かねてより働き方改革の一環として推進されてきたテレワーク。2020年東京オリンピックでは開催期間中の都内の混雑解消にも期待されており、2020年1月29日に総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省の4省が公表した「テレワーク・デイズ2020」の実施方針を元に、導入・検討を始める企業が徐々に増え始めてきました。
そして、世界は新型コロナウイルス禍によって大きく変化しました。
2020年４月には東京をはじめとして全国に緊急事態宣言が発令され、感染拡大防止のため、在宅勤務が推奨されるようになったのです。
その結果、以前よりいっそうテレワークの重要性は増しています。
本稿ではテレワーク導入に伴うメリットとデメリットについて解説します。
【PR】次世代型電話業務DXツール「カイクラ」
- 継続率、驚異の99.8%
- 煩雑な電話業務が圧倒的にラクチンに
- 自動通話録音・文字起こし、AI要約でトラブル回避
＼ 利用社数2,600社以上 ／
公式サイトを見る
テレワークとは？
テレワーク（telework）とはtele （離れた）とwork （ 働く）を組み合わせた造語で、時間と場所の制約を受けない働き方を意味します。
厚生労働省のテレワークポータルサイトの定義によれば「本拠地のオフィスから離れた場所で、ICT（Information and Communication Technology ）をつかって仕事をすること」とされており、厳密には「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」の３つに分けられます。
なお、一般的にテレワークとして知られているのは在宅勤務を指しているケースが多く、ノートPCなどのモバイル端末を持ち歩いて新幹線内やカフェで仕事をするモバイル勤務や、本拠地ではない事務所に出社する「サテライトオフィス勤務」とはまったく別物です。
メリット
在宅勤務としてのテレワークには数多くのメリットがあります。その代表的なものは下記の通りです。
出社せずに仕事が出来る
出社せず自宅で作業を行うので通勤時間が削減できます。
始業時間ギリギリまでプライベート時間を確保できるのはテレワーカーにとって非常に大きなメリットだと言えるでしょう。
移動時間をなくせるので社員のワークライフバランスが向上します。
接触機会を減らせる
通勤しないので駅に近づかず電車にも乗りません。またオフィスで同僚と机を並べて作業したり、顧客と面談することもありませんから、人と人との接触機会を減らせます。
生身の人間と近づかないで仕事が出来るテレワークは、新型コロナウイルス禍の感染予防対策として大きく注目されています。
場所を選ばない
テレワーカーにとって自宅の所在地は仕事内容と関係ありません。インターネット回線と電話回線さえ安定して繋がっていれば、離島であっても都内と全く同じ仕事が出来ます。
テレワーク推進の本来の目的の一つに人の移動による環境負荷低減があります。自動車で移動すればガソリンを燃やしますし、電車に乗れば電力を消費します。
そして電気は化石燃料を燃やして発電しているので、間接的に石油を消費している点においてガソリンと大差ありません。
出社する必要のない仕事なら自宅で作業したほうが環境にやさしいのです。
社員の離職防止と新規雇用に役立つ
テレワークで働きやすい環境を整える事で、離職防止と新規雇用が促進できます。
遠隔地なので出社が難しいといった人材を雇用できるのは大きなメリットです。
通勤可能地域に引っ越してもらった上で、住宅手当や通勤手当を払うよりもコストダウンできますし、何より社員に負担をかけません。
またテレワークを導入している企業は社員を気にかけ、合理的な判断が出来る柔軟な企業だと言えます。
社員は一堂に集めて監視するもの、という価値観の企業よりも先進的で強い企業だと判断されるので社員募集に有利に働きます。
コストが削減できる
全ての社員が常にオフィスで作業するとなると、デスクやチェアが人数分必要となるだけでなく、それに見合った空間も求められます。
従って設備費用やオフィスの家賃が高くなってしまいますし、社員の通勤費や残業代、お茶代、電気ガス光熱費も無視できない経費です。
そこで一部業務をテレワーク化することでオフィス関連の全ての経費をコンパクトにまとめられます。
事業継続性を確保できる
新型コロナウイルス禍による移動制限（自粛）で、普段通りの業務が遂行できずに困っている企業は数多いですが、事前にテレワークの準備があれば、このような時にでも事業継続が出来ます。
もちろん感染病だけでなく、震災や台風、大雪などの自然災害で電車が止まって出社できないような状況に陥った時にも役立ちます。
テレワークは従業員の福利厚生だけではなく、会社自体にもメリットをもたらします。事業継続計画（BCP：Business continuity planning）の一環として盛り込んでおくと良いでしょう。
