商談でパソコンのメモは失礼？相手を不快にさせないマナーとコツを紹介

商談中にパソコンを開いてメモを取る行為は、顧客に対して失礼にあたるのではないか？と不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。一方で、社内への報告や正確な議事録作成のためには、詳細な記録がどうしても欠かせません。

結論、商談中のメモは失礼ではありませんが、取り方によっては相手を不快な気持ちにしてしまう可能性があります。

本記事では、顧客を不快にさせないための正しいメモの取り方やマナーをはじめ、スムーズに記録を残すためのコツや便利なテンプレートを詳しく解説します。

せっかくの商談でも、メモを取ることに気を取られてコミュニケーションがおろそかになり、成約につながらなければ本末転倒です。

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商談中のメモは失礼？失礼にならないポイント3つ

商談中にメモを取ることは、基本的には失礼ではありません。

むしろ、熱心に書き留める姿勢は顧客に対して真剣に話を聞いてくれている印象を与え、好印象につながるケースが多いです。ただし、メモの取り方によっては、相手を不快な気持ちにさせてしまうこともあります。

ここでは、顧客に不快感を与えずにメモを取るための3つのポイントを解説します。

1. 事前に断りを入れる
2. タイピング音や画面の角度には気をつける
3. 相手の目を見ずメモに集中しすぎない

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.事前に断りを入れる

パソコンやノートを開いて記録を始める際は、必ず事前に断りを入れるようにしましょう。

突然無言でパソコンを開くと、顧客は「別の作業をしているのでは」「自分の話を聞いているのか」と不安を感じてしまうためです。許可を得る際は、単にメモを取る旨を伝えるだけではなく、社内共有のためや正確に記録を残すためなど、顧客にとってもメリットがある理由を添えるのがポイントです。

たとえば、「本日は正確にお話を伺うため、パソコンでメモをとらせていただいてもよろしいでしょうか」などと尋ねてみてください。

正当な理由を添えて事前に許可をもらっていれば、パソコンでのタイピングも決して失礼にはあたりません。

2.タイピング音や画面の角度には気をつける

事前に顧客から許可を得たとしても、物理的な環境面での配慮を忘れないことが大切です。

配慮が欠けていると、無意識のうちに相手に威圧感を与えてしまいます。とくに気をつけたいのが、キーボードのタイピング音です。強い打鍵音は耳障りになりやすいため、優しくタイピングするか、静音キーボードを活用して音を抑える工夫をしましょう。

また、パソコンのモニターが顧客との間に物理的な壁を作ってしまうのも避けるべきです。画面を少し斜めに配置し、お互いの顔がしっかり見える空間を保つことが効果的です。

こうした細かな配慮によって、顧客は安心して話をすることができます。

3.相手の目を見ずメモに集中しすぎない

商談中は、メモを取ることに集中しすぎないことが大切です。

なぜなら、顧客の目を見て対話できていないことがマナー違反となるためです。社内への報告用に詳細な議事録を残すことは大切ですが、画面ばかり見て会話がおろそかになれば、顧客との信頼関係は築けません。

記録は取るものの、基本は目の前の顧客としっかり向き合うことを意識してください。メモは最低限にとどめ、顔を上げてコミュニケーションを取ることを最優先にしましょう。

顧客に失礼と思われないための商談メモの正しい取り方

相手に不快感を与えず、かつ正確に商談内容を記録するには、どのような点に気をつければよいのでしょうか。

ここでは、顧客に失礼と思われないための正しいメモの取り方として、3つのポイントを解説します。

1. 会話の合間や相手が話した直後にメモを取る
2. 聞き取れなかった箇所はごまかさずに聞き直す
3. 顧客の個人情報や機密情報の取り扱いに配慮する

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.会話の合間や相手が話した直後にメモを取る

商談中のメモは、タイピングし続けるのではなく、メリハリをつけて取ることが大切です。相手が話している最中にずっと画面を見てタイピングしていると、本当に自分の話を聞いてくれているのだろうかと不安を与えてしまうからです。

顧客が話しているときは、アイコンタクトと相槌に集中しましょう。そして、話の区切りがついたタイミングや、自分が話すターンになったときに、要点を素早く打ち込みます。

このように会話と記録の時間をしっかり分けることで、顧客とのコミュニケーションを最優先にしながら、スムーズにメモを取ることができます。

2.聞き取れなかった箇所はごまかさずに聞き直す

メモに追われて話を聞き逃してしまった場合は、知ったかぶりをせず素直に聞き直すことが大切です。その場でごまかして話を進めてしまうと、後からお互いの認識のズレが発覚し、かえって大きなトラブルにつながる恐れがあるためです。

聞き直すことは、決して失礼な行為ではありません。正確に記録したい前向きな理由を添えて確認をおこないます。

ごまかさずに確認する真摯な姿勢は、むしろ顧客に安心感を与え、信頼関係の構築につながります。

3.顧客の個人情報や機密情報の取り扱いに配慮する

商談のメモを取る際は、情報管理への意識を高く持つことが欠かせません。商談では個人情報や企業の機密情報を扱うことが多く、取り扱いを間違えると顧客に対して大変失礼にあたるだけではなく、会社の信用問題にも発展するからです。

