法人の固定電話を録音する方法！後付けできる5つのおすすめサービスを紹介

「大事な通話内容をメモし忘れてしまった」「しつこい勧誘やトラブルを防ぎたい」と考えていても、今使っている固定電話に録音機能がないと、どうすればいいか迷ってしまいませんか？

実は、電話機そのものを買い替えなくても、外付けの機器を導入するだけで簡単に通話を録音できるようになります。

本記事では、固定電話を外付けで録音するための具体的な方法や、失敗しない録音機器の選び方をわかりやすく解説します。家庭での防犯対策からビジネスでの言った・言わないのトラブル防止まで、目的に合った最適な解決策を紹介しますので、ぜひご覧ください。

なお、単に録音するだけではなく、録音データの振り返りや効率的な管理をしたいビジネス向けの方にはカイクラがおすすめです。

カイクラは、通話内容の自動録音はもちろん、メールやSMSなどのやり取りも一元管理できるシステムです。詳細は、ぜひ以下よりご確認ください。

固定電話を通話録音できる外付け機器の主な種類と接続方式

今の固定電話に録音機能がないけれど、録音したい場合、外付け機器の導入がもっともスムーズな解決策です。外付け機器には、主に以下の3つの種類があります。

1. 受話器の音を直接拾う「テレフォンピックアップ型」
2. 電話機と壁の間につなぐ「アダプター・装置型」
3. PCやサーバーで一括管理する「通話録音システム」

それぞれの特徴を一覧表にまとめました。

	テレフォンピックアップ型	アダプター・装置型	通話録音システム
主な利用シーン	メモ代わり	防犯や小規模なオフィス	法人の証拠保全や情報共有、業務効率化
接続方法	耳にイヤホン型マイクを入れ、その上から受話器を当てる	電話機と受話器、または電話線との間に機器を接続する	アダプター経由でPCやサーバー、クラウドに接続する
録音の品質	周囲の雑音を拾いやすい	クリアに録音できる	クリアに録音できる
データの管理方法	ICレコーダーなどに保存	本体やSDカードに保存	PC・クラウドに自動保存・検索可能
価格帯の目安	数千円ほど	数千円から数万円	月額費用数千円〜＋導入費用0〜数十万円

利用シーンや予算にあわせて選べるよう、各タイプの特徴を詳しくみていきましょう。

1.受話器の音を直接拾う「テレフォンピックアップ型」

テレフォンピックアップ型は、イヤホン状のマイクを耳に入れ、その上から受話器を当てて会話を録音する仕組みです。

最大のメリットは、安価で購入でき、ICレコーダーさえあればすぐに録音を始められる点です。特別な配線作業が不要なため、機械の操作が苦手な方でも手軽に導入できます。

ただし、マイクが受話器の外側にあるため、周囲の雑音を拾いやすい傾向があります。あくまで自分用のメモ代わりとして、手軽に録音したい場合に向いている方法です。

以下の記事では、ICレコーダーを利用して録音する方法や、おすすめの機種を紹介しています。

2.電話機と壁の間につなぐ「アダプター・装置型」

アダプター・装置型は、電話回線と電話機の間、あるいは電話機と受話器の間に、物理的なアダプターを割り込ませて接続する方法です。

電話線を通る電気信号を直接キャッチして録音をおこなうため、テレフォンピックアップ型に比べて周囲の雑音が入らず、クリアな音声を残せます。

設置に特別な工事は必要なく、誰でも簡単に取り付けられるのが魅力です。家庭でのトラブル防止や、小規模なオフィスでの導入に適しています。

3.PCやサーバーで一括管理する「通話録音システム」

通話録音システムは、複数の電話機をネットワークでつなぎ、通話データを自動でサーバーやクラウドに保存する仕組みです。

ビジネスでの利用を前提としており、すべての通話を漏れなく録音できるのが特徴です。保存されたデータは、後から特定のキーワードや日時で検索・共有することが容易におこなえます。

