【2026年最新】問い合わせ管理システム比較10選!無料プラン・Excel運用や選び方も解説

「問い合わせ管理システムってどのようなもの?」
「導入すると日々の作業を効率化できる?」
「どのような基準で自社に合ったシステムを選べばいいの?」

このようにお悩みではありませんか?
事業が成長して問い合わせの件数が増えてくると、担当者の負担が大きくなり、これまでの管理方法では限界を感じる場面も出てきます。万が一、対応漏れや二重対応が発生してしまうと、顧客満足度の低下にもつながりかねません。

こうした課題を解決し、スムーズな顧客対応を実現するのが「問い合わせ管理システム」です。

本記事では、専門家の監修のもと、問い合わせ管理システムでできることや導入のメリット・デメリット、失敗しない選び方を具体的に解説します。さらに、目的別のおすすめシステム10選もあわせて紹介しますので、自社に最適なシステム選びにぜひお役立てください。

システムの導入においては、さまざまな連絡手段の履歴をまとめて確認できるかどうかも重要なポイントです。

コミュニケーション一元管理システム「カイクラ」は、異なるチャネルの問い合わせや対応履歴をひとつにまとめて一元管理できます。問い合わせ管理システムをお探しの方は、ぜひ以下より詳しい資料を無料でダウンロードしてください。

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目次

問い合わせ管理システムとは

問い合わせ管理システムとは、顧客やユーザーからのさまざまな問い合わせをまとめて管理するためのシステムです。

具体的にどのようなことができるのか、システムに搭載されている主な機能を表にまとめました。

一元管理機能 電話・メール・チャットなど複数の経路からの問い合わせ履歴を集約して管理できる
ステータス管理機能 未対応や対応済みなど対応状況や担当者などを把握・管理できる
テンプレート機能 よくある質問と回答をテンプレートとして登録し、素早く返信できる
自動振り分け機能 任意のキーワードや条件を設定し、最適な担当者に自動で振り分けられる
顧客情報管理機能 顧客情報や過去の対応履歴を管理できる
分析・レポート機能 対応にかかった時間や対応内容を表やグラフで可視化し改善に活用できる

事業が成長して問い合わせ件数が増えると、これまでの手作業では管理が難しくなり、担当者同士の情報共有もスムーズに進みにくくなります。その結果、対応漏れや二重対応などのミスが発生し、クレームにつながるケースもあるため、専用システムによる正確な管理が欠かせません。

システムを導入することで対応業務が効率化され、問い合わせの返信や進捗状況を複数人で簡単に共有できるようになります。また、最近では固定電話の通話内容を文字起こししてテキストデータとして一元管理できるなど、さらに便利な使い方ができるツールも増えています。

問い合わせ管理システムの選び方5つ

問い合わせ管理システムにはさまざまな種類があり、どれを選べばいいか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。自社の業務に合わないシステムを導入してしまうと、かえって手間が増えてしまうこともあります。

ここでは、自社に最適なシステムを見つけるための5つの選び方を解説します。

  1. 誰からの、どのチャネルの問い合わせを管理するのか
  2. 問い合わせ履歴を顧客単位で振り返れるか
  3. 料金が何に対してかかる仕組みか
  4. どこまで自動化できるか、AIに任せられるか
  5. 個人情報の扱いと権限設定に対応できるか

それぞれのポイントを詳しくみていきましょう。

1. 誰からの、どのチャネルの問い合わせを管理するのか

システムを選ぶ前に、まずは誰からの連絡を、どの手段(チャネル)で受け付けるのかを明確にすることが大切です。

社外の顧客からの問い合わせか、社内の従業員からの相談かによって、適したシステムが異なるためです。また、よく使われる連絡手段の確認も欠かせません。直近1か月の問い合わせ件数を実際に数えて洗い出してみるのがおすすめです。

たとえば、メールやチャットの管理を前提としており、電話の記録が残しにくい製品もあります。電話対応が中心の企業がそのようなシステムを選ぶと、大半の履歴が管理できなくなってしまいます。最近注目されているのは、電話対応の負担を減らすために、固定電話の文字起こし機能がついたシステムです。自社のメインチャネルをしっかり管理できる製品を選びましょう。

