電話対応練習アプリは効果ある?おすすめのアプリや練習方法を紹介

仕事での電話対応は、会社の信頼度や顧客満足度に直結します。そのため、電話対応に対してプレッシャーを感じる方もいるのではないでしょうか。

「電話対応が上手になりたい」と思ってもどうすればいいかわからない方におすすめなのが電話対応練習アプリです。アプリであれば、手軽に自主練習ができます。

この記事では、電話練習アプリが電話対応の品質向上に効果があるかどうかお伝えします。あわせておすすめアプリや練習方法も紹介しますので「電話対応に自信をもちたい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。

電話対応練習アプリで練習するときに、電話対応の基礎も一緒に学んでおくと理解が深まります。電話対応に自信が持てない方のために、カイクラでは「電話対応マニュアル」を準備しています。電話対応の基礎を知りたい方は、下記よりお気軽にダウンロードしてください。

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目次

電話対応練習アプリは苦手意識をなくすのに有効な手段

仕事をする上で、電話対応は大切なコミュニケーションのひとつです。しかし、電話対応を苦手と思っている人は多いのではないでしょうか。

電話対応を苦手と感じる主な理由は「経験不足」です。ビジネスでの電話経験が少ない人もいるでしょうし、そもそも電話に慣れていない人も多くいます。

この苦手意識をなくすのに有効なのが、電話対応練習アプリです。自分で電話対応の練習ができるため、手軽に経験値を積むことができます。

電話対応の練習できる便利なアプリがいくつかありますので、次の章で紹介します。

アプリ以外にも「マニュアルを作成する」「テンプレートを用意する」など電話対応の苦手を克服する方法はあります。以下の記事では方法とあわせて電話対応が上手くなるコツも紹介しているので、あわせてご一読ください。

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おすすめの電話対応練習アプリ3選

おすすめの電話対応練習アプリを紹介します。

取り入れやすく、実践的に電話対応の練習ができるのは、下記の3つです。

  1. Alexaスキル「電話応対練習」
  2. ChatGPT
  3. ビジネスマナー入門 敬語 面接対策 転職 就活リモートワーク

とくに2つめのChatGPTは、2022年11月に公開された人間のような自然な会話ができるAIチャットサービスのため、電話対応の練習に最適です。それぞれ詳しくみていきましょう。

【おすすめアプリ1】Alexaスキル「電話応対練習」

Alexaスキル「電話応対練習」は、アマゾンエコーと呼ばれる音声操作に対応した人工知能アシスタントをもつスピーカーに搭載されています。「アレクサ、電話応対練習をスタートして」と声をかけることで練習を開始できます。

電話対応の基礎的なところを学べる仕組みです。そのため、電話対応の経験がすでにある人には物足りないかもしれません。電話対応に慣れていない新入社員が電話対応を勉強するために使用されます。

アプリの使用には、アマゾンエコーを購入する必要があります。アマゾンエコーをほかの用途でも使う人、もしくはすでに持っている人は試しやすいでしょう。

ツール名 アマゾンエコー電話応対練習
月額料金 無料(ただし、アマゾンエコーの購入が必要)
対応の端末・ダウンロード アマゾンエコー サインインが必要

【おすすめアプリ2】ChatGPTアプリ

出典:ChatGPT

ChatGPTは2022年11月に公開された、人間のように自然な会話ができるAIチャットサービスです。スマートフォンでChatGPTのアプリをダウンロードし、音声入力で電話対応の練習ができます。

最初にChatGPTに電話対応相手に役割と流れを伝えておき、相手をしてもらいましょう。

実際に会話のキャッチボールをしながら電話対応を練習したい場合には、有料版のChatGPT-4がおすすめです。

無料版のChatGPT-3.5では、「会話を交互に進めたい」と指示しても電話対応の流れを一度に出力してしまうことが多いからです。そのため、会話のキャッチボールをするためには、月額20ドルかかりますがChatGPT-4を使いましょう。

実際にChatGPTを使って、電話対応の練習をしてみました。ChatGPT-3.5とChatGPT-4での違いは、下記のとおりです。

ChatGPT-4で使ったのと同じ指示文(プロンプト)でChatGPT-3.5にも質問してみましたが、ChatGPT-3.5が自動車販売会社役になってしまうなど会話がうまくできませんでした。

会話形式で練習をする場合には、やはりChatGPT-4をおすすめします。

ツール名 ChatGPT
月額料金 ChatGPT-3.5:無料

ChatGPT-4:月額20ドル

対応の端末・ダウンロード パソコン、スマートフォン(Android/iPhone対応)

