【最新】商談の文字起こしツールおすすめ5選！議事録作成の効率化を解説

商談が終わるたびに発生する議事録の作成ですが、長時間の打ち合わせ内容を思い出しながら文字に起こす作業に時間を取られ、本来集中すべき営業活動に手が回らないと悩んでいませんか？

しかし、言った・言わないのトラブルを防ぎ、正確な記録を残すために、商談の記録は欠かせません。

本記事では、商談に最適な文字起こしツールの選び方から、無料で使えるおすすめアプリ、高精度なAIツールまで徹底比較して解説します。

商談の記録を効率よく残す方法としておすすめなのが、AIを活用した自動化です。商談の内容を録音し、そのデータをもとにAIが文字起こしできれば、商談後の手作業が発生しません。

カイクラを利用すれば、文字起こしだけではなく要約や日報の作成まで自動化できます。詳細は下記よりご覧ください。

商談の文字起こしをAIツールで効率化するメリット3つ

商談が終わったあとの議事録作成に、多くの時間を奪われていませんか。AIツールを活用して文字起こしをおこなうことで、営業担当者の負担は軽減されます。

ここでは、商談の文字起こしをAIツールで効率化するメリットを3つ紹介します。

1. 面倒な議事録作成の時間を削減できる
2. 本来の営業活動に集中できる
3. 正確な記録を残せる

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.面倒な議事録作成の時間を削減できる

最大のメリットは、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できることです。

商談終了後に記憶を頼りに内容をまとめたり、録音データを何度も聞き直したりすると、膨大な時間がかかってしまいます。

AIツールを導入すれば、商談中の音声が自動でテキスト化されます。ゼロから文章を書き起こす手間が省けるため、作業にかかる時間を短縮することが可能です。

文字起こしによる業務効率化は、以下の記事もあわせてご確認ください。

2.本来の営業活動に集中できる

議事録作成の負担が減ることで、本来の営業活動により集中できるようになります。

文字起こし業務をツールに任せれば、これまで事務作業に費やしていた時間を、別の重要な業務に振り分けられるからです。

たとえば、浮いた時間を顧客へ向けた提案資料の作成や、新規アポイントの獲得など、直接利益を生むコアな営業活動にあてることができます。

営業担当者が利益に直結する業務にしっかり注力できる環境が整うため、結果として営業成績の向上につながります。

3.正確な記録を残せる

商談の全容を正確な記録として残せることも、AIツールを活用するメリットです。

人間の記憶や手書きのメモだけでは、会話の重要なニュアンスが抜け落ちてしまったり、顧客との間で認識のズレが生じたりするリスクがあります。

ツールによって商談内容をそのまま正確なテキストとして残しておけば、事実に基づいた振り返りが容易におこなえます。言った、言わないのトラブルを未然に防げるため安心です。

正確な記録を残し社内で管理することは、コンプライアンスリスクの低減だけではなく、顧客との長期的な信頼関係の維持にもつながります。

商談の文字起こしアプリ・ツールを選ぶときのポイント5つ

数あるAIツールの中から、自社の環境に最適なものを見極めるためには、どのような基準で選べばよいのでしょうか。

ここでは、導入前に確認しておきたい5つのチェックポイントを紹介します。

1. 商談の利用シーンに対応しているか
2. コストに見合った料金プランか
3. 専門用語や業界用語を正確に認識・辞書登録できるか
4. 文字起こしだけではなく、要約やAI分析の機能はあるか
5. 法人利用に耐えるセキュリティ対策がされているか

順番に解説します。

1.商談の利用シーンに対応しているか

まずは、自社の商談スタイルにあったツールを選ぶことが大切です。商談の手法によって、最適なツールの種類が異なるからです。

たとえば、Web会議ツールを使ったオンライン商談が多いのか、対面での訪問営業が多いのか、あるいは電話でのやり取りが中心なのかによって、選ぶべきアプリや連携システムは変わってきます。

導入後に現場でスムーズに活用できるよう、普段の商談シーンに対応したツールを選定しましょう。

2.コストに見合った料金プランか

初期費用や月額料金などのコストが、自社の予算に見合っているかを確認することも大切です。ツールによって料金体系は異なり、多機能なものほどコストが高くなる傾向があります。

予算内に収まるかを確認するだけではなく、まずは無料で試せるトライアル期間があるかをチェックするのがおすすめです。無料期間を利用すれば、自社の環境で正しく作動するかどうかを事前にテストできます。