2. 問い合わせ履歴を顧客単位で振り返れるか

過去のやり取りを、1件ごとの単発の案件としてではなく、同じ顧客とのやり取りをまとめて振り返れるかかどうかも重要なポイントです。

1回の問い合わせを1つの案件として処理するシステムの場合、同じ顧客から再度連絡があった際に、過去のやり取り全体がすぐに把握できません。

顧客単位で情報をまとめるには、システムに顧客情報を管理する機能がついているものを選ぶか、すでに社内で使っている顧客管理システムと連携させる必要があります。連携させる場合も、自動でデータが同期されるのか、手動でデータを取り込む必要があるのかで実務の手間が大きく変わります。

とくに電話の場合は、受電時に顧客を特定できるかがスムーズな対応のカギとなるため、実際の運用を想定して確認をおこなってください。

3. 料金が何に対してかかる仕組みか

料金は、月額費用の安さだけではなく、何に対して課金される仕組みなのかを必ず確認しましょう。

課金の単位はシステムによって異なり、利用状況の変化によって将来的なコストが大幅に増える可能性があるためです。

具体的には、システムを使うユーザー数で課金されるタイプや、受け付ける問い合わせの件数で課金されるタイプなどがあります。今後、自社で増えていくのが対応するスタッフの人数なのか、それとも問い合わせの件数なのかを予測しておくことが大切です。

初期費用や最低契約期間などもあわせて確認し、料金が非公開の場合は複数社から見積もりをとって比較検討をおこなうのが確実です。

4. どこまで自動化できるか、AIに任せられるか

業務をどこまで自動化し、AIに任せられるかもシステム選びのひとつの基準になります。

定型的な問い合わせが多い場合、AIを活用することで担当者の負担を減らすことができるからです。

自動化の機能には、担当者の自動振り分けやテンプレートを使った返信などの基礎的なものから、AIが返信文の案を作成したり、対応内容を要約してくれたりする高度なものまでさまざまな段階があります。たとえば、固定電話の文字起こしデータをAIが自動で要約し、システムに登録してくれる機能があれば、後処理の時間は大きく短縮されます。

ただし、複雑な問い合わせが多い業務に高度な自動化を取り入れても効果が出にくいため、自社の業務内容に合った機能を見極めることが重要です。

5. 個人情報の扱いと権限設定に対応できるか

最後に、個人情報の安全な取り扱いと、細かな権限設定ができるかを確認しましょう。

問い合わせデータには氏名や連絡先などの重要な個人情報が含まれており、万が一の情報漏えいを防ぐための対策が必須だからです。

パートやアルバイトを含む複数人で運用する場合、部署や役職にあわせて閲覧できる情報を制限できる権限設定の機能が欠かせません。また、誰がいつシステムを操作したかの記録が残ることや、データ通信が暗号化されているかどうかもチェックすべき項目です。

担当者が退職した際、アカウントを速やかに停止して別の担当者へ案件をスムーズに引き継げる仕組みがあるかどうかも、事前に確認をおこなっておくと安心です。

【目的別】おすすめの問い合わせ管理システム10選

問い合わせ管理システムはさまざまなものがある上に違いもわかりにくく、どれを選べばいいか迷うことも多いでしょう。

目的別におすすめの管理システムを紹介します。

スクロールできます
主なチャネル電話、メール、LINE、SMS、ビデオ通話電話、メール、チャットなどメール、電話、SNSなど10種類メールメールLINE電話(コールセンター)Webフォーム、メールWebフォーム、メーラー(連携)社内データベース
顧客情報との紐付け
料金形態拠点課金
(2拠点目以降は割引)
プラン別定額制月額定額制ユーザー課金
(月額/年額)
要問い合わせ要問い合わせ席数(利用規模)ごとの課金プラン別定額制
(無料プランあり)
ユーザー課金同時ログイン数に応じた課金
(アカウント数は無制限)
AIサポート
2026年9月時点