【おすすめアプリ3】ビジネスマナー入門 敬語 面接対策 転職 就活リモートワーク

こちらは、直接電話対応の練習をするアプリではありません。ただし、ビジネスマナーの基本を学べるアプリで、電話対応で使う敬語も学べるのが特徴です。

電話対応だけではなく、メールの送り方やZoom会議での対応方法などのビジネスマナーが学べます。そのため、まだ仕事に慣れていない新入社員や就活生におすすめのアプリです。

実際にアプリをダウンロードして試してみました。

ビジネスマナーやZoomでのマナーをクイズ形式で回答すると、正解の場合でも不正解の場合でも解説があります。正解数によって、AランクやSランクに分かれ、何度でも挑戦可能です。

つい、Sランクを目指して何度か挑戦するうちに、自然とビジネスマナーを身に着けられるのでおすすめです。

実践形式の電話対応はできませんが、このアプリを使って電話対応にも必要なビジネスマナーを学ぶことができます。

ツール名 ビジネスマナー入門 敬語 面接対策 転職 就活リモートワーク
月額料金 無料
対応の端末・ダウンロード スマートフォン(Android/iPhone対応)

【個人】電話対応練習アプリ以外の練習方法3つ

電話対応アプリを使って練習する方法以外にも、電話対応練習をする方法はあります。

ここで、おすすめできる練習方法を3つ紹介します。

  1. 電話対応マニュアルで電話対応の方法を学ぶ
  2. 上司や先輩に電話対応の練習相手になってもらう
  3. ココナラで電話対応の練習相手をみつける

練習方法1~3は、1人ですぐに実践できそうなものからほかの人の協力が必要なものまで取り組みやすいものから順番に並べています。それぞれ詳しくみていきましょう。

【練習方法1】電話対応マニュアルで電話対応の方法を学ぶ

まずは、実践で電話対応する前にマニュアルを見て基礎を学びましょう。マニュアルを確認することで、どの場面でどういった対応をすればいいのかがわかるようになります。

ほかの人の協力がなくても、1人ですぐに取り組める内容なので、まずは最初に電話対応マニュアルで基礎を確認するのはおすすめです。

また、電話対応マニュアルから自分用のオリジナルなマニュアルを作成するのもおすすめです。マニュアルを作成するときには、上司や先輩に話を聞いて実情にあわせた内容にしておくとより使いやすくなります。

電話対応の基礎を学ぶために「電話対応マニュアル」が欲しいと思っている方は、下記よりお気軽にダウンロードしてください。

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【練習方法2】上司や先輩に電話対応の練習相手になってもらう

電話対応の練習を実践でおこないたいときは、練習相手を探して練習するのも効果的です。できれば、電話対応が上手な上司や先輩に相談して、練習相手になってもらうのがいいでしょう。

練習している中で、どこが上手にできていて、どこが上手くいっていなかったかなどの意見も聞けると、改善点がわかりやすく練習の効果が出やすくなります。

ただし、なかなか上司や先輩に「練習相手になってほしい」と言えない人もいるでしょう。そこで、その方の場合の対応策を次の章で紹介します。

電話対応が上手い人の特徴を詳しく知りたい方は、下記の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

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【練習方法3】ココナラで電話対応の練習相手をみつける

出典:ココナラ

上司や先輩に「練習相手になって」と言いにくい場合には、ココナラなどを利用する方法もあります。ココナラをはじめとしたスキルマーケットには、いろいろなスキルを販売している人がいるからです。

電話対応が得意で、電話対応の練習相手になってくれる人もいます。もちろんお金はかかりますが、電話対応の練習ができるので上司や先輩に頼みにくい方におすすめです。

とはいえ「お金をかけるのは難しい」と考える方もいるのではないでしょうか。お金をかけずに、電話対応を上達させるコツを知りたい人は、下記の記事をご覧ください。

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【企業】電話対応練習アプリ以外の練習方法3つ

電話対応練習アプリ以外に、企業として電話対応練習をおこないたいときに導入できる方法を3つ紹介します。

  1. 社員研修として電話練習をおこなう
  2. 専門家による電話対応研修をする
  3. コミュニケーションプラットフォームを導入する

電話対応は、企業の信頼度や顧客満足度に直結します。企業として、社員の電話対応スキルを向上させるアプローチが必要です。それぞれ詳しく解説します。

【方法1】社員研修として電話練習をおこなう

社員研修として電話練習をおこなうことで、社員全体のスキルがアップします。

また、電話対応研修のプログラムを一度作ってしまえば、新入社員が入るたびに繰り返し同じ内容で研修を実施できます。既存の社員にも定期的にトレーニングをおこなうことで、電話対応の品質が維持できる点もメリットです。