個人向けではなく法人向けのサービスですが、顧客対応の品質を向上させたい企業や、コンプライアンスを強化したい組織にはおすすめの方法です。

固定電話に外付けする録音機の選び方

外付けの録音機器は、種類によって得意とする分野が大きく異なります。そのため何のために録音したいのか、目的を明確にすることが大切です。

ここでは、主な2つのニーズにあわせた選び方のポイントを解説します。

• 【防犯・個人】実家の親を守りたい場合
• 【ビジネス・法人】言った言わないのトラブルを防ぎたい場合

それぞれの利用シーンに適した機能を確認していきましょう。

1.【防犯・個人】実家の親を守る！「警告アナウンス機能」を重視

家庭でのトラブルや、離れて暮らす親の防犯対策として導入する場合、呼び出し音が鳴る前に「録音します」などのメッセージを流す「警告アナウンス機能」が重要です。

あらかじめ録音を告知することで、詐欺グループに電話を切らせる抑止効果が期待できるからです。さらに、高齢者が自ら操作をしなくても、受電時に自動で録音・警告が作動するタイプを選べば、離れて暮らす家族が後から内容を確認できるので安心できます。

振り込め詐欺やしつこいセールス、ストーカー被害の防止に大きな効果を発揮します。設置に工事が不要なタイプも多いため、手軽に実家の防犯性を高めることが可能です。

具体的には、「防犯対策電話録音機 ST-386 – KOBAN」などの機器は、手軽に防犯性を高められます。

主な特徴は、以下のとおりです。

• 振り込め詐欺対策やセールス、ストーカー被害防止に効果的
• 受電時に警告メッセージが自動再生される
• 通話内容を自動で録音してくれる
• 設置に工事が不要

プライベートで防犯目的の通話録音をしたい方におすすめの製品です。

2.【ビジネス・法人】言った言わないを防ぐ！検索・共有・保存性を重視

ビジネスシーンでは、録音するだけではなく後から活用できるかが重要になります。膨大な録音データの中から、特定の会話をすぐに見つけられる検索機能や、リモートワーク中でも内容を確認できるクラウド対応があるかをチェックしましょう。

たとえば、コミュニケーションプラットフォームのカイクラは、すべての通話が自動で録音されるため、確認漏れを防げます。

また、AIによる文字起こしや要約機能も備わっているため、会議録の作成やチーム内での情報共有もスムーズにおこなうことが可能です。「言った言わない」のトラブルを未然に防ぐだけではなく、業務の効率化にもつながります。

詳細は、ぜひ以下よりご確認ください。

ビジネスの固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット

続いて、固定電話に通話録音機能を導入するメリットを3つ紹介します。

1. 顧客対応力の向上が見込める
2. 対応内容の管理や共有ができる
3. クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ

1つずつみていきましょう。

1.顧客対応力の向上が見込める

通話録音機能を活用することで、顧客対応力の向上が期待できます。なぜならベテラン社員の電話対応を録音してデータ化し、新人社員の教育に活用できるためです。

社内の教育担当者が、新入社員1人1人に電話対応を指導するのは、時間やコストがかかるもの。そこで通話録音機能を活用すれば、録音した電話対応を聞きながら、話し方やノウハウを学べます。

電話対応が苦手な社員でも、お手本を繰り返し聞くことで、接客の品質が向上しやすくなります。結果として、顧客満足度の向上につながることも少なくありません。

実際に、弊社の通話録音機能がついているシステム「カイクラ」を導入した企業では、「以前より丁寧な電話対応ができるようになった」との声が寄せられています。

カイクラの通話録音機能でできることは、以下から資料ダウンロードのうえご確認ください！

2.対応内容の管理や共有ができる

通話録音機能を導入すると、通話内容がデータ化されることで、対応内容の管理や共有が可能です。

通話を録音することで、紙のメモよりも正確に他の社員への内容の共有ができます。

たとえば、他の社員への伝言を受けたときには、担当社員に音声データを送るだけで共有できます。

また録音内容をそのまま聞けるため、伝え漏れによる認識違いの発生も防止可能です。

通話録音機能を活用すれば、電話内容をメモする手間や顧客の話を頭で覚える必要はありません。

ゆえに担当者の負荷が軽減し、業務の効率アップにつながります。

3.クレームを未然に防ぐ・悪化を防ぐ

通話録音機能には、クレームを未然に防ぎ、仮にクレームが発生しても悪化を防止する効果があります。電話相手に「録音している」と事前に伝えることで、クレームの抑止力になるためです。

