社用携帯を録音する重要性とは？その効率的な方法も紹介

「社用携帯を録音したいけど、よい方法は？」
「携帯電話の通話を管理したい」

社用携帯の通話録音は、聞き間違いの防止や重要な会話の保存ができるので、「言った言わない」のクレーム対応に役立ちます。

社員の不適切な言動が原因で、企業の信頼喪失の恐れがある現代。社用通話の録音で、社員の電話対応を確認・管理することは、企業の信頼を築くうえでも大切なことです。

そこでこの記事では、社用携帯を録音する重要性とそのメリット・デメリット、効率的に通話を録音する方法についても解説します。

なお、携帯電話に限らず、会社で使用する電話を自動で録音できたら、管理しやすいと思いませんか？「カイクラ」は、自動通話録音を簡単に実装できます。
どのような機能があるのか興味をお持ちの方は、ぜひこちらから詳細をご確認ください。

社用携帯を管理する重要性と録音の必要性

社員に割り当てた社用携帯は、会社が管理する必要があります。

社員が社用携帯を使用して以下のようなコンプライアンス違反をした場合、会社の責任が問われるからです。

• 違法なSNSの利用
• 情報漏えい
• パワーハラスメント　など

このような問題の発生を未然に防ぐためにも、社用携帯の管理は重要です。また　会社で管理することで、業務上知り得た機密情報の扱いやウイルス感染などのリスクにも備えられます。

しかし社用携帯の使用規則を周知しても、社員の私的な利用を防げるとは限りません。そこで、ビジネス用のモバイル端末を管理する「MDMツール」を取り入れて、社用携帯の使用制限をかけている企業もあります。

MDMツールには、セキュリティを高める過程で業務で使うソフトウェアまで制限がかかってしまい、業務上の支障が出てしまうケースもあります。

それでは、社用携帯の通話録音はいかがでしょうか。

「録音は不要」「プライバシーが心配」という声もありますが、社用携帯の通話録音は企業にも社員にもメリットがあります。

次の章では、社用携帯を録音するメリットとデメリットについて解説します。

社用携帯を録音するメリットとデメリット

社用携帯の録音は、業務をサポートする役割を果たす一方、懸念点もあります。ここでは、社用携帯を使って通話を録音するメリットとデメリットについて確認しましょう。

社用携帯を録音するメリット

社用携帯を録音するメリットとして、企業と社員の業務サポートになることが挙げられます。では具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

企業のメリットをまとめてみました。

社員の利用状況から、労働状況の実態を確認しやすい 通話内容から、利用明細書ではわからない電話の目的を正確に把握できる 問題発生時（法令遵守）に録音データがあると対処しやすい

補足すると、携帯電話の利用明細書からは電話番号と通話時間しか確認できませんが、録音しておけばその内容も把握できます。そのため、社員に社用携帯の利用に注意を促す際や、コンプライアンス強化のためにも役立ちます。

社員のメリットは、以下の通りです。

騒々しい場所ですべて聞き取れない電話でも、後から確認できる 重要な会話を聞き逃さず、機会の喪失を防止する 言った言わないのトラブルが起きたときの証拠になる 自身への業務メモになる 伝達が必要な場合、相手への伝言メモになる

特に、社用携帯で電話に出るのは外出先の場合もあり、必ずしも静かな環境とは限りません。録音しておくことで後から内容を確認できるメリットは大きいでしょう。

社用携帯を録音するデメリット

社用携帯の録音にはデメリットもあります。デメリットに関しては企業と社員の双方に関わる内容のため、以下の通り一緒にまとめてみました。

録音データの扱い方を間違えると、情報が外部に漏れるリスクがある 録音に慣れないうちは、社員が緊張して話しづらい場合がある 自動録音サービスを契約して録音する場合、利用料などのコストが発生する

このなかで最も気をつけるべきは情報漏えいです。万が一、社用携帯を紛失したりウイルス感染したりした場合、電話帳だけでなく会話記録も外部に漏れる恐れがあります。

会話記録が外部に漏れた場合、以下のようなリスクが考えられます。

• 情報を悪用され、優位性や販売活動に影響がある
• 個人情報が流出した人への慰謝料（損害賠償）の支払いが発生する
• 顧客からの信頼を失い、顧客離れが原因で売上が大幅に低下する

このように、情報漏えいにはたくさんのリスクがあり非常に危険です。そのような事態にならないよう、日頃から社用携帯の管理を徹底し、社員に対してもセキュリティへの注意を喚起する必要があります。

