTel

MiiTelは、電話機を用意せずともインターネット電話を利用して通話録音と文字起こしができるシステムです。全自動で録音と文字起こしが可能なため、大事な情報を記録し忘れることはありません。電話の取り次ぎミスも伝言漏れも防げます。

営業目的でもクレーム対応でも確実に記録しておけるため、後から確認しやすく、問題発生時に対処する際にも役立ちます。

また、MiiTelは1ID、月契約でも始められるため、通話録音と文字起こしツールの導入負担が心配な方や、まずは試してみたい方にもおすすめです。

3.MOT/PBX

MOT/PBXは、番号はそのままでスマートフォンなどを固定電話として使えるようにするオンプレミス型のシステムで、通話録音と文字起こしが可能です。

専用アプリを活用することで、それぞれ通話録音と文字起こしを自動化できます。データは自社管理のサーバーに保管されるため、業種や社内規定によりセキュリティ要件が高い場合でも取り入れやすいのがメリットです。

また、テキスト化は月2,000円からの従量課金制のため、比較的安価な料金で必要な通話を選んで文字起こしすることもできます。

4.INNOVERA

INNOVERAは、スマートフォンやパソコンを固定電話として使用できるクラウド型のシステムです。全通話の自動録音が標準機能に入っており、文字起こしに関してはオプション機能「INNOVERA Text」を選ぶことで利用できます。

テキストデータはクラウド型のサーバーに保存され、後から情報を検索したり、社内で共有したりする際も簡単です。

文字起こしの容量は基本料金に3時間分が含まれていますが、それを超えた時点で従量制となります。使った分だけ払う仕組みのため、費用を抑えたい方や文字起こしの頻度が少ない方におすすめです。

5.COTOHA Voice Insight

COTOHA Voice Insightは、NTTコミュニケーションズが主に電話のコンタクトセンターなどを運営する法人に提供する、通話音声テキスト化システムです。

NTTグループの長年の研究による自然言語解析技術（AI）を活用し、高い精度で文字起こしをおこないます。

コンタクトセンターの通話録音データをテキスト化することで、オペレーター教育や顧客対応で使用するデータの確認を素早くおこなうことが可能です。これは耳で聞くモニタリング業務を目視でおこなえるためで、結果的に業務効率化を期待できます。

また、固有名詞や業界用語に強いシステムのため、テキスト化の品質を求める場合におすすめです。

ここまでおすすめのシステムを紹介してきましたが、さまざまな機能があり便利な反面、必要以上に高機能なサービスは不要だと感じる方もいるでしょう。ここで重要なのは自社にあったサービスを選ぶことです。

そこで次の章では、システムを選ぶコツを紹介します。

固定電話の文字起こしに役立つシステム選びのコツ4つ

本章では固定電話の文字起こしに役立つシステム選びのコツを4つ紹介します。

1. 目的・活用シーンを明確にする
2. 文字起こしの精度を確認する
3. 導入コストや月額費用を検討する
4. セキュリティ対策が万全か確認する

システム選びで失敗しないために着目すべきポイントです。ぜひ参考にしてください。

1.目的・活用シーンを明確にする

1つ目のコツは、電話の文字起こしの目的と活用シーンを明確にすることです。電話でのクレームや問い合わせ対応を効率化したい場合、通話内容をテキスト管理すると確認や状況把握がしやすくなります。

ただし、電話の頻度や求める文字起こしの品質は、状況によって異なります。そこでデータの活用方法を社内で十分に検討し、文字起こしが必要な理由を明確にすることが大切です。

必要な頻度や求める品質がさほど高くない場合、高機能型の文字起こしサービスを選んでも、オーバースペックとなることもあります。なお、自社にあったサービスを見つけるには、気になるシステムの導入事例を参考にすることをおすすめします。

2.文字起こしの精度を確認する

2つ目のコツは、システムが提供する文字起こしの精度を確認することです。しかしながら、文字起こしの精度は判断しにくい部分のため、実際に試しての確認がおすすめです。無料のトライアル期間を設けているサービスであれば、実務に利用しながら精度を確認できます。

サービスを利用してみると、精度が低く音声データを聞きながらテキストを確認しないと内容が理解しにくい場合もあれば、テキストでは伝わらない細かなニュアンスまで解析してくれる場合もあります。

精度に加えて、操作性や機能性（拡張性）も確認しておくと、導入するかどうかを判断する際に役立つでしょう。

3.導入コストや月額費用を検討する

3つ目のコツは、導入コストと月額費用を検討することです。電話の文字起こしに対応したシステムにはそれぞれ特徴があり、費用も異なります。

基本料金を抑えて必要な分のみテキスト化する従量制のシステムもあれば、全通話の録音とテキスト化を標準機能としたシステムもあり、価格差が生じることも少なくありません。