また、顧客とのやりとりが録音されているため、聞き洩らしや「言った、言わない」の争いも防ぎます。

さらに、クレームから訴訟につながる事態が発生しても、通話内容を証拠として提示できます。そのため、訴訟リスクの軽減が可能です。

万が一のためにも、通話録音機能を取り入れてみてはいかがでしょうか。

なかでも、通話録音機能を備えたシステムを導入する場合は、カイクラがおすすめです。

カイクラでは、「過去にクレームが出た顧客」や「クレーム対応中の顧客」などを、顧客情報にタグづけして管理できる機能があります。

電話に出る前にクレームにつながりそうな顧客とわかれば、

• 悪質なクレーム電話にそもそも出ない
• 通話開始時からいつもよりも丁寧な対応を取る

などの対策が可能です。

また、カイクラには通話録音機能やクレーム対応に役立つ機能はもちろんのこと、電話対応の負担軽減につながる機能がいくつも備わっています。

• 「電話対応の負担を減らしたい」
• 「顧客対応の品質を向上させたい」

とお悩みの方は、ぜひカイクラの詳細をチェックしてみてください。

固定電話に付与できる通話録音サービスおすすめ5選

固定電話に導入できる通話録音サービスを5つ紹介します。

1. カイクラ
2. MOT/Server
3. GoodLine
4. Omni Contact
5. YouWire

ひとつずつみていきましょう。

1.カイクラ

カイクラは、株式会社シンカが提供するクラウド型の通話録音システムです。 顧客管理や電話対応を効率化するための機能が豊富で、3,000社以上に導入されています。

カイクラは通話録音システムにとどまらず、電話対応を効率化するための機能が複数搭載されています。

とくに電話対応時に顧客の情報がわかることで、顧客にあわせた対応が可能になります。

また営業担当者が事前にわかれば、顧客を待たせずスムーズな取次ぎが可能です。

このように、カイクラは電話対応の品質をあげつつ業務効率化もできるため、電話対応の業務が多い企業さまにとくにおすすめです。

詳しい機能や導入事例は下記で紹介しているので、ご覧ください。

2.MOT/Server

「MOT/Server」は、株式会社バルテックが提供するクラウド型の通話録音サービスです。

オフィス内で同時に通話する機器が多い企業におすすめです。

3.GoodLine

「GoodLine」は、株式会社グッドリレーションズが提供するクラウド型のビジネスフォンです。

予算内で最適な通話録音サービスを選びたい企業さまにおすすめです。

4.Omni Contact

「Omni Contact」は、株式会社アセンドが提供するクラウド電話を内蔵したCRMシステムです。

初期投資をおさえたい企業さまや、機器の設置を省きたい企業さまにおすすめです。

5.YouWire

「YouWire」は、株式会社ギークフィードが提供するレンタルサーバを用いた通話録音システムです。

セキュリティ対策を重視する企業さまにおすすめです。

固定電話に通話録音機能を導入する際のポイント3つ

固定電話に通話録音機能を導入するときのポイントは下記の3つです。

• 導入できる環境が整っているか
• 必要な機能やサービスがあるか
• 通話録音を活用できる社内体制が整っているか

1つずつ解説します。

1.導入できる環境は整っているか

まずは会社に通話録音システムを導入するための環境が整っているかを確認しましょう。環境が整っていなければ、導入したいシステムを見つけても環境の制約で利用できない可能性があります。

