電話伝言メモはまだ手書き？正確で効率の良い書き方とコツを徹底解説

電話対応は、企業の信頼に関わる重要な業務ですが、同時に多くの方がストレスを感じている業務でもあります。聞き取りをして記録したあと伝達をおこなわなければならず、手書きでの対応に限界を感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスマナーの基本となる電話での伝言メモの正しい書き方を解説します。抜け漏れを防ぐための必須項目に加え、すぐに使えるテンプレートや、焦らず相手に好印象を与える聞き取りのコツもあわせて紹介します。

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【基本のマナー】電話の伝言メモの書き方と必須の項目

電話の伝言メモを作成する際、伝言メモは自分以外が見るものであると意識しなければいけません。

不在の担当者が戻ってきたとき、メモを見て「いつ・誰から・どのような用件で」電話があったのかが一目でわからないと、折り返しの遅れや認識違いなどのトラブルにつながってしまうからです。

ここでは、伝言メモに必ず記載すべき必須項目と、そのまま使える基本のテンプレートを紹介します。

伝言メモに記載すべき6つの必須項目

伝言メモを書く際は、以下の6つの項目を網羅することが基本です。どれかひとつでも欠けると、担当者が顧客へ連絡する際に手間取ってしまいます。

表にまとめましたので、普段のメモ書きと照らしあわせてみてください。

項目	ポイント
受電した日時	日付だけではなく時間（何時何分）まで書く 折り返しの優先度判断に関わるため
相手の会社名・部署名・氏名	省略せず正式名称で書く 聞き取れなかった場合は正直に聞き返す
相手の連絡先	電話番号は必須 既存顧客でも念のため聞く 登録があるか確認する
電話の用件（5W1H）	何の電話なのかを簡潔に 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どうした）を意識して書く
こちらの対応内容	折り返し電話が必要か 伝言だけで良いか 再度かかってくるのか ネクストアクションを明確にする
電話を受けた自分（受電者）の氏名	誰が受けたかを書くのは責任の所在を明らかにするため 担当者が詳細を聞きたいときに誰に聞けばいいかわかるようにする

もし相手の声が聞き取りにくかったり、名前などの重要な情報が聞き取れなかったりした場合は、曖昧なままメモを残してはいけません。

「何度も申し訳ありませんが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」

このようにクッション言葉を添えて、丁寧に聞き直す準備をしておきましょう。相手に不快な思いをさせず、正確な情報を残すことが、結果としてスムーズな連携につながります。

次は、これらの必須項目を網羅した紙のメモの書き方テンプレートを紹介します。

紙のメモで伝言を残すときの基本テンプレート

付箋やメモ用紙に手書きで残す際は、以下のテンプレートを参考にしてください。情報が整理されていると、担当者は一目で状況を把握できます。

このように、【日時】【相手】【連絡先】【用件】【対応】【受電者】の6項目が揃っていることが大切です。

なお、自分専用のテンプレートをあらかじめ印刷しておくと、その都度項目を書く手間が省けて効率的です。さらに詳しいテンプレートの種類は、以下の記事も参考にしてください。

