会議中に受電したときの電話対応｜担当者への取り次ぎ方法も解説

「会議中に取引先から電話がかかってきたけど、出てもいい？」
「担当者が会議中のときに電話がかかってきたけど、どのように取り次ぐべき？」
このように悩んだことはありませんか？

会議中は電話に出ないのが基本的なビジネスマナーですが、重大なトラブルや緊急時など、対応しなければいけないケースもあります。その場合は、事前に電話対応の方法を押さえておくと、焦らずに対応できます。

そこでこの記事では、「会議中に受電した際の電話対応」「担当者が会議中のときの電話対応」を解説しました。担当者へスムーズに伝言を伝えるポイントも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

電話対応の伝言を正確に記録するには、通話録音機能が搭載されたツールを活用するのがおすすめです。コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、通話録音機能のほかに、AIが通話内容を文字起こし・要約する機能もあるので、情報伝達がより効率化できます。

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会議中に受電した際の電話対応の方法3つ

会議中に受電した際の電話対応の方法は、下記の3つです。

1. 会議前に受電に備える
2. 会議中は対応せず、あとでお詫びを伝える
3. 一度電話に出る

事前にできる対策を押さえておけば、会議の参加者や電話の相手に不快な気持ちをさせずに済みますので、それぞれ詳しくみていきましょう。

【方法1】会議前に受電に備える

会議中に受電しないよう会議前に備えておくのが、確実な方法です。携帯電話はあらかじめマナーモードにするか、電源を切っておきましょう。

緊急の電話が入ることが事前にわかっている場合は、参加者に「対応が必要な受電があるかもしれない」「会議中に電話に出る必要があるかもしれない」旨を伝えます。

参加者からの理解が得られれば、受電時に落ち着いて対応できます。

【方法2】会議中は対応せず、あとでお詫びを伝える

緊急性のない受電の場合は、会議中に対応せず、会議終了後に折り返して電話に出られなかったことをお詫びしましょう。

会議中に着信音がなってしまったときは、音量ボタンを操作して消します。逆に音量を上げてしまわないように、ボタンの位置を確認してから操作すると確実です。

【方法3】一度電話に出る

緊急時や重要な取引先が相手の場合は、やむを得ず電話に出なければならないケースもあります。そのときは会議の参加者に断りを入れ、席を外してから廊下や別の部屋などで電話に出ましょう。

相手には謝罪したうえで、「ただいま打ち合わせ中のため、のちほど改めてお電話いたします」と伝えます。折り返すタイミングがいつになるかも伝えておくと、相手が見通しを立てやすいのでベターです。

ここまで会議中に電話がかかってきた際の対応をお伝えしてきました。

次からは、会議中の社員あての電話に出た際の対応をみていきましょう。

担当者が会議中のときの電話対応2つ

担当者が会議中のときに電話を受けた場合は、以下の対応をおこないます。

1. 担当者の不在を伝える
2. 緊急時は担当者に取り次ぐ

対応方法を事前に押さえておけば、慌てずに対応できます。それぞれ詳しくみていきましょう。

【対応1】担当者の不在を伝える

はじめに担当者が会議中につき不在である旨を伝えます。

会議の終了時刻を伝え、折り返せそうな時間帯を伝えて承諾を得ましょう。折り返せそうな時間帯が相手にとって都合が悪い場合は、希望の日時を聞いておきます。

対応時の例文は、以下のとおりです。

相手が折り返しの連絡を希望するときは、相手の社名や名前・連絡先を聞き、間違えないように復唱します。

なお、担当者が不在の場合に備えて、担当者のスケジュールや帰社するタイミングを把握しておくと対応しやすいです。下記の記事では、担当者が不在のときのための準備をより詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

【対応2】緊急時は担当者に取り次ぐ

相手の用件が緊急の場合は、会議中でも担当者に取り次がなければならないシーンもあります。たとえば「担当している案件の重大なトラブル」「家族や親族の病気・事故」のようなケースです。

はじめに相手から簡潔に用件を聞き出し、緊急の対応が必要か確認します。会議中の担当者以外でも引き継げそうな案件であれば、相手の了承を得たうえで代理の担当者に取り次ぎます。

会議中の担当者にどうしても取り次がなければいけない場合は、以下のポイントを押さえましょう。

• 担当者にチャットで連絡する
• 社内の場合は静かに会議室へ入室する
• 要件を整理したメモを手渡す

担当者に緊急の電話が来ている旨をチャットなどで連絡し、可能であれば会議室から戻ってきてもらいます。

社内でおこなわれている会議の場合は、会議室へ静かに入室し、担当者を呼びます。口頭で伝えると会議の妨げになるため、あらかじめ用件をメモに記録しておき、担当者に手渡すとスムーズです。

