営業日報はAIで効率化できる？作成手順やプロンプト例、注意点を解説

営業日報は、営業活動の振り返りや上司への報告に欠かせない業務です。とはいえ、毎日のように日報を作成していると、商談内容を思い出したり文章を整えたりするのに時間がかかり、顧客対応や次回提案の準備など、本来注力したい業務に十分な時間を割けないことがあります。

そこで役立つのが、生成AIを使った日報作成です。本記事では、営業日報をAIで作成する基本手順や、コピペで使えるプロンプト例を紹介します。あわせて会社でAIを利用する際の注意点や、日報のもとになる営業記録を残す方法もまとめています。AIで営業日報を効率化したい方は、参考にしてください。

とはいえ、生成AIで日報を作る場合も、もとになる記録をまとめてAIに入力する作業は必要です。この部分ごと自動化したい場合は、専用ツールの活用もひとつの方法です。

カイクラなら、商談録音や録音・文字起こしした通話の履歴をもとに、日報の自動作成まで可能です。プロンプトを用意せずに日報作成まで済ませたい方は、以下よりカイクラの詳細をご覧ください。

営業日報はAIで効率化できる

営業日報の作成は、生成AIを活用することで時間を短縮できます。AIはメモをわかりやすい文章に整えたり、活動内容から要点をすばやく抽出したりできるからです。

さらに、文章作成の時間が短くなった分を振り返りや今後の戦略を考える時間に回せるようになるメリットがあります。

実際に、パーソル総合研究所の「生成AIとはたらき方に関する実態調査」では、生成AIを活用したタスクの所要時間が平均で16.7％削減されたと報告されています。

なかでも「文書・資料作成／編集」の用途では、週に35.1分の時間削減がみられました。

営業日報はまさにこの「文書作成・編集」にあたる業務のため、同様の時間短縮が期待できます。

ただし、AIはただ使うだけで品質の高い日報を作れるわけではありません。日報作成にAIを使うときには、押さえておきたい基本の手順があります。

それでは、どのようにAIを活用すれば良いのでしょうか。次の章で具体的な手順を紹介します。

AIで営業日報を作成する基本手順5ステップ

AIで読みやすい営業日報を作るには、いきなり文章を書かせるのではなく、まずは日報項目・営業メモ・出力条件などを整理してから具体的な指示をすることが重要です。

ここでは、AIで営業日報を作成する手順を5つのステップに分けて紹介します。

1. 日報に必要な項目を決める
2. 営業活動のメモを箇条書きで整理する
3. AIに指示してメモをブラッシュアップする
4. 出力された日報を確認・修正する
5. 社内ツールに記録・蓄積する

では、順番にみていきましょう。

1.日報に必要な項目を決める

まずは業務にあわせて、日報の型を決めます。項目を決めずにAIへ入力すると、毎回出力形式が変わりやすくなるためです。

日報に入れる項目の例は、以下のとおりです。社内のテンプレートがある場合は、その内容に沿って項目を決めてください。

営業日報は目的によって、必要な項目が異なります。上司への報告が目的であれば、進捗や相談事項をわかりやすく整理しましょう。営業活動の振り返りが目的であれば、次の営業活動に活かせるように、行動・結果・反省点・次回の改善点まで残すのがおすすめです。

AIに日報を作成してもらう前に、どの項目で出力してほしいのかを決めておきましょう。

2.営業活動のメモを箇条書きで整理する

次に、AIに入力する営業活動のメモを箇条書きで整理します。メモの内容があいまいなままだと、AIの出力も抽象的になりやすく、事実と異なる内容が混ざる場合があります。そのため、なるべく詳細を残しておきたいところです。

メモは完璧な文章で書く必要はありません。AIに渡す前のもとの情報として、以下の事実を簡潔に残しておくことがポイントです。

電話営業の場合は、通話直後に要点だけでもメモしておくと、AIに入力する情報を整理しやすくなります。メモを残すのが難しい場合は、音声メモや自動録音機能などを活用し、記録しておくのがおすすめです。

なお、メモの内容は、事実と所感を分けておくと、日報にまとめやすくなります。たとえば、「顧客は価格面を気にしていた」は事実に近い情報です。一方で、「導入意欲は高そう」は担当者の所感です。どちらも日報に役立つ情報ですが、混同すると上司やチームが状況を正しく判断しにくくなる場合があります。