費用対効果をしっかり見極めるためにも、事前の料金確認とお試し利用は欠かさずにおこなってください。

3.専門用語や業界用語を正確に認識・辞書登録できるか

BtoBの商談においては、専門用語を事前に辞書登録できる機能があるかどうかも確認すべきポイントです。企業間の取引では特殊な業界用語や社内独自の用語が頻繁に使われるため、一般的な文字起こし機能では誤認識されやすいからです。

独自の用語をあらかじめ登録しておける機能や、独自のAI学習によって精度を高められる機能があれば、テキスト化されたあとの手直しにかかる時間を大幅に減らせます。

議事録作成の手間を最小限にするためにも、専門用語への対応力は必ずチェックしてください。

4.文字起こしだけではなく、要約やAI分析の機能はあるか

単なるテキスト化だけではなく、要約やAI分析の機能が備わっているツールを選ぶのがおすすめです。商談内容を自動で要約してくれる機能があれば、あとから振り返る際の業務効率がさらに上がるからです。

最近ではAIと連携し、長時間の商談を簡潔にまとめるだけではなく、次に誰が何をするべきかネクストアクションの抽出まで自動でおこなうツールも増えています。

営業活動全体の品質を高めるためにも、文字起こし以上の付加価値があるかを確認してみましょう。

5.法人利用に耐えるセキュリティ対策がされているか

商談などの機密性の高い情報を扱う以上、強固なセキュリティ対策がされているかは重要なポイントです。顧客の個人情報や企業の機密データが漏洩した場合、会社の信用問題に直結するからです。

具体的には、入力したデータがAIの学習に利用されないオプトアウト機能があるか、通信の暗号化がされているか、IPアドレスによるアクセス制限が可能かなどを確認します。

法人利用に使える安全なシステム環境が整っているツールを選ぶことで、安心して商談の記録をおこなうことができます。

無料で使える！商談の文字起こしにおすすめのツールと活用法

商談の文字起こしは、無料で実現することもできます。方法は主に以下の2パターンです。

1. スマホ標準機能や無料アプリを活用する
2. 無料プランがあるAI文字起こしアプリやツールを試す

それぞれの活用法を、詳しくみていきましょう。

1.スマホ標準機能や無料アプリを活用する

文字起こしを手軽に試す方法は、スマートフォンに搭載されている標準機能や、無料のアプリを活用することです。新たな機器やシステムを購入することなく、思い立ったときにすぐ始められるからです。

たとえば、iPhoneに標準搭載されているメモ帳の音声入力機能やボイスメモ機能を使えば、その場で簡単に音声をテキスト化できます。また、Nottaなどの文字起こしアプリが提供している無料枠を利用するのもひとつの方法です。

まずはコストをかけずに文字起こしの感覚をつかみたい場合は、こうした身近な機能から試してみるのがおすすめです。

2.無料プランがあるAI文字起こしアプリやツールを試す

将来的な本格導入を見据える場合は、有料のAI文字起こしアプリやツールに用意されている無料プランを試してみるのが効果的です。実際の業務フローに組み込めて、自社の商談スタイルに合っているかを事前に確認できるからです。

多くの高機能ツールでは、導入前のお試しとして無料トライアル枠や、月間の無料利用時間が設定されています。たとえば、Rimo Voiceなどの有料ツールが提供している無料期間を活用すれば、文字起こしの精度や実際の使い勝手について、実務のなかでテストをおこなうことができます。

自社の課題を本当に解決できるツールなのかを見極めるためにも、本格的な導入前に無料プランを有効活用しておきましょう。

ここまで無料で文字起こしする方法を紹介しましたが、無料ツールは手軽に導入できる反面、ビジネスでの本格的な運用には不向きな側面もあります。長時間の録音ができなかったり、法人利用に耐えうるセキュリティの保証がなかったりするためです。また、専門用語の誤変換が多く、結局手直しの手間がかかってしまうケースも少なくありません。

そのため、無料ツールはあくまで実際の使い勝手を調べるための限定的な利用にとどめ、本格的な運用には有料ツールや法人向けツールの導入を検討するのがおすすめです。

商談の文字起こしにおすすめのAIツール・アプリ比較

商談の文字起こしができるAIツールやアプリは多くありますが、用途や環境によって最適なものは異なります。対面商談、電話、Web会議など、自社のメインとなる商談スタイルにあわせて選ぶことが大切です。

ここでは、商談の文字起こしにおすすめのAIツールとアプリを5つ比較し、紹介します。それぞれの特徴を踏まえて、自社に合うツールを見つけてみてください。

1.【電話・対面商談】カイクラ

カイクラは、電話や対面での商談を録音し、文字起こしから要約、音声解析までをワンストップでおこなうツールです。電話は自動で録音、対面商談は専用アプリで録音できます。
商談内容をAIが自動で分析し、具体的なアドバイスや振り返りポイントまで提示するため、単なる商談内容の記録にとどまらず、次回に向けた戦略設計や営業品質向上のためのナレッジ化にも活用できる点も特徴です。

