電話AI文字起こしで業務効率化！メリット・活用シーンを解説

電話対応の内容を手作業でメモするのは、どうしても聞き漏れや記録ミスが起きやすく、業務効率も下がってしまいます。そこで注目されているのが、通話内容のAI文字起こしです。

AIによる文字起こしは、単なる通話内容のテキスト化にとどまりません。AI文字起こしにできることを知ることで、更なる業務効率化が期待できます。

そこでこの記事では、テキスト化以外の電話AI文字起こしの機能や、AI文字起こしに解決できる課題を紹介します。仕組みや注意点などもわかるので、最後までご覧ください。

便利なAIによる文字起こしですが、通話内容には多くの個人情報が含まれるため、法人利用ではセキュリティ面への配慮が必要です。通話内容を自動で録音・文字起こしできるカイクラは、通信の暗号化や機器のデータも持ち出せない設定などセキュリティ対策も万全です。

カイクラには、AI文字起こしの他にもAI要約やAIクレーム・カスハラ判定機能など、電話対応の悩みを解決できる便利なAI機能が搭載されています。カイクラのAIができることは以下のリンクから確認いただけますので、お気軽にチェックしてみてください。

電話AI文字起こしとは？仕組みとできること

電話のAI文字起こしとは、通話内容をAIが自動でテキストに変換する仕組みのことです。専用の音声認識AIが人の声を聞き取り、会話を文章として記録してくれるため、通話後にメモをまとめる必要がありません。

たとえば「納期は来週の木曜日でお願いします」と話せば、そのままテキストとして残るため、担当者は会話に集中できます。

近年は音声認識技術が大きく進化しており、話すスピードや多少の言い間違いがあっても正確に文章化できるシステムが多く、便利な技術として注目されています。

通話のテキスト化だけではない！AI文字起こしにできること

AI文字起こしは、音声を文字にするだけではありません。音声の文字起こし以外の主な機能は、以下です。

• 発言者ごとに分ける
• 話者識別特定キーワードを自動抽出
• 発言の要点だけをまとめた自動要約
• 感情分析や通話傾向の可視化　など

自動要約によるスムーズな引継ぎや後処理の時短などの業務効率化はもちろんですが、電話対応の品質向上を目指している企業にとっても、以下のように活用できます。

話者識別	会話の「間」と「バランス」の見直し
特定キーワードの自動抽出	顧客からのSOSやニーズの発見
感情分析や通話傾向の可視化	スタッフの心のケア 顧客の満足度チェック

AI文字起こしは、あると便利な機能ではなく業務の土台を支える機能になりつつあります。

どう使うの？AI文字起こしに解決できる課題5つ

電話AI文字起こしは、実際の現場でよくある課題の解決に役立ちます。

現場の課題	効果
1.電話対応の負担	電話に慣れていない新人でももれなく記録が残せる 記録精度が統一される メモ作成の手間を省ける
2.聞き漏れ・伝達漏れ	トラブル防止につながる 注文・契約内容の確認ミスを防ぐ 事実ベースの対応が可能になる
3.情報共有が遅い	共有がスムーズ リアルタイムに近い共有ができる
4.新人教育に割く時間がない	効率的な振り返りが可能になる 良い対応／改善点が明確になる 教育コストの削減につながる
5.カスハラやクレーム対応が不安	従業員を守る証拠が残る 管理側で状況を正しく把握できる

ここからは、それぞれをより具体的に解説します。

電話対応の負担が大きい

電話を受けながら対応内容を正確にメモするためには、電話対応への慣れや要点を瞬時に把握するスキルが必要です。そのため新人や電話に慣れていない人には難しく、電話に集中することで、メモをする必要がある重要なポイントが抜けてしまうこともあります。

しかしAI文字起こしを活用すれば、担当者のスキルや経験に関わらず、常に一定品質の記録が残るようになります。

電話対応のスキルに左右されず誰でも高品質な記録を残せる点は、AI文字起こしを活用する大きなメリットです。

録音データなどから文字起こしできるため、メモ作成の手間を省け業務効率化にもつながります。

2.聞き漏れ・伝達漏れがある

AI文字起こしの場合、事実がそのまま記録されるので、確認ミスや「言った／言わない」のトラブルを防止できます。注文や契約内容などの重要事項の確認ミスを防ぎ、電話内容の事実に基づいた対応が可能です。