デメリット
多くのメリットがあるテレワークですが全ての問題が解決するとは限りません。
導入に伴うデメリットは下記の通りです。
マネジメントや社内制度の再設計が必要
テレワークを導入することで従来のマネジメント方法から、現状に即した形に大幅に変更する必要があります。
社員をオフィスに集めて上司（マネージャー）の目の届く範囲で仕事ぶりをチェックする、といったやり方はテレワークでは通用しません。
テレワーカーはマネージャーの目の届かないところにいるので、成果物ベースでしか社員を評価できなくなるのです。
つまり判断基準は成果物のみという事になります。
その点、オフィスワークの場合は仕事にきめ細かなフォローが出来ますし、完成までのプロセスを管理できるので、成果物のクオリティを向上させられます。
その過程でマネージャーや同僚によるティーチングの機会も得られるので社員の成長に繋がるのです。
しかしテレワークの場合はプロセス管理は非常に困難なので、新たな評価方法が必要となりますし、仕事の進め方にも大きな変更を加える必要があるでしょう。
集合知による創発を期待しづらいのはテレワークのデメリットです。
セキュリティの課題も
テレワーク導入に伴い、最初に突き当たる問題の一つがセキュリティです。
仕事内容によって必要なセキュリティレベルが異なりますが、サーバーにログインして作業するエンジニアの場合、社内LAN（Local Area Network）を全てのテレワーカーの自宅まで延長するわけにはいかないので、VPN（Virtual Private Network）が必須です。
またテレビ会議を含むコミュニケーションツール選びについても、システムの脆弱性をどこまで許容するか非常に悩ましいところです。
2020年4月10日時点においては、世界的なテレビ会議ツールZoomがその脆弱性を指摘され多くの企業や政府がその使用を取りやめています。
Zoom、台湾政府が全面禁止…ドイツ外務省やGoogleも「セキュリティの脆弱性」で使用制限｜HUFFPOST
Zoomに限らず数多くのコミュニケーションツールがありますが、知名度が高くてコストの安いグローバル企業のツールに飛びつくのは考えものだと言えるでしょう。
どのような業務を行っているのか、要求されるセキュリティレベルはどこまで確保するのか？
テレワークによって本来、社内で完結していた業務が社員の自宅に拡散します。信頼できる企業に相談してセキュリティ対策を講じましょう。
コミュニケーションの臨場感が下がってしまう
コミュニケーションは大きく分けて、テキスト化可能な言語コミュニケーションと声の抑揚や表情、身振り手振りなど非言語コミュニケーションの２種類に分けられます。
コミュニケーションにおいては非言語コミュニケーションの占める割合は言語化できるレベルを超えており、非常に重要です。
テレワークにより対面で打ち合わせが出来なくなった結果、情報共有がうまくいかなくなるケースがあります。
特にチャットやメールなど、テキストだけのやり取りでは情報の機微がそぎ落とされてしまいます。必要以上に冷たい印象を与えたり、一方的な指示に見えてしまうケースがあるのです。
そこでテレビ会議ツールを導入することで、相手の表情を見ながらコミュニケーションをとる必要があります。
ただしツールによっては解像度が低すぎて相手の顔が見えなかったり、音ズレや音飛びなどの問題が発生することもあります。
これはテレワーカーのPCのスペックや回線の太さが大きく関係してくるので、通信環境が安定しないせいです。
低品質な回線やツールによるテレカン（遠隔会議：teleconference）は実際に会うよりも疲れる、といった結果になるかもしれません。
セキュリティ問題と合わせて通信品質もツール選びの際の重要な指標だといえます。
プライベートと仕事が混ざってしまう
自宅に仕事を持ち込むことにより、プライベート空間と仕事場が混ざってしまい常に何となく緊張感が抜けない、という問題が起きる事があります。
この現象を自宅が仕事場になるのではなく、仕事場が自宅になるというイメージで語る人もおり、自己管理能力が問われます。
プライベート空間が仕事場になるという事は、Web会議も私室で行うという事です。
そこで会議の際は事前にツールの使い方を熟知しておきましょう。操作方法を誤ってこんなおかしな事態に陥るケースが報告されています。
WEB会議ツールのzoomで映ってる人を検知して背景を好きなものに変えられるバーチャル背景っていう機能があるんだけど、試しにやってみたら切り抜く場所が間違って検知されて「人知を超えた超次元生命体」みたいになっちゃった pic.twitter.com/WBxBGjZVAx
— Yuki Makino 🍙 (@chicchi_0411) April 2, 2020
「上司がミーティン中にポテトになり
— tasha (@phootahh) April 1, 2020
