LINE WORKSで顧客管理する方法とは？メリットから設定方法まで解説

LINE WORKSは、組織やチームで情報や予定を共有するためのコミュニケーションツールです。LINE WORKSのアドレス帳を使うことで、顧客や取引先の連絡先情報などの共有範囲を指定して管理できます。

対面コミュニケーションだけではなく、電話やメール、SNSで顧客とコミュニケーションをとることが増えてきた今では、LINE WORKSが顧客コミュニケーションの手段として有効です。

そこで本記事では、基本的な使い方から設定方法、活用方法を紹介します。さらに外部ツールとの連携も具体例を交えて解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

LINEを使って顧客とコミュニケーションを図るときには、電話やメールなどの履歴をまとめて管理するのがおすすめです。LINEで問い合わせがあったときに、電話やメールなどの過去のやり取りを把握できれば、顧客にとって必要なサポートが理解しやすいためです。

カイクラを導入すると、電話やSNS、メール、LINEの履歴を一元管理でき、漏れのない対応を実現します。さまざまなツールを一元管理できるカイクラの詳細を知りたい方は、以下よりお気軽にご確認ください。

LINE WORKSの顧客管理とは？使い方とメリットを紹介

ビジネスにおいて、顧客との良好な関係を築くことは、売上増加や企業の成長に欠かせません。そのためには、顧客一人ひとりの情報を適切に管理し、それぞれに合ったコミュニケーションをとることが重要です。

そこで役立つのが、LINE WORKSの顧客管理機能です。ここでは、LINE WORKSの顧客管理とはどのようなものか、以下の2つに分けて解説します。

1. LINE WORKSで顧客情報を管理する理由とメリット
2. LINE WORKSで顧客管理に使える主な機能

それぞれ詳しくみていきましょう。

LINE WORKSで顧客情報を管理する理由とメリット

LINE WORKSを使って顧客情報を一元管理することで、スムーズなコミュニケーションや情報共有が実現できます。

たとえば、顧客とのやり取りをLINE WORKS上でおこなうことで、過去の会話履歴や顧客の属性情報などをチーム内のメンバーがすぐに確認できます。誰でも顧客のプロフィールや連絡履歴を簡単に確認でき、素早い対応が可能です。

チーム内でリアルタイムに顧客の状況を共有し情報のギャップをなくすことで、顧客対応の質とスピードを向上させ、顧客満足度アップにつながります。

LINE WORKSで顧客管理に使える主な機能

LINE WORKSには顧客管理を支援する便利な機能があります。

たとえばタグ機能です。顧客ごとに「新規顧客」や「リピート顧客」などのタグを設定することで、キャンペーンのターゲティングに役立ちます。

また、LINE WORKSはPBX（電話交換機）との連携も便利です。PBXと連携すれば、顧客とのやり取りが一元管理され、電話・メール・LINEなど異なるチャネルでのやり取りを一貫して管理できます。

電話やメールでのやり取りも含めて、顧客に関する情報が増えるため、より細かなタグの設定も可能です。連携によって、顧客管理がスムーズに行え、顧客対応の質を向上させられます。

LINE WORKSでの顧客管理の始め方と設定方法

顧客管理をスムーズにおこなうためには、まずLINE WORKSの適切な設定が重要です。ここでは、LINE WORKSでの顧客管理を始めるための始め方と設定方法を以下の3つの項目に分けて解説します。

1. LINE WORKSのアカウント作成方法
2. 顧客データの追加・編集・削除手順
3. 顧客情報の効率的な管理

それぞれ詳しく解説します。

LINE WORKSのアカウント作成方法

LINE WORKSのアカウント作成は、モバイルアプリとWebブラウザで簡単に行えます。基本情報を入力するだけでアカウントを作成でき、作成後はすぐに顧客管理を始められるのが大きな魅力です。

まず、公式サイトにアクセスし、企業名や電話番号などの必要な情報を順番に入力しましょう。電話番号は会社用でも問題ありません。

その後、招待したい社員のメールアドレスを入力してアカウント作成が完了です。

顧客データを登録する方法

顧客情報は、基本的には以下3つの方法で登録できます。

1. 直接入力
2. 名刺のスキャン
3. LINEの招待

これらの方法は1人ずつ登録するケースなので、顧客の数が多いと登録作業で多くの時間を要します。そのため、最初の登録は.csv、.xls、.txtファイルなどをアップロードして一括で登録することがおすすめです。