3.AIに指示してメモをブラッシュアップする

営業メモを整理したら、AIに渡して日報内容をブラッシュアップします。このとき重要なのが、AIに何をしてほしいのかを具体的に指示することです。

AIに指示した際に、「前回はうまくいったのに、今回は同じような内容にならなかった」という経験はありませんか。ただ漠然と「営業日報を書いて」とだけ指示すると、日報の項目や文章量、トーンが毎回変わりやすくなったり、メモにない内容を補ってしまったりする可能性があります。

そこで、毎回同じ形式で日報を作成するには、AIに役割・目的・入力情報・出力形式・注意点を具体的に伝えることが重要です。

項目	内容
AIの役割	AIにどの立場で回答してほしいかを指定する
作成する目的	何のために日報を作成・整理するのかを伝える
入力する情報	AIに参照してほしい情報を指定する
出力形式	どのような形で回答してほしいかを指定する
注意点	出力時に守ってほしい条件や避けたい内容を指定する

詳しいプロンプトの例は、次章で紹介します。

4.出力された日報を確認・修正する

AIの出力した日報はあくまで下書きとして考え、必ず人の目でチェックしましょう。AIは入力された情報をもとに文章を整えられる一方で、内容の正確性や顧客との関係性まで完全に判断できるわけではないからです。

確認するポイントは、以下のとおりです。

営業日報は、事実と異なる内容や実際より前向きに見える表現が混ざると、上司やチームの判断に影響する可能性があります。担当者が内容を確認し、必要に応じて情報を補足したり、不自然な表現を修正したりすることがポイントです。

5.社内ツールに記録・蓄積する

AIで作成した日報は、最終的に社内で使っているツールに記録して蓄積すると便利です。

日報は、提出して終わりにするのではなく、後から検索・振り返りできる状態にしておくことが重要です。過去の商談履歴や顧客対応を確認できれば、次回の提案や引き継ぎにも活用できます。

日報の保存先として考えられるツールの例は、以下のようにさまざまです。

項目や書き方を統一しておくと、後から見返したときに必要な情報を探しやすくなるうえ、営業活動の振り返りやチーム内の情報共有にも役立ちます。

日報の作成に必要な記録やデータ管理・共有を自動化できるのが、カイクラです。カイクラは、対面商談や電話での対応を録音するだけではなく、その録音データをもとに日報を自動作成します。顧客情報や録音データ、過去の対応履歴は、電話番号に紐づけて管理できるので、振り返りや情報共有も容易です。

カイクラの詳細は、以下よりご覧ください。

コピペで使える！営業日報用のAIプロンプト

ここからは、営業日報作成に使えるプロンプトを紹介します。プロンプトとは、ユーザーが生成AIに入力する「指示文」のことです。

ここでは、日報作成用と相談用の2つのプロンプトを紹介します。

1. 箇条書きメモから営業日報を作成するプロンプト
2. 日報に書くことが思いつかないときの相談プロンプト

ポイントは、AIに事実を作らせないことと、顧客情報・個人情報を入力しない前提にすることです。では、順に紹介します。

1.箇条書きメモから営業日報を作成するプロンプト

営業日報を作成してもらう基本のプロンプトです。箇条書きの営業メモを、日報形式に整えたいときに使います。

このプロンプトを使うときは、AIに入力する前に営業メモを整理しておきましょう。活動内容や顧客の反応があいまいなままだと、出力される日報も抽象的になりやすいためです。

2.日報に書くことが思いつかないときの相談プロンプト

日報に書く内容が思いつかない場合は、AIに相談してみましょう。相談する際は、AIを自分の営業活動を思い出すためのサポート役として位置づけて、振り返りの質問を出してもらうことで、実際の行動や顧客対応に基づいた日報を書きやすくなります。

AIが作った内容をそのまま事実として扱わず、実際の行動や顧客対応に合っているかを確認しましょう。

営業日報をAIで作成するときの3つの注意点

AIは便利なツールですが、業務で利用する場合は情報管理や社内での運用ルールを整えておく必要があります。

ここでは、営業日報をAIで作成するときに押さえておきたい3つの注意点を紹介します。

1. 顧客情報や機密情報をそのまま入力しない
2. 日報の役割にあわせてAIへの指示を調整する
3. チームで使うテンプレートや確認フローをそろえる

では、順番にみていきましょう。

1.顧客情報や機密情報をそのまま入力しない

AIを利用する際にまず注意すべきなのは、機密情報の取り扱いです。営業日報には、顧客情報や商談内容など重要な情報が含まれやすいため、ChatGPTなどの汎用AIに入力する場合は、機密情報をそのまま入力しないようにしましょう。

汎用AIに入力する場合は、次のように匿名化・抽象化しておくと安心です。

• 正式な会社名の代わりに「A社」と記載する
• 担当者名は「担当者」とする
• 顧客名は「既存顧客」や「見込み顧客」という表現で記載する
• 具体的な契約金額や売上情報は入力しない