電話だけのやり取りは、どうしても聞き漏れや伝達漏れが起きがちですが、AIで文字起こしをしたデータがあれば、事実ベースの対応ができます。

3.情報共有が遅い

メモを手作業でまとめて共有する方法では、どこまで細かく記録するか、いつ共有されるかといった点が担当者に左右されるため、タイムラグが生まれがちです。

AI文字起こしがあれば、通話終了と同時に文字起こしデータを共有できるため、リアルタイムで情報がチームに行き渡ります。

たとえばコミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」の場合、通話が終わったらワンクリックでテキストの文字起こしデータを生成できるので、共有までがスムーズです。

顧客ごとに対応履歴を残せるため、折り返し対応や引き継ぎがスムーズになり、「誰がどこまで把握しているか」を確認する手間も大きく減らせます。

さらにカイクラにはAI自動要約機能が搭載されており、長い通話でも重要ポイントだけをコンパクトに整理できます。「あの件のポイントだけ確認したい」というときにも便利です。

このように、情報共有のスピードが格段にアップすることも、AI文字起こしを活用する大きなメリットのひとつです。

4.新人教育に割く時間がない

新人教育では「良い対応」と「改善すべき対応」の両方を具体的に示すことが大切です。

通話内容の文字起こしがあれば、先輩社員が実際に顧客対応をしている通話履歴をそのまま教材として活用でき、実際のやり取りを再現したより実践的なロールプレイングの実施も可能です。

忙しい職場でも効率的に振り返りができるため、従業員の対応に関する課題発見など対応品質向上への取り組みにも活用できます。

5.カスハラやクレーム対策に不安がある

近年増えているカスハラ(カスタマーハラスメント)やクレームへの対策としても、AI文字起こしは非常に効果的です。

カスハラやクレーム対策では、証拠となる顧客の言動を記録することがとても重要です。暴言や過度な要求があった場合も、通話内容のテキストがあれば証拠として活用できるため、従業員を守る際の大きな助けになります。

カスハラやクレーム対策としておすすめなのが、コミュニケーションプラットフォームの「カイクラ」です。

電話内容が自動で録音・AIテキスト化・要約されるので、録音漏れの心配なく、顧客の言動を記録できます。

テキスト化・AI要約したデータは顧客の電話番号に紐づけて管理できるため、過去にクレームやカスハラトラブルがあった顧客の把握も容易です。

以下の記事は、深刻な被害を与えるカスハラの迷惑行為に対して、AIを活用した対応法をまとめた内容です。電話内容のAI文字起こしや、その他の機能を利用して万全な対策を講じたい方は、ぜひこちらの記事も参考にしてみてください

便利なAI文字起こしも万能ではなく、使用時には注意すべき点もあります。ここからは、実際に使う際にどのようなことに気を付けたらよいか、注意点を紹介します。

電話AI文字起こしを使う前に知っておきたい注意点2つ

電話AI文字起こしを導入時に、必ず確認しておきたいポイントは以下の2つです。

1. セキュリティ対策が万全かどうか
2. 要約機能はついているか

どちらも見落としがちなポイントなので、ぜひチェックしてください。

1.セキュリティ対策が万全かどうか

AI文字起こしは、顧客名・住所・契約情報などの個人情報に加え、自社の内部情報まで幅広いデータを扱います。

情報漏えいのリスクなどを考えると、AI文字起こしのセキュリティ対策は必須です

そのため、導入前には機能面とあわせて次のポイントを最低限確認しておきましょう。

• 日本国内のデータセンター：海外サーバーに比べ法的・運用面の安心度が高い
• 通信・保存時のデータ暗号化：万が一データが漏れても中身を読み取られない仕組みになっているか
• ISO27001取得：情報セキュリティ管理の国際基準を満たしているか
• アクセス権限管理：社内で誰がどの情報に触れられるか、細かくコントロールできるか

これらが整っていないサービスを選ぶと、情報漏えいやそれに伴う信用失墜といった重大トラブルにつながる恐れもあります。

とくに顧客情報を扱う部署では、セキュリティ基準を満たしていないツールを使うだけで、会社全体のコンプライアンスに影響することもあるため、セキュリティに関しては必ず確認しましょう。