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.メール・電話・LINEなどの一元管理に強いシステム

まずは電話やメール、LINEなど複数経路からの問い合わせ管理におすすめの問い合わせ管理システムを紹介します。

カイクラ

システム名 カイクラ
特徴
  • 電話やメール、LINE、SMS、ビデオ通話などの履歴を一元管理できる
  • 対応履歴と顧客情報を紐づけて管理し社内で共有できる
  • 通話内容を自動で録音し、AIによる文字起こしやタスク抽出、感情のラベリングができる
料金
  • 初期費用:181,000円〜
  • 月額料金:31,000円〜
※2拠点目以降は初期費用10万円引き、月額1万円引き

カイクラは、顧客情報と対応履歴を一元管理し、チームで共有できるシステムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • スマートフォン・タブレット・PCで使用可能
  • 折り返し電話にフラグを付けて問い合わせ管理ができる
  • 対応時には顧客情報だけではなく対応履歴やメモが確認できる機能がある

カイクラはWebブラウザで起動するため、スマートフォン・タブレット・PCのいずれでも利用可能です。

そのため社外でも問い合わせへの対応ができます。

電話での問い合わせ管理で重要な「折り返し電話」にフラグを付ける管理が可能なので、対応漏れを防止できます。

また、受電時には顧客情報や対応履歴を画面に表示でき「前回どこまで回答したのか」などの情報が一目瞭然です。

▲カイクラで表示できる顧客情報や対応履歴の画面イメージ

さらにカイクラでは、電話はもちろん、SMSやビデオ通話の機能も備わっており、顧客とのコミュニケーションを一元管理できます。
カイクラの詳しい機能や導入事例などが知りたい方は、以下から資料請求してみてください。

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Zendesk

出典元:Zendesk

システム名 Zendesk
特徴 PCのセットアップ不要
リモートワークでも進捗管理がしやすい
顧客の自己解決をサポートする機能も充実
料金 Suite Team:$55
Suite Professional:$115

Zendeskは、カスタマーサポートの負担軽減につながる機能を搭載したシステムです。主な特徴は、以下の3つです。

PCのセットアップ不要
リモートワークでも進捗管理がしやすい
顧客情報システムと連携可能
ZendeskはWebブラウザで使用するクラウド型の問い合わせ管理システムのため、特別なシステムやアプリのダウンロードは不要です。

普段と異なるPCを使う場合でもセットアップが不要なので、社内外問わず業務をおこなえます。

また、電話・メール・チャットなど経路を問わず、発生した問い合わせには自動で1件ごとに問い合わせの内容や担当者、返信内容が記録されたチケットが作成されます。

そのため、進捗管理が簡単で、リモートワークでも社内と同じように対応可能です。

Re:lation

出典元:Re:lation

システム名 Re:lation
特徴 メール・SNSなど、10種類の窓口を一括管理できる
問い合わせへの未対応がひと目でわかる仕様
課題を洗い出せる分析機能が搭載
料金 月額費用:15,000円~

Re:lationは、マルチチャネルに対応できるツールです。主な特徴は、以下の3つです。

  • メール・電話・SNSなど、10種類の窓口を一括管理できる
  • 問い合わせへの未対応がひと目でわかる仕様
  • 課題を洗い出せる分析機能が搭載

Re:lationは、メール・電話・各種SNSなどのマルチチャネルに対応しています。さらにマルチチャネルを同じ画面で管理できるため、正確かつ迅速な対応が可能です。

また、マルチチャネルでの問い合わせ状況がひと目で確認でき、複数チャネルの問い合わせ管理で発生しやすい見落としや二重対応を防止できます。

さらに、問い合わせへの対応にかかった時間や平均対応時間の推移などを分析できる機能も搭載。

問い合わせ対応の課題も洗い出しやすいので、業務や顧客対応の効率化にもつなげられます。

2.メールの問い合わせ管理に特化したシステム

次に、メールの問い合わせ管理に特化したシステムを紹介します。

メールワイズ

出典元:メールワイズ

システム名 メールワイズ
特徴
  • 月額600円から利用可能
  • メール対応を簡略化する機能を多数搭載
  • 16,000社以上で導入
料金
  • 初期費用:無料
  • スタンダードコース:
    • 月額600円(1ユーザー)
    • 年額7,200円(1ユーザー)
  • プレミアムコース:
    • 月額1,800円(1ユーザー)
    • 年額21,600円(1ユーザー)