以下の記事では、「上手く電話を取り次げるか不安」という方に向けて、ほかにもスムーズに取り次ぐ方法を紹介していますので、あわせてご覧ください。

ここまで担当者が会議中のときの電話対応・取り次ぎの方法を解説しました。基本的に緊急時ではない限り取り次がず、担当者も会議中は電話対応しません。

しかし、「会議中だからといって電話対応しないのは失礼にあたるのでは？」と思う方もいるのではないでしょうか。次からは、会議中のため電話対応できない旨をどのように伝えるべきか解説します。

会議中のため電話対応しないのは失礼？

「会議はあくまでも社内の都合であり、顧客対応を優先しないのは失礼」と感じる人もいます。

そのため、担当者が会議中の場合は、あえてそのまま伝えず、「席を外しています」「外出しております」と伝えるのも選択肢の1つです。

自分が会議中に電話がきて、緊急の要件ではない場合は、以下のように伝えましょう。

相手が会議中に電話をしてしまった場合の対応

相手が会議中だと知らずに、自分が電話をかけてしまうケースも考えられます。その場合はまず謝罪したうえで、速やかに電話を切りましょう。

電話を切った後に、メールで電話をかけた用件と、かけ直したい時間帯を知らせます。メールでも再度お詫びをしておくと、丁寧な印象を与えられます。

電話対応の伝言を伝えるポイント5つ

担当者が会議中のときに受けた伝言は、正確に伝えなければなりません。情報伝達にミスがあると、思わぬトラブルが起きる恐れもあるためです。

電話対応で伝言を伝える際は、5つのポイントを押さえましょう。

1. 伝言内容は箇条書きでまとめる
2. 伝言があったことを必ず相手に伝える
3. 伝言をメモで伝える場合には口頭でも確認する
4. 受電後すぐに伝言メモにまとめて共有する
5. 折り返しが不要であっても電話があった旨は伝える

伝言内容をわかりやすく伝えたいときは、箇条書きで端的に記載するのがおすすめです。記載内容を穴埋めするだけで完成するフォーマットを用意しておくと、記録を効率化できます。

以下の記事では、電話対応で伝言を正確に伝えたい方に向けて、受けるとき・伝えるときのポイントをより詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

このように電話対応の伝言を正確に伝えるには記録が欠かせませんが、複雑な内容だと聞き漏らしが発生する恐れもあります。

正確な情報伝達をおこなうには、通話録音機能が搭載されたツールを活用するのがおすすめです。次からは、コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」を紹介します。

会議中の担当者にスムーズに伝言を伝えるなら「カイクラ」がおすすめ

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、スムーズな情報伝達に効果的です。「カイクラ」が情報伝達に効果的な理由は3つあります。

1. 自動で通話が録音される
2. 録音データがクラウドで管理できる
3. AIが通話内容を文字起こし・要約してくれる

スイッチを押さなくても自動で通話が録音されるため、聞き漏らす心配がいりません。電話対応で込み入った情報のやり取りが発生しても、あとから聞き返せるので焦らずに済みます。

また録音データがクラウド上で管理されるため、いつでもどこでも確認できます。内勤の社員が受けた電話の記録を、外回り中の営業社員が聞くことも可能です。

さらに、AIが通話内容を自動で文字起こし・要約してくれるため、要点だけかいつまんで共有できます。

「カイクラ」の通話録音機能は、正確に伝言を伝える心理的ハードルを下げられます。スムーズな情報伝達に効果的な「カイクラ」の通話録音機能は、下記から詳細を確認できますので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

まとめ：会議中の適切な電話対応を知りスムーズに取り次ごう

会議中に受電した際は、基本的には対応せず、のちほどかけ直してお詫びを伝えましょう。トラブルや緊急時などでやむを得ない場合は、参加者に断りを入れたうえで、廊下や別室で対応します。

また担当者が会議中に受電したときは、会議の終了予定時刻を伝え、折り返しの希望を聞き出します。担当者への伝言は、正確に記録できるように、穴埋め式のフォーマットを用意しておくと便利です。

込み入った情報でも正確に伝達するには、通話録音システムを活用するのがおすすめです。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、自動で通話が録音されるほか、通話内容の自動文字起こし・AI要約機能が搭載されています。テキストで通話内容を把握でき、録音を聞き直す必要がないため、業務効率化にも役立ちます。

「カイクラ」の通話録音機能の詳細は、下記よりご覧ください。