不動産業界のDX化とは？業務をデジタルへ移行するメリットを紹介

不動産業界の業務課題を解決するには、アナログをデジタルに移行する業務のDX化が役立ちます。

しかし、「前提となるDX化の定義や方法についての知識が足りず、どこから始めればよいのかわからない」と悩むことはありませんか？

そこでこの記事では、不動産業界においてDX化が必要な事情とメリット、またDXを促進するサービスを紹介します。DXの基礎知識から具体的な方法まで広く押さえていますので、自社の業務改革に取り組む際の参考にしてください。

なお、電話対応のDXに一役買うのが「カイクラ」です。自動の通話録音や顧客管理システムとの連携により、顧客データを確認しながら通話内容を確実に記録できます。

情報共有や通話録音の活用によって、コミュニケーションエラーの改善や言った言わない問題をゼロにすることも可能です。

カイクラを使った不動産会社の新戦略について詳しく知りたい方は、以下の資料をご覧ください。

不動産DXとは、ITでアナログの商習慣をデジタル化すること

不動産DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、不動産業界のアナログな業務にIT技術を取り入れ、ビジネスモデルや企業文化を変えていくことです。

本来DXには広い概念があり、新しい技術を導入・活用することだけがDXではありません。ビジネスモデルや組織体制に改革を起こし、将来的に競争力のある企業として成長していくことが含まれています。

不動産DXは、社員の業務負担を軽減し、業務効率化を実現することにとどまりません。顧客のニーズに寄り添い、適切なサービスを提供することで信頼度や満足度を向上することも目的のひとつです。

不動産DXと不動産テックの違いは視点

不動産DXと聞いて、「不動産テック」という言葉を思い出した方もいるのではないでしょうか？不動産テックは不動産DXと似通った言葉ですが、視点が異なります。

不動産テックとは、不動産とテクノロジーを合わせた言葉です。IT技術そのものを指しており、不動産DXのように広い概念を指す言葉ではありません。

IT技術そのものを示すのが「不動産テック」であることに対し、アナログな商習慣をITでデジタル化し、業務効率化と企業の成長を目指すのが「不動産DX」です。

つまり不動産テックは、不動産DXを進めるための手段ととらえることができます。

どんなことができる？不動産DXの主な事例

不動産DXと不動産テックの違いを押さえてきましたが、「DXにはどのような手段があるのか知りたい」と思った方のために、不動産DXの事例をいくつかまとめてみました。

不動産業界のDX例	デジタル化に役立つツール
顧客情報と取引の管理をする	・不動産管理システム ・顧客管理システム ・通話録音システム ・入居者対応ツール
不動産契約を電子化する	・電子契約システム
Web接客	・オンライン内見ツール ・オンライン商談ツール

まずDX例として、不動産管理や顧客管理、入居者対応に電子契約まで、管理業務を担う各種システムがあります。

これらによって不動産契約や管理に関わる社員の手作業を減らし、期日の厳守が求められる工程や顧客情報を体系的に管理することが可能です。

一方で、不動産業界は「家主、入居者からの連絡手段は電話のみ」というケースがまだ多く、「日常的に電話が多い」という特徴もあります。

そのため、契約や管理業務を担うツールにあわせて、コミュニケーションのDXも業務効率化に役立ちます。

コミュニケーション一元化ツールの導入事例

たとえば、通話録音が搭載されているコミュニケーション一元管理ツールの場合、大量の電話対応とその履歴を管理することが可能です。ひとつ導入事例をみてみましょう。

月に1,500件もの入電がある上総屋不動産株式会社様では、問い合わせの内容を1件ずつExcelファイルに手入力し管理していました。そのため、大量の入力作業が社員の業務負荷になっていることが課題でした。

そこでカイクラを導入したところ、以下のように電話対応における管理業務の効率化が実現できました。

• 電話履歴と通話録音で電話の記録を自動化：手入力の作業が不要になった
• 督促などの連絡をSMSメッセージで送信：電話の回数が減少した

他にも契約・解約時のご連絡や、書類関連の督促に際して送っていたSMSを、顧客情報に紐づけて一元管理できるようになりました。

顧客情報から送付済みのSMSが確認できるので「〇〇のメッセージの件ですね」と問い合わせ内容の把握が簡単になったそうです。

カイクラの導入事例を詳しく知りたい方は、以下よりご確認ください。

参考事例：上総屋不動産株式会社様

不動産業界にDX化が求められる背景3つ

不動産業界のDX化は重要ですが、システムの導入にハードルを感じた方もなかにはいるかもしれません。

しかし、昨今の傾向としてDX化は必須です。ここでは、不動産業界にDX化が求められる背景を3つ紹介します。

1. アナログの商習慣・業務体制がある
2. 人材が不足している
3. 顧客ニーズが多様化している

それでは詳しくみていきましょう。

【背景1】アナログの商習慣・業務体制がある

まず、不動産業界は「アナログの商習慣と業務フロー」が根強い傾向にあります。アナログの商習慣のデメリットは、入居者に問題が起きたとき、不動産の管理会社・家主など担当者間で連携がとりにくいことです。