たとえばカイクラであれば下記を設置する必要があります。

• ひかり電話
• 省スペースサーバー

通話録音システムごとに必要な環境は異なるため、資料請求時に確認しておくのがおすすめです。総務部や情報システム部など、複数の担当者と相談しながら進めましょう。

2.必要な機能やサービスがあるか

必要な機能やサービスが包括されているか確認することも重要です。

通話録音機能と一口に言っても、保存期間や録音時間はさまざまです。録音時間や保存期間など、自社に必要な要件を確認しておきましょう。

また、通話録音機能以外に業務効率化につながる機能がないか、チェックしておくこともおすすめです。

たとえばカスタマーサポートに通話録音機能を活用したい場合、下記の機能があると電話対応を効率化できます。

• 受電時の顧客情報表示機能
• 通話内容のメモ機能

営業活動で活用したい場合には、下記の機能があると便利です。

• 顧客情報管理機能
• スマートフォン対応

通話録音システムを導入する目的から必要な機能・サービスを洗い出し、その機能が備わっているシステムを選ぶようにしましょう。

3.通話録音を活用できる社内体制が整っているか

通話録音システムを活用できる社内体制を整えることも重要です。たとえば、以下2点を整理しておくと導入後に活用しやすくなります。

• 通話録音システムをスムーズに使ってもらうための準備
• 通話録音システムを業務に活用する方法の検討

本格導入前に、通話録音システムの操作説明をしておきましょう。従業員全体への説明が難しい場合は、キーパーソンを立てて説明をするなども効果的です。

次に通話録音を業務に活用するシーンを想定し、具体的な流れやマニュアルなどを整えておきましょう。上述した「固定電話に通話録音機能を導入する3つのメリット」を参考にすると、イメージしやすいのではないでしょうか。

固定電話の録音外付けに関するよくある質問

固定電話に外付け機器を導入する際、法律面やコスト面で不安を感じる方も多いのではないでしょうか。

ここでは、導入前によく寄せられる2つの質問に回答します。

1. 相手に録音がバレる心配や違法性
2. 特殊詐欺対策としての補助金制度

疑問を解消して、安心して準備を進めていきましょう。

1.相手にはバレる？通話録音の違法性

相手の許可なく通話録音をおこなうことは、基本的に違法ではありません。

日本では、自分の通話を記録する行為は正当な業務や防犯目的とみなされるためです。ただし、録音の事実を相手に伝えていない状態で後からトラブルが生じた場合、信頼関係に影響を及ぼす恐れがあります。

そのため、ビジネスシーンや防犯対策として利用する場合は、事前アナウンスを流すなど、あらかじめ録音していることがわかる状態にしておくのがおすすめです。そうすることで、相手に安心感を与えつつ、無用なトラブルを未然に防ぐことができます。

通話録音に関する法律上の細かな注意点は、以下の記事で詳しく解説しています。

2.特殊詐欺対策の録音外付け機器には補助金が出る？

特殊詐欺の被害を防ぐための外付け機器や電話機の購入に対しては、自治体から補助金が出る場合があります。

近年、高齢者を狙った詐欺被害が増加していることから、多くの自治体が対策機器の導入を支援しているためです。たとえば、受電前に警告メッセージを流したり、自動で録音をおこなったりする機能がついた機器が対象となります。

補助の条件や金額は地域によって異なりますが、購入費用の全額もしくは一部を補助してもらえるケースが少なくありません。ご自身や高齢のご家族のために導入を検討されている場合、まずはお住まいの地域の役所や警察署のホームページで、補助金制度がないか確認してみるのが良いでしょう。

まとめ：固定電話に通話録音機能を導入して、効率化しよう

固定電話の通話を録音するには、電話機を買い替えなくても外付け機器を活用することで、手軽に対応が可能です。

この記事で紹介した重要なポイントを、改めておさらいしましょう。

• 外付け機器には「テレフォンピックアップ型」「アダプター型」「録音システム」の3種類がある
• 個人の防犯対策は、警告アナウンス付きの自動録音機能を選ぶのがおすすめ
• ビジネスシーンでは、データの検索や共有がスムーズにおこなえるクラウド型が効率的
• 防犯対策では、補助金を活用できる自治体もあるため、導入前に確認するとお得

用途にあわせて最適な録音方法を選ぶことが、トラブル防止や業務効率化への第一歩となります。

カイクラは、自動録音だけではなく、AIによる文字起こしや顧客情報の管理まで一括しておこなうことができます。言った・言わないのトラブルを防ぐのはもちろん、チーム全体での情報共有を円滑にし、顧客対応の品質を高めることが可能です。

日々の電話対応をより付加価値の高いものに変えていきたいとお考えの方は、ぜひ以下より詳細をご確認ください。