チャット・メール用の伝言テンプレート

チャットやメールで伝言を残す場合も、書くべき内容は紙のメモと同じです。

ただし、チャットの場合はパッとみて要点がわかる短さに、メールの場合は件名だけで緊急度がわかることが求められます。

それぞれのツールにあわせたテンプレートを用意しましたので、コピーして辞書登録しておくと便利です。

シチュエーション別・電話の伝言メモの書き方

電話対応のたびにメモのまとめ方をゼロから考えていては、時間がかかるうえに焦りの原因にもなります。

効率よく正確なメモを残すためのコツは、よくあるシチュエーションごとのテンプレートを持っておくことです。

ここでは、よくある3つのビジネスシーンをパターン別に、書き方のポイントとそのまま使える例文を紹介します。

1. 相手から「折り返しがほしい」と言われた場合
2. 伝言をお願いされた場合
3. 急ぎの用件やトラブル対応の場合

それぞれ詳しく解説します。

1.相手から「折り返しがほしい」と言われた場合

よくあるのが、担当者から折り返しの電話がほしいケースです。この場合、折り返しお願いしますとメモするだけでは不十分です。

担当者が戻ってきた際、スムーズに連絡できるように以下を確認しましょう。

• 相手の都合
• 緊急度

たとえば、「担当者が戻ってすぐ電話をしたのに、相手が会議中だった」などのすれ違いはよく起こります。これを防ぐために、以下の情報を聞き出してメモに残しましょう。

• 相手が電話に出られる時間帯（例：本日は17時まで在社、明日の午前中は可 など）
• 急ぎかどうか（例：至急、手が空き次第でOK など）

これらが書いてあると、担当者は「17時までにかけなきゃ」「今は忙しいから、明日の朝一番にかけよう」と優先順位を判断できます。

2.伝言をお願いされた場合

折り返しは不要で、伝言だけ伝えてほしいと言われた場合は、担当者の負担を減らす書き方を意識しましょう。

まず、メモの目立つ場所に折り返し不要と大きく記載します。帰社した担当者は、大量のメモやメールを確認しなければならないことが多いため、一目で電話しなくていい案件だと理解できるだけで負担を減らせます。

また、伝言内容は自分の解釈を入れず、相手の言葉をそのまま引用する形式で書くのがおすすめです。言葉のニュアンスなどのズレを防げるからです。

3.急ぎの用件やトラブル対応の場合

クレームや緊急のトラブルなど、急ぎの用件の場合は、メモの見せ方にも工夫が必要です。

担当者が席に戻った瞬間、そのメモに注目するようにしなければいけません。通常のメモと同じように置いておくと、他の書類に埋もれて対応が遅れ、すぐに対応できないリスクがあるからです。

緊急時は、以下の工夫を取り入れてみてください。

• 赤ペンや太字のペンを使って書く
• 至急！と大きく書いた付箋を目立つ位置に貼る
• メモを置くだけではなく、チャットでも二重に連絡を入れる

ただメモを置いておくのではなく、気づいてもらうところまでが電話対応者の役割だと意識しましょう。

相手に好印象を与える電話の伝言メモの書き方・聞き取りのコツ5つ

電話対応でメモがうまく取れない原因の多くは、書くのが追いつかないためです。

しかし、これは事前の準備やちょっとしたコツを知っているだけで改善できます。焦らず正確に情報を聞き取り、相手に好印象を与えるための5つのコツを紹介します。

1. メモを取りやすい環境を事前に整える
2. 聞き取れないときは素直に聞き直す
3. 要点は復唱して確認しながら通話を進める
4. カタカナや略語を使って書くスピードを上げる
5. 電話が終わったらすぐに清書してデスクに置く

それぞれ具体的にみていきましょう。

1.メモを取りやすい環境を事前に整える

基本的なところですが、受電してからペンやメモ帳を探していては、冒頭の挨拶や会社名を聞き逃してしまいます。

電話機の横には、必ず書ける状態のボールペンとメモ帳を常備しておきましょう。

利き手側にペンを置き、すぐにメモが取れる体勢を整えておくだけで不安が減り、落ち着いて受電できるようになります。

2.聞き取れないときは素直に聞き直す

相手の声が小さかったり、回線の状況が悪かったりして聞き取れないことは、ベテラン社員でもよくあります。このとき絶対にやってはいけないのが、知ったかぶりをして適当に書くことです。

