電話対応の練習ならまずはこれ!おすすめの練習方法を4つ紹介!

「上手に電話対応ができない」「どうやって電話対応を練習すればいいのだろう」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

電話対応業務は、いきなり最初から上手にできるものではありません。

しかし、練習や経験を積めば適切な言葉遣いや相槌が身につき、会話をリードする余裕も生まれて、上手に対応できるようになります。

そこでこの記事では、電話対応の練習方法を紹介します。

個人でできる練習から、より効果を発揮できるグループでの練習法も紹介しますので、電話対応の課題を克服したい方はぜひご覧ください。

なお、電話対応の練習をする際は、基本を押さえておく必要があります。

シンカでは、電話対応の基本の流れとよく使うフレーズをまとめたマニュアルを用意しているので、ぜひ無料ダウンロードのうえご活用ください。

\明日から使えて電話対応時間を削減!/
カイクラの電話対応マニュアルをチェック
▲無料ダウンロードはこちらから

目次

電話対応練習のおすすめ方法4選

ここでは、電話対応練習のおすすめ方法を4つ紹介します。

  1. トークスクリプトを活用する
  2. 電話対応練習アプリを利用する
  3. グループで電話対応練習をする
  4. ココナラで電話対応練習サービスを利用する

トークスクリプトの活用や電話対応練習アプリの利用は取り入れやすい練習法なので、ぜひ実践してみてください。

それでは、ひとつずつみていきましょう。

【おすすめ1】トークスクリプトを活用する

最初に紹介するのは、トークスクリプトと呼ばれる電話対応の台本を使い、シミュレーションしながら練習する方法です。

トークスプリクトに沿って繰り返し練習することで、どのように会話を進めればいいかわかり、よく使うフレーズも覚えられます。

これからトークスクリプトを作る場合におすすめなのが、ChatGPTです。

今回は「不動産会社の社員と部屋を探しているお客様との会話」を想定して、ChatGPTでトークスクリプトを作成しました。

実際にChatGPTで作成したトークスクリプトは、下記を参照してください。

業種やシチュエーションなどを指定すれば、いろいろなパターンのトークスクリプトが作成できます。

【おすすめ2】電話対応練習アプリを利用する

電話対応練習アプリを利用する方法もあります。電話対応練習アプリを使えば、練習相手がいなくても1人で練習することが可能です。

たとえばAlexaスキル「電話応対練習」なら「アレクサ、電話応対練習をスタートして」と声をかけるだけで、アマゾンエコーと対話しながら練習できるので、手軽に始められます。

電話対応練習アプリについては、下記の記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

あわせて読みたい
電話対応練習アプリは効果ある?おすすめのアプリや練習方法を紹介 仕事での電話対応は、会社の信頼度や顧客満足度に直結します。そのため、電話対応に対してプレッシャーを感じる方もいるのではないでしょうか。 「電話対応が上手になり...

【おすすめ3】先輩や同僚に練習の相手役をお願いする

次におすすめなのが、先輩や同僚と一緒に電話対応を練習する方法です。

一緒に電話対応練習をすると「意見がもらえるので良い点や改善点が見つかりやすい」というメリットがあります。

具体的には、電話対応役と顧客役に別れてロールプレイング(本番さながらの現場を疑似体験する方法)します。

このとき、トークスクリプトを参考に会話を進めるのもおすすめです。

自分だけではなく参加者のスキルアップも期待できるので、ぜひ先輩や同僚にグループ練習を提案してみましょう。

【おすすめ4】ココナラで電話対応練習サービスを利用する

ココナラは個人のスキルや経験をサービスとして販売・購入できるスキルシェアサービスです。

同僚や先輩などに電話対応の練習相手を相談しにくい場合や、個人的に特訓したい場合には、ココナラなどを利用する方法もあります。

電話対応を得意としているプロから、改善点を共有してもらえる点がメリットです。

スキルマーケットのため料金が発生しますが、プロのアドバイスがもらえるので、自分のレベルにあわせて検討しましょう。

練習しておきたい!対応がイレギュラーなシーン3つ

電話対応では、イレギュラーな事態が発生する場合もあります。ここではできれば練習しておきたいイレギュラーなシーンを3つ紹介します。

  1. 担当者不在の場合
  2. 相手の声が聞こえにくい場合
  3. 相手が怒っている場合

どれも実際に起きうるシーンです。ぜひ、対応方法を練習して備えましょう。

【シーン1】担当者不在の場合

最初に紹介するイレギュラーなシーンは、担当者が不在の場合です。

担当者が不在の場合には、下記を確認しておく必要があります。

  • 誰からの電話か
  • 担当者からの折り返しは必要か

「担当者が不在」といっても、一時的な外出なのか、休日で終日不在なのか、出張などで数日間不在なのかによっても対応が変わります。

そのため、さまざまなケースを想定して練習しておくのがおすすめです。

担当者が不在の場合の対応方法について詳しく知りたい人は、下記の記事で詳しく紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

