テレワークに必要なツールとは?損をしない選び方

テレワークとは?

テレワークとはICT(情報通信技術)活用してをオフィスと離れた場所で働く形態全般を指します。在宅ワークはその一部でしかありません。

営業パーソンがカフェでノートPCを開いて作業したり、割いてライトオフィスに通勤するのもテレワークの一種です。

詳しくは下記の記事にて解説しているので、是非ご覧ください。

おすすめのツール

テレワークでは遠隔地のテレワーカーとスムーズにコミュニケーションをとるため、ICT機器の活用が必須です。

そこでノートパソコンや会社独自の業務内容に関わるものを除けば、テレワークを円滑に運用するために必要なツール類は下記の7カテゴリーに整理できます。

ただし最後の業務監視ツールについては2020年5月現時点において導入の是非が割れています。テレワークは成果を管理すべきなので、労働時間を管理する必要はないという意見もあるので注意して下さい。

  1. 遠隔会議ツール
  2. チャットツール
  3. 顧客対応ツール
  4. セキュリティツール
  5. 勤怠管理ツール
  6. 情報共有ツール
  7. 業務監視ツール

それぞれのツールの内容と選び方は下記の通りとなります。

遠隔会議ツール

テレビ電話、テレビ会議、WEB会議、テレカンなど様々な名称で呼ばれていますが、共通しているのは遠隔地の相手とリアルタイムで映像・音声を共有する点です。

1対1、あるいは複数人で参加できる遠隔会議ツールはテレワークに必須です。

在宅ワーカーとの打ち合わせや遠隔地にいる部下や支社の幹部たちと会議を行うなど、その活用方法は多岐に及びます。

報告を受けたり、指示を出すだけならEメールでも可能と考える人もいますが、テキストだけのやり取りではコミュニケーションロスが大きくなるので、映像と音声の両方を兼ね揃えた遠隔会議ツールは必須です。

コミュニケーションには言語化可能な情報と、非言語でしか伝わらない情報の2種類があり、その多くは非言語のものです。

表情や声質など様々な情報があってこそ、コミュニケーションは上手く行くものです。

テキスト化された情報だけでは、細かなニュアンスが伝わりづらく、誤解が生まれたり、修正のため何度もやり取りをする羽目になるなど、かえって面倒になり作業効率が低下するでしょう。

遠隔会議ツールは沢山の種類がありますが3つの軸で分類すると、比較検討しやすいです。

  • 電話回線とインターネット回線
  • オンプレミス型とクラウド型
  • 有料ツールと無料ツール

ただし以上の点から無料であれば何でもよい、という向きもありますがこれは考え物です。

広く使われているSkypeZoomMicrosoft TeamsといったWEB会議ツールはクラウド型なので初期設備投資をせずに無料で使い始めることができますが、無課金だとサポートがありません。最初に無料で利用した上で継続利用するのなら月額課金をして機能を拡大したりサポートを受けられる環境にすると良いでしょう。

また最初から有料のWEB会議ツールをつかうのであればV-Cubeを選ぶのも一つの手です。

インターネット回線を使うWEB会議ツールに対して電話回線を用いたテレビ会議ツールはオンプレミス型が多く初期設備投資が必要ですが、セキュリティ性が高く通信品質が安定しベンダーのサポートが手厚いという特徴があります。

そこでSonyのビデオ会議システムやPanasonicのビデオ会議システムHDコムなども選択肢に入るでしょう。

テレビ会議ツールの場合は多くのケースで初期投資が必要なので気軽におためし出来るものではありませんが、自社の業務内容やオンラインでやり取りする情報の重要度に応じて検討してください。

チャットツール

二つめはチャットツールです。テレワーカーとのやり取りにわざわざ電話やEメールを使うのは非効率だと言えるでしょう。

メールボックスには様々な送信元から届いたメールがまとめて保存されており、過去のやり取りを参照するのが非常に面倒です。

Eメールの場合、事前にフォルダの振り分け設定をしておいたとしても、過去のメール内容を確認するには一通ずつ開封しなくてはいけません。しかもやり取りする相手が複数人になればさらに不便になりますし、大量のメールから必要な情報を見つけ出す検索性も悪いです。

