CTIシステムはスマホ利用可能？電話対応を効率化するサービス5つを紹介！

テレワークや外出対応が多い方のなかには、オフィス外でも電話対応をおこないたいというニーズが高まっています。しかし、「会社の番号でかけたい」「顧客情報が手元になくて対応に困る」といった課題を抱えていませんか？

そのような要望に応える方法として、CTIシステムのスマホ利用があります。そこで今回は、スマホでCTIを使う仕組みと導入のメリット、スマホ対応のおすすめCTIシステム5選を紹介します。

電話対応の利便性を高めたい場合は、スマホを会社の内線として利用できる方法がおすすめです。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、職場から外出先まで業務環境にあわせて電話対応が可能です。興味をお持ちの方はぜひ以下より詳細をご覧ください。

スマホで利用！業務効率を高めるCTIシステム

スマホで利用できるCTIシステムとは、どのようなツールなのでしょうか？

CTI（Computer Telephony Integration）は、電話とPCシステムを統合し、着信情報の表示や録音、顧客管理システムとの連携ができる仕組みです。

昨今、インターネット回線を使用したCTIのクラウド化が進み、スマホアプリでも同様の機能を使えるサービスが増えています。CTIのスマホ活用は「どこにいても会社の電話に出たり、かけたりしたい」というニーズにあわせて登場しました。

CTIシステムをスマホで利用できれば、CTIとスマホのメリットを活かし、居場所に関係なく会社の電話対応ができます。それでは、スマホでCTIシステムを使うとどのようなメリットがあるのでしょうか？

スマホでCTIシステムを使うメリット4つ

スマホでCTIシステムを利用できると、大きく4つのメリットがあります。

1. 外出先でも会社の番号で対応可能
2. 着信時に顧客情報が自動表示
3. 通話録音と情報共有で品質向上
4. 固定電話のコスト削減

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.外出先でも会社の番号で対応可能

スマホでCTIシステムを利用すると、会社の番号のまま通話ができます。従業員のスマホを使用している場合でも、個人の電話番号を使わずに済むため、プライバシーの保護が可能です。

また相手側も電話をかけるとき、いつも同じ番号にかけられる安心感があります。電話を受ける側の端末が個人のスマホや社内のパソコンに変わるだけで、電話番号そのものが変わることはないからです。

外回り営業や出張、在宅勤務時でも、代表番号を使用して電話対応ができるため、従来オフィスで対応していた電話の転送や、取り次ぎの手間をなくすことにもつながります。

2.着信時に顧客情報が自動表示

多くのCTIシステムは顧客情報との連携が可能で、着信と同時に顧客情報や対応履歴が自動で表示されます。スマホでCTIを利用する際にもアプリ上で情報確認ができるため、電話中も必要な情報をすぐに確認可能です。

顧客のデータベースを検索し、対応履歴などを調べずに情報を把握できるので、通常は顧客を待たせません。その結果、顧客の要望や問い合わせに迅速かつ適切に応えられます。対応品質とスピードが向上するでしょう。

3.通話録音と情報共有で品質向上

スマホでの通話も自動で録音され、録音データやメモは社内で共有されます。

そのため、データを介して誰が何を話したかが明確になり、トラブル対応時の事実確認もスムーズです。担当者間で細かなニュアンスまで伝えられるため、引き継ぎもしやすくなります。

また、録音データをもとに研修用教材を作成し、電話対応教育に活かすこともできます。実際の通話を教材に使うことで、より実践的な教育が可能になり、新人の習熟スピード向上にも効果的です。結果として、全体の顧客対応の品質向上につながります。

4.固定電話のコスト削減

クラウド型のCTIシステムをスマホのみで利用する場合、オフィスに固定電話機や専用の電話回線を設置する必要がなくなり、コスト削減につながります。

従来のようにビジネスフォン一式を導入したり、配線工事をおこなったりなど初期の設備投資が要りません。さらに、固定電話を維持するための基本料金・保守費用・機器更新などのランニングコストも発生しないのもメリットです。

また、事業の成長に伴って拠点を追加する場合も、クラウド型のCTIであればアカウントを増やすだけですぐに運用を開始できます。電話回線の新設や機器の追加も不要です。

スマホ対応のCTIシステムおすすめ5選

ここでは、スマホで利用可能なCTIシステムを5つ厳選して紹介します。まずは一覧で機能性と費用をみてみましょう。

1.顧客対応をスマホで一元化「カイクラ」

カイクラは、CTIシステムをパソコンとスマホで活用し、コミュニケーションを円滑にできるツールです。

社内では会社のパソコンを介し、外出時にはスマホアプリで通話ができます。入電時には顧客情報がポップアップ表示され、通話履歴や伝言メモなどの確認もスムーズです。

また、電話対応ができない時間帯に連絡があった場合も記録され、必要に応じて顧客にSMSの送信もできるので、連絡が途絶えることはありません。

既存の顧客管理システム（CRM）との連携もでき、データはクラウド上で管理されます。そのため、パソコンやスマホにかかわらず、ネットがつながる環境で情報確認と通話が可能です。