メールワイズは、チームでのメール管理を一元管理し効率化できるシステムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • 月額600円から利用可能
  • メール対応を簡略化する機能を多数搭載
  • 16,000社以上で導入

メールワイズは、スタンダードコースでは月額600円から利用可能です。低価格にもかかわらず、二重返信や対応漏れなどのメール対応で発生しがちな問題を解決する機能が多数搭載されています。

問い合わせ管理システムの費用を抑え、必要な機能を導入したい場合には非常におすすめです。

また、メールワイズは日本国内の16,000社以上で導入されており、高い実績を持っています。サービスを運営する「サイボウズ株式会社」では、個人情報を含むメール管理を安心しておこなえるよう、セキュリティ対策も高めています。

利用にあわせてセキュリティオプションの追加もできるので、より安全性を高めることも可能です。今なら30日間無料で使えます。

楽楽自動応対

出典元:楽楽自動応対

システム名 楽楽自動応対
特徴
  • 累計導入実績9,000社以上
  • サポート体制が充実
  • 24時間365日のセキュリティ体制
料金 要問い合わせ

楽楽自動応対は、情報共有をスムーズにして業務効率を高める効果があるクラウドシステムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • 累計導入実績9,000社以上
  • サポート体制が充実
  • 24時間365日のセキュリティ体制

9,000社以上の導入でのノウハウを保有しており、専任スタッフによる運用定着までのサポート体制もついているので、わからないことがあっても安心です。

また、対応漏れや二重対応だけではなく、集計業務や誤送信対策など、問い合わせ業務で発生するあらゆる課題を解決できる機能を搭載しています。

カスタマイズ性も高いので、個々に最適なシステム運用を実現できるでしょう。

3.特定機能に強みを持つシステム

特定機能に強みを持つシステムを紹介します。

CScloud

出典元:CScloud

システム名 CScloud
特徴
  • 自動応答と有人対応を同時に使える
  • 大量のトークも管理しやすいチャット画面
  • 各基幹システムと連携
料金 要問い合わせ

CScloudは、LINE経由の問い合わせに特化した管理システムです。主な特徴は、以下の通りです。

  • 自動応答と有人対応を同時に使える
  • 大量のトークも管理しやすいチャット画面
  • 各基幹システムと連携

CScloudでは、自動応答と有人対応を同時におこなえます。具体的には最初は自動応答で対応してもらい、その後最適な担当者への有人対応に切り替えることが可能です。

1対1のトークを複数人で共有管理することもできるため、1対1での対応になりがちなLINE問い合わせの効率化ができます。

ステータス管理や社内チャット、テンプレート管理など有人対応をスムーズにできる機能も多数あるため、複数拠点・大量のトークへの対応も迅速におこなえます。

また「EC-CUBE」や「shopify」などの基幹システムとも連携しているため、顧客情報と連動したキャンペーンをおこなうことも可能です。

BIZTEL

出典元:BIZTEL

システム名 BIZTEL
特徴
  • コールセンターが求める機能が標準搭載
  • ニーズに対応した料金プラン
  • CRM連携機能あり
料金
  • ライト(10席):
    • 初期費用200,000円
    • 月額81,000円
  • スタンダード30(30席):
    • 初期費用450,000円
    • 月額140,000円
  • 利用席数ごとの複数プランあり

BIZTELは、コールセンター業務を効率化できるシステムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • コールセンターが求める機能が標準搭載
  • ニーズに対応した料金プラン
  • CRM連携機能あり