なお、新人に伝えたい電話対応の基本は下記の記事で紹介しています。社員研修の内容の参考にしたい方は、ぜひご覧ください。

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【方法2】専門家による電話対応研修をする

専門家による電話対応研修では、実践的な内容で効率的に知識を習得できます。

社内プログラムの研修よりも、講師を招く分費用はかかりますが、社内で準備する手間が省けます。

また、現在ではオフライン開催以外にもウェビナーなどオンラインで開催される場合もあり、参加しやすい環境となっているためおすすめの方法です。

【方法3】コミュニケーションプラットフォームを導入する

コミュニケーションプラットフォームを導入するのも、電話対応練習に有効な手段です。

コミュニケーションプラットフォームを導入すると、顧客情報が一元管理できるため、新入社員など入ったばかりの人でも「誰からの電話か」「誰宛の電話なのか」を受電と同時に把握できます。

そのため、基礎的な対応内容を知っていれば慌てることなく実践で電話対応が学べるのが魅力です。方法1、方法2などで基礎的な電話対応の方法を習得してからコミュニケーションプラットフォームを使うとより落ち着いた対応ができ、早く電話対応に慣れることが可能になります。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」を導入することで「新入社員の電話対応によるトラブル」を未然に防げることを利点と感じた企業の導入事例は、下記からご覧いただけます。

導入事例:株式会社シュテルン世田谷様導入事例

次の章では、コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」の導入メリットを紹介します。

アプリ以外で電話対応練習におすすめなカイクラのメリット3つ

電話対応アプリ以外で、電話対応の練習に有効なコミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」には、下記のメリットがあります。

  1. 着信時に相手がわかるから練習不足でも不安なく受電できる
  2. これまでの対応履歴がわかるので繰り返し内容を聞かなくてすむ
  3. 自動録音機能があるので安心して電話対応に集中できる

とくに3つめの自動録音機能は、電話対応でトラブルになってもあとから複数人で聞き直すことができるので、解決の糸口がつかみやすくなります。それぞれ、詳しくみていきましょう。

【メリット1】着信時に顧客情報がわかるから不安なく受電できる

電話対応の練習が十分にできていないと、電話対応に不安をもってしまいます。

ですが、カイクラを使えば着信時に顧客情報がわかるので「誰からの電話か」わかった状態で受電でき、慌てなくてすみます。

▲着信時のポップアップ画面

顧客情報や伝言メモなどの履歴を確認してから電話に出られるので、問い合わせ内容が予想でき落ち着いて対応できる点がメリットです。

【メリット2】対応履歴がわかるので内容確認で待たせなくてすむ

対応履歴がわかるので、同じ内容を何度も繰り返し聞く必要がなく、相手を不快にさせません。

相手が不快な気持ちになると、どうしても電話対応は難しくなります。担当外の顧客の場合でも、対応履歴による内容確認で待たせずに対応可能です。

▲顧客情報表示の例

レイアウトがわかりやすく、対応履歴をすぐに確認しやすい画面なので、間違い防止にも役立ちます。

【メリット3】自動録音機能があるので安心して電話対応に集中できる

電話対応の練習が不十分では「相手の話している内容を聞き逃していないか」「聞き間違えていないか」と不安になることもあるのではないでしょうか。

カイクラには自動録音機能がついているので、万が一聞き逃してもあとで確認できるのがメリットです。

また、自動録音機能を使うことで相手が怒っているのか混乱しているのかなどをあとから声で推測することも可能です。

対応に迷った場合には、録音を上司や先輩に聞いてもらい意見を聞くこともできます。

▲通話録音機能の画面の例

また、通話録音機能は録音だけではなくテキスト化もできるので、聞き取れなかった部分がどこなのか確認しやすいのもメリットです。

カイクラがあれば、着信時に顧客情報や対応履歴が確認できるので安心して実践に挑戦できます。カイクラの詳細は以下からダウンロードできますので、ぜひご確認ください。

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まとめ:電話対応練習はアプリや練習方法を有効に活用しよう

電話対応を練習することで、自信をもって対応できるようになります。そのため、今回紹介した電話対応練習アプリや練習方法を有効に活用するのがおすすめです。

また、実際に電話対応をすることでスキルアップしていく側面もあるので、アプリでの練習と並行して電話対応も積極的におこなうようにしましょう。

電話対応練習アプリで練習をしたいと考えている方は、まずは「電話対応マニュアル」で基礎を学んでみませんか。

カイクラでは「電話対応マニュアル」を配布しています。「まずは電話対応の基礎を学びたい」と思っている方は、ぜひ気軽にダウンロードしてください。

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この記事を書いた人

カイクラ編集部です。カイクラ.magは、株式会社シンカが運営するオウンドメディアです。 「音声を記録し、会話を企業価値に」をモットーに、「会話」に関する様々なテクノロジーや最新情報、企業の業務効率化や社内コミュニケーションの活性化事例など、すべての企業にとってお役に立てる情報を幅広く発信します。

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