とくに、カフェやコワーキングスペースなどでオンライン商談や対面商談をおこなう場合は注意してください。パソコンの画面を周囲から覗きみられないように座る位置を工夫し、少しでも離席する際は必ず画面をロックするようにします。

メモの取り方だけではなく、記録する環境のセキュリティ意識を高く持つことが、ビジネスパーソンとして求められます。

失礼なくスムーズに商談メモを取るためのコツ3つ

商談中にメモを取りながらも、顧客との対話をおろそかにしないためには、入力作業の負担をいかに減らすかが鍵となります。

ここでは、失礼なくスムーズに商談の記録を残すための3つのコツを紹介します。

1. 事前に確認事項やフレームワークを準備しておく
2. すべてではなくキーワードや要点のみを書く
3. 商談メモの基本テンプレートを用意する

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.事前に確認事項やフレームワークを準備しておく

商談中の入力作業を極力減らすため、事前の準備をしっかりとおこなうことが重要です。

すべてをその場で入力しようとすると、どうしてもタイピングに時間がかかり、待たせたり、画面ばかり見つめたりすることになってしまうからです。

顧客情報、ヒアリング必須項目、自社からの提案内容などは、商談前にあらかじめドキュメントに記載しておきましょう。そうすることで、商談中は空欄を埋めるだけの状態になり、メモの負担が大幅に軽減されます。

事前に準備しておくことで、心に余裕が生まれ、焦らずスムーズに記録を残すことができます。

2.すべてではなくキーワードや要点のみを書く

メモを取る際は、会話の一言一句すべてを書き留めようとしないことが大切です。

録音の文字起こしのようにすべての発言を入力しようとすると、画面から目が離せなくなり、もっとも重要な顧客との対話がおろそかになってしまうためです。また、話を聞きながら文字を打つマルチタスクは、大きな負担になります。

文章で記録するのではなく、単語ベースで残すことを意識してみてください。顧客の抱える課題、予算、期限などの重要な要点のみを、箇条書きで打ち込んでいきます。

すべてを記録しようとする完璧主義を手放し、要点だけに絞ってメモを取ることで、目の前の顧客とのコミュニケーションに集中できるようになります。

3.商談メモの基本テンプレートを用意する

スムーズな記録のために、あらかじめ商談メモの基本テンプレートを用意しておくことをおすすめします。

型が決まっていれば、ヒアリングの抜け漏れを防ぎつつ、必要な項目だけを迷わずに素早く書き込むことができるからです。

以下を参考にテンプレートを作っておくと、商談中のメモがとりやすくなります。

このようなフォーマットを活用することで、商談中の負担が減るだけではなく、社内への報告や正確な議事録作成もスムーズに進みます。

商談中のメモで失礼ではないか？と心配ならツールの活用がおすすめ

どれほどマナーに気を配り、便利なテンプレートを活用したとしても、手元の画面ばかりに意識が向いてしまうと、目の前の顧客の細かな表情の変化や、言葉の裏に隠された潜在的なニーズを見逃してしまう恐れがあります。

そこで役立つのが、商談の記録を自動化できるツールです。記録作業をシステムに任せることで、営業担当者は顧客との信頼構築や品質の高い提案など、本来のコア業務に集中できるようになります。

たとえば「カイクラ」を活用すれば、専用アプリを使って商談を録音し、その内容をAIが自動で文字起こしや要約をおこないます。そのため、商談中に残すメモは、その場で気になった点や後から質問したいことだけに絞ることが可能です。

さらに、録音内容をAIが自動で分析し、具体的なアドバイスや振り返りのポイントを提示する機能も備わっています。自分一人で商談内容を振り返り、AIの客観的な評価をもとに、より良い商談ができるよう改善していくことができます。

この録音機能は対面だけではなく、電話やWeb会議でも利用可能です。顧客情報と一緒に履歴を管理できるため、振り返りが簡単になるうえ、担当者しか顧客との商談内容を把握していない属人化の防止にもつながります。

商談に必要な機能がしっかりとそろったカイクラの詳細は、ぜひ以下よりご確認ください。

まとめ：商談中のメモは失礼ではないが対話を最優先しよう

本記事では、顧客に不快感を与えないための正しいメモの取り方や、スムーズに記録を残すためのコツを解説しました。

事前の断りを入れるなどの配慮をおこなえば、商談中にパソコンなどでメモを取ることは決して失礼にはあたりません。しかし、ビジネスにおける最終的なゴールは綺麗なメモを作ることではなく、目の前の商談を成功させることです。

メモを取ることに必死になってしまい、顧客との対話がおろそかになってしまうのであれば、ツールを活用して商談の品質を上げることをおすすめします。

カイクラでは、商談の録音だけではなくAIによる文字起こしや要約も可能なため、内容の振り返りや議事録作成も簡単におこなえます。商談の負担を減らし、顧客と向き合う時間を増やすために、ぜひ活用をご検討ください。

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