社用携帯の録音をする3つの方法

社用携帯を録音するメリットとデメリットを紹介しましたが、一方で「どのような方法で通話録音ができるのか知りたい」という方もいるのではないでしょうか。

社用携帯を録音する方法は、大きく3つに分かれます。

1. 通話録音アプリを使う
2. 通信キャリアの機能を使う
3. 外部のサービスを使う

通話録音アプリを使う方法は、通信会社や携帯端末の種類に縛りがなく、最も手軽に利用できます。通信キャリアの機能を活用する場合、携帯電話の通信事業者によって有料・無料の録音機能が利用可能です。

そして外部サービスは、サービス事業者と契約して社用携帯を録音する方法です。

これら3つの方法は、それぞれできることが異なります。端末の台数や電話の利用状況などをふまえて選ぶとよいでしょう。

次の章では、それぞれの方法の特徴について解説します。

アプリを使って社用携帯を録音する方法

通話録音アプリで録音するには、携帯電話がAndroidかiPhoneによって気をつける点が変わります。

ここでは、以下の順で通話録音の方法を紹介します。

• Androidで録音する方法
• iPhoneで録音する方法

ちなみに比較的通話録音がしやすいのは、Androidです。iPhoneは、通話録音を違法としている州があるアメリカ発の携帯電話ということもあり、通話録音の標準装備がありません。

iPhone向けの通話録音アプリは課金制の場合も多いので、以下を確認してから選ぶのが大切です。

• 有料か無料か
• 有料であれば無料試用期間はあるのか
• 無料使用期間があるのなら何日間なのか　など

なお、以下の記事では便利な通話録音アプリを厳選していますので、あわせて参考にしてください。

アプリ全般に言えることですが、社員自身が携帯電話からアプリをダウンロードする必要があるため、会社による管理が行き届かない場合があります。その場合の対策としては、MDMツールを導入して会社が社用携帯の録音機能も含めて管理するのが得策です。

また、通話録音をシステム化して定期的なアップデートやデータチェックを行う方法もあります。「カイクラ」を例にすると、発着信の全ての通話が録音され、顧客情報と関連付けて一元管理が可能です。社用携帯の録音を簡単に行う一案として有効です。

それでは、AndroidとiPhoneで録音する方法をそれぞれ見てみましょう。

Androidで録音する方法

Androidは通話録音が標準装備としてついている機種もあります。また使える通話録音アプリも、iPhone版に比べて種類が豊富です。

ただし通話録音の扱いは、国や地域の法令によって異なります。更に、昨今はAndroidのバージョンによっても自動録音機能がない機種も増えました。

自動録音機能がない機種が増えた理由は、Googleが通話録音アプリに対する方針を変えたからです。アプリ開発者向けのGoogle Consoleには、以下の記載があります。

“Accessibility API は、リモート通話の音声録音用には設計されておらず、そのようなリクエストを受けることもできません。”

引用元：Google Play Console「機密情報へのアクセスに関する権限とAPI」

Accessibility APIとは、Androidでの通話に録音機能を実装させる手段のことです。「リクエストを受けることもできません」ということは、使えないことを意味します。

以下の記事では、Android向けの通話録音アプリの使用方法や録音品質などを実際に検証した結果を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

またAndroidのなかには、サムソン社のギャラクシーのように録音機能が標準装備の端末もあります。ギャラクシーの端末を使用中で録音方法をお探しの方は、設定方法を記した以下の記事もご参照ください。

iPhoneで録音する方法

通話録音機能がないiPhoneで録音するには、ボイスメモや画面録画などの機能を代用する方法がありますが、音質面を考えると通話録音アプリの導入が的確です。

ただし、iPhone向けの通話録音アプリは種類が乏しく、課金制の場合も多いです。また、最新型のiPhoneなどiOSのバージョンによって録音できないこともあります。

そこで、試用してから社用携帯に導入すべきか決めたほうが安心です。以下の記事では、iPhone向けの通話録音アプリの紹介もしているので、アプリ選びの参考にしてください。

【主要キャリア別】社用携帯を録音する方法

通話録音アプリは、第三事業者（サードパーティ）が開発したサービスのため、端末のバージョンによっては相性が悪く使いづらい場合もあります。その場合に備えて、契約中の通信キャリアが提供する録音方法も検討しましょう。

ここでは、主要キャリア4社の通話録音方法について解説します。

1. ドコモ
2. KDDI
3. ソフトバンク
4. 楽天モバイル

自社が契約中の通信キャリアがある場合は、リンク先をクリックして録音方法を確認してみてください。

ドコモ

ドコモには通話録音サービスがあります。携帯電話の通話を自動で録音し、受信サーバーにデータを保存するので、そこにアクセスすることで通話内容を確認できる仕組みです。

この場合の受信サーバーは自社で用意するか、ドコモが提供する有料の受信サーバーを利用しましょう。ドコモの回線を契約している携帯電話なら、機種に関係なく通話録音サービスを利用できます。