間違った情報を伝えてしまうと、後で大きなトラブルになりかねません。聞き取れなかったときは、素直に聞き返しましょう。

ただし、「え？何ですか？」と直接的に聞くのは失礼にあたります。以下の「クッション言葉」を使って、相手を不快にさせずに聞き返すのがマナーです。

電波が悪いなど環境のせいにすることで、相手の滑舌が悪いからではないことを暗に伝えられます。

3.要点は復唱して確認しながら通話を進める

聞き間違いや書き間違いを防ぐためのテクニックが「復唱」です。

相手が話した内容を「〇〇ですね」と声に出して繰り返しながらメモを取りましょう。復唱には以下の3つのメリットがあります。

1. 復唱している間にメモを書く時間が生まれる
2. 声に出すことで、自分自身の記憶にも定着しやすくなる
3. 相手は、しっかり話を聞いてくれていると安心する

とくに、日時、場所、電話番号などの数字や固有名詞は、必ず復唱確認をおこなってください。

4.カタカナや略語を使って書くスピードを上げる

通話中のメモは、自分さえ読めれば汚い字でも構いません。

画数の多い漢字（例：齋藤様など）を丁寧に書こうとすると、会話のスピードに置いていかれてしまいます。通話中は無理に漢字を思い出そうとせず、カタカナで書き留めるようにしましょう。

また、ビジネスでよく使う言葉は、アルファベットなどの略語を使うとさらにスピードが上がります。

これらを活用して、情報を逃さないことに集中しましょう。

5.電話が終わったらすぐに清書してデスクに置く

通話中に取ったメモは、あくまで下書きです。電話を切った直後の、記憶がもっとも鮮明なうちに清書をおこないましょう。

略語やカタカナで書いた走り書きのメモをそのまま担当者のデスクに置くのは、マナー違反です。担当者がパッとみて内容を理解できるよう、丁寧な字で書き直してください。

清書のひと手間を加えることで、伝達ミスがなくなり、社内のメンバーからも好印象を持ってもらえます。

以下の記事では、メモが上手くとれないときの対処法を紹介していますので、あわせてお読みください。

電話の伝言メモの効率が悪いと発生するリスク4つ

ここまで、電話対応のマナーやメモのテクニックをお伝えしてきましたが、毎回完璧に対応するのは難しいと感じた方もいるのではないでしょうか。

どのように個人のスキルを磨いても、手書きメモやアナログでの伝言業務には、限界があります。

ここでは、従来のアナログな電話対応を続けることで発生する以下の4つのリスクと、効率が悪いと感じる原因を解説します。

1. 聞き逃しや書き間違いによる「言った言わない」のトラブル
2. 手書きメモの紛失や、文字が読めないことによる伝達ミス
3. 電話対応とメモ作成に時間を取られ、本来の業務が中断する
4. 顧客情報の確認に手間取り、顧客を待たせてしまう

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.聞き逃しや書き間違いによる「言った言わない」のトラブル

もっとも大きなリスクは、ヒューマンエラーによるトラブルです。注意深い人でも、聞き間違いや書き間違いをゼロにすることはできません。

たとえば、打ち合わせの時間を「7時（しちじ）」と「1時（いちじ）」に聞き間違えるケースはよくあります。

この場合、電話を受けた側もかけた側も、自分は正しい認識だと思い込んでいるため、後になって「言った言わない」のトラブルに発展しがちです。

録音データなどの証拠がない限り、事実確認ができず、最悪の場合は顧客からの信用を失ってしまうこともあります。

2.手書きメモの紛失や、文字が読めないことによる伝達ミス

紙のメモを使っている場合、アナログならではのリスクもつきまといます。

• エアコンの風でメモが飛んでいき、行方不明になる
• 裏紙にメモをした結果、ゴミと間違えて捨てられる
• 急いで書いた字が汚すぎて、担当者が読めない

「なんて書いてあるの？」と担当者に聞かれて説明する時間や、書き直す手間は、積み重なると大きな時間のロスになります。

3.電話対応とメモ作成に時間を取られ、本来の業務が中断する

電話対応のたびに作業の手が止まり、集中力が途切れてしまうことも課題です。

電話が終わった後も、メモを清書したり、チャットで報告文章を作成したりと、意外と時間がかかります。電話対応に追われて、気づいたら本来やるべき自分の仕事が全く進んでいなかった経験がある方も多いのではないでしょうか。