たとえば「連絡の手段が電話のみ」というアナログ環境での事例をみてみましょう。

マンションの上階で水漏れが発生し、入居者から大家に「上の階から水漏れしている」という電話連絡があったとします。迅速な対応が求められる状況ですが、管理をしている不動産会社が修繕の手配を担当している場合は、家主が修理を進めるわけではありません。

「家主が不動産会社に連絡、連絡を受けた不動産会社が修理会社に依頼をする」という工程を踏む必要があります。しかしアナログで進めていると、家主は依頼した修理が今どのような状況なのかが確認できません。

不動産会社から進捗の連絡が来なければ「修理会社の依頼は済んでいるのか」「修理会社はもう修理に向かっているのか」などが把握できないため、入居者から「修理の進捗を教えて欲しい」と家主に電話がかかってきても答えられなくなる恐れがあります。

【背景2】人材が不足している

次に、顧客対応を担う人材が不足していることも挙げられます。

顧客からの問い合わせやクレーム対応など、さまざまな用件に1件ずつ対応するには、顧客の情報と契約の種別、問い合わせの状況把握まで、知るべき内容が多岐にわたります。

情報を逐一確認するには時間がかかり、限られた人員ではすぐに限界を迎えてしまうでしょう。その弊害が対応遅れや人的ミスとして現れます。

クレームに発展すると、自社の顧客対応の品質と信頼性の喪失につながることにもなりかねません。

【背景3】顧客ニーズが多様化している

さまざまな顧客ニーズも、DX化しなければならない背景のひとつです。

営業担当者が顧客の要望を聞き、融通を利かせた対応をするにはニーズがあまりにも多様化しており、一人ひとりにあわせるには限界があるからです。顧客からのさまざまな要望に応えるには、営業担当者のリソースがいくらあっても足りません。

そこでDXの出番です。

• システムを使って顧客とのやり取りを自動で蓄積
• 蓄積されたデータを元にニーズを分析
• 傾向ごとに分類

こうすることで、特定の顧客層に向けて賃貸を希望する地域や物件タイプなどをデータ化し、適切な物件が入ったタイミングでSMSメッセージを送ったり、割引キャンペーンを提案したりすることが可能です。

不動産業界のDX化が必要な背景をみてきましたが、自社の業務規模や取引環境によっては時期尚早と感じた方もいるかもしれません。

それでもDX化によって得られる価値は大きいため、ここからは不動産業界がDX化するメリットを紹介します。

不動産業界がDX化することで得られるメリット3つ

不動産業界がDX化するメリットは以下の3つです。

1. 業務を効率化できる
2. 社員が働きやすくなる
3. 顧客満足度を向上できる

どれも大きなメリットですので、ぜひ参考にしてください。

【メリット1】業務を効率化できる

DX化を実施すると、それまでのアナログな業務方法による工数を減らし、業務を効率的に進められます。

たとえばトラブル対応中の場合、大家と不動産会社間で情報を一元管理していれば、わざわざ電話で報告をしなくても進捗の共有が可能です。

また賃貸管理を目視で行う場合、見落としなどのリスクがあります。

しかし賃貸管理システムを取り入れると、入居者に対して退去日や敷金の精算日などを自動的にSMS連絡するなどの設定ができるので、業務効率化だけではなく人的ミスの防止も期待できます。

【メリット2】社員が働きやすくなる

DX化によって、それまでアナログな取り組み方で長時間労働を招いていた業務負担を軽減できます。

たとえば契約に関わる業務は電子帳簿保存法の施行によりデジタル化が加速化し、電子取引が当たり前になってきました。また2024年1月からは電子取引のデータ保存が義務化され、ますますデジタル化が進んでいます。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