あわせて読みたい
【事例付き】電話対応で担当者が不在の時の対応方法をパターン別に紹介 「電話対応で担当者が不在のときは、どういった対応をすればいい?」 「担当者が不在時の伝言でミスをしたくない」 休暇を取っていたり外出していたりと、担当者不在時...

【シーン2】 相手の声が聞こえにくい場合

電話対応をしていると、相手の声が聞こえにくい場合もあります。

聞こえにくい原因はさまざまですが、内容を聞き取るためには「聞き取れなかったのでもう一度教えてほしい」と伝える必要があります。

ただし言い方に気をつけないと、相手に「責められた」という印象を与えかねません。

失礼のない言い方で伝える必要があるので、シーンを想定して練習しておくのがおすすめです。

たとえば「恐れ入りますが、お電話が遠いようですのでもう一度お伺いできますでしょうか」のように、クッション言葉を使いながら、相手に非があるわけではないことがわかる言い方で伝えるようにしましょう。

クッション言葉の使い方に関しては、以下の記事で詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

あわせて読みたい
クッション言葉の一覧を紹介!柔らかいコミュニケーションに役立てよう 「クッション言葉を把握して、相手に柔らかく伝えたい」 「主張をやさしく伝える方法を知りたい」 このようにお考えでしょうか?仕事でのコミュニケーションでは、時と...

相手の声が聞き取れないときの対応について詳しく知りたい方は、下記の記事が参考になります。

あわせて読みたい
電話対応で声が聞き取れない原因とは?7つの対処法もあわせて解説 「電話の声が聞き取れない…」 「電話対応で聞き取れず、何回も聞き返してしまう…」 とお悩みの方もいるのではないでしょうか。 お客様や取引先との電話対応は、対応方法...

【シーン3】 相手が怒っている場合

クレーム対応は、電話対応のなかでも難易度が高いです。とくに相手が怒っているときは、ベテランの社員でも対応が難しい場合が多くあります。

相手が怒っていると、緊張や焦りから相手の怒りに油を注ぐような失言や対応をする恐れもあります。

クレーム電話の対応には、緊張や焦りは禁物です。

とはいえ、最初から緊張や焦りなく電話対応ができる人は誰もいません。

いざというときのために、顧客が怒って電話をかけてきたことを想定して練習しておきましょう。

クレーム対応の練習には、クレーム対応のマニュアルが手元にあると便利です。シンカでは、「クレーム対応ノウハウ」を無料で配布しています。

クレーム対応に使えるフレーズ紹介はもちろん、クレーム別の対処法やNG行動も網羅した内容になっていますので、下記よりお気軽にダウンロードのうえご活用ください。

\1ヶ月あたりのクレームが80%以上減!/
カイクラの詳細はこちら
▲クレーム別の対処法も公開!

クレーム対応に強いカイクラは電話対応練習にも最適

「カイクラ」は顧客情報を一元管理できるコミュニケーションプラットフォームですが、電話対応の練習にも活用できます。

カイクラを電話対応の練習に活用する方法は、下記のとおりです。

  1. 自分自身の電話対応の確認に活用できる
  2. 電話対応が上手い先輩の録音を聞いて勉強できる

カイクラには自動録音機能があるので、自分自身の電話対応を振り返ることができます。

客観的に自分の電話対応を聞くことで、会話の速度や声の強弱など、自分でも気が付かなかった改善点の発見が期待できます。

また電話対応がうまい先輩や上司の録音を聞くことで、顧客と話しているときの間の取り方や相槌など、テキストではわからないニュアンスをつかむことが可能です。

電話対応のニュアンスは、一方の声だけ聞いてもつかむことはできません。

通話録音で双方が話している音声を聞くことで、

  • 顧客が発言した後どのくらいの間合いをとるか
  • 顧客の話すスピードに対してどのくらいの早さで対応するのか

といったニュアンスをつかむことができます。

▲通話録音機能の画面の例

またカイクラには、「折り返しフラグ」という機能も搭載されています。

▲折り返しフラグ機能の画面の例

折り返しが必要な電話だけを抽出してくれる機能で、折り返しをしていない顧客の確認が容易になり、折り返し漏れによるクレームの防止が可能です。

「電話対応のうまい社員の音声を聞いてスキルを向上させたい」という要望はもちろん、「クレーム電話を削減したい」「トラブルを回避したい」そう考えている方のサポートにもカイクラは効果的です。