2.要約機能はついているか

クレームやカスハラ対応の際は、文字起こししたテキストがあると内容の共有や把握に便利です。

しかし、対応が長引いた場合は「文字起こししたテキストはあるけれど、結局どこが重要だったのかわかりにくい」というケースも少なくありません。

しかしAIの要約機能があれば、通話の流れや重要ポイントを短時間で把握できるため、チーム内での共有もスムーズになります。

カイクラには、この「通話内容のAI自動要約」が標準搭載されています。

国内データセンター運用、ISO取得などのセキュリティ要件も十分に満たしており、クレーム対応のような長い通話でも内容をわかりやすく整理してくれるカイクラの詳細は、以下からご確認ください。

活用シーンでみてみよう！AI文字起こしの効果とは？

電話業務のAI文字起こしは、実際にどのような現場で活用されているのでしょうか。代表的な活用シーンをまとめてみました。

活用シーン	効果
コールセンター	応対品質の均一化 クレーム対応力の強化 通話ログの分析で改善サイクルが早くなる
インサイドセールス	商談の要点を自動で記録 成約につながるトークを分析 MAやCRMなどの業務ツールへの登録漏れ防止
アポ取り・営業	顧客の「条件」「要望」「課題」が自動で記録 提案資料の作成 会話内容からニーズを可視化
社内会議・議事録	メモ書きの割愛 議事録作成の手間削減 共有スピードの向上
クレーム・カスハラ対応	通話記録を客観的な証拠としての活用 上司・法務との共有の手間削減 対応ルールを整備する際の活用
新人教育・品質向上	実際の通話を教材として活用 トークマニュアルの改善資料 定量的な評価

このように多くの現場で活用されており、業務効率化につながっています。ここからは、実際に導入したことで大きな効果を実感している企業のリアルな事例を紹介します。

【通話録音×AI文字起こし】電話対応の品質向上に成功した事例

不動産事業を展開する株式会社ネクサスエージェント様では、以前は録音機能付きスマートフォンを使用していました。しかし、通話中に録音ボタンを押す必要があり、操作性に課題を感じていたため、カイクラの自動録音機能を導入されました。

導入後は以下の効果を実感されたそうです。

• 議事録作成の手間が大幅に削減された
• 指導が客観的で具体的になった
• 文字起こし作業が大幅に効率化した
• トラブル対応の迅速化につながった

とくに議事録作成に関しては、カイクラの文字起こし機能により業務負担を大幅に軽減できたとのことです。

これまで議事録作成は、コア業務後にやることも多くとても時間がかかっていました。カイクラの携帯通録は高精度な文字起こしを出してくれる上に、話者も識別してくれるので非常に楽になりました。おかげで、議事録作成のために残業することはなくなりました（畠山氏）

今後は通話録音を顧客分析や営業分析にも活用し、トップ営業の対応を新人研修に使うことも検討されているそうです。

参考：株式会社ネクサスエージェント様

このように、AI文字起こしは業務の効率化だけではなく、社員教育や品質管理にも大きく役立ち、カイクラの通話録音と電話AI文字起こしを活用することで業務効率化と顧客対応品質の向上にもつながります。

使えば使うほどテキスト化の精度が向上することも、AIを活用するメリットのひとつです。

まとめ：電話業務の効率化と品質向上にはAI文字起こしが不可欠

AI文字起こしは、電話業務の効率化・品質向上・トラブル防止に非常に役立つ技術です。

とくに「聞き漏れ」「伝達漏れ」「記録の手間」「カスハラ対策」などの課題を抱える企業には大きなメリットがあるので、電話業務の効率化や品質向上に活用しましょう。

電話業務には、聞き漏れや記録の手間以外にも「担当者がわからない」などの取次の手間も発生します。

次世代型コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、通話内容のAI文字起こしや通話録音データ、対応履歴のメモなどを顧客情報と紐づけて一元管理が可能です。

受電時にこれらがポップアップ表示されるので「取次先がわからない」などの電話業務の課題もまとめて解決できます。顧客名や社内担当者、対応履歴も把握でき、顧客を待たせないスムーズな対応が実現できるため、対応品質をさらにレベルアップしたい企業にもおすすめです。

カイクラの詳細を知りたい方は、以下より資料を無料でダウンロードいただけますのでぜひ参考にしてください。