なお、入力データの取り扱いは、利用するAIツールや契約プラン、設定によって異なります。業務でAIを利用する際は、会社で承認されたツールを使い、入力データがAIの学習に利用されない設定になっているかを確認することが重要です。

AIにデータを入力する前に、社内の運用ルールも必ずチェックしておきましょう。

2.日報の役割にあわせてAIへの指示を調整する

日報は、上司への報告、営業活動の振り返り、チーム内の知識共有など、目的によって重視すべき内容が異なります。AIに指示を出すときも、日報の目的にあわせて出力内容を調整しましょう。

たとえば、目的別に次の指示が考えられます。

日報の目的例	日報に入れたい内容	AIへの指示のポイント
営業活動の振り返り	その日の行動、結果、反省点、次回に活かせる内容を整理する	行動・結果・反省点・次回改善点に分けて整理するよう指示する
上司への報告	上司が状況を把握し、必要な支援を判断できる内容にする	結論や重要事項を先に書き、相談事項をわかりやすく整理するよう指示する
チーム内の知識共有	顧客の反応や懸念、よくある質問、提案時の工夫などを共有する	対応案など他の営業担当者が参考にできる情報を抜き出すよう指示する

上司への報告が目的であれば、重要事項や相談事項を先に整理すると状況を共有しやすくなります。一方で、チーム内の知識共有が目的であれば、顧客の反応や提案時の工夫など、他のメンバーが参考にできる情報を残すことが大切です。

3.チームで使うテンプレートや確認フローをそろえる

AIを社内で運用する場合は、利用するAIツールや確認フロー、保存場所などを事前に決めておきます。営業担当ごとに使い方がバラバラだと、日報の書式や内容の細かさに差が出やすくなるためです。

次のルールを決めておくと、よりスムーズに運用できます。

営業日報をAIで効率化するうえでは、AIにどのような情報を渡すかも重要です。とくに電話対応が多い営業の場合、通話が終わった後の記憶だけで日報を書くと、内容に抜け漏れが生じやすくなります。

日報を正確に作成するためには、商談や電話対応の内容を記録しておくなど、活用できる仕組みを導入することも検討しましょう。

商談・電話の内容を残せば、日報作成が自動化できる！

AIで日報を作成するには、もとになる営業メモや記録が欠かせません。とはいえ、商談中にメモを取ろうとすると相手との会話が途切れてしまい、逆に会話に集中しすぎると細かなやりとりを忘れてしまうこともあります。

電話営業や問い合わせ対応でも、その場の会話をあとから正確に思い出すのは難しい場合が多いです。

そこで役立つのが、電話や商談での会話内容を自動で記録する仕組みです。通話の自動録音や文字起こしがあれば、日報に必要な情報を逃さずに記録できます。さらに、録音した会話の要約を顧客情報と紐づけて残しておけば、日報を作るときも会話の内容を振り返りやすくなります。

カイクラは、電話対応や商談内容の記録・共有・業務効率化に役立つツールです。顧客情報の表示や通話中のメモ入力、対応履歴の確認、自動通話録音、文字起こしなどの機能があり、商談や電話対応の内容をあとから振り返るのに役立ちます。

カイクラのAI機能では、通話や対面商談の記録から日報の自動生成が可能です。携帯通話や対面商談など、さまざまなチャネルで残った履歴をもとに、AIが時系列に沿った活動サマリーを作成し、顧客の潜在ニーズや次に取り組むべきタスクまで提示します。

商談や電話の内容をもとに日報を作成している場合は、会話を自動で残せて日報作成まで自動化できる仕組みの導入もあわせて検討してみてください。

まとめ：営業日報はAIを活用して効率化しよう

営業日報は、AIを活用することで作成時間を短縮しやすくなります。

さらに、AIで日報を作成するには、もとになる営業メモや記録が欠かせません。AIが整えられるのは、あくまで入力された情報までだからです。記録があいまいなままでは、AIを使っても日報の内容までは正確になりにくくなります。

とはいえ、商談や電話のあとに会話を思い出しながら記録を残すのは、日々の対応に追われるなかでは簡単ではありません。そこで役立つのが、会話の内容を自動で残せる仕組みです。

カイクラでは、通話の自動録音やAIによる文字起こし・要約機能に加え、通話や対面商談の記録を活用した日報作成の自動化をサポートしています。AIを活用して、日々の日報作成業務の負担を軽減したいとお考えの方は、ぜひ詳細をご覧ください。