これに対してチャットツールなら、やり取りする相手のアカウントを登録することで着信と同時に通知がきますし、過去のログが全て一覧できます。

グループチャットを設定すれば、複数のメンバーがリアルタイムに一つのスレッドに書き込めるので、共同作業がしやすくなるのです。

チャットツールについても有料のものと無料のものがありますが、これも自社の事業内容や求められるセキュリティの厳格さに応じて選択しましょう。

社内情報共有ややりとりのチャットツールとして代表的なのは、ChatworkSlackです。無料で使いはじめられ、使い勝手などはある程度試すことができます。

登録者や数、データ保存量に制限があるので、ある程度つい買いこなせることがわかれば、有料版にしても良いかともおいます。執筆時点(2020年5月)では、Chatworkの方が若干費用的なアドバンテージがあるようです。

顧客対応ツール

3つめは顧客対応ツールです。これは業務内容によって要不要が分かれます。

データ入力やWEB制作など、社内で完結する業務をテレワークするのであれば不要ですが、コールセンターをはじめとして顧客からの問い合わせに対応する業務をテレワークするのなら必要になります。

ツールは業務内容によって大きく異なるので、一概におすすめ出来るものはありませんが、弊社の顧客接点クラウド「カイクラ」はテレワーク時の固定電話対応が得意です。

下記の機能全てに対応しているので、100以上の業種、1500社以上で採用して頂いております。

  • 顧客データベースと電話を連携
  • 電話の自動応対
  • 迷惑電話対策
  • 通話録音
  • 通話内容のテキスト化
  • 電話着信など複数のフラグと連携したSMS連絡
  • 電話内容など各種レポートの出力と分析
  • システムと連携したダイレクトメールのはがき送付
  • 複数拠点利用
  • 高いセキュリティ性
  • スマホアプリとして各種データベースと連携して利用可能

以上の詳細については是非下記をご覧下さい。

顧客との会話を会社の資産に。顧客接点クラウド「カイクラ」

セキュリティツール

4つ目がセキュリティツールです。

テレワークでもっとも注意すべき点は社内情報の取り扱いです。

在宅ワーカーから営業資料をノートパソコンに入れて持ち運ぶビジネスパーソンまで、情報漏洩には細心の注意を払う必要があります。

もし顧客情報や入札価格などの重要情報が社外に漏洩したら、会社の信頼性が失われるだけでなくビジネスを失注したり、悪質な営業妨害を受けるかもしれません。

そこでセキュリティを守るための措置として代表的なものは下記になります。

  • 社内サーバーにVPNを通じてアクセスする
  • ログインパスワードを定期的に変える
  • PCを紛失したり盗難された場合、リモートロックやリモートワイプ(遠隔消去)をする
  • 社外に持ち出すパソコンは情報を保存できないシンクライアントにしてログを取得する
  • アンチウイルスソフトをインストールする
  • セキュリティ性の高いテレワーク用ツールを選ぶ
  • のぞき見される場所で作業しないなど社員教育をする

セキュリティに関する社員教育は大前提として、技術面でこれらの選択肢から何を選ぶべきか、という点は自社が実施するテレワークの業務内容と大きく関係してきます。

営業パーソンに支給するノートパソコンにVPN接続機能をインストールしたノートパソコンを支給するのか、在宅ワークになった事務員にログ監視機能付きのシンクライアントのノートパソコンを渡すのか?