株式会社ハローホーム様のように、現場の営業部員たちから社長へ強い導入の希望を出した結果、カイクラの導入に至ったケースもあります。

参考:株式会社ハローホーム様

カイクラの資料は、以下から無料でダウンロードできます。

ダウンロードした資料は、稟議に上げる際の参考資料としてそのままお使いいただけますので、ぜひご活用ください。

\導入社数2,700社以上!/
カイクラの詳細を見る
▲無料ダウンロード資料あり

電話応対練習するときの注意点2つ

電話対応練習を進めるうえで、注意すべき点について紹介します。

  1. 社員研修を積極的に活用する
  2. シーン別の対応方法を知っておく

注意点に気をつけながら電話対応練習を進めることで、より効果を発揮できます。それぞれ詳しくみていきましょう。

【注意点1】社員研修を積極的に活用する

社員研修など学べる場所がある場合には、積極的に利用するのがおすすめです。

企業にとって、電話対応は会社の印象を決める大切な業務なので、社内研修や外部から講師を招いて電話対応研修をするケースがあります。

社内研修でほかの部署や違う営業所の方とグループワークで練習すると、違った視点からの改善点などをもらえることもあり、外部講師など電話対応のプロからより高度なテクニックの習得が期待できます。

社内研修など電話対応のスキルアップができる機会は、積極的に活用するようにしましょう。

【注意点2】シーン別の対応方法を知っておく

トークスクリプトを使って練習するときは、「電話がかかってきて、担当者と用件を聞いた後取り次ぐ」という基本的な流れ以外のシーンに関しても練習しましょう。

シーン別に練習しておかないと、いざというとき臨機応変な対応ができないからです。

前述したイレギュラーなシーンのように、様々な場面を想定した練習を積み重ねるのがおすすめです。

電話対応の基本の流れや状況別の対応方法については、下記の記事でも詳しく紹介しています。状況別の対応方法を知りたい方は、下記よりご覧ください。

あわせて読みたい
例文あり!電話対応のマニュアルとは?基本ルールとマナーを徹底解説 「社員の電話対応スキル差をなくし、全体的に質を向上させたい」 「電話対応への苦手意識をなくし、社員のストレスを軽減したい」 と悩んではいませんか。 企業にとって...

まとめ:電話対応練習で苦手意識を克服しよう

電話対応が上手くなりたい場合に、電話対応の練習は有効です。電話対応の練習方法は様々なので、自分に合った練習方法をみつけてください。

電話対応の練習を繰り返しおこなうと、言葉が自然に出てくるようになり苦手意識も徐々に薄れていきます。

自信が持てるまで、繰り返し電話対応練習をおこないましょう。

電話対応の練習をするときに、「もう一度電話対応の基礎を学び直したい」そのように思うことはありませんか?

シンカでは、電話対応の基本の流れやフレーズを紹介している「電話対応マニュアル」をご用意しています。

「電話対応マニュアル」は以下から無料でダウンロードできますので、電話対応の復習やスキル向上にご活用ください。

\明日から使えて電話対応時間を削減!/
カイクラの電話対応マニュアルをチェック
▲無料ダウンロードはこちらから

電話対応にかかる時間を40%削減!

カイクラを導入すれば、電話業務の効率化から顧客対応の品質改善まで一気通貫で行えます。

  • 通話の自動録音
  • 通話内容の自動文字起こし
  • 顧客情報の管理
  • 顧客対応内容の可視化
  • SMSのリマインド送信

これらを、電話番号を変えずに固定電話でも社用スマホでも実現できるのは「カイクラ」だけ!

カイクラを使えば、普段の煩雑な電話業務を効率化できます。

電話業務DXツール「カイクラ」の詳細を見る(https://kaiwa.cloud/)

この記事を書いた人

カイクラ編集部です。カイクラ.magは、株式会社シンカが運営するオウンドメディアです。 「音声を記録し、会話を企業価値に」をモットーに、「会話」に関する様々なテクノロジーや最新情報、企業の業務効率化や社内コミュニケーションの活性化事例など、すべての企業にとってお役に立てる情報を幅広く発信します。

目次