電子取引なら、書類を作成して印刷し、契約者に郵送する必要がありません。紙を扱う際に必要となる作業分の業務負荷を減らし、別の仕事に費やせます。

業務負荷の軽減は、無理をせずに働きやすい環境をもたらすことにつながります。

【メリット3】顧客満足度を向上できる

DX化は、顧客満足度の向上にも貢献します。

システム化によって業務の効率が向上し、これまで手がつけられなかったニーズ解析に時間を使えます。またシステムなら、顧客データが自動で体系的にまとめられるので、解析がしやすく、顧客ニーズにそった対応ができます。

たとえば、不動産会社においては、顧客のニーズに合わせた提案や対応が必要です。

そこで、顧客管理システムや不動産管理システムなどを活用して分析することで、顧客の要望や課題、悩みが浮き彫りになり、一人ひとりに合わせた対応ができるようになります。

Web商談での内容を顧客管理システムに落とし込み、顧客の傾向分析をもとにタイミングよく提案をすることにより、顧客の獲得も可能です。

不動産DXを促進させるサービス3選

不動産業界のDX化のメリットにふれてきましたが、実際にDXに適したシステムには何があるのでしょう？

ここでは、DX化につながるサービスを3つ紹介します。

1. カイクラ
2. いえらぶサイン
3. 賃貸管理システム

どのシステムもDX化に役立つ機能が満載ですので、ぜひ参考にしてください。

【事例1】カイクラ

カイクラは、社員のコミュニケーションコストを軽減できるツールです。電話に頼りがちな不動産業界のやりとり管理をシステムで効率的にします。

多岐に及ぶ電話対応をサポートできる主な機能をまとめてみました。

• システム上に電話相手の情報や対応履歴が表示される
• 通話内容をテキスト化する
• やりとり履歴をシステムで確認できる

システム上で顧客情報を表示できることで、相手に尋ねなくても既存のやりとりから用件を簡単に把握できます。また、通話内容をテキスト化することでやりとりをひとつの情報として扱いやすいのもポイントです。

ここで、カイクラの導入企業である株式会社山一地所様の場合をみてみましょう。

同社は、システムによる顧客情報の表示で電話対応がしやすくなり、メモ機能や連携機能によって、社内での情報共有がスムーズになったそうです。

また、電話しにくい時間帯や契約や支払い関連の連絡用のSMS機能により、顧客との接点も増え作業効率が向上し、顧客に対してこまめな連絡を可能にしました。ほかにも通話録音機能を活用し、問い合わせやクレームの対応もしにくくなったそうです。

コミュニケーションのDX化により顧客対応の負担を大幅に軽減できるシステムについては、以下よりご参照ください。

またカイクラの導入事例については、以下よりご一読いただけます。

参考：株式会社山一地所様

【事例2】いえらぶサイン

いえらぶサインは、不動産の各種契約をデジタル化し、効率化できるシステムです。紙の契約書類を電子契約に切り替えることが可能で、不動産取引の手続きをスムーズにします。

不動産会社では、日々さまざまな契約を結ぶ機会があります。その都度契約者間で対面や郵送で書類のサインや押印のための行き来が発生しますが、これらを電子化することで人的コストの削減が可能です。

同システムを導入した不動産会社のなかには、新規契約にかかる書類の量を20分の1まで削減できた企業や、契約更新が1日で締結完了した企業もあるそうです。

【事例3】賃貸管理システム

アットホームによるクラウド型賃貸管理システムは、賃貸業務に特化した管理を一元化できます。

契約管理プランや家賃管理プランがあり、契約者の個人情報や契約内容を一元管理したり、家賃の入金状況についても把握が可能です。

契約更新期日や家賃の支払い期日など、日程の把握が簡単にできるため、督促案内をしなければならないシーンで重宝します。

加えて、情報はクラウド上で管理されるため外出先でも確認が簡単にでき、テレワーク中もアクセスできるため、柔軟な働き方を進める企業にもおすすめです。

まとめ：不動産DXで業務を改善し、顧客ニーズに応えよう！

不動産のDX化は、業界の人材不足や業務効率化、顧客満足度を優先した施策としても役立ちます。

不動産業界に根強く残るアナログな習慣をデジタルに切り替え、業務改革を目指す場合は、DX化につながるサービスの導入をご検討ください。

なお、電話などのコミュニケーションを効率化し、顧客情報の一元管理から傾向分析まで幅広い活用をサポートするのがカイクラです。

業務負担になりやすい不動産業界の電話対応を効率化しコミュニケーションエラーを改善することで、社員が働きやすい環境の構築にも役立ちます。

カイクラを使った不動産会社の新戦略について詳しく知りたい方は、以下の資料をご覧ください。