BIZTELでは、入電率や応答率などをリアルタイムで表示し、コールセンター運営の効率化につなげられます。

クラウドの品質も高く、音の途切れや時間差のない通話を実現しています。これまで使っていた電話番号の継続利用も可能です。

また、BIZTELは、各種CRM/SFAと簡単に連携でき受電と同時に顧客情報や過去の履歴を参照できるほか、顧客情報の一元管理も可能で、業務を効率化できます。

さらに、BIZTELの料金プランは、利用席数によって複数準備されているため、小規模から大規模のコールセンターまで、幅広いニーズに対応しています。

見積依頼を出せば具体的な料金プランの提案を受けられるので、気になる人は申し込んでみましょう。

formrun

出典元:formrun

システム名 formrun
特徴
  • フォームの設置からメール対応まで一元化
  • 40種類以上のテンプレートを利用可能
  • 55万ユーザー以上が利用
料金
  • FREE:月額0円
  • BEGINNER:月額3,880円
  • STARTER:月額14,980円
  • PROFESSIONAL:月額29,800円

formrunは、フォームの設置からメール対応まで一元管理できる問い合わせ管理システムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • フォームの設置からメール対応まで一元化
  • テンプレートを利用可能
  • 55万ユーザー以上が利用

formrunでは、コードの知識がなくてもテンプレートを選び、項目を選択するだけで問い合わせフォームを作成できます。テンプレートから、問い合わせ内容に応じたものを選ぶだけで簡単に作成可能です。

また、formrunはフォームを制作するだけではなく、問い合わせ状況の確認やメール対応まで一元化できます。

フォームから送信された問い合わせはカンバン方式で集約されるため、ステータスごとの状況が把握しやすくなります。

フォーム経由での問い合わせ対応を効率化したい企業におすすめです。

4.社内からの問い合わせ管理におすすめのシステム

最後に社内からの問い合わせ管理におすすめのシステムを紹介します。

kintone

出典元:kintone

システム名 kintone
特徴
  • 一元管理で対応状況を瞬時に把握できる
  • 問い合わせの傾向分析が可能
  • Webフォームやメーラーと連携し問い合わせ対応を効率化
料金
  • スタンダードコース:1ユーザー月額1,800円
  • ライトコース:1ユーザー月額1,000円

kintoneは「株式会社サイボウズ」が提供する業務改善システムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • 一元管理で対応状況を瞬時に把握できる
  • 問い合わせの傾向分析が可能
  • Webフォームやメーラーと連携し問い合わせ対応を効率化

kintoneは、問い合わせ内容をチームで一元管理できるため、対応漏れや二重対応を防ぎやすいです。

また、過去の対応履歴はキーワードで検索したり、FAQでチームに共有したりすることが可能。問い合わせを種別や時期に分けてグラフ化できるので、顧客対応の改善にも活かせます。

さらに、Webフォームやメーラーと連携することで、問い合わせの受付から対応完了までの時間を大幅に削減できます。

問い合わせ対応にかける時間を短縮し、他の業務に時間を割いていけるでしょう。

UnitBase

出典元:UnitBase

システム名 UnitBase
特徴
  • 専門知識が不要なデータベース
  • アカウント無制限
  • 外部データベースと直接連携できる
料金 要問い合わせ

UnitBaseは、社内の管理業務を共有し効率化につなげられるシステムです。主な特徴は、以下の3つです。

  • 専門知識が不要なデータベース
  • アカウント無制限
  • 外部データベースと直接連携できる

UnitBaseでは、プログラミングやデータベースの扱いに関する知識は一切不要です。マウス操作やExcelファイルの取り込みだけで、直感的にデータベースを作成できます。

さらに同時ログイン可能なライセンス体系となっているため、最初から全社員でUnitBaseを利用可能です。

利用料金はUnitBaseに同時ログインするユーザー数で決まります。つまり利用する社員が100人でも、同時ログインが20人までの場合、20人分の料金ですみます。

また、外部のデータベースと直接連携し、UnitBaseへの自動取り込みも可能です。データ加工処理(クレンジング)や取り込みスケジュールの設定もできるので、より便利に問い合わせ対応をおこなっていけるでしょう。