メモ作成などの付帯業務に時間を取られすぎると、組織全体の生産性が下がってしまいます。以下の記事でも、電話対応のメモの対処法を解説しています。

4.顧客情報の確認に手間取り、顧客を待たせてしまう

電話を受けた際、相手が誰なのかすぐにわからないこともストレスの原因です。

「いつもお世話になっております」と言われても、受電者が相手を知らない場合、PCで顧客リストや過去のメールを検索しなければなりません。

焦りながら検索している間、顧客を待たせてしまいますし、顧客にとっても電話のたびに会社名や名前を名乗るのは面倒です。

このように、アナログな対応では顧客情報の確認に時間がかかり、スムーズな顧客体験を提供できないデメリットがあります。

電話の伝言メモを自動化して書き方の悩みを解決するなら「カイクラ」

ここまで、伝言メモの効率的な書き方やマナーを解説してきました。しかし、どのように工夫しても手書きである以上、聞き間違いや記入の手間をゼロにすることは難しいのが現実です。

もし、根本的に電話業務の負担を減らしたいのであれば、書き方を工夫するだけではなく、ツールを導入してメモを書く必要をなくすことも解決策になります。

カイクラの導入で、具体的にどのようにメモ業務がなくなるのか、そのメリットを4つ紹介します。

1.受電時に顧客情報がポップアップするから、名前の書き漏れがない

カイクラを導入すると、受電時にPC画面に顧客情報がポップアップ表示されます。そのため、受話器を取る前に誰からの電話かがわかり、対応者の心理的な負担を減らすことが可能です。

画面に表示された名前をみながら「〇〇様、いつもありがとうございます」と余裕を持って対応できるため、名前の書き漏れや聞き返しによるストレスから解放されます。

2.通話録音とAI文字起こし機能で、メモを取る負担を大幅に削減

カイクラには、通話を自動で録音し、さらにAIが会話内容をテキスト化する機能があります。

会話の内容が自動的に文字として記録されるため、必死にペンを走らせてメモを取る必要がありません。メモが追いつかない悩みを、テクノロジーが解決します。

万が一聞き逃してしまっても、後から録音やテキストを確認すれば正確な情報を把握できるため、精神的な負担も軽減されます。

以下の記事では、AI文字起こしを活用して業務効率化につなげるメリットなどを紹介しています。

3.対応履歴をクラウド共有できるから、伝言の引継ぎミスを防止できる

手書きのメモや付箋は、紛失したり、担当者に渡し忘れたりするリスクがあります。

一方で、カイクラは対応履歴がすべてクラウド上に保存・共有されます。担当者は自分のPCやスマホからシステムをみるだけで、電話の有無をすぐに確認可能です。

付箋を貼りにいく手間がなくなるだけではなく、リモートワーク中や外出中の担当者へもスムーズに情報共有ができるため、折り返し漏れなどのミスを未然に防げます。

4.SMS送信機能を使えば、電話がつながらない相手への連絡もスムーズ

伝言を受けて折り返し電話をしても、相手が不在でつながらないことはよくあります。

そのようなとき、カイクラのSMS（ショートメッセージ）送信機能を使えば、携帯電話番号宛に「折り返しお電話いたしましたが、ご不在でしたのでメッセージにて失礼いたします」などの連絡をワンクリックで送信可能です。

何度も電話をかけ直す手間が省け、相手にも丁寧な印象を与えられます。

電話の伝言メモを自動化したいとお考えの方は、以下よりカイクラの詳細をご確認ください。

まとめ：電話の伝言メモの書き方を工夫して、業務効率をアップさせよう

本記事では、ビジネスマナーの基本となる電話伝言メモの書き方を解説しました。

伝言メモを作成する際は、必須項目を網羅し、相手がみてすぐに状況がわかるように書くことが大切です。また、テンプレートを活用したり、復唱確認を徹底したりすることで、確実性は高まります。

しかし、手書きでの対応に限界を感じている場合や、さらなる業務効率アップを目指す場合、手書きにこだわらずカイクラをはじめとするツールの導入も検討してみてください。ツールに任せられる部分は自動化し、人間はコミュニケーションに集中することで、顧客満足度も向上します。

なお、カイクラでは、メモの書き方も含めた電話対応の基礎が学べる「電話対応マニュアル」を無料で配布しています。新入社員研修や、改めてマナーを見直したい方は、ぜひ以下よりダウンロードしてご活用ください。