なお、顧客情報の編集は手作業か名刺のスキャンでおこないます。

顧客情報の効率的な管理

顧客データが多いと、特定の顧客を探す作業に時間を要します。そこでおすすめなのがタグ付です。

たとえば、「地域別」や「購買履歴別」での設定です。タグを使った顧客分類により、特定のニーズを持つ顧客にピンポイントで対応できるので、結果として顧客満足度の向上にもつながります。

LINE WORKSは、簡単な設定で顧客情報を効果的に管理するためのツールです。アカウント作成からタグ付けまでの手順を実践して、顧客管理を効率化しましょう。

LINE WORKSと顧客のLINEを連携したコミュニケーション方法

顧客管理を効率化するために重要なのが、顧客とのスムーズなコミュニケーションです。LINE WORKSを活用すれば、企業と顧客との対話によって、より質の高い顧客対応を提供可能です。

ここでは、以下の3つに分けてLINE WORKSを使った顧客とのコミュニケーション方法を紹介します。

1. LINE WORKSと顧客LINEを連携する手順
2. 顧客とのトークを活用したコミュニケーションの具体例
3. LINE WORKSで顧客対応をスムーズにおこなうポイント

とくに具体例をみると、コミュニケーションの方法が理解できます。それぞれ詳しくみていきましょう。

LINE WORKSと顧客LINEを連携する手順

LINE WORKSと顧客のLINEを連携することにより、顧客が普段使い慣れているLINEを通じて、直接的なやり取りが可能になります。これは、顧客にとっても利便性が高く、コミュニケーションのハードルが低くなります。

具体的な手順は、以下のとおりです。

1.グループの作成
プロジェクトや社内サークルなど、組織を横断してメンバーとコミュニケーションするためのグループを作成します。グループは「(内部)グループ」と「外部ユーザーとのグループ」に分けられます。

• 内部グループ：社内メンバーのみで構成されたグループ
• 外部ユーザーとのグループ：外部LINE WORKSユーザーが含まれた非公開グループ

グループメンバーや利用する機能などの管理はグループマスターが行います。グループは、有料プランで最大100,000個、無料プランで最大1,000個まで登録可能です。

2.内部グループの作成
社内メンバーのみで利用するグループを作成します。グループ作成権限は、管理画面の「グループ作成権限」からメンバーにも付与できます。管理者画面からグループメニューを開き、グループを追加してください。

3.トーク機能の有効化
顧客とのトーク機能を有効にすることで、LINE WORKS上から直接顧客にメッセージを送信できるようになります。たとえば、予約確認やフォローアップのメッセージを迅速に送ることが可能です。

4.顧客リストの管理とタグ付け
顧客ごとにタグをつけて分類することで、必要に応じて特定の顧客にメッセージを送るなどの対応がしやすくなります。

LINE WORKSと顧客のLINEが連携されれば、顧客に対して迅速な対応が可能です。チーム全員が同じ情報を共有することで、顧客に対するサービスの質を向上させられます。

顧客とのトークを活用したコミュニケーションの具体例

顧客とのトーク機能を有効に活用すれば、各業界でのコミュニケーションがより円滑になります。ここでは、具体的な業界別の活用事例を紹介します。

このように、業界によって使い方はさまざまですが、どの業界でも顧客との接点を持つことで満足度向上につながります。

LINE WORKSで顧客対応をスムーズにおこなうポイント

LINE WORKSを使った顧客対応をさらにスムーズにおこなうためのポイントは3つあります。

1. やり取りを一元管理する
2. 過去のやり取りを確認する
3. チームでフォローし合う

顧客との会話の履歴は、LINE WORKS上で一元管理することで対応漏れを防げます。各担当者が別々に対応するのではなく、すべてのやり取りを集約すれば、顧客に対して一貫性のある対応が可能です。

また、顧客との過去の会話の履歴を確認することを習慣化しておくことで、過去の問い合わせ内容や対応履歴を踏まえて連続性のあるサポートを提供できます。

さらに、顧客対応を担当者に一存するのではなく、複数の社員が対応する環境づくりも大切です。LINE WORKSを使えば誰でも同じトークを確認しながら対応できるため、担当者が不在のときでも、顧客を待たせることなくスムーズにフォローアップができます。