無料のExcelやスプレッドシートで問い合わせ管理をする際の注意点

コストを抑えるために、社内でExcelやスプレッドシートを活用して問い合わせ管理をおこないたいと考える方も多いのではないでしょうか。社内で運用ルールを徹底できれば、これらのツールを使って管理することは可能です。しかし、手軽に始められる反面、本格的な運用にはいくつか注意すべき点があります。

まず、表計算ソフトでの管理は手作業による入力が前提となるため、問い合わせの件数が増えると運用が破綻しやすいのが課題です。ほかの業務が忙しいときなどは管理表の更新作業がどうしても後回しになりがちで、結果として対応漏れや二重対応などのミスにつながる恐れがあります。さらに、Excelなどは複数人で同時にデータを更新し合うような用途には適していません。利用環境によっては、同時に編集をおこなうことでデータが正しく保存されなかったり、ファイルが壊れてしまったりするリスクも伴います。

また、表計算ソフトはあくまでデータ集計のためのツールであり、問い合わせ対応に特化したシステムではありません。業務にあわせて使いやすくファイルを作り込む手間がかかり、文字起こしによる自動記録などの専用ツールならではの高度な機能は利用できません。

導入のハードルが低い点は魅力なので、件数が少なく、少人数で一時的に管理するならExcelやスプレッドシートでも運用できます。しかし、長期的な視点で業務の効率化を目指すのであれば、やはり専用の問い合わせ管理システムを利用することをおすすめします。多くのシステムには無料で試せるトライアル期間が用意されているため、まずは実際の使い勝手を確認したうえで本格的な導入を検討してみてはいかがでしょうか。

問い合わせ管理システムを導入するメリット5つ

問い合わせ管理システムの導入には、以下の5つのメリットがあります。

  1. 問い合わせ対応時の無駄が減り、品質改善につながる
  2. 問い合わせ対応がしやすくなり、担当者の負担が減る
  3. 対応漏れ・重複対応などが減り、顧客満足度が上がる
  4. 問い合わせの管理がしやすくなり、管理者の負担が減る
  5. 問い合わせ対応のデータが貯まり、改善に活かせる

問い合わせ管理では「どのような問い合わせがきたのか」「誰が担当なのか」など情報の管理が欠かせません。

問い合わせ管理システムを導入すれば、問い合わせの内容や担当者を簡単にチームで共有できます。

また問い合わせ対応時に過去の対応メモなどを確認できるシステムもあり、担当者の負荷を下げられるケースもあります。

▲カイクラで表示できる顧客情報や対応履歴の画面イメージ

他にも対応漏れ・重複対応などのミスや、問い合わせ全体を俯瞰できる管理画面など便利な機能も多く、問い合わせ管理システム導入によるメリットはたくさんあります。

では、デメリットとしては何があるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

問い合わせ管理システムを導入するデメリット2つ

問い合わせ管理システムは優れたサービスですが、導入には以下のデメリットもあります。

  1. システムの導入に費用がかかる
  2. システムによって運用方法を変える必要がある

システムを導入するため、初期費用や維持費用が必要です。金額はシステムごとに異なりますが、初期費用が数十万円かかったり、維持費用も月額1万円を超える場合もあります。

社内で稟議を通す必要が出てくるので、準備には時間もかかるでしょう。しかし稟議の準備に関しては、問い合わせ管理システムの営業担当者に相談することも可能です。

また、問い合わせ管理システムによっては、現在の運用方法が適さず変更が必要になることもあります。

ただし、システム導入は「問い合わせ対応の簡略化」や「顧客対応やサービスの向上」につながるため、導入コストによる損失よりもメリットが大きくなることも多いです。

導入時の手間や課題があるものの、システム利用による恩恵が大きいため利用するのがおすすめです。

問い合わせ管理システムを活用するコツ3つ

せっかく問い合わせ管理システムを導入する場合には、機能を最大限に活用しましょう。問い合わせ管理システムを活用するには、以下の3つのコツがあります。

  1. システムを最大限活用する運用ルールを決める
  2. 問い合わせがしやすいようにフォームを改善する
  3. 効率的に問い合わせ対応ができるテンプレを複数用意する