誤ってIDとパスワードが漏洩したら、あらゆる情報が筒抜けになってしまうようなシステムではなく、不審な挙動に対して確認が取れる環境を構築出来ればセキュリティ性は高まります。

CACHATTOのようにアクセスできる端末を限定した上で端末内にデータを残さないようにするソフトを導入したり、らく認でVPNログイン時にSMS認証を追加して二段階認証にしたりする事で情報漏洩リスクは大きく減らせます。

セキュリティ性の高さとコストは比例関係にあるので無料ツールには限界があります。やはり業務内容と照らし合わせて適切な措置を取りましょう。

勤怠管理ツール

テレワークではオフィスに社員が集まらないので、勤怠管理にタイムカードが使えません。マネージャーの目も届かないので、業務時間内に作業をしているか把握しづらいという問題があります。

そこで勤怠管理ツールを使いましょう。

ツールにログインして作業開始時刻や終了時刻を打刻したり、モバイルワークの社員の動きをGPSで把握するのです。

始業時間になったら上長が所属しているグループチャットに書き込みをする事で勤怠管理している会社もありますが、人数が増えてくると全員分の勤怠管理をまとめきれなくなります。

そこで専用の勤怠管理ツールを導入すれば自動的に登録者のデータを集計・出力してくれるので非常に便利です。

ジョブカンクラウド勤怠を導入すればシフト管理や残業申請だけでなく休日出勤、有給休暇申請など一括処理できます。

タイムカードに出勤時間と退勤時間を打刻したり、残業や有給休暇の申請のたびに申請書を書いて上長に提出の上、捺印をもらって最後に人事がまとめて処理するという手続きを大幅に効率化出来るので事務作業を減らせるでしょう。

勤怠管理ツールはテレワークを導入していない平時でも採用すべき効率化ツールだと言えます。

情報共有ツール

チャットツールと同様の役割を持つのが情報共有のためのツールです。データを提出したり、複数のワーカーが資料を共有して編集するのに使います。

ただしチャットツールの場合、スレッド内にアップロードした資料しか共有できないので複数の資料を整理するには向きません。

そこで資料へのアクセス権限を管理したり必要な資料を階層化して整理するのに専用の情報共有ツールを導入すると良いでしょう。

backlogは作業の進捗に伴う共有データの更新情報が分かりやすく、データを整理しやすいのでおすすめですし、CIERTOはメンバーに共有しやすい形で画像データや資料を一元管理できます。

テキストや画像といったデータの種類や更新頻度に応じて適切なツールを選びましょう。

業務監視ツール

最後が業務時間内にテレワーカーが作業を怠けていないか監視するツールです。

ランダムなタイミングで作業画面のスクリーンショットを撮影するものや、WEBカメラで作業中の様子を撮影するもの、離席・着席のタイミングを通知するものなど様々です。

例えばF-Chair+(エフチェアプラス)は画面キャプチャを定期的に撮影することで作業状況を監視できますし、SneekはPCカメラが一定間隔で作業者を撮影して監視します。

ただしテレワークという働き方自体が成果によって働きぶりを評価するシステムなので、規定時間だけPCの前にいればよい、とも取られかねない監視ツールにはその有効性を疑う声も多いです。

自社の社風やマネジメント体制に応じて慎重に導入する必要があるといえるでしょう。

まとめ

以上がテレワークに必要なツール類となります。遠隔地にいる社員をマネジメントするのに必要な機能を網羅しましたが、複数の機能を併せ持つツールもあるので、必ずしも7つのツールが必要とは限りません。

あくまでも自社の業務環境に合わせて選択してください。

既に自社サーバーを設置して独自の見積もり作成システムやスケジュール表などを運用しているのなら、テレワーカーにはVPN機能をインストールしたノートパソコンを支給すれば良いですし、そうでないのならこの機会にセキュアなクラウドツールを契約して機能を集約するという選択肢もあります。

テレワークする業務内容と予算に合わせて、必要なセキュリティレベルのものを選択すれば良いのです。

なお、テレワークをするのなら新型コロナウイルス禍による助成金が充実している今(2020年5月)がチャンスです。

必要な設備や仕組み作りの費用を助成金でまかなえます。まずは自社の業務内容を整理し、テレワークを実施した場合の社内ルールを明確化した上で必要となるツールの見積もりを取りましょう。

何を選んだらよいか、基準が不明確で分からないという場合は資料請求と合わせ、是非お気軽に相談ください。

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