在宅勤務や多拠点展開、外出時でも「どこでも顧客対応」を実現しました。カイクラでスマホCTIを活用してみたいと思った方は、以下より詳細をご確認ください。

2.スマホで営業活動がスムーズに！「BlueBean」

BlueBeanは、スマホ専用アプリ「BlueBean Mobile」を使って会社番号で発着信できるCTIシステムです。

アプリを開いていなくてもプッシュ通知で着信を受けられるため、外出先でも電話を取り逃しにくい点が大きなメリットです。

電話の転送や内線通話も簡単にでき、オフィスと外回りメンバーの連携もスムーズになります。もちろん固定電話機が不要で、設備投資を抑えたい方にもおすすめです。

また、スマホやIP電話機など多様な端末に対応しており、クラウド環境で安定した通話ができるため、在宅勤務やフィールドセールスなどさまざまなシーンで活用できます。

1ライセンス5,000円で、5ライセンスから契約できるため、費用を抑えたい場合に適したサービスです。

3.IP回線でスマホCTIを利用可「Comdesk Lead」

Comdesk Leadは、IP回線と携帯回線の両方に対応し、安定した通話環境を提供するCTIシステムです。

スマホアプリから録音、CRM連携、通話履歴の共有までおこなえるため、営業活動に必要な情報をスマホで一元的に管理できます。

架電リストや顧客データをまとめられる点も特徴で、外出先からでも必要な情報にすぐアクセスできるのもポイントです。

在宅、外出時、オフィスのどこからでも同じ環境で電話対応ができるため、ハイブリッド勤務が一般化した企業に適しています。

4.低コストで始められるスマホCTI「03plus」

03plusは、クラウドPBXとCTI機能が一体化したスマホ完結型の電話システムです。スマホアプリをインストールするだけで、会社番号での発着信、録音、転送をはじめとする業務用の通話機能を利用できます。

固定電話機を設置する必要がないため、初期費用や運用コストを大幅に抑えられる点が最大の魅力です。また、必要に応じてIP電話機や固定電話機を併用することも可能で、利用シーンにあわせて柔軟に構築できます。

1端末から申し込めるため、小規模事業者や個人事業主など「まずは低コストで導入したい」ニーズに向いています。

5.拡張性の高いCTIシステム「InfiniTalk」

InfiniTalkは、クラウドとオンプレミスの両方に対応した柔軟性の高いCTIシステムです。スマホ・PC・SIPソフトフォンなど多様な端末に対応し、在宅勤務や支店展開、複数拠点の同時運用にも適しています。

また、IVR（自動音声応答）やACD（着信分配）、通話録音などコールセンター向けの高度な機能を標準搭載しており、小規模から中規模のコールセンターを構築する際にも活用できます。

将来的な拡張性が高く、他システムとの連携も容易なため、事業規模の変化にあわせて柔軟に運用を発展させられる点が強みです。

スマホ対応のCTIシステム選びのポイント

スマホで使えるCTIシステムを選ぶ際は、業務環境や利用目的に合っているかを慎重に確認することが重要です。

まず、スマホアプリは使用方法を確認せずとも感覚的に使いこなせるのが理想的です。顧客情報や伝言メモの確認、情報共有を簡単にできるようなわかりやすいUIでなければ、現場での活用が定着しにくくなります。

また、紛失や盗難リスクがあるスマホは、端末管理の徹底とセキュリティ対策も必須です。

次に、自社の電話業務の形態をチェックします。入電か架電中心かによって備えるべき機能が異なるからです。

たとえば、顧客情報の表示機能は入電時に情報確認の手間を省きます。また、得意先などに電話をかける際には営業先の管理機能やCRMの連携機能があれば、素早く情報確認ができます。

そのほか、導入実績の豊富さや、トラブル時に迅速に対応してくれるサポート体制の手厚さも重要な判断基準です。

スマホでCTIシステムを利用する際の注意点

選び方のポイントをみてきましたが、スマホでCTIシステムを運用する際には3つの注意点があります。

まず、安定したインターネット環境です。

スマホで使えるCTIシステムはクラウド型サービスが主流のため、通話品質は通信状態に大きく影響されるからです。安定したキャリア回線やWi-Fi環境などを整えて対応することで、音声の途切れを防ぎ、顧客との通話音質を安定化できます。

次に、セキュリティ対策の徹底です。

スマホは紛失や盗難のリスクがあるため、顧客情報を扱う以上、端末のロック設定やアプリへのアクセス制限、リモートロックなどの機能を備えたサービスを選ぶことが重要になります。通信の安定性にもつながるのですが、公衆Wi-Fi（フリーWi-Fi）はセキュリティ面でも利用しないよう従業員への周知が必要です。

最後に、プライベートとの切り分けも重要です。個人のスマホを業務で使用する場合、通知の管理や業務時間外の対応ルールを曖昧にすると、公私混同につながる恐れがあります。

業務アプリの通知や時間帯を設定するだけではなく、組織内での運用ルールを決めることで、適切にスマホ活用ができるようになります。

まとめ：CTIシステムのスマホ活用で利便性を高めよう！

CTIシステムをスマホで利用すれば、外出先でも会社番号で対応でき、顧客情報の確認や録音共有もスムーズになります。テレワーク、営業活動までさまざまな点で業務で幅広く活用できるのがメリットです。

スマホ対応のCTIシステムの導入する際には、使用シーンにあわせてアプリの使いやすさやセキュリティ、サポート体制を総合的に検討することが大切です。

受電の顧客対応が多く、場所にとらわれずに電話対応をしたい場合におすすめなのが「カイクラ」です。

「外出中だと顧客情報がわからず、折り返し対応になってしまう」などの電話業務の課題を解決したい方は、ぜひ以下よりカイクラの詳細をご参照ください。