順番にみていきましょう。

1.システムを最大限活用する運用ルールを決める

問い合わせ管理システムを導入しても、機能を最大限活用できなければメリットが薄れてしまいます。

問い合わせ内容によっては、返答を含めた対応方法を決めて対策を講じていくことが多いです。システムを使う際の運用ルールを定めておけば、さまざまな問題にも柔軟に対応していけるでしょう。

また、問い合わせ管理システムを導入するにあたって、これまで会社で当たり前となっていた運用ルールを見直すのも有効です。ルール見直しにより不必要な業務が見つかれば、顧客対応の改善やコスト削減に活かせます。

2.問い合わせ対応がしやすいようにフォームを改善する

これまで以上に問い合わせ対応がしやすいように改善すれば、より迅速な対応が可能となります。具体的には、問い合わせ内容を種類ごとに選択できるようにするのが有効です。

たとえば問い合わせフォームで最初に「ご検討中の顧客」「ご契約中の顧客」を選択してもらい、そこから「購入」「返品」などのように細かく分類していく方法です。

直接対応する前に問い合わせ内容を把握し、適切な担当者につなげていけば、業務の効率化につながります。

3.効率的に問い合わせ対応ができるテンプレを複数用意する

問い合わせは、多く寄せられる内容がある程度決まっているので、標準的な回答をテンプレートとして用意しておくことも作業効率化につながります。

また、メールが振り分けられたフォルダごとに返信テンプレートを用意しておくのも有効です。問い合わせ対応の経験が浅い人であっても、スムーズに返信対応ができます。

メールフォルダは「見積依頼」「返品」「交換」など、自社でよくある質問ごとに分類するのがおすすめです。

まとめ:問い合わせ管理システムで課題解決と対応の効率化を目指そう

問い合わせ管理システムの導入は、業務効率化とサービスの品質向上の両方を実現するために有効な手段です。

システムを活用することで社内での情報共有がスムーズになり、対応漏れや二重対応などのヒューマンエラーを未然に防ぐことができるからです。たとえば、メールやチャットの履歴管理はもちろん、固定電話の文字起こし機能を備えたシステムを活用すれば、通話内容までテキスト化して正確な記録を残すことができます。これにより、担当者間の引き継ぎや後処理にかかる手間を大幅に削減可能です。

システムごとに得意とする機能や料金体系は異なるため、まずは自社の課題を洗い出し、複数をしっかり比較したうえで選定をおこなうことが大切です。この記事で紹介した選び方のポイントを参考に、ぜひ自社に最適なツールの導入を検討してみてください。

もし、電話やメール、SNSなど異なる経路からの問い合わせ履歴をひとまとめにしたいとお考えの場合、コミュニケーションプラットフォームのカイクラがおすすめです。

カイクラであれば、顧客情報と紐づけてこれまでの対応履歴をすぐに確認できるため、ツールごとに画面を切り替えて情報を探す必要がなくなり、対応漏れの心配もありません。

以下から詳しい資料を無料でダウンロードできますので、ぜひご一読ください。

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電話対応にかかる時間を40%削減!

カイクラを導入すれば、電話業務の効率化から顧客対応の品質改善まで一気通貫で行えます。

  • 通話の自動録音
  • 通話内容の自動文字起こし
  • 顧客情報の管理
  • 顧客対応内容の可視化
  • SMSのリマインド送信

これらを、電話番号を変えずに固定電話でも社用スマホでも実現できるのは「カイクラ」だけ!

カイクラを使えば、普段の煩雑な電話業務を効率化できます。

⇒電話業務DXツール「カイクラ」の詳細を見る(https://kaiwa.cloud/)

この記事を書いた人

カイクラ編集部です。カイクラ.magは、株式会社シンカが運営するオウンドメディアです。 「音声を記録し、会話を企業価値に」をモットーに、「会話」に関する様々なテクノロジーや最新情報、企業の業務効率化や社内コミュニケーションの活性化事例など、すべての企業にとってお役に立てる情報を幅広く発信します。

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