すべての録音データは顧客情報と紐づけて一元管理されるので、データの管理に手間がかかりません。商談を振り返りたいときに、すぐに確認できます。

AIを使って商談を資産として活用したい方は、以下より詳細をご確認ください。

2.【Web会議】Zoom

Web会議ツール内で文字起こしを完結させたい場合は、Zoomが適しています。普段利用しているオンライン会議のシステムそのものに、文字起こし機能が組み込まれているからです。

Zoomを利用して会議をおこなうと、標準機能として会話のテキスト化からAIによる要約までスムーズに実行できます。外部の文字起こしアプリを別途立ち上げる手間がかかりません。ただし、契約している料金プランによって利用できるAIの機能に差があるため、導入前に自社のプランを確認しておく必要があります。

3.【Web会議】Notta

現在使っているWeb会議システムに文字起こし機能だけを手軽に追加したい場合は、Nottaがおすすめです。NottaはさまざまなWeb会議ツールとスムーズに連携し、高精度なテキスト化を実現するからです。

普段利用している会議のURLを連携させるだけでAIが自動で参加し、会話内容をリアルタイムで文字に起こしてくれます。ツールを問わず柔軟に文字起こしを追加できるため、顧客によって利用するWeb会議システムが変わる営業担当者にも適しています。

4.【議事録作成】Rimo Voice

議事録の作成に特化して効率化を図りたい場合は、Rimo Voiceが向いています。日本語の音声認識に優れており、音声をアップロードするだけでスピーディーに自然な文章を作成してくれるからです。

AIが長時間の商談内容を読みやすく要約してくれるため、文字起こしされたテキストを人の手で大きく修正する手間が省けます。会議後の議事録作成にかかる時間を少しでも減らし、すぐに社内共有したい企業におすすめのツールです。

5.【議事録作成】LINE WORKS AiNote

スマートフォンを活用して手軽に議事録を作成し、社内共有までスムーズにおこないたい場合は、LINE WORKS AiNoteが便利です。ビジネスチャットツールと連携しており、作成した記録をすぐにチームへ展開できるからです。

アプリを使って対面商談の音声を録音・文字起こしし、その結果をチャット上で即座に共有できます。外出先での商談が多く、移動時間を使って効率的に情報共有をおこないたい営業担当者にぴったりです。

商談の文字起こしを営業活動に活用する方法3つ

商談の音声をテキスト化して満足するのではなく、そのデータを営業活動にどう生かすかが重要です。文字起こししたデータを単なる記録で終わらせず、営業成績を上げるための武器に変えるための方法を3つ紹介します。

1. 文字起こしした録音データをAIで整理・構造化する
2. 次回商談に向けたヒアリング項目やネクストアクションを抽出する
3. チーム内で顧客のリアルな声を共有し、提案力を底上げする

それぞれ紹介します。

1.文字起こしした録音データをAIで整理・構造化する

文字起こししたデータは、AIを使って整理し構造化することが重要です。

長時間の商談でテキスト化された冗長なデータをそのまま読んでも、重要なポイントがすぐには把握できないからです。

たとえば、ChatGPTなどのAIツールを活用し、顧客の課題、予算、決裁フローなどの項目ごとにテキストを分類して整理します。

必要な情報が一目でわかる状態にしておくことで、データを営業活動の武器としてスムーズに活用できるようになります。

2.次回商談に向けたヒアリング項目やネクストアクションを抽出する

テキストデータをもとに、次回の商談に向けた準備を具体的におこなうことが大切です。

商談の全容を文字で客観的に見直すことで、商談中には気づけなかったヒアリングの抜け漏れや、新たな提案の糸口を発見できるからです。

今回の商談でヒアリングできなかった項目は何か、次回の商談で提案すべき切り口は何かを、文字起こしデータからしっかりと抽出します。

データに基づいた的確なネクストアクションを設定することで、営業の事前準備の品質が高まり、成約率の向上につながります。

3.チーム内で顧客のリアルな声を共有し、提案力を底上げする

文字起こししたデータは個人で抱え込まず、社内のチーム全体で共有することがおすすめです。

顧客のリアルな声をテキストとして共有することで、組織全体の営業力やサービス品質の向上に直結するからです。

たとえば、成績トップの営業担当者がおこなうトーク内容をテキスト化して横展開すれば、他のメンバーのスキルアップに役立ちます。また、顧客から出た生の意見や要望を開発チームへ届けることで、より現場のニーズに合った商品開発にもつながります。