どうやって戻したらいいかわからないらしいのでそのまま続けた。」 pic.twitter.com/LfLJJjD6y8
WEB会議ツールのzoomで映ってる人を検知して背景を好きなものに変えられるバーチャル背景っていう機能があるんだけど、試しにやってみたら切り抜く場所が間違って検知されて「人知を超えた超次元生命体」みたいになっちゃった pic.twitter.com/WBxBGjZVAx
— Yuki Makino 🍙 (@chicchi_0411) April 2, 2020
「上司がミーティン中にポテトになり
— tasha (@phootahh) April 1, 2020
どうやって戻したらいいかわからないらしいのでそのまま続けた。」 pic.twitter.com/LfLJJjD6y8
Web会議だから上半身しか映らないと思って、下着のまま出席すると万が一の時大変です。接続された状態に気付かないとこんな恥をかくこともあります。
笑いすぎてお腹が痛い。
— ティエン🇨🇳中国トレンド (@rikei_chugokugo) April 8, 2020
オンライン会議のあとカメラを切り忘れた男性。顔しか映らないからスボン履かずに参加。結果、全員にパンツ姿を見られて大爆笑。ある意味コロナより恐ろしい(笑) pic.twitter.com/euTx0LZimW
ツールや自分だけの問題だけではありません。子どもやペットの乱入を防ぐ手立ても必要です。
テレワークの普及に伴いこのような微笑ましいトラブルも発生しており、自粛モードの緊張感をひととき和らげてくれる貴重な一コマですが、子どもと仕事をするわけにはにはいかないので言い聞かせるのも大変です。
「子どもの世話をしながら仕事ができるテレワーク」は事実ですが、プライベート空間とビジネス空間が混ざってしまい、場合によってはオフィスよりも作業効率が落ちるケースもあり得るのはデメリットだと言えるでしょう。
助成金でテレワークを導入しよう
テレワークの導入にはセキュリティの確保やコミュニケーションツールの導入など、様々な準備が必要ですが、どれもコストがかかるので無料で済むというわけにはいきません。
特にテレワーカーに支給する業務用ノートPCやVPNの導入、その後の保守にはまとまった予算が必要です。
しかし現時点（2020年4月）こそ、これまでにない程テレワーク導入に最適のタイミングなのです。
ややもすれば従業員の甘えと受け取られる事もあったテレワークの重要性が社会的に広く認めらるようになったからです。
社内の業務フローを変更するのにコンセンサスが取りやすいですし、顧客もテレワークに理解を示してくれます。
そして何より厚生労働省と東京都から2種類の助成金があります。
（第70報）事業継続緊急対策（テレワーク）助成金募集を開始します！｜東京都防災ホームぺージ
通称テレワーク助成金の守備範囲は非常に広く手厚いものです。
詳細は上記URLをご覧になっていただくとして、上限150~250万円でテレワークに必要な設備機器をはじめとする様々な費用が助成されます。
そしてこの助成金の申込期限は、糖東京都の事業継続緊急対策助成金が令和2年3月6日（金曜日）～5月12日（火曜日）、厚生労働省の働き方改革推進支援助成金が令和2年12月1日（火）必達となっています。
厚生労働省の期限についてはまだ余裕がありますが、油断は出来ません。
国の予算額に制約されるため、締め切り日以前に受付を締め切る場合があるとの一文があるので、出来るだけ早いうちに申請するに越したことはありません。
新型コロナウイルス対策でテレワークを導入する会社は多いので、早い者勝ちだと言えるでしょう。
そしてテレワーク導入に伴う必要経費の算出や申請様式に沿った書類作成など、助成金受給のためにやるべき作業は多いです。
ほぼ全員が初めての作業なので書式に不備があるかもしれませんし、そのせいで助成金が獲得できなければ大きな機会損失となります。
そこで円滑に手続きを進める為、テレワークに必要なコミュニケーションツールのベンダーに相談するのがおすすめです。
ビジネスモデルのフローから必要なツールの選定、カスタマイズなど包括的に対応してもらえるので安心して任せられるでしょう。
テレワークを検討しているのなら、出来るだけ早いうちに活動を開始しましょう。上限250万円にも上るテレワーク助成金の申請期限は迫っています。
まとめ
非常事態宣言以後、テレワークはもはや社会的要請の域に達しつつあります。
自社でテレワーク導入するつもりがなくても、対応出来る業務を置き換えなければ事業が継続できなくなるかもしれません。
助成金もありますし、この機会に是非テレワークの検討をしてみてはいかがでしょうか？
分からない事、イメージ出来ない事があるのなら、まずはテレワーク関連のツールを扱うベンダーに資料請求したり、相談してみることをおすすめします。
きっと良いアドバイスがもえらえるでしょう。
テレワークの顧客対応を強力サポート！顧客接点クラウド「カイクラ」