LINE WORKS 顧客管理における管理者権限とその使い方

LINE WORKSを活用した顧客管理において、管理者権限は非常に重要な役割を果たします。以下の3つに分けて、管理者権限を解説します。

1. 管理者ができること・できないこと
2. 管理画面の操作方法と設定時の注意点
3. 管理者として効率的に顧客情報を管理する方法

それぞれ詳しく解説します。

管理者ができること・できないこと

LINE WORKSの管理者とはサービスの各種設定やメンバー管理、セキュリティ設定などの権限を持つユーザーです。管理者になる人は企業によって異なりますが、一般的には管理職が担うことが多くあります。

管理者ができることの筆頭は、すべての顧客情報の閲覧と編集、顧客データの整理・分類です。また、特定のトーク内容を確認できる範囲を設定できます。

さらに、管理者は不適切なアクセスを防止するためのアクセス制限設定も可能です。

メンバー登録や退職者の削除といった更新作業、不適切なアクセスを防ぐための設定を行い、情報漏えいを防ぎ、セキュリティを確保します。

設定時の注意点

LINE WORKSの設定時にはいくつかの注意点があります。とくに、アクセス権限の設定ミスは、顧客データへの不要なアクセスを許してしまうリスクを伴います。そのため、管理者権限を設定する際には、アクセス権を持つユーザーを慎重に選定し、適切な権限を付与することが大切です。

たとえば、権限のないユーザーが顧客情報にアクセスできる状況を防ぐため、操作手順を確認しながら設定を行いましょう。

また、誤操作によるデータの消失を防ぐために、設定内容をしっかり確認することも重要です。LINE WORKSの管理画面は操作しやすい一方で、細かい設定を正確におこなう必要があります。

管理者として効率的に顧客情報を管理する方法

管理者として顧客情報を効率的に管理するためには、定期的なデータの整理と更新が欠かせません。

顧客情報を常に最新の状態に保つことで、スムーズな顧客対応が可能です。不要な情報を整理し、定期的に削除すれば、管理の負担を軽減し、必要な情報にアクセスしやすくなります。

さらに、LINE WORKSのレポート機能を活用すれば、顧客対応の進捗状況をチーム全体で共有できます。これにより、各メンバーが顧客の対応状況を把握しやすくなり、一貫した対応が可能です。

特定の顧客情報にアクセスする必要があるメンバーに対して、適切な権限を付与すれば、情報の漏洩リスクを最小限に抑えつつ、効率的に顧客管理を行えます。

顧客管理を効率化するための外部サービス連携の具体例

LINE WORKSと外部サービスと連携することで顧客管理をさらに効率化できます。さまざまなサービスを統合することで、データ入力や管理の手間を大幅に削減できるからです。

具体例として、以下の連携があります。

• 勤怠管理サービスと の連携：出勤や退勤をLINE WORKSのチャットでおこなう
• 会議室予約システムとの連携：LINE WORKSのチャットで会議室の予約をしたり空き状況の確認をしたりする
• コミュニケーションプラットフォームとの連携：電話やメールでのやり取りも一元管理する

また、コミュニケーションプラットフォームカイクラでは、LINE連携によって、LINE、電話、SMS、メールのやり取りを一元管理できます。

顧客への対応で、漏れや連絡の重複がなくなり、顧客満足度が向上します。社員同士のコミュニケーション履歴も管理できるようになるため、情報共有や業務の引継ぎの効率化も可能です。

カイクラの詳細を知りたい方は、以下よりご確認してください。

まとめ：LINE WORKSを活用して顧客管理を強化しよう

LINE WORKSは、顧客情報の管理や顧客とのコミュニケーションを強化するために有効なツールです。外部サービスと連携することで、さらに効率的な顧客管理が可能になり、顧客満足度の向上や業務効率化に貢献します。

とくに、カイクラとの連携を活用することで、LINEだけではなく電話やSMS、メールなどのやり取りも一元管理できるため、顧客対応の品質を高めたい企業には最適です。チーム全体で情報を共有することで、属人化を防ぎ、サポートし合いながら効率的に業務を進められます。

顧客情報の一元管理をしたいと考えている方は、以下よりカイクラの詳細をご確認ください。