ドコモの通話録音サービスは、発着信時に通話録音する旨を案内するガイダンスが流れるため、相手に無断で録音することはありません。ちなみに通話録音の告知は法的な義務ではありませんが、個人情報保護法によるガイダンスでは、告知が推奨されています。

参考元：個人情報保護委員会

なお、ドコモの通話録音サービスの料金などの詳細については、以下の記事で解説しているのであわせてご一読ください。

KDDI

KDDIにも、通話録音サービスがあります。

KDDIで提供しているau携帯電話・固定電話などの発着信の通話が録音可能で、その音声ファイルをサーバーに送信します。

データを可視化できる機能もついているので、通話内容の傾向把握が可能です。

• 通話録音した音声データのテキスト化
• テキスト化データのワード検索

クラウドストレージのため、オンプレミスサーバーや専用線不要で導入できます。

ソフトバンク

ソフトバンクにも自動録音ができるサービスがあります。ソフトバンクでの発着信の通話が、Smart VPNという専用の回線を介してサーバーに保存される仕組みです。ソフトバンクでも、録音に関する音声ガイダンスが入ります。

このとき、自社の利用状況によって以下の2つの保存形態が選べます。

• ファイル送信型：社内の保存サーバーにデータファイルを格納
• 音声送信型：まず音声通話が社内の録音サーバーに送られ、保存サーバーに格納

ソフトバンクの場合は、指定のサーバー（保存サーバー、または保存・録音サーバーの両方）の契約が必須です。詳しくは以下の記事で解説しているので、ソフトバンクをご利用中の方はぜひ参考にしてください。

楽天モバイル

楽天モバイルには、残念ながら通話録音サービスはありません。そこで、通話録音機能が標準装備の端末やアプリの利用を検討するのが妥当です。

代替策を探したい方は、既述の「Androidで録音する方法」「iPhoneで録音する方法」を今一度ご確認ください。

また、以下の記事でも楽天モバイルの携帯電話で録音するさまざまな方法を紹介しています。

 

ここまで、通話録音アプリや主要キャリア別に社用携帯の録音方法についてみてきました。なかには、「ただ録音するだけではなく、録音データを取引の進捗確認に活用したい」「携帯電話以外の電話も一緒に管理したい」という方もいるのではないでしょうか。

そこで、次に外部サービスを使う録音方法について解説します。

社用携帯の録音をスムーズ化する「カイクラ」

携帯電話の通信キャリアにサービスがない場合や、適切な通話録音プランが見つからない場合は、外部の事業者が提供するツールを利用するのも一案です。

たとえばカイクラなら、社用携帯の通話録音を自動で行うため、録音忘れや聞き逃すこともありません。

録音されたデータはクラウド上のサーバーに保存されるため、社内での情報共有もスムーズにできます。また、社用携帯に限らず一般電話、メールやSNSまでを総合的に管理できます。

メールやSNSでのやりとりも連携できるので、どの経路で会話してもやりとりは一元管理が可能です。もちろん音声データだけでなく、通話内容の文字起こしや要約の作成にも対応しています。

実際、カイクラを導入した企業のなかには、電話業務の大幅な効率化を実現できた例があります。

たとえば不動産管理を行う企業では、入居者やオーナーから相談やトラブル対応の連絡が日常的で、電話はクレームに発展しやすい現状がありました。

しかしカイクラ導入後は、録音されたデータを元にトラブルの原因となる勘違いや情報の行き違いを発見しやすくなったそうです。具体的な改善例は以下よりご確認ください。

導入事例：アルプス住宅サービス株式会社さま

また、カイクラの仕組みや機能が気になる方はぜひ以下より詳細を確認のうえ、無料で資料をダウンロードしてください。

まとめ：社用携帯を録音して、管理も営業も効率化！

社用携帯を録音するメリットとデメリット、録音方法について解説しました。

社用携帯を録音する方法をまとめると、以下の通りです。

• 携帯電話の録音機能を使う（メーカーによる）
• 通話録音アプリを使う
• 通信キャリアの機能を使う
• 外部サービスを使う

iPhoneの場合は端末に録音機能が装備されておらず、通話録音アプリの種類が多くありません。他にも録音サービスがない通信キャリアもあり、ベストな方法を見つけにくい人が多いと思います。

そのような場合は、通話録音システムの導入もあわせて検討してみてはいかがでしょうか。端末や通信キャリアに関係なく、また一般電話の録音やSNSやメールの履歴も、クラウド保存で一元管理が可能です。カイクラなら、文字起こしや要約機能も活用できます。

「導入前に比べて、クレーム対応が80%削減できた（導入企業の利用状況と従業員構成比などから算出）」というシステムの秘訣については、ぜひこちらからご参照ください。