データをチーム共通の資産として最大限に活用し、会社全体の提案力を底上げしていきましょう。

商談の文字起こしをおこなう際の注意点3つ

商談の文字起こしは業務の効率化に役立ちますが、実践にあたってはいくつかの注意点を押さえておく必要があります。トラブルを未然に防ぎ、ツールの効果を引き出すためです。

ここでは、商談の文字起こしをおこなう際に意識すべき3つの注意点を紹介します。

1. 録音は相手に許可を取る
2. 商談データは厳格に管理する
3. 商談環境を整えて文字起こしの精度を上げる

商談相手との信頼にも関わるので、事前に押さえておきましょう。

1.録音は相手に許可を取る

商談を録音する際は、必ず事前に相手の許可を得るようにしましょう。

秘密録音（無断録音）は、直ちに違法行為に該当しないケースが多いものの、ビジネス上のマナーや信頼関係の観点からは避けるべきです。

承諾を得る際は、サービス向上のため、あるいは議事録作成の正確性を期すためなど理由を添えると、相手に不信感を与えずにスムーズに許可を得やすくなります。関係性を壊さずスマートに録音をおこなうためにも、事前の声かけを徹底しましょう。

営業活動における録音マナーや運用のポイントは、以下の記事も参考にしてください。

2.商談データは厳格に管理する

商談の録音やテキストデータは、自社内で厳密に管理する体制を整える必要があります。

商談データには顧客の個人情報や自他社の機密情報が数多く含まれており、万が一にも漏洩することは許されないからです。

具体的な対策として、データを営業担当者個人のスマートフォンに保存しないことや、共有リンクを送信する際には必ずパスワード設定を徹底することなどが挙げられます。社内でデータの取り扱いに関する明確な運用ルールやガイドラインを策定し、万全なセキュリティのもとで管理しましょう。

3.商談環境を整えて文字起こしの精度を上げる

ツールでの文字起こしをスムーズに進めるためには、商談をおこなうハードウェアや環境をあらかじめ整えておきましょう。AIツールの文字起こし精度は、録音された音声のクリアさに大きく左右されるからです。

たとえば、Web会議や電話商談ではノイズキャンセリング機能が付いたマイクを使用する、対面商談では周囲の雑音が入らない静かな会議室でおこなうなどの工夫が必要です。少しの環境変化でテキストの手直しにかかる時間を減らせるため、ぜひ事前の環境づくりを意識してみてください。

電話・対面商談の文字起こしなら「カイクラ」がおすすめ

電話や対面での商談を文字起こしして業務を効率化したい方には、カイクラがおすすめです。

通話の自動録音からテキスト化、さらには対面商談の要約まで、営業活動に必要な機能が一括で備わっているからです。

たとえば、インサイドセールスや顧客対応などの電話商談では、通話内容が自動で録音され、そのまま文字起こしまでスムーズにおこなわれます。対面での商談時にも、専用アプリを利用することで手軽に音声を録音でき、AIが自動でテキスト化や要約をおこないます。

さらに、CRMとの連携ができる点も大きな魅力です。誰が誰に何を話したのかが即座に画面上で可視化されるため、営業担当者の対応漏れを防ぎ、担当者変更時の引き継ぎにかかる負担も大幅に減らすことができます。ビジネスの現場で重要な音声データを扱うことを前提とした、万全なセキュリティ対策が施されている点も安心できるポイントです。

カイクラの詳細を知りたい方は、ぜひ以下よりご確認ください。

まとめ：商談の文字起こしツールを導入して議事録作成の手間をなくそう

ここまで、商談の文字起こしツールを選ぶポイントや具体的な活用方法をお伝えしてきました。

商談の音声を文字起こしすることは、単なる議事録作成の時短にとどまりません。営業活動における効率化の第一歩であり、次回提案の品質を変える有効な手段となります。

とくに本記事でおすすめしているカイクラは、通話が自動で録音されるため、商談前で慌ただしいときでも録音漏れの心配がありません。音声をそのままテキストとして保存できるため、長時間の商談であっても要点がすぐにつかみやすくなります。

また、AIが搭載されているため、業界特有の専門用語などを学習させることで、使えば使うほどテキスト化の精度が向上していくのも強みです。

面倒な議事録作成の手間をなくし、本来の営業活動に集中できる環境を整えたい方は、ぜひ以下のリンクからカイクラの詳細をご確認ください。