社内にサーバーを用意してデータ保管をおこなうオンプレミス型よりも、オンライン上に構築されたサーバーを利用するクラウド型のシステムのほうが、初期費用を抑えやすいです。また1IDから契約可能なシステムも、予算を抑えたい場合の選択肢となるでしょう。

4.セキュリティ対策が万全か確認する

4つ目のコツは、セキュリティ対策が万全なシステムであるかを確認することです。

通話の音声データやテキストデータは個人情報にあたるため、万が一漏えいした場合に大きな問題となります。企業としてのコンプライアンス違反になり、信頼を損ねるだけではなく、場合によっては法的トラブルに発展することもあります。

このようなリスクを回避するためにも、セキュリティを強化したシステムを選ぶことが大切です。送信データの暗号化やアクセス制限など、対策が施されたシステムを検討するとよいでしょう。

通話録音のテキスト化で言葉のすれ違いを防いだ事例

固定電話の文字起こしや自動録音システムを導入することで、実際の現場ではどのように業務が改善されるのでしょうか。

ここでは、実際にシステムを導入して業務効率化を実現した企業の事例を紹介します。

沖縄県那覇市の小禄エリアに特化し、地域密着で40年以上の歴史を歩む高蔵住宅様では、これまで電話対応で課題を抱えていました。

退去にともなう修繕の報告やご相談、騒音問題など、さまざまな内容の受電で膨大な情報を漏らさずに手書きでメモを取らなければいけなかったからです。必要な要点を聞き逃さないようプレッシャーがかかり、メモの整理や他のスタッフへの引き継ぎにも労力を要していました。

こうした課題を解決するために導入されたのが、カイクラの通話の自動録音とテキスト化機能です。

すべての通話が自動で録音されるようになり、現場の安心感が高まりました。話した内容がテキストとしても残るため、メモ代わりにテキストですぐ通話内容を振り返ることもでき、1日に何件も受電が重なる忙しい時間帯でも、引き継ぎや確認の負担が軽減されています。

細かなニュアンスを逃さない正確なデータ共有は、現場の負担を減らしながら、チーム全体の対応クオリティを維持するための大切な基盤となっています。

参考：高蔵住宅様

固定電話の文字起こしに関するよくある質問

固定電話の文字起こしシステムの導入を検討する際、費用対効果や実際の精度、準備するものなど、疑問や不安を持つ方は少なくありません。

ここでは、固定電話の文字起こしに関してよく寄せられる疑問をわかりやすく解説します。

1.AIによる自動文字起こしは実務で使える精度ですか？

近年のAIによる自動文字起こしは実用性が高くなっていますが、周囲の環境音やマイクの性能や音声の拾い方によって精度が左右される場合があります。

そのため、導入を検討する際は、実際のオフィス環境でおこなう無料トライアルを活用して確かめることが大切です。また、単に一般的な認識精度が高いだけではなく、自社特有の業界用語や専門用語を辞書登録できる機能が備わっているかどうかも、実務でスムーズに活用するための重要なポイントになります。

2.無料ではなく、有料システムを導入する費用対効果はありますか？

有料システムを導入するコストに対して、現場で得られる業務効率化の効果は期待できます。

毎回の通話内容をスタッフがタイピングして議事録にまとめたり、後から聞き直したりする作業には、膨大な人件費と時間がかかってしまうからです。システムの月額料金と日々の作業にかかる人件費を比較すると、自動テキスト化によって結果的にコスト削減につながることがわかります。

ただし、通話の件数や聞き直しの時間などで費用対効果は変わるため、今かかっている時間や負荷を可視化するところから始めるのがおすすめです。

3.固定電話の文字起こしに電話機の買い替えは必要ですか？

多くのビジネス向けシステムは、現在オフィスで使用している固定電話をそのまま活用できるようになっています。

新しい電話機に入れ替える必要がないケースが多く、使い慣れた電話環境や既存の電話番号を変更することなく導入を進められます。現在の環境に適合するかどうかはシステムによって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

まとめ：固定電話の文字起こしには、通話録音もできる方法を！

ビジネスの電話を録音し、文字起こしをしたデータは、トラブル対応や顧客分析のデータとして活用できます。会社の窓口となる固定電話の内容を確実に押さえ、電話対応に携わる社員の負担を減らし、業務効率化につなげましょう。

固定電話の通話録音と文字起こしをワンストップで効率化したい場合は、カイクラなどの電話対応効率化ツールもおすすめです。通話をテキスト化するだけではなく「解約」などの特定ワードを強調表示する機能や、ワンクリックで通話内容をAI要約する機能も搭載されています。

目的にあわせたデータ活用をサポートするツールは、以下より詳細をご参照ください。